Chúng ta phải ln tn thủ Chính sách Quản lý Hồ sơ & Thơng tin Tồn cầu của AIG và tất cả các chính sách, tiêu chuẩn, hướng dẫn và thủ tục hiện hành khác về quản lý hồ sơ và thông tin. Các văn bản này quy định về việc lưu giữ và tiêu hủy tất cả các thông tin do AIG tạo ra, nhận được hoặc lưu trữ dưới bất kỳ hình thức nào, bao gồm nhưng khơng giới hạn bản giấy, hồ sơ điện tử, e-mail, tin nhắn tức thời, video và phương tiện lưu trữ điện tử.
Chúng ta phải lưu giữ thơng tin có giá trị quan trọng cho hoạt động và quản lý của AIG và/hoặc thông tin phải được lưu giữ theo quy định của pháp luật, cơ quan quản lý hoặc của công ty ("Hồ Sơ Công Ty") trong thời hạn quy định trong Bảng Thời Hạn Lưu Giữ Tài Liệu. Tuy nhiên, những tài liệu không phải Hồ Sơ Công ty, bao gồm bản sao, bản dự thảo, thông tin tạm thời và Hồ Sơ Công Ty đã hết hạn lưu giữ theo Bảng Thời Hạn Lưu Giữ Tài Liệu cần được tiêu hủy miễn là việc tiêu hủy này không
Khi bạn nhận được Thông Báo Bảo Lưu, bạn phải thực hiện ngay các bước để bảo quản - và khơng được xóa, hủy, hoặc thay đổi bằng bất cứ cách nào - bất kỳ tài liệu và thông tin nào thuộc danh mục được quy định trong Thông Báo Bảo Lưu cho đến khi bạn nhận được thông báo bằng văn bản rằng Thông Báo Bảo Lưu khơng cịn hiệu lực, bất kể thời gian lưu giữ trong Bảng Thời Hạn Lưu Giữ Tài Liệu đã hết hay chưa. Những thắc mắc về Thông Báo Bảo Lưu phải được gửi đến các cá nhân đưa ra Thơng Báo Bảo Lưu đó.