STT Tên xã, thị trấn
Hồ sơ địa chính lƣu trữ tại Chi nhánh Văn phịng đăng ký đất đai tại huyện Thủ Thừa
Sổ địa chính Sổ mục kê Sổ theo dõi biến động đất đai Sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất 1 Xã Mỹ Lạc 22 2 2 4 2 Xã Long Thành 24 2 3 4 3 Xã Tân Lập 5 2 1 2 4 Xã Bình Thạnh 32 2 3 7 5 Xã Tân Thành 29 2 2 6 6 Xã Nhị Thành 42 3 4 8 7 Xã Mỹ Phú 26 2 3 6 8 Xã Long Thạnh 17 2 3 5 9 Xã Long Thuận 19 2 2 6 10 Xã Mỹ Thạnh 23 2 2 5 11 Xã Mỹ An 25 2 3 6 12 Xã Bình An 18 3 3 4 13 Thị trấn Thủ Thừa 27 2 4 9
(Nguồn: Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai huyện Thủ Thừa)
Ngồi ra tại Chi nhánh Văn phịng đăng ký đất đai cịn lập hệ thống sổ phục vụ cơng tác chuyên môn như: Sổ theo dõi giao dịch đảm bảo, Sổ tiếp nhận, luân chuyển hồ sơ giao dịch đảm bảo, Sổ luân chuyển hồ sơ đăng ký biến động. Sổ tiếp nhận hồ sơ đăng ký đất đai, cấp giấy chứng nhận lần đầu. Sổ ln chuyển thơng tin địa chính với cơ quan thuế, Sổ đăng ký đất đai.
b. Thực trạng công tác chỉnh lý hồ sơ địa chính.
Ngày 08/6/2015, UBND tỉnh Long An ban hành Chỉ thị số 10/CT-UBND về tăng cường công tác cập nhật, chỉnh lý biến động hồ sơ địa chính. UBND huyện Thủ Thừa chỉ đạo phòng Tài nguyên và Mơi trường rà sốt lại tất cả hồ sơ địa chính
chưa cập nhật chỉnh lý biến động, kể cả các cơng trình nhà nước và nhân dân cùng làm; dự tốn kinh phí giao Chi nhánh Văn phịng đăng ký thường xuyên cập nhật, chỉnh lý biến động theo qui định của Bộ Tài nguyên và Môi trường tại Thông tư số 09/2007/TT-BTNMT ngày 02/8/2007 về hướng dẫn việc lập, chỉnh lý, quản lý hồ sơ địa chính và Thơng tư số 24/2014/TT-BTNMT ngày 19/5/2014 quy định về hồ sơ địa chính, gồm các cơng việc sau:
+ Cập nhật, chỉnh lý bản đồ địa chính và dữ liệu thuộc tính địa chính đối với các trường hợp thuộc thẩm quyền cấp mới Giấy chứng nhận do UBND huyện cấp;
+ Trong thời gian chưa xây dựng được cơ sở dữ liệu địa chính điện tử thì thực hiện việc cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính trên giấy theo quy định của các thông tư này.
+ Khi nhận được thông báo chỉnh lý biến động hồ sơ địa chính hoặc quyết định của cấp có thẩm quyền có nội dung cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính, Uỷ ban nhân dân cấp xã, thị trấn chịu trách nhiệm cập nhật, chỉnh lý vào hồ sơ địa chính trên giấy đang quản lý đối với tất cả các trường hợp đủ điều kiện chỉnh lý biến động về sử dụng đất theo qui định.
Tuy nhiên công tác chỉnh lý, cập nhật hồ sơ địa chính trên địa bàn huyện hiện tại thực hiện trên hồ sơ dạng giấy do chưa có hồ sơ địa chính điện tử chính quy, và chỉ cập nhật biến động, chỉnh lý được đối với các trường hợp đủ điều kiện đăng ký biến động do người dân thực hiện quyền của người sử dụng đất như: chuyển đổi, chuyển nhượng, tặng cho, thừa kế, thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất ở; Thực tế công tác thu hồi đất, chuyển mục đích sử dụng từ đất nông nghiệp sang đất công nghiệp, đất cơng trình cơng cộng, giao thơng có rất nhiều thiếu sót và khơng đạt u cầu, chỉnh lý bản đồ địa chính, sổ mục kê, sổ đăng ký biến động đất đai. Nguyên nhân là do công tác này trước đây trên địa bàn Tỉnh ít được quan tâm.
c. Thực trạng cơng tác quản lý hồ sơ địa chính.
UBND huyện Thủ Thừa thuê Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh Long An thực hiện lưu trữ hồ sơ địa chính tại Chi nhánh văn đăng ký huyện Thủ Thừa gồm: 309 quyền sổ địa chính, 60 quyển sổ mục kê kiêm thống kê ruộng đất lập năm 1996-
1997, 35 quyền sổ theo dõi biến động đất đai và 72 quyển sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Những biến động trong việc sử dụng đất trước năm 2012 không được thực hiện đầy đủ nên số lượng sổ theo dõi biến động đất đai đến nay chỉ có 35 quyển.
Hệ thống hồ sơ địa chính của văn phịng đăng ký chủ yếu ở dạng giấy. Trước đây, hồ sơ địa chính được lập theo mẫu cũ và theo Thông tư 29/2004/TT-BTNMT ngày 01/11/2004 của Bộ Tài nguyên và Môi trường gồm: Bản đồ đo đạc năm 1996 - 1997; Sổ mục kê kiêm thống kê ruộng đất lập theo đơn vị xã giai đoạn 1996-1997; Sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; Sổ địa chính; Sổ theo dõi biến động đất đai. Thực hiện các Thông tư của Bộ Tài nguyên và Môi trường: số 17/2009/TT- BTNMT ngày 21/10/2009, số 24/2014/TT-BTNMT ngày 19/5/2014 quy định về hồ sơ địa chính. Văn phịng đăng ký đã xây dựng hồ sơ địa chính theo mẫu mới và hướng dẫn các xã cập nhật hệ thống sổ theo các Thông tư này để vệc quản lý được đồng bộ, đầy đủ, đúng qui định.
Công tác chỉnh lý hồ sơ địa chính: Cán bộ Văn phịng đăng ký được phân cơng thụ lý hồ sơ thực hiện đồng thời nhiệm vụ chỉnh lý hồ sơ địa chính đối với hồ sơ được giao thụ lý theo đúng quy định và soạn thảo thơng báo biến động trình lãnh đạo ký ban hành, gửi về UBND cấp xã nơi có đất để kịp thời chỉnh lý. Năm 2015, Văn phòng đăng ký đã số hoá sổ mục kê của 24 xã, thị trấn trên địa bàn huyện để thuận lợi cho việc tra cứu, cung cấp thông tin, đăng ký đất đai. Tuy nhiên, do hệ thống bản đồ địa chính của huyện được đo đạc bằng ảnh hàng không từ khoảng 21 năm trước, cùng với công tác quản lý đất đai của các cấp chính quyền trong giai đoạn trước cịn bng lỏng, thiếu đồng bộ, nên việc lưu trữ, chỉnh lý và quản lý hồ sơ địa chính chưa được quan tâm đúng mức. Lực lượng cán bộ cịn mỏng, trình độ chun mơn, nghiệp vụ của cán bộ địa chính xã, thị trấn trên địa bàn huyện còn hạn chế, cán bộ địa chính phải kiêm nhiệm nhiều việc khác như giải phóng mặt bằng, xây dựng, giao thơng, mơi trường... dẫn đến việc lập sổ sách, cập nhật chỉnh lý biến động chưa thường xuyên. Hệ thống văn bản quy định của việc chỉnh lý hồ sơ địa chính cịn thay đổi nhiều lần về mẫu sổ sách. Chính vì vậy, việc theo dõi biến động về sử dụng đất gặp nhiều khó khăn.
2.3.2. Thực trạng Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai huyện Thủ Thừa
1. Căn cứ pháp lý
Ngày 26/6/2015, UBND tỉnh Long An ban hành Quyết định số 2282/QĐ- UBND về việc thành lập Văn phòng đăng ký đất đai trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Long An và các Chi nhánh trực thuộc trên địa bàn cấp huyện, Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai tại huyện Thủ Thừa là đơn vị sự nghiệp dịch vụ cơng, có con dấu và hạch tốn phụ thuộc Văn phịng đăng ký đất đai tỉnh Long An. Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định tại Thông tư liên tịch số 15/2015/TTLT-BTNMT-BNV-BTC ngày 04 tháng 4 năm 2015 của Liên Bộ Tài nguyên và Môi trường - Bộ Nội vụ - Bộ Tài chính hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và cơ chế hoạt động của Văn phòng đăng ký đất đai trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường.
2. Vị trí, chức năng
Văn phịng đăng ký đất đai là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường, có chức năng thực hiện đăng ký đất đai, nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; xây dựng, quản lý, cập nhật, chỉnh lý thống nhất hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu đất đai; thống kê, kiểm kê đất đai và cung cấp thông tin đất đai cho tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật.
Văn phòng đăng ký đất đai có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng; được Nhà nước bố trí văn phịng, trang thiết bị làm việc và mở tài khoản theo quy định của pháp luật.
3. Nhiệm vụ, quyền hạn
1. Thực hiện việc đăng ký đất được Nhà nước giao quản lý, đăng ký quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất.
2. Thực hiện việc cấp lần đầu, cấp đổi, cấp lại Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất (sau đây gọi là Giấy chứng nhận).
3. Thực hiện việc đăng ký biến động đối với đất được Nhà nước giao quản lý, quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất.
5. Cập nhật, chỉnh lý, đồng bộ hóa, khai thác dữ liệu đất đai; xây dựng, quản lý hệ thống thông tin đất đai theo quy định của pháp luật.
6. Thực hiện việc thống kê, kiểm kê đất đai và lập bản đồ hiện trạng sử dụng đất; chỉnh lý bản đồ địa chính; trích lục bản đồ địa chính.
7. Kiểm tra bản trích đo địa chính thửa đất; kiểm tra, xác nhận sơ đồ nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất do tổ chức, cá nhân cung cấp phục vụ đăng ký, cấp Giấy chứng nhận.
8. Thực hiện đăng ký giao dịch bảo đảm bằng quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất theo quy định của pháp luật.
9. Cung cấp hồ sơ, bản đồ, thông tin, số liệu đất đai, nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất cho các tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật.
10. Thực hiện việc thu phí, lệ phí theo quy định của pháp luật.
11. Thực hiện các dịch vụ trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ phù hợp với năng lực theo quy định của pháp luật.
12. Quản lý viên chức, người lao động, tài chính và tài sản thuộc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai theo quy định của pháp luật; thực hiện chế độ báo cáo theo quy định hiện hành và tình hình thực hiện nhiệm vụ về các lĩnh vực công tác được giao.
13. Thực hiện quản lý chi tiêu tại Chi nhánh theo uỷ quyền trên cơ sở dự
toán thu - chi được giao.
14. Lập báo cáo tổng hợp trong công tác quản lý đất đai, tài sản gắn liền với đất định kỳ hàng tuần, tháng, quý, năm và theo yêu cầu.
15. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Văn phòng đăng ký đất đai tỉnh Long An giao.
4. Nguồn nhân lực:
Thực hiện Đề án vị trí việc làm trong đơn vị sự nghiệp công lập số 01/ĐA- VPĐKĐĐ ngày 14/11/2017 của Văn phòng đăng ký đất đai, biên chế Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai tại huyện Thủ Thừa là 17 biên chế; Tổng số cán bộ, viên chức tính đến tháng 6 năm 2018 có 19 viên chức và người lao động, trong đó có 11 cán bộ biên chế và 8 cán bộ hợp đồng. Trình độ chun mơn của cán bộ Văn phòng
cơ bản đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ được giao, gồm 17 cán bộ có trình độ đại học (trong đó có 01 người đang học thạc sỹ), 01 cán bộ trình độ cao đẳng, 01 cán bộ có trình độ 12/12. Lãnh đạo quản lý có: 01 Giám đốc và 01 Phó giám đốc. Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính về đất đai có 01 viên chức của Văn phịng, làm cơng tác kiêm nhiệm.
Ở cấp xã có 02 cơng chức địa chính - xây dựng - mơi trường.
5. Thực trạng bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thủ tục hành chính về đăng ký đất đai, cấp giấy chứng nhận (“gọi tắt là Bộ phận một cửa”) huyện Thủ Thừa:
Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thủ tục hành chính về đăng ký đất đai, cấp giấy chứng nhận (gọi tắt là Bộ phận một cửa) thuộc Văn phòng HĐND- UBND huyện Thủ Thừa, có diện tích 300m2, với 02 biên chế. Ngày 29/12/2017, UBND huyện Thủ Thừa có Quyết định số 3560/QĐ-UBND về việc thành lập Trung tâm hành chính cơng huyện Thủ Thừa, biên chế gồm 01 giám đốc, 01 phó giám đốc, và 05 viên chức. Trong đó có 02 biên chế thuộc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai biệt phái sang. Trung bình mỗi ngày làm việc có khoảng 50 đến 60 lượt người đến nộp hồ sơ và nhận trả kết quả theo thứ tự xếp số bằng th phát số của Trung tâm hành chính cơng.
Hiện nay, Trung tâm hành chính cơng trực tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính về đăng ký đất đai, cấp giấy chứng nhận đối với 43 danh mục thủ tục hành chính về lĩnh vực đất đai theo Quyết định số 3554/QĐ-UBND ngày29/9/2017, Quyết định số 979/QĐ-UBND ngày 29/3/2018 của Chủ tịch UBND tỉnh Long An: niêm yết thủ tục hành chính tại Trung tâm hành chính cơng, Chi nhánh Văn Phịng đăng ký đất đai và UBND cấp xã.
Về cơ sở vật chất, trang thiết bị: Trung tâm hành chính cơng có 05 máy tính cài đặt phần mềm quản lý hồ sơ hành chính một cửa điện tử cấp huyện, 04 máy in A4, 02 camera giám sát, 01 bàn quầy, vách ngăn kích dựng để tiếp nhận thủ tục, 02 dãy ghế ngồi cho công dân xếp thứ tự, 10 ghế tựa, 01 bàn tiếp công dân và hướng dẫn kê khai hồ sơ, 06 tủ bảo quản hồ sơ, sổ sách, tài liệu, máy bấm số xếp thứ tự, 01 máy phôtô, 01 máy scan, 01 máy chấm công bằng vân tay.
6. Thực trạng cơ sở vật chất, trang thiết bị máy móc phục vụ cơng tác đăng ký đất đai cấp giấy chứng nhận.
Về cơ sở vật chất trang thiết bị, Chi nhánh Văn Phòng đăng ký đất đai tại huyện Thủ Thừa có trụ sở riêng với 5 phịng làm việc với tổng diện tích sử dụng 207m2,01 kho lưu trữ tài liệu, Máy vi tính 18 chiếc, máy in A3 02 chiếc, máy in A4 08 chiếc, máy scan: A3 01 chiếc, A4 01 chiếc, Máy toàn đạc điện tử 02 chiếc,.... Trang thiết bị vật chất còn hạn chế như chưa có máy photo, kho lưu trữ cũng như phòng làm việc còn h p, trong khi đó hồ sơ lưu trữ ngày càng nhiều, nên việc tác nghiệp, thụ lý, giải quyết hồ sơ, lưu trữ, quản lý hồ sơ gặp nhiều khó khăn. Mặt khác, theo qui định hồ sơ giải quyết các thủ tục hành chính về đất đai phải lưu trữ vĩnh viễn (trừ hồ sơ được quy định tại Thông tư số 46/TT-BTNMT ngày 27/12/2016 của Bộ Tài nguyên và Môi trường quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành tài nguyên và môi trường), nhưng công tác văn thư lưu trữ tại các Chi nhánh văn phòng đăng ký đất đai chưa được chú trọng do khơng có biên chế riêng, đúng chuyên ngành đào tạo đảm nhiệm công việc này.
Chi nhánh Văn Phòng đăng ký đất đai tại huyện Thủ Thừa có 04 bộ phận chuyên môn gồm:
- Bộ phận hành chính - tổng hợp;
- Bộ phận đăng ký và cấp giấy chứng nhận; - Bộ phận đo đạc bản đồ;
- Bộ phận kỹ thuật - lưu trữ.
2.3.3. Thực trạng việc đăng ký đất đai cấp giấy chứng nhận giai đoạn 01/7/2014 - tháng 6/2018 tháng 6/2018
Hiện nay, các thủ tục hành chính được thực hiện theo quy định tại Quyết định số 3554/QĐ-UBND ngày 29/9/2017, Quyết định số 979/QĐ-UBND ngày 29/3/2018 của Chủ tịch UBND tỉnh Long An về việc ban hành danh mục thủ tục hành chính chung áp dụng tại cấp huyện trên địa bàn tỉnh Long An, Quyết định số 20/2017/QĐ-UBND ngày 27/4/2017 về việc ban hành quy chế phối hợp giữa các cơ quan liên quan trong việc giải quyết thủ tục hành chính về lĩnh vực đất đai trên địa