II. Một số ý kiến nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tại công ty 1 Phương hướng phát triển của Công ty trong tương la
2. Một số giải pháp nhằm tăng cường hiệu quả hoạt động tại công ty cổ phần Kim Khí Miền Trung:
2.4. Các biện pháp nâng cao hiệu suất sử dụng tài sản tại công ty
Biện pháp quản lý tốt tài sản cố định
Như đã phân tích ở phần II, ta thấy hiệu suất sử dụng tài sản cố định của Công ty những năm gần đây có sự giảm sút. Vì vậy trong thời gian đến để có thể nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động thì Công ty cần phải có biện pháp quản lý tài sản cố định một cách hữu hiệu hơn.
- Thường xuyên phân loại tài sản cố định, thể hiện việc đánh giá sử dụng tài sản cố định để có thể nắm vững tình hình hoạt động của chúng trong điều kiện đảm bảo hoạt động kinh doanh bình thường để từ đó có kế hoạch sử dụng tài sản cố định ngày càng có hiệu quả hơn góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của Công ty.
- Xác định lại giá trị tài sản cố định, thường xuyên kiểm kê tài sản cố định để có thể đánh giá một cách chính xác. Từ đó xác định giá trị hao mòn một cách phù hợp, nâng cao hiệu suất sử dụng tài sản cố định cũng là biện pháp đẩy nhanh quá trình khấu hao giảm được chi phí dẫn đến hạ thấp giá thành.
- Mặt khác xem lại những tài sản đã lạc hậu, hỏng hoặc giá trị sử dụng thấp không đáp ứng nhu cầu kinh doanh để tiến hành thanh lý nhượng bán một cách triệt để, nhằm giảm chi phí sửa chữa, tu bổ và tạo điều kiện mua sắm những tài sản cố định mới từ đó sử dụng tài sản có hiệu quả hơn góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của Công ty.
Công ty Cổ phần Kim khí Miền Trung là một doanh nghiệp thương mại, kinh doanh vật liệu sắt thép cho xây dựng vì vậy tài sản cố định chủ yếu là kho bãi, cửa hàng. Công ty cần có biện pháp tận dụng tối đa kho bãi trong quá trình kinh doanh của mình, nhằm tránh lãng phí. Do vậy ta phải đẩy mạnh hoạt động tiêu thụ hàng hoá, lập kế hoạch mua hàng và dự trữ hợp lý, tận dụng tối đa kho bãi của Công ty nhằm phát huy tối đa hiệu suất sử dụng tài sản cố định.
Biện pháp quản lý hiệu quả vốn lưu động
Qua bảng cân đối kế toán của công ty, ta thấy vốn lưu động chiếm tỉ trọng lớn trong tổng số tài sản (hơn 70%), vì vậy, việc sử dụng tốt vốn lưu động là điều hết sức cần thiết để đẩy hiệu quả hoạt động lên cao. Cụ thể như sau:
Thực hiện tốt công tác quản lý hàng tồn kho
Hầu hết các doanh nghiệp đều có hàng tồn kho bởi vì các công đoạn mua và bán không diễn ra cùng một thời điểm. Mặt khác, cần có hàng tồn kho để hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được liên tục và có hiệu quả. Vì vậy, việc đưa ra quyết định đầu tư hàng tồn kho và quản lý hàng tồn kho là một việc làm hết sức quan trọng.
Đối với Công ty Cổ phần Kim khí Miền trung cũng vậy, việc xác định mức dự trữ hàng tồn kho như thế nào là hợp lý để không làm gián đoạn quá trình kinh doanh là một vấn đề được các nhà quản lý quan tâm. Về bản chất hàng tồn kho là nguồn vốn
nhà rỗi được sử dụng trong tương lai. Trong kinh doanh nếu công ty dự trữ một lượng hàng hóa quá lớn hoặc quá nhỏ đều không đạt hiệu quả tối ưu. Do đó Công ty sẽ có lợi hơn nếu khi dự trữ một lượng hàng hóa dự trữ vừa đủ để tạo được “ miếng đệm an toàn” giữa hàng tồn kho và tiêu thụ.
Công ty Cổ Phần Kim khí là một doanh nghiệp kinh doanh mặt hàng sắt thép, hàng hóa chủ yếu nhập từ nước ngoài với giá trị lớn. Do vậy để quản lý tốt hàng tồn kho, Công ty cần có kế hoạch hàng hóa trong khâu tiêu thụ và dự trữ hàng hóa hợp lý.
Có nhiều mô hình tồn kho để áp dụng nhưng mục tiêu của việc lựa chọn mô hình là để tối thiểu hóa chi phí tồn kho. Mỗi doanh nghiệp tùy theo đặc điểm ngành nghề của doanh nghiệp mình mà lựa chọn mô hình nào cho hợp lý.
Ta có thể sử dụng mô hình EOQ để xác định lượng đặt hàng tối ưu nhằm tối thiểu chi phí lưu kho.
Sử dụng mô hình EOQ tối ưu lượng dự trữ
Tổng chi phí (TC) = Chi phí đặt hàng + Chi phí tồn trữ Trong đó:
Chi phí đặt hàng= Số lần đặt hàng trong năm x Chi phí mỗi lần đặt hàng Chi phí tồn trữ = Dự trữ bình quân x Chi phí tồn trữ/ sản phẩm.năm
Chi phí tồn trữ : thường là một số chi phí như : tiền lãi mà lẽ ra doanh nghiệp
được hưởng nếu đem vốn đi gửi tiết kiệm thay vì tồn trữ nguyên vật liệu (đây có xem như là ‘chi phí cơ hội’), tiền lãi phải trả nếu như khoản tiền để hàng hóa tồn trữ là khoản vốn đi vay, chi phí bảo quản hàng hóa, chi phí thuê mặt bằng kho.
Chi phí đặt hàng : chi phí đặt hàng hóa dự trữ có thể phát sinh từ một loạt các
hoạt động bao gồm :
- Lập phiếu yêu cầu mua hàng ;
- Liên hệ các nhà cung cấp yêu cầu cung cấp bảng báo giá ; - Ký hợp đồng mua hàng hóa với các nhà cung cấp ;
- Tiếp nhận hàng hóa, kiểm tra hàng hóa và chuẩn bị báo cáo cho các bộ phận quản lí liên quan ;
- Thanh toán bằng tiền hoặc bằng phương tiện thanh toán khác.... TC = DQ x S + Q2 x H Trong đó : TC : Tổng chi phí
D : Nhu cầu hàng năm
Q : Khối lượng một đơn hàng
S : Chi phí đặt hàng cho một đơn hàng H : Chi phí tồn trữ tính cho một đơn vị hàng Khối lượng đặt hàng tối ưu cho một đơn hàng:
Q =
H DS
2 Khoảng cách giữa hai lần đặt hàng :
T = Số ngày làm việc trong năm Số lần đặt hàng Điểm đặt hàng lại :
OP = Nhu cầu hàng ngày x Thời gian chờ hàng Ta có ví dụ minh họa như sau :
Trong năm đến, công ty nhận được đơn đặt hàng thép cuộn từ các nhà thầu xây dựng. Tổng lượng thép cuộn cần cho các đơn đặt hàng năm tới là 5,000 tấn xuất xứ từ Mỹ. Do đó công ty đã liên hệ với nhà cung cấp Mỹ. Ta có những thông tin sau :
Nhu cầu D = 5,000 tấn/năm.
Chi phí tồn trữ H = 0,5 triệu đồng/tấn.
Chi phí đặt hàng S = 15 triệu đồng/đơn hàng. Thời gian làm việc trong năm là 300 ngày.
Thời gian chờ hàng về mất 10 ngày (kể từ khi đặt hàng cho đến khi nhận được hàng).
Xác định khối lượng đặt hàng tối ưu khi áp dụng mô hình EOQ : Lượng hàng tối ưu cho một đơn hàng
Q = 5 , 0 15 000 , 5 2× × Q = 547.72 tấn/đơn hàng
Tổng chi phí cho lượng hàng tồn kho nếu áp dụng EOQ :
TC = 5,000 x 10 + 547.72 x 0,5
547.72 2
TC = 273.86 triệu đồng Thời gian giữa hai lần đặt hàng :
T = 5,000/547.72300 = 33 ngày Điểm đặt hàng lại :
OP = 5,000 x 10/547.72 = 91.29 tấn
Như vậy khi số lượng hàng còn lại trong kho là 91.29 tấn thì công ty phải thiết lập một đơn hàng khác báo cho nhà cung cấp, trong khoảng thời gian chờ hàng về công ty có thể sử dụng lượng hàng tồn kho còn lại.
Áp dụng mô hình EOQ cho một số loại thép thuộc mặt hàng thép xây dựng. Ta có bảng sau :
Bảng 3.2 : Lượng hàng tối ưu cho một số mặt hàng thép xây dựng
Mặt hàng Nhu cầu (tấn/ năm) Chi phí tồn trữ (triệu đồng/ tấn) Chi phí đặt hàng (triệu đồng/ đơn hàng) Thời gian chờ hàng về (ngày) Lượng hàng tối ưu cho một đơn hàng (tấn/đơn hàng) Tổng chi phí cho lượng hàng tồn kho nếu áp dụng EOQ (triệu đồng) Thời gian giữa hai lần đặt hàng (ngày) Điểm đặt hàng lại (tấn) Thép cuộn 5,000 0.5 15 10 547.72 273.86 33 91.29 Thép tròn trơn 4,000 0.5 15 10 489.90 244.95 37 81.65 Thép tròn vằn 6,000 0.5 15 10 600.00 300.00 30 100.00 Thép tấm lá 3,000 0.5 15 10 424.26 212.13 42 70.71 Thép hình 2,000 0.5 15 10 346.41 173.21 52 57.74
Khoản phải thu là lượng vốn của doanh nghiệp bị chiếm dụng, khả năng hoán chuyển thành tiền chậm. Chính vì vậy việc áp dụng các biện pháp nhằm hạn chế tối đa các khoản phải thu có ý nghĩa rất quan trọng. Có thể nhận thấy qua 3 năm kỳ thu tiền bình quân của Công ty ngày càng dài. Do vậy, để nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động của mình Công ty nên quản lý khoản phải thu này tốt hơn bởi khi kỳ thu tiền bình quân càng giảm thì khả năng bị chiếm dụng vốn sẽ càng thấp, Công ty sẽ có được nhiều vốn hơn để mở rộng kinh doanh từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của mình.
Tuy nhiên việc quản lý khoản phải thu như thế nào đòi hỏi Công ty phải đưa ra những chính sách hợp lý sao cho hoạt động kinh doanh của Công ty ngày càng hiệu quả hơn. Để quản lý tốt khoản phải thu Công ty nên tính toán chi phí cơ hội để đánh giá việc sử dụng vốn đầu tư vào khoản phải thu hay đầu tư vào khoản khác có hiệu quả hơn. Do đó, Công ty cần phải áp dụng chính sách chiết khấu hợp lý để hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng hiệu quả hơn.
Chính sách chiết khấu
Chiết khấu trong thanh toán là sự khấu trừ làm giảm giá trị hợp đồng, được áp dụng với khách hàng nhằm khuyến khích họ thanh toán tiền hàng trước thời hạn. Khi chính sách chiết khấu thanh toán của công ty phát huy tác dụng thì chi phí thu hồi nợ và các khoản nợ phải thu khó đòi sẽ giảm dần.
Để đưa ra chính sách chiết khấu thanh toán cho khách hàng, khi xác định tỷ lệ chiết khấu, công ty phải đảm bảo rằng chi phí cơ hội do chiết khấu phải nhỏ hơn lợi ích thu được từ chính sách chiết khấu này. Như vậy để xác định tỷ lệ chiết khấu, theo em công ty có thể tiến hành theo cách sau:
Kỳ thu tiền bình quân của Công ty năm 2009 là 22 ngày. Trong năm 2010 công ty muốn thu hồi nợ nhanh hơn 5 ngày (tức kỳ thu tiền bình quân năm 2010 chỉ còn 17 ngày) mà vẫn đảm bảo doanh thu thuần là 1.000.000.000 ngđ.
Trước hết ta cần xác định chi phí cơ hội của chính sách chiết khấu. Chi phí cơ hội là phần lợi nhuận bị mất do chấp nhận dự án này mà không chấp nhận dự án khác. Vậy chi phí cơ hội của chính sách chiết khấu chính là số tiền mà công ty chấp nhận chiết khấu cho khách hàng. Chi phí cơ hội này được xác định trên cơ sở lãi suất tiền vay ngân hàng của công ty, do đó khi công ty áp dụng chính sách chiết khấu thì sẽ khuyến khích khách hàng thanh toán tiền nhanh hơn, cho nên công ty không phải vay vốn để tài trợ cho nhu cầu vốn lưu động của mình, dẫn đến công ty sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí lãi vay. Chi phí lãi vay công ty tiết kiệm được chính là lợi nhuận thu được do áp dụng chính sách chiết khấu.
Giả sử năm 2009, lãi suất tiền vay ngân hàng của công ty là 1 %/tháng thì chi phí cơ hội của phương án không có chiết khấu là: 1% x 12 = 12 %
- Nếu công ty không chiết khấu: Doanh thu : 1,000,000,000 ngđ Kỳ thu tiền bình quân là : 22 ngày
Khoản phải thu khách hàng bình quân là:
1,000,000,000 X 22 = 61,111,111ngđ 360
Chi phí chiết khấu bằng 0 (do tỷ lệ chi phí chiết khấu là 0%) - Nếu công ty sử dụng chính sách chiết khấu:
Doanh thu: 1.000.000.000 ngđ Kỳ thu tiền bình quân: 17 ngày
1,000,000,000 X 17 = 47,222,222ngđ 360
Chi phí chiết khấu : 1.000.000.000 x A% (A% là tỷ lệ chiết khấu)
Vậy khoản phải thu trong năm giảm do áp dụng chính sách chiết khấu là: 61,111,111 – 47,222,222 = 13,888,889 ngàn đồng
Chi phí lãi suất vay tiết kiệm được:
13,888,889 x 12 % = 1,666,667 ngđ Tỷ lệ chiết khấu: 1,000,000,000 x A % = 1,666.667 A = 0,167 %
Như vậy để trong năm 2010 công ty có thể thu hồi nợ trong thời gian 17 ngày công ty phải xác định tỷ lệ chiết khấu thanh toán nhỏ hơn hoặc tối đa bằng 0,167.
Tóm lại, với chính sách chiết khấu như trên, một mặt sẽ có tác dụng thu hút được khách hàng, một mặt làm lượng vốn của Công ty ít bị chiếm dụng để từ đó nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động chung của Công ty. Ngoài ra để quản lý tốt khoản phải thu Công ty cũng cần phải có chính sách thu nợ hợp lý. Chính sách thu nợ có mục đích là sử dụng các nguồn lực của công ty để thực hiện việc thu tiền đối với các loại hóa đơn quá hạn, nó cũng liên quan việc xác định thời gian cho việc chi tiêu các nguồn lực đó. Dĩ nhiên, chi phí thu nợ phải được xem xét toàn diện từ quá trình đánh giá các yêu cầu tín dụng cho đến chi phí cơ hội do việc lưu giữ các khoản phải thu, chi phí kiểm soát và chi phí thu nợ với khoản nợ qua hạn.
Chính sách thu hồi nợ
Trước khi tiến hành các thủ tục thu hồi nợ chúng ta cần xem xét xem giá trị của khoản nợ và thời hạn của nó đã quá hạn bao nhiêu lâu. Đối với người làm công tác quản lý công nợ phải thường xuyên xem xét chi tiết cho từng khách hàng và theo từng thời gian nợ, xem xét các khoản nợ nào đến hạn, chưa đến hạn, quá hạn và thời gian nợ bao nhiêu lâu từ đó có biện pháp thu hồi nợ hợp lý, hiệu quả.
Tại ngày 31/3/2009, ta có bảng minh họa về việc theo dõi thời hạn nợ của các khoản phải thu như sau:
Bảng 3.3: Bảng theo dõi thời hạn nợ của các khoản phải thu
ĐVT: ngàn đồng Tên Tổng giá trị khoản phải thu Ngày bắt đầu tính nợ Thời hạn nợ Ngày hết thời hạn nợ Nợ quá hạn 1-15
ngày 15-30ngày 30-60ngày 60-90ngày Trên 90ngày 1. DNTN Minh
An 157,000 10/11/2008 30 ngày 19/12/2008 157,000
2. DNTN Hà
Phước Vĩnh 130,000 15/12/2009 25 ngày 10/01/2009 130,000 3. Cty TNHH
Long Vân 170,000 03/01/2009 40 ngày 12/2/2009 170,000 4. Cty TNHH
Phú Quý 135,000 25/01/2009 20 ngày 15/02/2009 135,000 5. DNTN Kim
Long 180,000 31/01/2009 40 ngày 12/03/2009 180,000
Tổng cộng 732,000 180,000 205,000 130,000 157,000
Với bảng phân tích này, Công ty có thể dễ dàng kiểm soát được các khoản nợ đến hạn và quá hạn, từ đó làm thủ tục thu hồi nợ.
- Đối với hóa đơn quá hạn hơn 15 ngày : gửi thư đến nhắc nhở khách hàng khoản nợ đã quá hạn.
- Đối với hóa đơn quá hạn 30 ngày: gửi thư yêu cầu khách hàng trả nợ và khuyến cáo là có thể làm giảm uy tín trong yêu cầu của Công ty đối với khách hàng.
Cần thận trọng trong việc nhắc nhở việc thu hồi nợ. Không nên vội vàng, nóng vội trong lá thư đầu tiên khi nhắc nhở khách hàng trả nợ đúng hạn, đồng thời thể hiện sự quan tâm của Công ty đối với khách hàng. Trước khi gửi tiếp lá thư tiếp theo, cần có khoảng thời gian nhất định để khách hàng thanh toán. Nếu sau thời gian đó mà khách hàng chưa thanh toán thì Công ty gửi tiếp lá thư tiếp theo với mức độ tăng dần thể hiện yêu cầu của Công ty đối với khách hàng về việc thanh toán tiền của khách hàng đối với Công ty. Bên cạnh việc gửi thư nhắc nhở Công ty còn có thể gọi điện thoại trực tiếp đến nhắc nhở khách hàng thanh toán khoản nợ mà khách hàng còn nợ Công ty.
- Đối với các hóa đơn quá hạn trên 60 ngày: Trực tiếp làm việc với khách hàng đó, nhắc lại điều kiện ràng buộc trong hợp đồng khi mua bán giữa hai bên, quyền và nghĩa vụ của khách hàng trên hợp đồng kinh tế, yêu cầu họ trả nợ đúng hạn như đã