(Từ ngày 01/12/2015 đến ngày 30/6/2016 và từ 01/12/2016 đến ngày 30/6/2017)
ST Nội dung Số lƣợng hồ sơ đã tiếp nhận từ 01/12/2016 đến ngày 30/6/2017
Kết quả giải quyết
Kết quả giải quyết từ 01/12/2015 đến ngày 30/6/2016 Đã xong Đang giải quyết I Thuộc thẩm quyền của Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai 1.247 1.177 70 1.076 1.1
Hồ sơ đăng ký biến động tại Giấy chứng nhận
358
312 46 336
1.2
Đăng ký, xóa đăng ký giao dịch bảo đảm
889 865 24 740
- Đăng ký GDBĐ đối với hộ gia đình, cá nhân
604 597 8
455 - Đăng ký thay đổi
nội dung giao dịch bảo đảm đã đăng ký 15 12 3 16 - Đăng ký xoá GDBĐ đối với hộ gia đình, cá nhân 269 253 13 269 II Thuộc thẩm quyền của Sở Tài nguyên và Môi trƣờng tỉnh Bình Phƣớc 215 205 10 III Số hồ sơ cấp GCN lần đầu trình UBND thị xã 258 211 46 452 Tổng 1.720 1.593 127 1.528
Qua bảng tổng hợp kết quả số liệu hồ sơ thực hiện đăng ký đất đai, cấp giấy chứng nhận từ ngày 01/12/2016 đến 30/6/2017 (sau khi thành lập Văn phòng đăng ký “một cấp”) và so sánh với cùng kỳ năm trƣớc (khi chƣa thành lập Văn phòng đăng ký “một cấp”) cho thấy: tổng số lƣợng hồ sơ đăng ký đất đai đã giải quyết có tăng so với cùng kỳ năm 2015 là 65 hồ sơ do công tác phân công, giao việc khoa học hơn, chun mơn hố hơn.
2.3.6.1. Thực trạng bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thủ tục hành chính về đăng ký đất đai, cấp giấy chứng nhận tại Chi nhánh thị xã Đồng Xoài
- Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thủ tục hành chính về đăng ký đất đai, cấp giấy chứng nhận (gọi tắt là Bộ phận một cửa) thuộc Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất (nay là chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai thị xã Đồng Xồi) chính thức đƣợc thành lập và đi vào hoạt động kể từ ngày 16/02/2012, phòng tiếp nhận riêng, diện tích 30m2. Trung bình mỗi ngày làm việc có khoảng 45 đến 50 lƣợt ngƣời đến nộp hồ sơ và nhận trả kết quả theo thứ tự xếp số bằng thẻ phát số của Chi nhánh văn phòng.
Hiện nay, bộ phận một cửa có 01 Phó Giám đốc phụ trách và 04 viên chức kiêm nhiệm có quần áo đồng phục do Văn phịng đăng ký đất đai tỉnh Bình Phƣớc trang bị, luân phiên trực tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính về đăng ký đất đai, cấp giấy chứng nhận đối với 24 đầu mục thủ tục hành chính về đăng ký đất đai, cấp giấy chứng nhận ở mức độ 1: niêm yết thủ tục hành chính tại bộ phận một cửa bằng bản giấy gắn trên bảng công khai thủ tục hành chính, chƣa thực hiện thủ tục hành chính liên thơng với cơ quan thuế, kho bạc, ngân hàng, việc luân chuyển hồ sơ thực hiện thủ tục hành chính thực hiện nghĩa vụ tài chính thực hiện luân chuyển trực tiếp dạng giấy.
- Về cơ sở vật chất, trang thiết bị: Bộ phận một cửa có 04 máy tính cài đặt phần mềm quản lý hồ sơ hành chính một cửa điện tử cấp huyện, 04 máy in A4, 01 camera giám sát do UBND thị xã Đồng Xoài lắp đặt, 01 bàn quầy, vách ngăn kích dựng để tiếp nhận thủ tục có dãy ghế ngồi cho công dân xếp thứ tự, 04 bàn tiếp công dân và hƣớng dẫn kê khai hồ sơ, tủ bảo quản hồ sơ, sổ sách, tài liệu chuyên môn, máy bấm số xếp thứ tự, điện thoại bàn để ngƣời dân liên hệ công việc.
2.3.6.2. Những ưu điểm trong công tác đăng ký đất đai, cấp giấy chứng nhận sau khi thành lập văn phòng đăng ký một cấp
Trƣớc đây khi còn trực thuộc phịng Tài ngun và Mơi trƣờng, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất khơng có các bộ phận chun mơn riêng, việc phân công không đƣợc cụ thể hố theo từng bộ phận chun mơn, hoạt động sự nghiệp xen lẫn với hoạt động quản lý nhà nƣớc, viên chức, lao động hợp đồng của văn phòng đăng ký thƣờng phải kiêm nhiệm nhiều công việc chuyên môn không thuộc chức năng, nhiệm vụ nhƣ tham gia tổ công tác giải phóng mặt bằng, xử lý vi phạm đất đai, giải quyết tranh chấp đất đai, thụ lý hồ sơ thu hồi đất. Do vậy chất lƣợng dịch vụ công, tiến độ, thời gian giải quyết hồ sơ đăng ký đất đai bị hạn chế. Khi thành lập văn phòng đăng ký ”một cấp” đã nâng cao tính chuyên nghiệp trong tổ chức thực hiện nhiệm vụ với bộ máy tổ chức đƣợc sắp xếp theo 4 bộ phận chun mơn nhƣ đã trình bày ở trên và theo từng vị trí cơng việc; quy trình giải quyết cơng việc đƣợc thực hiện thống nhất về chuyên môn khi thực hiện thủ tục đăng ký, cấp giấy chứng nhận.
Thời gian giải quyết thủ tục hành chính về đăng ký biến động đất đai giảm 1/3 so với trƣớc đây, thời gian giải quyết hồ sơ chuyển nhƣợng, cho tặng, thừa kế quyền sử dụng đất trƣớc đây là 21 đến 30 ngày thì nay chỉ cịn 10 đến 15 ngày.
Chủ động hơn về thẩm quyền và lực lƣợng chuyên môn, việc cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính đƣợc thực hiện thƣờng xuyên và theo đúng qui định. Thời gian thực hiện thủ tục đăng ký, chất lƣợng Giấy chứng nhận về tính thẩm mỹ, tiêu chuẩn kỹ thuật đƣợc bảo đảm đúng quy định và nhiều thủ tục bớt rƣờm rà. Ngƣời dân chỉ phải đến chi nhánh văn phòng đăng ký đất đai hai lần, một lần nộp hồ sơ hợp lệ và một lần nhận giấy chứng nhận và nộp nghĩa vụ tài chính (nếu có).
Trong khoảng thời gian gần 02 năm sau khi Văn phòng đăng ký một cấp hoạt động đi vào ổn định, các trang thiết bị, máy móc cần thiết phục vụ công tác chuyên môn sẽ đƣợc trang bị cơ bản đủ cho các Chi nhánh nhƣ: đủ máy in A3, máy phôtô, máy quét, hệ thống máy chủ, phần mềm in giấy chứng nhận, máy đo đạc điện tử, .... kết hợp với việc quản lý tốt, đào tạo bồi dƣỡng chun mơn nghiệp vụ để chuẩn hố đội ngũ viên chức, lao động hợp đồng làm việc trong hệ thống văn phòng đăng ký một cấp sẽ giúp cho công tác đăng ký đất đai ngày càng tốt hơn, đáp ứng đƣợc sự mong đợi của ngƣời dân.
2.3.6.3. Những hạn chế trong công tác đăng ký đất đai, cấp giấy chứng nhận sau khi thành lập văn phịng đăng ký một cấp
Tính đến thời điểm 01/12/2015, do chƣa có hệ thống máy chủ, hạ tầng công nghệ thông tin, đƣờng chuyền số liệu cũng nhƣ chƣa trang bị, vận hành đƣợc hệ thống phần mềm truyền số liệu về văn phòng đăng ký đất đai thuộc Sở Tài ngun và Mơi trƣờng tỉnh Bình Phƣớc, cơ sở dữ liệu chƣa đồng bộ, sự thống nhất trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh với Chi nhánh văn phòng Đăng ký đất đai các huyên, thị xã chƣa cao. Việc luân chuyển hồ sơ dƣới dạng hồ sơ địa chính điện tử chƣa thể áp dụng ngay do chƣa đáp ứng điều kiện về hạ tầng cơng nghệ thơng tin , kinh phí đầu tƣ lớn, hệ thống hồ sơ địa chính tổng thể trên tồn địa bàn tỉnh Bình Phƣớc dự kiến đến hết năm 2018 mới cơ bản thực hiện xong.
Trang thiết bị kỹ thuật tại các Chi nhánh thị xã Đồng Xoài sau kiện toàn mặc dù đã đƣợc tăng cƣờng: máy tính, máy scan, máy photo copy nhƣng vẫn chƣa đáp ứng yêu cầu nhƣ: khơng đủ máy tính đặc biệt là máy tính có cấu hình đồ hoạ cho cán bộ làm việc; thiếu thiết bị máy móc, thiết bị công nghệ thông tin phục vụ công tác chuyên môn nhƣ: máy in A3, máy phôtô, máy quét để sao lƣu hồ sơ xây dựng cơ sở dữ liệu, hệ thống máy chủ, phần mềm in giấy chứng nhận, máy đo đạc điện tử.
Hiện nay trụ sở làm việc của Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai thị xã đang tạm thời làm việc chung với khu nhà làm việc của phòng tài nguyên và Môi trƣờng và bộ phận một cửa của UBND thị xã (do chƣa bố trí đƣợc đất để xây trụ sở) các phòng làm việc chật hẹp, kho lƣu trữ hồ sơ diện tích 25m2 để lƣu trữ hồ sơ địa chính, hồ sơ đăng ký đất đai của 08 phƣờng, xã, mang tính tạm thời; chƣa có hệ thống phần mềm lƣu trữ hồ sơ, chƣa thuận tiện cho tra cứu, cập nhật, chỉnh lý thƣờng xuyên hồ sơ địa chính.
2.3.7. Kết quả điều tra tình hình đăng ký, cấp giấy chứng nhận
Kết quả tổng hợp 120 phiếu điều tra tình hình đăng ký đất đai, cấp giấy chứng nhận tại 8 điểm nghiên cứu cho thấy:
+ Đánh giá về mức độ tạo điều kiện của các cấp có thẩm quyền: Có 65/120 phiếu đánh giá các cấp có thẩm quyền tạo điều kiện tốt, 48/120 phiếu đánh giá các cấp có thẩm quyền tạo điều kiện và 7/120 phiếu đánh giá các cấp có thẩm quyền khơng tạo điều kiện.
+ Đánh giá về thái độ của cán bộ hƣớng dẫn hồ sơ: Có 79/120 phiếu đánh giá thái độ cán bộ hƣớng dẫn nhiệt tình, tạo điều kiện thuận lợi, 37/120 phiếu đánh giá thái độ cán bộ hƣớng dẫn bình thƣờng và 4/120 phiếu đánh giá thái độ cán bộ hƣớng dẫn khơng nhiệt tình, gây khó khăn.
+ Đánh giá về thủ tục đăng ký, cấp giấy chứng nhận: Có 12/120 phiếu đánh giá thủ tục đơn giản, 52/100 phiếu đánh giá thủ tục bình thƣờng, 56/120 phiếu đánh giá thủ tục phức tạp.
+ Đánh giá về trình độ chuyên mơn của cán bộ: Có 59/120 phiếu đánh giá cán bộ có trình độ chun mơn cao, 57/120 phiếu đánh giá cán bộ có trình độ chun mơn trung bình và 4/120 phiếu đánh giá cán bộ có trình độ chun mơn kém.
Ngồi ra có một số ý kiến đóng góp của hộ gia đình, cá nhân đƣợc điều tra đề nghị đơn giản hoá hơn nữa các thủ tục hành chính khi đăng ký đất đai, cấp giấy chứng nhận nhƣ đề nghị cải cách thủ tục nộp lệ phí trƣớc bạ, thuế thu nhập cá nhân có thể nộp ngay tại nơi lấy kết quả thủ tục hành chính (nơi nhận giấy chứng nhận) là Bộ phận một cửa của Văn phòng đăng ký đất đai.
2.4. Phân tích và đánh giá những ƣu điểm, vấn đề tồn tại trong công tác đăng ký đất đai, cấp giấy chứng nhận tại khu vực nghiên cứu giai đoạn 2013 - ký đất đai, cấp giấy chứng nhận tại khu vực nghiên cứu giai đoạn 2013 - tháng 6/2017
2.4.1. Những ưu điểm
- Về chủ trƣơng đƣờng lối, chính sách, pháp luật của việc đăng ký, cấp Giấy chứng nhận, đã cơ bản đầy đủ từ hệ thống các văn bản Luật, Nghị định, văn bản quy phạm pháp luật của các Bộ, UBND tỉnh Bình Phƣớc, các Sở, ngành chức năng để thực hiện cấp Giấy chứng nhận đƣợc ban hành có hệ thống, hƣớng dẫn chi tiết rõ ràng, thuận lợi cho quá trình triển khai thực hiện đặc biệt là hệ thống Luật và văn bản hƣớng dẫn thi hành Luật Đất đai năm 2013.
- Về tổ chức bộ máy: Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thị xã Đồng Xoài đƣợc tổ chức lại thành Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai thị xã Đồng Xồi trực thuộc Văn phịng đăng ký đất đai tỉnh Bình Phƣớc, có con dấu riêng.
- Về tài chính của bộ máy dịch vụ công: Lƣơng của các cán bộ viên chức trong biên chế Nhà nƣớc do ngân sách Nhà nƣớc chi trả. Tiền công của cán bộ hợp đồng,
các khoản chi phí cho cơng tác đăng ký, cấp Giấy chứng nhận (nhƣ: Giấy tờ, mực in, photo tài liệu, sổ sách, văn bản hành chính, phơi Giấy chứng nhận, ...) do Văn phòng đăng ký đất đai tỉnh Bình Phƣớc cân đối, chi trả từ nguồn thu phí dịch vụ cơng, phí, lệ phí cấp Giấy chứng nhận, thẩm định hồ sơ đƣợc trích lại.
- Về công tác tuyên truyền: Đài phát thanh, Mặt trận Tổ quốc, Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh rất tích cực phổ biến tuyên truyền các chế độ, chính sách, hồ sơ, trình tự, thủ tục trong cơng tác đăng ký, cấp Giấy chứng nhận. Qua đó làm cho ngƣời dân hiểu rõ quyền lợi và nghĩa vụ của ngƣời sử dụng đất, ngƣời sở hữu nhà ở khi đƣợc đăng ký và cấp Giấy chứng nhận, làm cho số lƣợng các thửa đất đƣợc đăng ký, cấp Giấy chứng nhận tăng thêm.
- Về cải cách hành chính: Ủy ban nhân dân thị xã Đồng Xồi đã đƣa công tác đăng ký đất đai, xử lý tồn tại và cấp Giấy chứng nhận là một trong những nhiệm vụ trọng tâm của các cấp uỷ, chính quyền và cần đƣợc cải cách hành chính, đơn giản hóa thủ tục hành chính, tạo điều kiện thuận lợi cho cơng dân trong q trình thực hiện. Đã thành lập Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hành chính theo cơ chế “một cửa”, trong đó có thủ tục đăng ký và cấp Giấy chứng nhận tiếp nhận tại trụ sở của Chi nhánh văn phòng đăng ký đất đai. Cán bộ của Chi nhánh văn phòng đăng ký đất đai tiếp nhận hồ sơ và viết Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký và cấp Giấy chứng nhận, sau đó luân chuyển đến lãnh đạo giao cho cán bộ của Văn phòng đăng ký thẩm định, giảm đƣợc thời gian luân chuyển hồ sơ từ bộ phận ”một cửa” của UBND thị xã đến văn phòng đăng ký nộp hồ sơ đăng ký và cấp Giấy chứng nhận. Tạo điều kiện để hồ sơ, trình tự, thủ tục đăng ký và cấp Giấy chứng nhận đƣợc công khai, công bằng, dân chủ, với mọi tầng lớp nhân dân.
- Về trình độ đội ngũ cán bộ làm cơng tác đăng ký và cấp Giấy chứng nhận: 100% cán bộ có trình độ đại học quản lý đất đai do đó rất vững vàng trong công tác ĐK cấp GCN và khâu thẩm định hồ sơ.
- Về công tác chỉ đạo: Đƣợc sự quan tâm của Thị ủy, Ủy ban nhân dân thị xã Đồng Xồi ln ln quan tâm, chỉ đạo công tác đăng ký và cấp Giấy chứng nhận, hàng tháng lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện tổ chức hội nghị nghe các ngành chức năng báo cáo kết quả thực hiện về công tác đăng ký và cấp Giấy chứng nhận để kịp
thời tháo gỡ những khó khăn vƣớng mắc trong quá trình triển khai thực hiện, thƣờng xuyên tuyên truyền sâu rộng trong nhân dân, chỉ đạo các xã, thị trấn hoàn thiện hồ sơ đúng thời gian, đúng pháp luật, không gây phiền hà, nhũng nhiễu cho nhân dân.
2.4.2. Những khó khăn
Bên cạnh những thuận lợi nêu trên thì cơng tác đăng ký và cấp Giấy chứng nhận trên địa bàn thị xã cịn gặp nhiều khó khăn, vƣớng mắc, đó là.
- Một số quy định pháp luật trong các văn bản quy phạm pháp luật đang có hiệu lực thi hành quy định chƣa rõ ràng, gây khó khăn cho việc áp dụng, thực hiện ở địa phƣơng nhƣ: Một trong 15 nội dung quản lý Nhà nƣớc về đất đai đã đƣợc quy định trong Luật đất đai 2013 là Đăng ký đất đai, lập và quản lý hồ sơ địa chính, cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất. Nhƣng trong các văn bản hƣớng dẫn dƣới Luật hiện hành chƣa quy định rõ hồ sơ, trình tự, thủ tục đăng ký đất đai mà lồng vào hồ sơ, trình tự, thủ tục cấp Giấy chứng nhận (nhƣ Nghị định 43/2014/NĐ-CP, Thông tƣ 23/2014/TT-BTNMT, Thông tƣ 24/2014/TT-BTNMT, Quyết định số 37/2015/QĐ-UBND ngày 18/12/2015 của UBND tỉnh Bình Phƣớc). Trong khi đó các văn bản hiện hành các tiêu đề vẫn đề các mẫu biểu hồ sơ phục vụ cho công tác đăng ký ban đầu, nhƣng mẫu biểu không rõ thủ tục đăng ký. Về chủ trƣơng đƣờng lối vẫn nêu phải phấn đấu đăng ký đất đai đạt 100% cho ngƣời sử dụng đất, ngƣời sở hữu nhà ở. Đến khâu nào là hết quá trình đăng ký cũng chƣa quy định, và kết quả đăng ký Nhà nƣớc thể hiện ở đâu, ngƣời dân có quyền lợi gì khi thực hiện xong đăng ký đất đai, thì chƣa đƣợc