1. Khi xét thấy cần thiết, HĐQT bổ nhiệm (các) Thư ký Công ty để hỗ trợ, giúp việc cho HĐQT thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của HĐQT. Thư ký Công ty được bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm bằng Nghị quyết của HĐQT.
2. Thư ký Cơng ty có các nhiệm vụ và quyền hạn sau:
a) Thừa hành HĐQT để thực hiện công tác triệu tập, chuẩn bị hậu cần, tổng hợp tài liệu tại các cuộc họp HĐQT và ĐHĐCĐ;
b)Tham dự, ghi chép Biên bản các cuộc HĐQT, ĐHĐCĐ. Thư ký Công ty phải ký tên vào các Biên bản cuộc họp và chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của nội dung trong các Biên bản;
c) Hỗ trợ, giúp việc cho HĐQT, các Thành viên HĐQT, các Ủy ban của HĐQT và các Ban chuyên trách trực thuộc HĐQT trong việc thực hiện các chức năng, quyền hạn được giao;
QUY CHẾ QUẢN TRỊ CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN HOA SEN
d)Quản lý, lưu trữ, bảo mật, trích xuất và cung cấp (khi cần thiết) đối với các thông tin về quản trị công ty; bản sao Biên bản cuộc họp, Nghị quyết và Quyết định của HĐQT; thông tin về cổ đông, danh sách cổ đông; và các thơng tin khác có liên quan đến tình hình tài chính, sản xuất kinh doanh của Tập đồn;
e) Chịu sự chỉ đạo, điều phối từ Phụ trách Quản trị Công ty trong việc triển khai các chức năng của Phụ trách Quản trị Công ty;
f) Quyền và nghĩa vụ khác theo quy định tại Điều lệ, Quy chế Quản trị Công ty và quy định pháp luật.
3. HĐQT thành lập Văn phòng HĐQT & Chủ tịch HĐQT (“Văn phòng HĐQT”), là đơn vị trực thuộc HĐQT, thực hiện chức năng tham mưu, hỗ trợ, giúp việc trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của HĐQT, các Thành viên HĐQT, các Ủy ban của HĐQT và các Ban chuyên trách trực thuộc HĐQT. Văn phịng HĐQT do Phụ trách quản trị Cơng ty chỉ đạo, điều hành trực tiếp, và bao gồm các chức danh sau: (các) Thư ký Cơng ty; Trưởng, Phó Văn phòng HĐQT; các Trưởng Phòng/Ban/Bộ phận nghiệp vụ; và các chuyên viên phụ trách nghiệp vụ.