2.2. Phõn tớch hệ thống
2.2.1. Đỏnh giỏ nhu cầu
Đăng ký đất đai là một nội dung của quản lý nhà nước về đất đai cú vai trũ hết sức quan trọng. Là cơ sở để bảo vệ quyền của Nhà nước thực hiện sở hữu toàn dõn về đất đai, quản lý thống nhất về đất đai, bảo hộ quyền sử dụng hợp phỏp của người sử dụng đất, đảm bảo sử dụng đất đỳng phỏp luật, tiết kiệm, bền vững và cú hiệu quả, tạo nờn một hệ thống thụng tin đất đai đầy đủ phục vụ nhu cầu của cộng đồng. Tuy nhiờn, việc thực hiện đăng ký đất đai cũng rất phức tạp do số lượng thụng tin về thửa đất cần thu thập, lưu trữ và số lượng thửa đất quỏ nhiều do manh mỳn nhỏ lẻ làm cho khối lượng thụng tin cần xử lý vụ cựng lớn.
Trong những năm gần đõy cụng nghệ thụng tin phỏt triển như vũ bóo tỏc động lớn tới mọi lĩnh vực kinh tế - chớnh trị - xó hội trong đú cú lĩnh vực quản lý đất đai. Rất nhiều những phần mềm chuyờn ngành về quản lý đất đai đó phỏt triển, ứng dụng trong đú cú cỏc phần mềm cập nhật và khai thỏc dữ liệu như PLIS, CiLIS, ViLIS,… Cỏc phần mềm này cơ bản đỏp ứng được yờu cầu của cụng tỏc quản lý đất đai như: đăng ký đất đai ban đầu, đăng ký biến động sử dụng đất, thống kờ (sổ mục kờ, sổ địa chớnh, sổ cấp giấy chứng nhận),… Tuy nhiờn, qua tỡm hiểu nghiờn cứu thực tế cỏc phần mềm cú thể thấy một số hạn chế mà cỏc phần mềm cũn gặp phải như: việc thực hiện đăng ký ban đầu, đăng ký biến động sử dụng đất theo quy trỡnh cũn mang tớnh chất “cứng” làm hạn chế khả năng hỗ trợ xử lý hồ sơ đồng thời để đẩy nhanh việc thụ lý hồ sơ. Nghĩa là khi thực hiện theo phần mềm mỗi người sẽ xử lý một cụng đoạn trong quỏ trỡnh từ khi tiếp nhận hồ sơ cho tới đầu ra sản phẩm. Tuy nhiờn để người sau thực hiện được thỡ yờu cầu người trước phải thực hiện xong phần việc của mỡnh và thoỏt khỏi hồ sơ đang xử lý, chứ nhiều người khụng thể thực hiện đồng thời vào cơ sở dữ liệu của cựng một hồ sơ. Chớnh vỡ vậy mà việc đẩy nhanh thụ lý cỏc hồ sơ gặp khú khăn do khụng thể cú sự hỗ trợ của đồng nghiệp khi
cần thiết, tạo thờm ỏp lực cho cỏn bộ trong khi nhu cầu giao dịch về đất đai ngày càng lớn, nhất là ở Hà Nội và Thành phố Hồ Chớ Minh, khụng phỏt huy tối đa tớnh ưu việt của đăng ký đất đai theo quy trỡnh. Như vậy nhu cầu về phiờn bản cơ sở dữ liệu để hỗ trợ quy trỡnh đăng ký đất đai là rất cấp thiết.
Để đỏp ứng nhu cầu đăng ký đất đai của người dõn được thuận lợi, cỏc cấp chớnh quyền địa phương đó ban hành bộ thủ tục hành chớnh, trong đú cú lĩnh vực Tài nguyờn và Mụi trường. Cú 45 quy trỡnh về đăng ký đất đai và cỏc vấn đề liờn quan dựa trờn 09 quyền của người sử dụng đất theo Luật Đất đai 2003 (chuyển đổi, đổi nhượng, cho thuờ, cho thuờ lại, thừa kế, tặng cho, thế chấp, gúp vốn, bảo lónh, được bồi thường khi Nhà nước thu hồi đất). Mỗi một quy trỡnh đều thể hiện rừ trường hợp cụ thể xảy ra đối với đăng ký đất hiện nay. Ngày nay, nền kinh tế đang trờn đà phỏt triển thỡ nhu cầu về vốn để sản xuất là rất lớn, nờn nhu cầu thế chấp quyền sử dụng để cú vốn là rất lớn, thị trường bất động sản luụn sụi động cỏc hoạt động chuyển nhượng diễn ra thường xuyờn. Chớnh vỡ nhu cầu thực tế hiện nay về đăng ký đất đai và mục tiờu nghiờn cứu nờn đề tài sẽ quan tõm nghiờn cứu tới cỏc quy trỡnh về chuyển nhượng một phần hoặc toàn bộ thửa đất, thế chấp, đăng ký bổ sung tài sản.
Từ việc nghiờn cứu 04 quy trỡnh đăng ký biến động đất đai ở địa phương núi trờn, chỳng ta sẽ cú mụ hỡnh ca sử dụng chung cho cả 04 quy trỡnh trờn. Ở trong sơ đồ này, giả định việc tỏch thửa ngồi thực địa đó được thực hiện bởi đơn vị địa chớnh cú tư cỏch phỏp nhõn và chỳng ta đó cú kết quả của việc đo tỏch ngồi thực địa (cỏc trớch đo địa chớnh). Sơ đồ ca sử dụng chung được thể hiện trong Hỡnh 2.1.
uc So_Do_Ca_Chung Chuẩn bị hồ sơ Công chứng VP Công chứng Ho¯n thiện hồ sơ Nhận & tr° kết qu° Bộ phận một cửa Gửi thông báo Thẩm tra hồ sơ Chi cục thuế
Thơng tin địa chính Nghĩa vụ t¯i chính Tách thửa Cập nhật thơng tin thuộc tính In GCN, thơng tin bổ sung Giám đôc VPĐK Kiểm tra hồ sơ Thông báo Ký GCN, quyết định
Lãnh đạo ủy ban
Sao, lưu hồ sơ
Bộ phận hồ sơ Bộ phận bản đồ Các bên giao dịch Tư vấn Đo đạc Bộ phận đo đạc Kho bạc V¯o sổ, lưu quyết định
Văn phòng ủy ban
Trong sơ đồ trờn, cỏc actor (người tham gia quy trỡnh) bao gồm:
+ Cỏc bờn giao dịch: là người nhận chuyển quyền, người chuyển quyền sử dụng đất hoặc chớnh là người sử dụng đất. Họ chớnh là người được thực hiện 09 quyền về đất đai do phỏp luật quy định.
+ Bộ phận đo đạc: là cơ quan tổ chức cú tư cỏch phỏp nhõn hoặc chớnh là bộ phận bản đồ của VPĐK QSDĐ thực hiện chức năng đo đạc địa chớnh phục vụ cho việc đăng ký biến động.
+ VP cụng chứng: là văn phũng cụng chứng cú chức năng cụng chứng cỏc tài liệu, hợp đồng,… làm căn cứ để để VPĐK QSDĐ xử lý.
+ Bộ phận một cửa (Bp 1 cửa): Cú vai trũ làm cầu nối giữa người giao dịch và cơ quan chuyờn mụn (VPĐK QSDĐ) xử lý cụng việc về đăng ký đất đai. Đõy chớnh là bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả cho cỏc bờn giao dịch.
+ Bộ phận hồ sơ (tổ hồ sơ): là một trong những bộ phận thuộc VPĐK QSDĐ cú nhiệm vụ thẩm tra hồ sơ, cập nhật cỏc thụng tin thuộc tớnh, gửi cỏc cụng văn liờn quan,…
+ Bộ phận bản đồ (tổ bản đồ): cũng là một bộ phận thuộc VPĐK QSDĐ cú nhiệm vụ kiểm tra, biờn tập, hoặc đo đạc dữ liệu bản đồ.
+ Giỏm đốc VPĐK: cú vai trũ quản lý, lónh đạo VPĐK QSDĐ, kiểm tra kết quả sản phẩm của quỏ trỡnh xử lý từ cỏc bộ phận khỏc thuộc VPĐK QSDĐ.
+ Chi cục thuế: là bộ phận giỳp cho Nhà nước tớnh toỏn cỏc loại thuế (ở đõy là thuế liờn quan đến sử dụng đất) để xỏc định nghĩa vụ tài chớnh của cỏc bờn giao dịch phải thực hiện.
+ Kho bạc: cú vai trũ thu và quản lý cỏc loại tiền thuế của người sử dụng đất đúng gúp theo quy định.
+ Lónh đạo ủy ban nhõn dõn: cú vai trũ ký giấy chứng nhận, quyết định khi thực hiện việc đăng ký.
+ Văn phũng ủy ban: cú chức năng vào sổ, đúng dấu, sao lưu cỏc quyết định liờn quan.
Cỏc phần cũn lại nằm trong mỗi hỡnh elip chớnh là cỏc ca hoạt động được mụi tả trong bảng 2.1 Bảng 2.1. Mụ tả cỏc ca sử dụng (chức năng) của hệ thống Tờn ca sử dụng (chức năng)
Mụ tả Cỏc actor tham gia
Tư vấn Là hoạt động cơ quan nhà nước tư vấn cho cụng dõn trỡnh tự thủ tục liờn quan đến hành chớnh quản lý đất đai.
Cỏc bờn giao dịch Đo đạc Đo đạc địa chớnh để xỏc minh hoặc tỏch
thửa Cỏc bờn giao dịch, bộ phận đo đạc Chuẩn bị hồ sơ Là việc chuẩn bị hồ sơ, tài liệu liờn quan
phục vụ cỏc đăng ký đất đai
Cỏc bờn giao dịch Cụng chứng Là việc cụng chứng phục vụ cho đăng ký VP cụng chứng Hoàn thiện hồ
sơ
Chuẩn bị, sửa đổi hoặc bổ sung cỏc tài liệu liờn quan
Cỏc bờn giao dịch Nhận và trả kết
quả Nhận hồ sơ từ cụng dõn và trả kết quả đó xử lý xong Cỏc bờn giao dịch, bộ phận một cửa Gửi thụng bỏo Gửi cụng văn, thụng bỏo, thụng tin thuế Cỏc bờn giao dịch, bộ phận một cửa, Chi cục thuế, bộ phận hồ sơ Thẩm tra hồ sơ Xỏc minh tớnh đầy đủ, xỏc thực của hồ sơ
tài liệu cần xử lý
Bộ phận hồ sơ Thụng tin địa
chớnh (phiếu chuyển)
Việc xỏc định, thụng bỏo thụng tin liờn quan đến thửa đất, thuế
Bộ phận hồ sơ, chi cục thuế, cỏc bờn giao dịch.
Nghĩa vụ tài
chớnh Việc thụng bỏo, thu nộp tiền liờn quan đển sử dụng đất Chi cục thuế, kho bạc, cỏc bờn giao dịch Tỏch thửa Thao tỏc tỏch thửa trờn bản đồ Bộ phận bản đồ
Cập nhật thụng
tin thuộc tớnh Cập nhật cỏc thụng tin liờn quan đến chủ, thửa đõt, hồ sơ Bộ phận hồ sơ In GCN, thụng
tin bổ sung
In giấy chứng nhận mới, cỏc thụng tin bổ sung vào giấy chứng nhận hoặc trang bổ sung
Bộ phận hồ sơ Thụng bỏo Cung cấp thụng tin liờn quan Bộ phận hồ sơ Ký GCN,
quyết định Ký giấy chứng nhận và quyết định kốm theo
Lónh đạo UBND huyện
Sao lưu hồ sơ Sao, lưu trữ hồ sơ, tài liệu Bộ phận hồ sơ Vào sổ, lưu
quyết định
Vào sổ cỏc quyết, đúng dấu, lưu bản gốc quyết định