7. Kết cấu luận văn
3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao niềm đam mê công việc cho nhân viên kế
kế tốn tại cơng ty TNHH MTV XDCT Tân Cảng
Dựa trên những thực trạng đã được phân tích, đánh giá ở trên có thể thấy rằng có nhiều nguyên nhân ảnh hưởng đến niềm đam mê công việc của nhân viên kế toán. Bên cạnh những nguyên nhân tích cực làm tăng niềm đam mê cơng việc cho nhân viên kế tốn thì cũng cịn nhiều ngun nhân tiêu cực làm giảm đi niềm đam mê. Có thể kể đến những nguyên nhân làm giảm niềm đam mê công việc bao gồm: thiếu đi sự đa dạng trong công việc, thiếu đi sự cộng tác trong công việc của các nhân viên, nhân viên ít có quyền tự quyết, chưa có nhiều cơ hội để phát triển nghề
nghiệp và nhân viên chưa được lãnh đạo tín nhiệm. Do đó, tác giả xin đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao niềm đam mê công việc cho nhân viên kế toán, cụ thể như sau:
3.2.1 Nhóm giải pháp về tạo ra sự đa dạng trong cơng việc của nhân viên kế tốn
* Lợi ích:
Một trong những nguyên nhân chính dẫn đến sự chán nản trong công việc của nhân viên đó là tính đơn điệu của công việc. Việc làm đi làm lại một công việc không phát huy được hết khả năng của nhân viên. Tạo ra sự đa dạng công việc giúp nhân viên làm việc hăng say và sáng tạo hơn, năng suất lao động tăng cao hơn. Một lợi ích nữa của sự đa dạng trong cơng việc là nhân viên có thể nắm được cơng việc của nhau, họ có thể giúp đỡ hỗ trợ nhau được tốt hơn.
* Tính khả thi của giải pháp:
Trong một phịng ban của doanh nghiệp thường có nhiều bộ phận nhỏ. Thường thì mỗi nhân viên nắm giữ một công việc riêng. Nhưng để các nhân viên đảo chuyển công việc cho nhau hoặc nhà quản trị thiết lập thêm các công việc nhiệm vụ mới cho các nhân viên là hồn tồn có thể. Hiện tại nhân viên kế tốn trong cơng ty đang có nhiều thời gian rảnh, họ sẽ có nhiều thời gian để xử lý các công việc khác nữa ngồi cơng việc hiện tại.
* Phương pháp tiến hành:
Có 3 cách để nhân viên thấy bớt nhàm chán trong cơng việc kế tốn của mình đó là: ln chuyển cơng việc, mở rộng nhiệm vụ, tạo ra sự đa dạng trong công việc hiện tại.
Giải pháp 1: Luân chuyển vị trí hay ln phiên vị trí cơng tác liên quan đến
việc đào tạo chéo, nghĩa là hướng dẫn nhân viên thực hiện công việc của nhau. Việc làm đi làm lại một công việc dẫn đến sự chán nản, hãy đào tạo nhân viên để họ có thể nắm bắt được các cơng việc khác ngồi cơng việc hiện tại đang làm. Và khi cần
thiết có thể thun chuyển các cơng việc giữa các nhân viên để họ thấy công việc của mình rất đa dạng và khơng hề đơn điệu. Ví dụ những nhân viên kế toán làm nghiệp vụ phải trả thì có thể học thêm các nghiệp vụ phải thu và ngược lại. Mục tiêu cao nhất là tất cả các kế tốn phải hiểu rõ cơng việc của nhau, thậm chí có thể làm được kế tốn tổng hợp ln. Tránh tình trạng để nhân viên thụ động, làm xong cơng việc của mình là ngồi chơi khơng chịu tìm hiểu cơng việc khác.
Giải pháp 2: Mở rộng nhiệm vụ, nghĩa là mở rộng nhiệm vụ giao phó cho nhân
viên. Nhiệm vụ tăng đồng nghĩa với trách nhiệm cũng tăng theo. Ví dụ kế toán thu chi tiền mặt có thể kết hợp làm thêm công việc của kế toán ngân hàng. Kế tốn cơng nợ có thể kiêm cơng việc xuất và theo dõi hoá đơn…
Giải pháp 3: Làm đa dạng hố cơng việc hiện tại của nhân viên kế toán. Đây là
cách phát triển chiều sâu của công việc chứ không phải là tăng thêm khối lượng cơng việc. Ví dụ kế tốn cơng trình thay vì chỉ ngồi ở trong văn phịng, hãy cho họ ra ngồi cơng trường thực tế để quản lý về giao nhận vật tư và để nắm bắt công việc. Đôi khi việc ngồi văn phòng quá lâu cũng gây nên sự nhàm chán, việc được ra ngồi hiện trường đơi khi lại làm cho nhân viên đó thích thú hơn.
Lãnh đạo phải cho nhân viên thấy nghề kế toán khơng hẳn đã đơn điệu mà nó cũng địi hỏi nhiều sự sáng tạo nếu họ chịu khó học hỏi và nỗ lực tìm hiểu. Bởi nếu các nhân viên cứ thụ động trong cơng việc thì khơng thể khám phá được những cái hay, cái mới trong nghề. Cụ thể như kế tốn cơng trình, hãy yêu cầu họ tìm ra những phương pháp quản lý vật tư chi phí hiệu quả, có cách nào báo cáo số liệu một cách nhanh và dễ hiểu nhất để đóng góp những sáng kiến đó cho cấp trên. Kế tốn tiền lương thì tìm hiểu các phương pháp tính lương mới nhất, có phần mềm nào quản lý lương nhân viên hiệu quả nhất,… Và các kế toán khác cũng vậy, hãy yêu câu họ tìm hiểu phát huy sáng kiến để họ thấy cơng việc của mình khơng đơn điệu nhàm chán.
3.2.2 Nhóm giải pháp về nâng cao sự cộng tác trong công việc cho nhân viên kế tốn
* Lợi ích:
Trong xã hội ngày nay, người ta đã chỉ ra rằng làm việc nhóm bao giờ cũng hiệu quả hơn là làm việc độc lập. Một nhóm hiệu quả là một nhóm có sự gắn kết cao giữa các cá thể trong nhóm. Trong doanh nghiệp cũng vậy, chỉ có sự gắn kết giúp đỡ nhau trong cơng việc mới có thể khiến cơng việc được trơi chảy, năng suất và hoàn thành đúng mục tiêu mà tổ chức đưa ra.
* Tính khả thi của giải pháp:
Tuy công việc của các nhân viên kế tốn trong cơng ty khá rời rạc, chưa có độ gắn kết cao. Nhưng bằng một số thay đổi trong cách quản lý, nhà quản trị sẽ có thể khiến nhân viên của mình gắn kết với nhau nhiều hơn nữa trong cơng việc.
* Phương pháp tiến hành:
Giải pháp 1: Cho các bộ phận kế toán phối hợp với nhau nhiều hơn nữa trong
công việc. Cụ thể như:
Kế tốn thu chi tiền mặt hàng kì phải đối chiếu với số liệu với thủ quỹ xem số liệu theo dõi tiền mặt trên sổ sách có khớp nhau khơng, đồng thời có khớp với số tiền mặt thực tế trong két không. Đối chiếu thường xuyên để phát hiện sai sót và điều chỉnh kịp thời.
Các kế tốn cơng trình nên bầu ra 1 người làm trưởng nhóm, cuối mỗi tuần gửi hết số liệu chi phí các cơng trình cho trưởng nhóm. Trưởng nhóm có trách nhiệm tập hợp lại hết số liệu vào một file và đối chiếu số liệu với kế toán tổng hợp. Trưởng nhóm phải là người có nhiều kinh nghiệm và có tinh thần trách nhiệm cao, được mọi người tin tưởng.
Các bộ phận kế toán khác cũng cần tăng cường đối chiếu số liệu thường xuyên với nhau và đặc biệt là đối chiếu số liệu với bộ phận kế toán tổng hợp. Làm đến đâu phải chính xác đến đấy tránh tính trạng để lâu ngày gây ứ đọng công việc, mất thời
Giải pháp 2: Tăng cường sự tham gia đóng góp ý kiến của các thành viên để
công việc được hồn thành tốt hơn. Hàng tháng hay hàng q có những buổi sinh hoạt để tổng kết các công việc đã làm được và chưa làm được. Xem xét nguyên nhân và mọi người cùng nhau bàn bạc đưa ra giải pháp khắc phục. Mỗi người sẽ tự đưa ra ý kiến cá nhân, sau đó tổng kết lại và mọi người cùng nhau bàn bạc thống nhất ý kiến. Tôn trọng ý tưởng và ý kiến của các thành viên, xoá bỏ những rào cản về kinh nghiệm và xem ý kiến của mọi người là ngang nhau. Không nên phân biệt ý kiến này tốt ý kiến này chưa tốt. Thực tế cho thấy có những ý kiến tưởng chừng như không khả quan nhưng lại là ý kiến mang lại kết quả tốt.
Tạo môi trường làm việc thoải mái vui vẻ để mọi người có thể thoải mái đưa ra các quan điểm và chia sẽ ý kiến của mình. Động viên khuyến khích mọi người đóng góp ý kiến xây dựng, tránh tình trạng ngại phát biểu ngại ý kiến. Giảm bớt các quy tắc luật lệ, không nên ép buộc nhân viên làm việc theo một khuôn mẫu nhất định, không nên cứng nhắc quá. Hãy để họ linh hoạt hơn trong cách làm việc. Ai làm tốt thì tiếp tục phát huy, ai khơng làm được thì sẽ có những điều chỉnh nhất định tuỳ theo năng lực của họ.
Giải pháp 3: Tạo sự cộng tác tốt với cả các phòng ban khác trong công ty.
Không chỉ tạo sự cộng tác giữa các thành viên trong phòng, mà phải tạo ra sự kết hợp cơng việc giữa các phịng ban khác trong tổ chức. Hầu hết phòng ban nào cũng liên quan đến kế tốn tài chính nên việc cộng tác tốt giúp cơng việc nhanh chóng được giải quyết. Xác định các rào cản thơng tin giữa các phịng ban và hạn chế chúng bằng cách tăng cường hợp tác hơn nữa.
Kế tốn cơng trình trước mỗi cơng trình thường có dự tốn cơng trình. Khi có kế hoạch cơng trình về, kế tốn cơng trình nên u cầu phịng kỹ thuật cung cấp cho mình số liệu dự tốn của cơng trình ấy. Sau đó, trong q trình tập hợp theo dõi chi phí cơng trình, kế tốn phải dựa vào dự toán để phân bổ chi phí cho hợp lý, xem những khoản nào vượt quá trong dự toán để điều chỉnh tránh bị cắt giảm khi quyết tốn sau này. Và sau mỗi một cơng trình hồn thành, kế tốn cũng u cầu phịng
kỹ thuật cung cấp cho 1 quyển quyết tốn để nắm rõ doanh thu của cơng trình ấy là bao nhiêu, cơng trình lời lỗ thế nào. Rồi nếu kế toán muốn theo dõi hợp đồng hoặc thanh lý hợp đồng thì có thể u cầu phịng Kế hoạch kinh doanh cung cấp. Sự phối hợp nhuần nhuyễn cơng việc giữa kế tốn và các phịng ban sẽ làm cho tiến độ cơng việc được nhanh hơn. Do vậy, lãnh đạo các phòng ban phải tạo mọi điều kiện để cho kế tốn có thể phối hợp tốt với các phịng ban trong cơng ty.
Cộng tác là một quá trình lâu dài, do đó động viên mọi người phải nỗ lực và kiên trì. Nếu mọi người cùng cố gắng và tin tưởng nhau thì chắc chắn sẽ hiệu quả. Tránh tình trạng bỏ cuộc hay quay đầu lại với mục tiêu chung của tổ chức.
3.2.3 Nhóm giải pháp về tăng quyền tự quyết cho nhân viên kế tốn
* Lợi ích:
Lợi ích của việc phân quyền là giúp các nhà quản trị có nhiều thời gian tập trung vào các kế hoạch và chiến lược dài hạn. Việc phân quyền trong doanh nghiệp nhằm mục đích: phân rõ chức năng nhiệm vụ trong nhân viên, xác lập quyền hạn trách nhiệm đối với từng đầu công việc quan trọng và giúp thử thách nhân viên trong quá trình đào tạo và đánh giá nhân sự.
* Tính khả thi của giải pháp:
Với mỗi công việc kế tốn khác nhau thì sẽ có những cách phân quyền riêng theo từng công việc. Nhà quản trị hồn tồn có thể phân bớt quyền hạn để nhân viên giải quyết công việc một cách chủ động và cảm thấy có trách nhiệm hơn với cơng việc của mình. Thay vì ơm nhiều việc một lúc, có thể phân bớt công việc lại cho nhân viên.
* Phương pháp tiến hành:
Hãy phân bớt quyền cho nhân viên, để nhân viên được thỏa mãn nhu cầu cao nhất trong 5 nhu cầu của Maslow đó là nhu cầu được tự khẳng định. Việc tự làm tự quyết công việc đôi khi khơng thể tránh khỏi sai sót. Nhưng khơng trải qua những lỗi sai ấy thì khơng bao giờ nhân viên có thể trưởng thành hơn trong công việc
được. Tuy vậy sai sót phải nằm trong phạm vi cho phép vì kế tốn địi hỏi sự chính xác tuyệt đối. Do đó nên phân quyền cho từng cá nhân cụ thể để họ phát huy được sáng kiến và sáng tạo hơn trong công việc. Họ sẽ làm việc trong thế chủ động hơn, không thụ động như trước kia nữa.
Việc trao quyền cho nhân viên không phải là để nhân viên tự ý ra quyết định tùy tiện. Cần vạch ra tầm nhìn cho tổ chức và hướng nhân viên hành động theo tầm nhìn ấy. Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của mình, nhân viên sẽ được trao quyền để đưa ra các quyết định về cách thức thực hiện theo ý mình muốn nhưng phải đảm bảo rằng các hành động của mình phải ln hướng về các tầm nhìn. Các nhà lãnh đạo chỉ nên can thiệp vào công việc của nhân viên khi cần thiết.
Việc trao quyền cho nhân viên có thể sẽ rất tốn kém và mất thời gian trong thời gian đầu nhưng sẽ là rất hiệu quả lâu dài về sau khi mà nhân viên có thể nắm được rất nhiều cơng việc và có thể tự quyết cơng việc của mình. Khiến nhân viên khơng cảm thấy gị bó trong công việc, không cảm thấy quá áp lực với công việc, đồng thời phát huy hết khả năng của mình.
Một trong những cách tốt nhất để nhân viên có thể trung thành với cơng ty là làm thế nào cho họ biết rằng họ có quyền chủ động trong cơng việc của mình. Tất nhiên là phải có sự hướng dẫn đào tạo cụ thể. Cần thường xuyên trao đổi với nhân viên về các phương pháp làm việc. Nhưng dù nhân viên có làm phương pháp nào đi chăng nữa thì cái mà nhà quản trị quan tâm là kết quả làm việc, là khả năng hoàn thành mục tiêu cơng việc đến đâu. Điều này địi hỏi nhân viên phải có đủ tài năng và phẩm chất, nếu không sẽ bị thuyên chuyển qua vị trí khác phù hợp với năng lực vốn có của mình.
Khi phân quyền nên có thời hạn để thúc đẩy khuyến khích nhân viên làm việc. Nói rõ những u cầu cơng việc, những chuẩn mực để đánh giá công việc. Điều này giúp nhân viên khi được trao quyền có cái nhìn rõ ràng hơn về cơng việc hiện tại mình đảm nhận. Định kỳ cần xem xét xem hiệu quả trao quyền đến đâu để từ đó đánh giá và đạo tạo cải tiến kịp thời.
Hạn chế tình trạng các sếp ơm q nhiều việc mà hãy phân quyền bớt cho nhân viên. Thứ nhất là giảm tải áp lực công việc quá nhiều cho các nhà lãnh đạo. Thứ hai là tạo điều kiện cho nhân viên được tiếp xúc với công việc nhiều hơn nữa để nâng cao nghiệp vụ của mình. Để nhân viên cảm thấy sự đóng góp của mình ngày càng có ý nghĩa hơn cho tổ chức.
Một phịng kế tốn thường có các bộ phận khác nhau. Hãy phân quyền cụ thể cho từng bộ phận và mỗi bộ phận phải chịu trách nhiệm về công việc đã được giao. Chẳng hạn như kế toán thuế chịu trách nhiệm trong việc kê khai và nộp tờ khai thuế định kì, đảm bảo trong cơng tác thanh tra quyết tốn thuế. Kế tốn tiền mặt chịu trách nhiệm quản lý quỹ tiền mặt, tình hình thu chi tiền mặt trong cơng ty. Kế tốn ngân hàng theo dõi tình hình tài khoản gửi, tài khoản vay, rút tiền hay uỷ nhiệm chi cho các đơn vị khác. Kế tốn sản xuất chịu trách nhiệm theo dõi chi phí và tính giá thành. Kế tốn tổng hợp sẽ tập hợp lại tồn bộ chứng từ và tổng hợp vào sổ, ra các báo cáo tài chính… Mỗi bộ phận đều có những nhiệm vụ cụ thể phải làm tốt trong công việc được giao.
3.2.4 Nhóm giải pháp về tạo điều kiện phát triển nghề nghiệp cho nhân viên kế tốn
* Lợi ích:
Phát triển nghề nghiệp sẽ giúp nhân viên gắn bó lâu dài với tổ chức. Doanh nghiệp chú trọng phát triển nghề nghiệp cho nhân viên sẽ khiến nhân viên nâng cao được chuyên mơn, nâng cao kỹ năng để góp phần vào tăng năng suất trong cơng việc.
* Tính khả thi của giải pháp:
Giải pháp này có thể thực hiện được bằng cách tạo ra các tổ chức học tập ngay trong chính doanh nghiệp. Nhân viên kế tốn trong cơng ty có nhiều điều kiện để tiếp cận những kiến thức và họ có đủ thời gian để nâng cao nghề nghiệp bản thân