KINH DOANH (ELECTRIC MESSAGES)
1. Khái niệm thư điện tử
Thư điện tử (electronic mail hay còn gọi là e – mail) là một phương thức trao đổi tin
nhắn giữa những người sử dụng các thiết bị điện tử mà chủ yếu là mạng Internet. Thư điện tử lần đầu tiên được đưa vào sử dụng hạn chế trong thập niên 60 và đến giữa những năm 1970, có dạng như ngày nay gọi là E – mail .5
Một số hệ thống thư điện tử ban đầu yêu cầu người gửi và nhận đều trực tuyến tại cùng thời điểm, giống với nhắn tin tức thời. Hệ thống thư điện tử ngày nay được dựa trên một mơ hình lưu và chuyển tiếp. Các máy chủ thư điện tử chấp nhận, chuyển tiếp, phân phối và lưu tin nhắn. Người dùng
cũng như máy tính của họ khơng bắt buộc đang trực tuyến cùng lúc; họ cần kết nối trong chốc lát, thường là tới một máy chủ thư điện tử hay một giao diện email trên nền web miễn là có chức năng gửi hoặc nhận tin nhắn. Hiện đang được sử dụng ngày càng phổ biến khi các nhân viên thông tin với nhau trong các tổ chức và giữa các tổ chức với nhau.
2. Vai trò của thư điện tử
Cho phép gửi thông điệp và những tài liệu đến rất nhiều người cùng một lúc và ngược lại.
Cho phép truyền tải các thông điệp và tài liệu nhanh chóng, tiết kiệm được thời gian, tài chính. Email đã và đang trở thành một phần không thể thiếu trong công việc và giao tiếp. Chúng trở nên quen thuộc đến mức người ta khơng cịn nghĩ đến những phương thức giao tiếp thay thế khác.
5 T
24
Hình 18: Khái niệm thư điện tử (E - mail)
Hình 20: Cho phép truyền tải tài liệu nhanh chóngHình 19: Cho phép gửi thơng điệp và những tài liệu đến rất nhiều người cùng một lúc
3. Một số nguyên tắc sử dụng trong thư điện tử
Viết tiêu đề cho thư điện tử. Viết tiêu đề ngắn gọn.
Chỉ viết một chủ đề trong mỗi lá thư. Làm cho lá thư của bạn cuốn hút.
Sắp xếp vị trí thơng minh và làm cho lá thư súc tích. Sử dụng phần đính kèm cẩn thận.
Kiềm chế cảm xúc.
Loại bỏ những biểu tượng cảm xúc (emoticons); sử dụng chữ viết tắt (abbreviations) và chữ đại diện (initialisms) hợp lý.
Biết khi nào không nên sử dụng e – mail.
Chọn “trả lời” hay “trả lời tất cả” sao cho phù hợp với các tình huống. Thiết kế ngữ cảnh phù hợp với sự trả lời của bạn.
Tránh những chuỗi thư điện tử. Tôn trọng sự bảo mật.
B. KỸ NĂNG VIẾT BÁO CÁO TRONG KINH DOANH