Số
TT Tên xã, thị trấn
Hồ sơ địa chính lƣu trữ tại Chi nhánh Văn phịng đăng ký đất đai thị xã Đồng Xồi
Sổ địa chính Sổ mục kê Sổ theo dõi biến động đất đai Sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất 1 Xã Tiến Hƣng 5 1 2 2 2 Xã Tiến Thành 5 1 2 2 3 Xã Tân Thành 5 1 2 2 4 Phƣờng Tân Xuân 4 1 2 2 5 Phƣờng Tân Thiện 6 1 2 2 6 Phƣờng Tân Bình 8 1 2 2 7 Phƣờng Tân Đồng 6 1 2 2 8 Phƣờng Tân Phú 6 1 2 2 Tổng cộng 45 8 16 16
Nguồn: Chi nhánh Văn phịng đăng ký đất đai thị xã Đồng Xồi
Ngồi ra tại Chi nhánh Văn phịng đăng ký đất đai thị xã Đồng Xồi cịn lập hệ thống sổ phục vụ công tác chuyên môn nhƣ: Sổ theo dõi giao dịch đảm bảo, Sổ tiếp nhận, luân chuyển hồ sơ giao dịch đảm bảo, Sổ luân chuyển hồ sơ đăng ký biến động. Sổ tiếp nhận hồ sơ đăng ký đất đai, cấp giấy chứng nhận lần đầu. Sổ luân chuyển thơng tin địa chính với cơ quan thuế, Sổ đăng ký đất đai, Sổ tiếp nhận và sử dụng phôi Giấy chứng nhận.
b. Thực trạng cơng tác chỉnh lý hồ sơ địa chính.
Cơng tác chỉnh lý hồ sơ địa chính dạng giấy đƣợc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai thị xã Đồng Xoàithƣờng xuyên cập nhật, chỉnh lý biến động theo qui định của Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng tại Thông tƣ số 09/2007/TT-BTNMT ngày 02/8/2007 về hƣớng dẫn việc lập, chỉnh lý, quản lý hồ sơ địa chính và Thơng tƣ số 24/2014/TT-BTNMT ngày 19/5/2014 quy định về hồ sơ địa chính, gồm các công việc sau:
+ Cập nhật, chỉnh lý bản đồ địa chính và dữ liệu thuộc tính địa chính đối với các trƣờng hợp thuộc thẩm quyền cấp mới Giấy chứng nhận do UBND thị xã cấp;
+ Trong thời gian chƣa xây dựng đƣợc cơ sở dữ liệu địa chính điện tử thì thực hiện việc cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính trên giấy theo quy định của các thông tƣ này.
+ Khi nhận đƣợc thông báo chỉnh lý biến động hồ sơ địa chính hoặc quyết định của cấp có thẩm quyền có nội dung cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính, Ủy ban nhân dân cấp xã chịu trách nhiệm cập nhật, chỉnh lý vào hồ sơ địa chính trên giấy đang quản lý đối với tất cả các trƣờng hợp đủ điều kiện chỉnh lý biến động về sử dụng đất theo qui định.
Tuy nhiên, cơng tác chỉnh lý, cập nhật hồ sơ địa chính trên địa bàn thị xã Đồng Xoài hiện tại thực hiện trên hồ sơ dạng giấy do chƣa có hồ sơ địa chính điện tử chính quy, và chỉ cập nhật biến động, chỉnh lý đƣợc đối với các trƣờng hợp đủ điều kiện đăng ký biến động do ngƣời dân thực hiện quyền của ngƣời sử dụng đất nhƣ: chuyển đổi, chuyển nhƣợng, tặng - cho, thừa kế, thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất ở; Thực tế công tác thu hồi đất, chuyển mục đích sử dụng từ đất nông nghiệp sang đất phi nơng nghiệp có rất nhiều thiếu sót và khơng đạt yêu cầu do hầu hết chƣa cập nhật, chỉnh lý bản đồ địa chính, sổ mục kê, sổ đăng ký biến động đất đai. Nguyên nhân là do tình hình thực tế phức tạp trên địa bàn và do lịch sử để lại việc đo vẽ bản đồ địa chính đối với đất nông nghiệp không chi tiết theo từng thửa ruộng của từng hộ gia đình tại thời điểm giao ruộng (giai đoạn 1993-1995), vì vậy khi thực hiện thu hồi đất nông nghiệp để chuyển sang sử dụng vào mục đích khác khó thực hiện chỉnh lý biến động. Cơng tác ln chuyển cán bộ, trình độ cán bộ phụ trách cơng tác trên cịn hạn chế nên cơng tác chỉnh lý hồ sơ địa chính đối với đất nông nghiệp tại thị xã Đồng Xồi khơng đƣợc cập nhật thƣờng xuyên, liên tục, nhiều khi chỉnh lý chƣa đúng quy phạm mà theo ý chủ quan của từng cán bộ.
c. Thực trạng cơng tác quản lý hồ sơ địa chính.
Hệ thống hồ sơ địa chính đang lƣu trữ tại Chi nhánh Văn phịng đăng ký đất đai thị xã Đồng Xồi gồm: 45 quyền sổ địa chính, 8 quyển sổ mục kê kiêm thống kê ruộng đất lập năm 1995-1997, 16 quyền sổ theo dõi biến động đất đai và 16 quyển
sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Những biến động trong việc sử dụng đất trƣớc năm 2009 không đƣợc thực hiện đầy đủ nên số lƣợng sổ theo dõi biến động đất đai đến nay chỉ có 16 quyển.
Hệ thống hồ sơ địa chính của Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai thị xã Đồng Xoài chủ yếu ở dạng giấy. Trƣớc đây, hồ sơ địa chính đƣợc lập theo mẫu cũ của Tổng cục Địa chính, gồm: Bản đồ đo đạc năm 1995 - 1997; Sổ mục kê kiêm thống kê ruộng đất lập theo đơn vị xã (giai đoạn 1995-1997); Sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; Sổ địa chính; Sổ theo dõi biến động đất đai. Thực hiện các Thông tƣ của Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng: 09/2007/TT-BTNMT ngày 02/8/2007, số 24/2014/TT-BTNMT ngày 19/5/2014 quy định về hồ sơ địa chính, Chi nhánh Văn phịng đăng ký đất đai thị xã Đồng Xồi đã xây dựng hồ sơ địa chính theo mẫu mới và hƣớng dẫn các phƣờng, xã cập nhật hệ thống sổ theo các Thông tƣ này để việc quản lý đƣợc đồng bộ, đầy đủ, đúng qui định.
Công tác chỉnh lý hồ sơ địa chính: Cán bộ Văn phịng đăng ký đƣợc phân công thụ lý hồ sơ thực hiện đồng thời nhiệm vụ chỉnh lý hồ sơ địa chính đối với hồ sơ đƣợc giao thụ lý theo đúng quy định và soạn thảo thơng báo biến động trình lãnh đạo ký ban hành, gửi về UBND cấp xã nơi có đất để kịp thời chỉnh lý. Năm 2012, Văn phịng đăng ký đã số hố sổ mục kê của 08 phƣờng, xã trên địa bàn thị xã để thuận lợi cho việc tra cứu, cung cấp thông tin, đăng ký đất đai. Tuy nhiên do hệ thống bản đồ địa chính của thị xã đƣợc đo đạc thủ công từ khoảng 20 năm trƣớc, cùng với công tác quản lý đất đai của các cấp chính quyền trong giai đoạn trƣớc cịn buông lỏng, thiếu đồng bộ, nên việc lƣu trữ, chỉnh lý và quản lý hồ sơ địa chính chƣa đƣợc quan tâm đúng mức. Lực lƣợng cán bộ cịn mỏng, trình độ chun mơn, nghiệp vụ của cán bộ địa chính cấp xã trên địa bàn thị xã cịn hạn chế, cán bộ địa chính phải kiêm nhiệm nhiều việc khác nhƣ giải phóng mặt bằng, xây dựng, giao thông, môi trƣờng... dẫn đến việc lập sổ sách, cập nhật chỉnh lý biến động chƣa thƣờng xuyên. Hệ thống văn bản quy định của việc chỉnh lý hồ sơ địa chính cịn thay đổi nhiều lần về mẫu sổ sách. Chính vì vậy, việc theo dõi biến động về sử dụng đất gặp nhiều khó khăn.
2.3.2. Thực trạng nguồn nhân lực làm cơng tác đăng ký đất đai
Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai thị xã Đồng Xoài là đơn vị sự nghiệp cơng lập trực thuộc Văn phịng Đăng ký đất đai tỉnh Bình Phƣớc, có chức năng thực hiện đăng ký đất đai, nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; xây dựng, quản lý, cập nhật, chỉnh lý thống nhất hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu đất đai; thống kê, kiểm kê đất đai và cung cấp thông tin đất đai cho tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật.
Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai thị xã Đồng Xồi có tƣ cách pháp nhân, có con dấu riêng; đƣợc Nhà nƣớc bố trí văn phịng, trang thiết bị làm việc và mở tài khoản theo quy định của pháp luật. Đến nay, Chi nhánh đã ban hành Quyết định số 336 /QĐ - CNVPĐKĐĐ ngày 16 tháng 11 năm 2016 của Giám đốc Chi nhánh Văn phịng đăng ký đất đai thị xã Đồng Xồi về quy chế hoạt động của chi nhánh và Quyết định 128/QĐ - CNVPĐKĐĐ ngày 26 tháng 05 năm 2016 về việc bổ nhiệm các Trƣởng Bộ phận.
2.3.2.1. Kiện toàn đội ngũ CBCCVC và người lao động
- Tổng số CBCCVC và ngƣời lao động là 28 ngƣời, trong đó có 06 biên chế sự nghiệp và 22 lao động hợp đồng.
- Chất lƣợng đội ngũ CBCCVC và ngƣời lao động tƣơng đối đồng đều về trình độ chun mơn, nghiệp vụ. Tỷ lệ có trình độ Đại học chiếm 64,29 %, Cao đẳng chiếm trên 7.14 %; Trung cấp chiếm 28,57 %.
- Công tác đào tạo, bồi dƣỡng lý luận chính trị; Hiện nay tại Chi nhánh có 15 ngƣời đã qua trình độ lý luận chính trị. Trong đó, cao cấp lý luận chính trị 01ngƣời; Trung cấp lý luận chính trị 03 ngƣời và sơ cấp lý luận chính trị là 11 ngƣời.
2.3.3. Thực trạng cơ sở vật chất, trang thiết bị máy móc phục vụ cơng tác đăng ký đất đai, cấp giấy chứng nhận
- Hiện nay cơ sở vật chất, máy móc, trang thiết bị phục vụ cho cơng tác hoạt động của Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai thị xã Đồng Xoài đã đƣợc trang bị. Tuy nhiên so với nhu cầu còn thiếu một số máy móc thiết bị nhƣ: máy Scan A3 và một số thiết bị máy móc khác làm ảnh hƣởng khơng nhỏ đến hiệu quả công tác của đơn vị.
- Chi nhánh chƣa có trụ sở làm việc, hiện đang làm việc tạm tại trụ sở của Phòng Tài ngun và Mơi trƣờng thị xã, diện tích chật hẹp, khơng có vị trí để tiếp nhận hồ sơ tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, chƣa có phịng tiếp cơng dân, chƣa có kho lƣu trữ nên việc cập nhật, chỉnh lý, lƣu trữ hồ sơ chƣa đƣợc khoa học, dễ gây hƣ hỏng tài liệu lƣu trữ về sau.
- Là đơn vị tự chủ 100% kinh phí hoạt động, các nguồn thu hàng năm còn thấp, việc giải quyết các khoản lƣơng, thƣởng và phúc lợi xã hội chƣa đảm bảo đáp ứng yêu cầu của ngƣời lao động, nên phần nào ngƣời lao động chƣa an tâm công tác
2.3.4. Thực trạng việc đăng ký đất đai, cấp giấy chứng nhận giai đoạn 2013 - tháng 6/2017 tháng 6/2017
2.3.4.1. Trình tự, thủ tục đăng ký cấp giấy chứng nhận lần đầu cho hộ gia đình, cá nhân đang sử dụng đất, sở hữu tài sản gắn liền với đất
a) Trình tự thực hiện:
Bƣớc 1:Hộ gia đình, cá nhân nộp hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả
TTHC - UBND phƣờng, xã nơi có đất hoặc Chi nhánh Văn phịng Đăng ký đất đai.
Bƣớc 2: UBND cấp phƣờng, xã thực hiện các công việc sau:
- Đối chiếu với hồ sơ quản lý đất đai, quy hoạch và quy định của UBND tỉnh để kiểm tra, xác nhận vào đơn đề nghị cấp Giấy chứng nhận về nguồn gốc sử dụng đất thời điểm bắt đầu sử dụng đất vào mục đích hiện nay; nguồn gốc tạo lập tài sản thời điểm hình thành tài sản; tình trạng tranh chấp về đất đai, tài sản gắn liền với đất; sự phù hợp với quy hoạch; sự phù hợp quy định về hành lang bảo vệ an tồn các cơng trình cơng cộng; di tích lịch sử văn hóa, danh lam thắng cảnh đã đƣợc xếp hạng;
- Xác nhận và đề nghị đƣợc ghi nợ tiền sử dụng đất, ghi nợ lệ phí trƣớc bạ đối với các trƣờng hợp có đơn đề nghị đƣợc ghi nợ;
- Trích lục bản đồ thửa đất (đối với khu vực đã hồn thành cơng tác đo đạc lập bản đồ địa chính); đối với khu vực chƣa hồn thành cơng tác đo đạc lập bản đồ địa chính hoặc trƣờng hợp chƣa có sơ đồ nhà ở, cơng trình xây dựng thì trƣớc khi thực hiện, UBND phƣờng, xã thơng báo cho Chi nhánh Văn phịng Đăng ký đất đai và ngƣời đề nghị cấp Giấy chứng nhận thực hiện trích đo địa chính thửa đất, sơ đồ nhà
ở, cơng trình xây dựng hoặc kiểm tra bản trích đo địa chính thửa đất, sơ đồ nhà ở, cơng trình xây dựng do ngƣời sử dụng đất nộp (nếu có) - (thời gian trích đo hoặc kiểm tra bản trích đo khơng q (10) ngày làm việc và khơng tính vào thời gian giải quyết thủ tục cấp Giấy chứng nhận);
- Thông báo công khai kết quả kiểm tra tại trụ sở UBND phƣờng, xã và tổ dân
phố, khu dân cƣ nơi có thửa đất đối với trƣờng hợp xét thấy đủ điều kiện để trình UBND thị xã cấp Giấy chứng nhận trong thời gian 15 ngày.
- Lập biên bản kết thúc công khai; sau thời gian thông báo công khai nếu khơng phát sinh khiếu kiện thì lập Tờ trình kèm theo hồ sơ gửi UBND thị xã (qua Phịng Tài ngun và Mơi trƣờng) đề nghị công nhận quyền sử dụng đất và cấp Giấy chứng nhận;
- Thời gian giải quyết của UBND xã, phƣờng không quá (15) ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ;
- Trƣờng hợp hồ sơ không đủ điều kiện hoặc cần giải trình, bổ sung hồ sơ thì trong thời gian (03) ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, UBND các phƣờng, xã ra thông báo bằng văn bản trong đó nêu rõ lý do cho ngƣời đề nghị cấp Giấy chứng nhận biết.
Bƣớc 3:Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai thực hiện các công việc sau:
Trƣờng hợp hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cƣ nộp hồ sơ tại Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai thì trong thời hạn 01 ngày làm việc, Chi nhánh Văn phịng có trách nhiệm gửi hồ sơ đến UBND phƣờng, xã để lấy ý kiến xác nhận và công khai kết quả theo quy định;
Tiếp nhận hồ sơ từ UBND phƣờng, xã và thực hiện các công việc sau:
- Kiểm tra hồ sơ, xác minh thực địa trong trƣờng hợp cần thiết; xác nhận đủ điều kiện hay không đủ điều kiện đƣợc chứng nhận quyền sử dụng đất, chứng nhận quyền sở hữu tài sản vào đơn đề nghị cấp Giấy chứng nhận.
- Trƣờng hợp đủ điều kiện cấp Giấy chứng nhận thì chuẩn bị hồ sơ, dự thảo Tờ trình của Phịng Tài ngun và Mơi trƣờng, dự thảo Quyết định của UBND cấp thị xã, viết Giấy chứng nhận và gửi Phòng Tài nguyên và Môi trƣờng để kiểm tra;
- Trƣờng hợp khơng đủ điều kiện cấp Giấy chứng nhận có thơng báo bằng văn bản gửi UBND phƣờng, xã và ngƣời đề nghị cấp Giấy chứng nhận biết.
Thời gian thực hiện các cơng việc tại Chi nhánh Văn phịng Đăng ký đất đai là không quá (07) ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ từ UBND phƣờng, xã.
Bƣớc 4: Phịng Tài ngun và Mơi trƣờng có thực hiện các cơng việc sau:
- Tiếp nhận hồ sơ từ Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai; thực hiện kiểm tra hồ sơ và trình UBND thị xã ký Quyết định công nhận quyền sử dụng đất và Giấy chứng nhận;
- Trƣờng hợp thuê đất thì trình UBND cấp thị xã quyết định cho thuê đất; ký hợp đồng thuê đất và trình UBND thị xã ký, cấp Giấy chứng nhận sau khi ngƣời sử dụng đất đã hồn thành nghĩa vụ tài chính theo quy định của pháp luật.
Thời gian thực hiện các công việc tại Phịng Tài ngun và Mơi trƣờng là không quá (03) ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ từ Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai.
Bƣớc 5.Ủy ban nhân dân thị xã thực hiện các công việc sau:
Trong thời hạn (03) ngày làm việc kể từ khi nhận đƣợc hồ sơ, Tờ trình của Phịng Tài ngun và Mơi trƣờng, UBND thị xã có trách nhiệm xem xét, ký Quyết định cơng nhận quyền sử dụng đất và Giấy chứng nhận.
Bƣớc 6.Sau khi UBND thị xã ký Quyết định công nhận quyền sử dụng đất và
Giấy chứng nhận, trong thời hạn không quá (02) ngày làm việc, Chi nhánh Văn phịng Đăng ký đất đai có trách nhiệm: Gửi số liệu địa chính, tài sản gắn liền với đất, nội dung đề nghị ghi nợ nghĩa vụ tài chính (đối với trƣờng hợp có đề nghị ghi nợ nghĩa vụ tài chính), đến Chi cục Thuếđể xác định nghĩa vụ tài chính và lập hồ sơ theo dõi nợ nghĩa vụ tài chính (nếu có) đối với trƣờng hợp phải thực hiện nghĩa vụ