xã giao nhỏ, mời những thành viên nổi tiếng trong cộng đồng tham dự sự kiện nhằm gây quỹ, và mời những người nổi tiếng...
Nếu tổ chức tiệc trong phạm vi gia đình hoặc người thân thì chỉ cần gọi điện thoại, nhưng với bữa tiệc khá lớn, đối tượng mời là bạn bè và những mối quan hệ xã hội thì nên gửi thư mời.
Lưu ý: Trong thư mời phải ghi rõ ngày giờ, địa điểm. Thư mời không chỉ bày tỏ sự tơn trọng mà cịn giúp người được mời hiểu rõ mục đích của bữa tiệc để quyết định đi như thế nào, ăn mặc ra sao, có cần q hay khơng.
b. Cấu trúc một thư mời
Tên của những người tổ chức Thời gian Cách diễn đạt thư mời Địa điểm
Loại sự kiện Những chỉ dẫn đặc biệt
Mục đích của sự kiện Nơi để hồi đáp Ngày tháng
c. Những lưu ý khi viết thư mời
Tất cả thông điệp này đều sử dụng trực tiếp.
Sự hồi đáp: một RSVP là quan trọng. Người tổ chức sự kiện gửi kèm theo một4
phong bì đã dán tem và ghi sẵn địa chỉ của mình để người nhận hồi đáp. Cần hồi đáp với thơng tin chính xác.
Hãy đề cập đến sự kiện có mục đích đặc biệt như vinh danh ai đó,...
Thư mời cần phải đạt được mục đích là giữ hình ảnh của cơng ty trong trí nhớ của khách hàng tương lai.
Cố gắng gửi thư mời trước hai tuần hoặc sớm hơn. Thư mời được in sẽ hợp hơn trong những buổi lễ trang trọng.
7. Thông điệp chào mừng
a. Trường hợp sử dụng
Chào đón thành viên mới gia nhập tổ chức hay cộng đồng với mục đích làm cho những người mới đến thân thiện hơn với cơng ty và xây dựng hình ảnh cơng ty. Gửi thư chào mừng tới khách hàng là cơ hội tốt để xây dựng những mối quan hệ
và xúc tiến những sản phẩm, dịch vụ tới những khách hàng mới.
4 “RSVP”: viết tắt của tiếng Pháp “Respondez, S’il Vous Plait! – làm ơn hồi âm!”
Những lá thư chào mừng có thể thiết lập sự liên kết và tình hữu nghị tích cực giữa những doanh nhân và những khách hàng trong khu vực.
Thư chào mừng cũng cam đoan với nhân viên của bạn rằng họ đã quyết định đúng. Thư chào mừng là sự
liên lạc đầu tiên với khách hàng triển vọng của cơng ty, nó cũng góp phần gây ấn tượng đầu tiên đối với họ về người gửi.
Lưu ý: thư chào mừng thể hiện hình ảnh nhãn hiệu, văn hóa của cơng ty và giá trị của người gửi.
b. Cấu trúc
Có các phần chính:
Lời chào đón nồng nhiệt từ cơng ty tới khách hàng mới, nhân viên mới hoặc từ ban lãnh đạo thành phố chào đón những người mới đến.
Cung cấp thông tin cần thiết để người nhận biết thêm, đồng thời khen ngợi người nhận.
Bày tỏ sự cảm kích đối với người nhận khi họ chọn làm việc tại cơng ty muốn người nhận sẽ có được thành cơng trong vị trí đó.
c. Những lưu ý với thơng điệp chào mừng
Thư chào đón nên ngắn gọn, thú vị và tập trung.
Cung cấp thơng tin hữu ích và truyền đạt sự quý trọng đối với khách hàng cho họ cảm thấy được cảm kích và cần thiết.
Cân nhắc việc đưa vào thư lời mời tới một sự kiện đặc biệt cho công việc kinh doanh.
Nên sử dụng ngôn ngữ theo quan điểm người nhận để thể hiện sự nhiệt tình hoặc sự cảm kích đối với họ.
Thư được đánh máy thường sử dụng để hoan nghênh và chào đón khách hàng hoặc nhân viên vừa đến với công ty.
8. Phong cách viết thơng điệp thiện chí
Thơng điệp viết tay, đánh máy và in: người gửi suy xét trường hợp mà quyết định.
Sử dụng thiệp, thư hay e – mail: người gửi suy xét trường hợp mà quyết định.
Sự thân mật hay sự trang trọng: sự thân mật của một thơng điệp thiện chí phụ thuộc vào mục đích của thơng điệp và mối quan hệ với người nhận.
V. KỸ NĂNG VIẾT THƠNG ĐIỆP TIÊU CỰC
1. Thơng điệp tiêu cực và cách truyền dạt thông điệp hiệuquả quả
a. Định nghĩa
Thông điệp tiêu cực là một thơng điệp mà người nhận cảm thấy khó chịu, đáng thất vọng, hoặc bất lợi (khơng thiện chí).
Ví dụ: một thông điệp tiêu cực viết để từ chối yêu cầu của bạn hoặc công ty, tổ chức của bạn. Bức thư này có thể cung cấp thơng tin về sự thay đổi chính sách mà nhân viên khơng ủng hộ.
b. Sử dụng cách gián tiếp (phương pháp quy nạp) cho thôngđiệp tiêu cực điệp tiêu cực
Với cách gián tiếp, thông tin gây thất vọng được trình bày sau khi đưa ra nguyên nhân giải thích việc từ chối yêu cầu hoặc phải đưa ra những thông tin không mong đợi khác. Cách gián tiếp giúp người nhận có được sự chuẩn bị về tâm lý. Nghiên cứu chỉ ra rằng con người sẽ dễ dàng chấp nhận thông tin từ chối hơn khi họ được chuẩn bị trước cho việc đó.
Ưu điểm quan trọng của cách gián tiếp là nó làm cho người nhận chấp nhận thơng
tin tiêu cực mà người gửi buộc phải gửi cho họ và vẫn duy trì mối quan hệ tốt đẹp giữa đơi bên. Bởi vì nó có thể giữ được sự bình tĩnh cho người nhận trong suốt quá
trình tiếp cận dần dần. Nó dành thời gian để làm lắng xuống nỗi lo lắng boăn khoăn của người nhận thông tin.
2. Chiến thuật dùng cách gián tiếp để viết thư tín
a. Phần đệm mở đầu
Thiết lập sự hài hòa. Xây dựng thiện chí. Tích cực.
Duy trì sự trung lập. Giới thiệu những giải thích.
b. Giải thích hợp lý
Liên quan đến phần mở đầu.
Trình bày lập luận thuyết phục.
Nhấn mạnh quyền lợi của người nhận.
Dùng kỹ thuật mềm dẻo. Tích cực.
c. Thơng tin tiêu cực
Liên quan tới phần giải thích hợp lý. Ngụ ý hoặc đưa ra thông
tin tiêu cực một cách rõ ràng.
Sử dụng kỹ thuật mềm dẻo.
Đưa ra thơng tin tiêu cực một cách nhanh chóng. Tích cực.
Nói lên những gì có thể làm được (thay vì những điều khơng thể làm được). Tránh lời biện hộ.
d. Sự tiếp tục mang tính xây dựng
Đưa ra một giải pháp khác. Đưa ra lập luận bổ sung.
Hình 16: Tình huống cho thơng điệp tiêu cực được đánh giá tốt
e. Kết thúc thân thiện Xây dựng thiện chí. Xây dựng thiện chí. Cá nhân hóa phần kết. Ở ngồi chủ đề tiêu cực. Nên cởi mở. Nên lạc quan.
3. Một số loại thông điệp tiêu cực
Từ chối yêu cầu Từ chối điều chỉnh Từ chối tín dụng
VI. KỸ NĂNG VIẾT THƠNG ĐIỆP THUYẾT PHỤC
1. Định nghĩa
Một thơng điệp thuyết phục là một lời yêu cầu cho việc hành động khi bạn nghĩ
rằng người nhận có thể khơng biết, khơng quan tâm, khơng sẵn lòng hoặc sự truyền đạt của bạn đang cố gắng thay đổi quan điểm của người nhận.
Những thông điệp thuyết phục được được sử dụng trên cả 2 phương diện giao tiếp là với bên trong và bên ngồi.
Thơng điệp bán hàng là sự truyền
đạt bao gồm việc mơ tả sản phẩm, những lợi ích của nó, những sự lựa chọn có giá trị và mẫu mã, kiểu dáng giá cả và những dịch vụ có liên quan. Đó thường là những
thơng điệp sử dụng trong phương thức giao tiếp với bên ngoài.
2. Cách sử dụng phương thức gián tiếp trong những thôngđiệp thuyết phục điệp thuyết phục
a. Mục đích
Hai mục đích chủ yếu:
Cho người nhận đọc hoặc nghe tồn bộ thơng điệp. 22
Sau đó để người nhận phản ứng lại lời đề nghị.
Những mục đích này sẽ đạt được dễ dàng hơn khi phương thức gián tiếp được sử dụng vào việc thiết lập thơng điệp.
Các phương thức có thể sử dụng thơng điệp như: thư u cầu, thư đề nghị, những yêu sách đặc biệt, thư bán hàng, thư đòi nợ và thư tuyển dụng.
b. Chiến thuật sử dụng cách gián tiếp
Gây sự chú ý (attention):
Thu hút sự chú ý của người nhận ở câu mở đầu Làm cho người nhận đọc phần cịn lại của thơng điệp Nên tích cực và ngắn gọn
Sự quan tâm (interest):
Xây dựng dựa trên phần chú ý đã tạo được ở phần mở đầu Chỉ ra quyền lợi cho người nhận
Động viên người nhận tiếp tục đọc Mong muốn (desire):
Xây dựng trên sự chú ý của người nhận về quyền lợi bằng cách đưa ra chứng minh về quyền lợi
Nhấn mạnh lại quyền lợi của người nhận Không nên đưa ra các điểm tiêu cực và trở ngại Hành động (action):
Động viên người nhận hành động ngay Động viên tích cực
Làm cho hành động dễ dàng
3. Một số loại thông điệp thuyết phục
Thư thuyết phục Thư khiếu nại đặc biệt Thư khiếu nại nội bộ Thư chào hàng
VII. PHÁT TRIỂN GIAO DỊCH THƯ TÍN ĐIỆN TỬ TRONGKINH DOANH (ELECTRIC MESSAGES) KINH DOANH (ELECTRIC MESSAGES)
1. Khái niệm thư điện tử
Thư điện tử (electronic mail hay còn gọi là e – mail) là một phương thức trao đổi tin
nhắn giữa những người sử dụng các thiết bị điện tử mà chủ yếu là mạng Internet. Thư điện tử lần đầu tiên được đưa vào sử dụng hạn chế trong thập niên 60 và đến giữa những năm 1970, có dạng như ngày nay gọi là E – mail .5
Một số hệ thống thư điện tử ban đầu yêu cầu người gửi và nhận đều trực tuyến tại cùng thời điểm, giống với nhắn tin tức thời. Hệ thống thư điện tử ngày nay được dựa trên một mơ hình lưu và chuyển tiếp. Các máy chủ thư điện tử chấp nhận, chuyển tiếp, phân phối và lưu tin nhắn. Người dùng
cũng như máy tính của họ khơng bắt buộc đang trực tuyến cùng lúc; họ cần kết nối trong chốc lát, thường là tới một máy chủ thư điện tử hay một giao diện email trên nền web miễn là có chức năng gửi hoặc nhận tin nhắn. Hiện đang được sử dụng ngày càng phổ biến khi các nhân viên thông tin với nhau trong các tổ chức và giữa các tổ chức với nhau.
2. Vai trò của thư điện tử
Cho phép gửi thông điệp và những tài liệu đến rất nhiều người cùng một lúc và ngược lại.
Cho phép truyền tải các thông điệp và tài liệu nhanh chóng, tiết kiệm được thời gian, tài chính. Email đã và đang trở thành một phần không thể thiếu trong công việc và giao tiếp. Chúng trở nên quen thuộc đến mức người ta khơng cịn nghĩ đến những phương thức giao tiếp thay thế khác.
5 T
24
Hình 18: Khái niệm thư điện tử (E - mail)
Hình 20: Cho phép truyền tải tài liệu nhanh chóngHình 19: Cho phép gửi thơng điệp và những tài liệu đến rất nhiều người cùng một lúc
3. Một số nguyên tắc sử dụng trong thư điện tử
Viết tiêu đề cho thư điện tử. Viết tiêu đề ngắn gọn.
Chỉ viết một chủ đề trong mỗi lá thư. Làm cho lá thư của bạn cuốn hút.
Sắp xếp vị trí thơng minh và làm cho lá thư súc tích. Sử dụng phần đính kèm cẩn thận.
Kiềm chế cảm xúc.
Loại bỏ những biểu tượng cảm xúc (emoticons); sử dụng chữ viết tắt (abbreviations) và chữ đại diện (initialisms) hợp lý.
Biết khi nào không nên sử dụng e – mail.
Chọn “trả lời” hay “trả lời tất cả” sao cho phù hợp với các tình huống. Thiết kế ngữ cảnh phù hợp với sự trả lời của bạn.
Tránh những chuỗi thư điện tử. Tôn trọng sự bảo mật.
B. KỸ NĂNG VIẾT BÁO CÁO TRONG KINH DOANH
I. SỰ CẦN THIẾT CỦA BÁO CÁO VIẾT VÀ KỸ THUẬTNGHIÊN CỨU TRONG KINH DOANH NGHIÊN CỨU TRONG KINH DOANH
1. Báo cáo viết và sự cần thiết của kỹ năng viết báo cáotrong kinh doanh trong kinh doanh
Định nghĩa: Báo cáo, theo nghĩa thông thường, là bản thuật lại những sự việc đã làm.6
Tầm quan trọng của báo cáo viết:
Nhà quản trị thường xuyên bận rộn viết báo cáo và đây là công việc không thể thiếu trong cuộc đời làm việc của họ.
Viết báo cáo tốt sẽ giúp gây ấn tượng tốt với người đọc, với cấp trên, với đối tác.
Kỹ năng viết tốt góp phần giúp bạn vượt qua đối thủ cạnh tranh và được tuyển chọn.
Chức năng: đưa thông tin đến người đọc và giúp người đọc đưa ra quyết định.
Mục đích: Viết báo cáo nhằm lưu lại và làm tài liệu tham khảo hay cơ sở cho những hoạt động tiếp theo của đơn vị, là cơ sở cho việc ra quyết định của nhà quản trị.
Kỹ năng viết báo cáo là hết sức cần thiết trong kinh doanh, nó giúp cho người
viết phát huy hết khả năng của mình, đồng thời cũng giúp cho công việc chung của tổ chức được phát triển tốt hơn.
Về cơ bản, báo cáo có ba phân loại chính:
6 Định nghĩa theo Nguyễn Lân, Từ điển Từ và Ngữ Việt Nam, trang 92
26
Hình 21: Định nghĩa báocáo viết cáo viết
Báo cáo tính khả thi : điều tra thực tế, phân tích, nhận xét và dựa vào các tiêu chí đã lựa chọn tiến hành đánh giá tính khả thi cùng ưu, nhược điểm của từng dự án, công việc.
Báo cáo tiến độ: đề xuất các giải pháp để thực hiện công việc trong giai đoạn tiếp theo.
Báo cáo đề xuất: thuyết phục người đọc chấp nhận ý tưởng của bạn, đồng ý ký hợp đồng và tài trợ những điều kiện cần thiết để bạn thực hiện ý tưởng của mình.
2. Kỹ thuật nghiên cứu
Khái niệm: kỹ thuật hay phương pháp nghiên cứu là một hệ thống quy trình được sử
dụng để tiến hành nghiên cứu kinh doanh. Những người hoạt động trong bất kỳ lĩnh vực kinh doanh nào cũng nên biết lập kế hoạch và tiến hành nghiên cứu kinh doanh như thế nào.
a. Lập kế hoạch nghiên cứu
Nêu vấn đề
Xác định các giới hạn nghiên cứu Xác định độc giả
Quyết định quy trình nghiên cứu
b. Thu thập thơng tin
Nguồn thơng tin thứ cấp Tìm kiếm truyền thống Tìm kiếm trên máy tính Nguồn thơng tin sơ cấp
c. Phân tích thơng tin
Xem xét từng phần của những việc một cách riêng lẻ hay trong mối quan hệ với tổng thể.
So sánh và đối chiếu đưa ra những ý tưởng mới tốt hơn. Dùng lý trí một cách khách quan và khơng xúc cảm.
d. Đưa ra giải pháp
Đóng góp ý kiến
e. Viết báo cáo
Lập kế hoạch Biên soạn
Hoàn thành báo cáo
II. CÁC LOẠI BÁO CÁO VIẾT TRONG KINH DOANH
1. Phân loại và đặc điểm các báo cáo
a. Báo cáo viết khơng theo hình thức
Thường được sử dụng trong kinh doanh hơn là báo cáo hình thức, bao gồm 3 loại phổ biến nhất:
Báo cáo tiến độ (progress report)
Được dùng để thơng tin cho người đọc về tình trạng cụ thể của dự án. Một báo cáo tiến độ trong một tổ chức giúp các nhà quản trị trong việc theo dõi và ra các quyết định về dự án.
Báo cáo định kỳ (periodic report)
Cung cấp cho nhà quản lý những thông tin thống kê vào những thời gian đã được sắp xếp theo điều lệ.
Báo cáo định kỳ này không theo môt định dạng chung nào cả.
Báo cáo kỹ thuật (technical report)
Báo cáo kỹ thuật truyền đạt những thông tin chuyên môn hoặc thông tin khoa học. Khơng có hình thức chuẩn hoặc kế hoạch có tổ chức cho những báo cáo kỹ thuật. Tuy nhiên, những tổ chức thường cụ thể hóa những định dạng riêng để sử dụng cho những bài báo cáo nội bộ.
28
b. Báo cáo chính thức
Phần mở đầu Thân bài Phần bổ sung
Trang tiêu đề Thư hoặc memo