- Thời gian chuyển tiền từ khỏch hàng về cụng ty
3.1.Chớnh sỏch tớn dụng thương mại quản lý khoản phải thu của cụng ty
3. Thực trạng quản trị cỏc khoản phải thu của cụng ty.
3.1.Chớnh sỏch tớn dụng thương mại quản lý khoản phải thu của cụng ty
Một cụng việc quan trọng trong việc thực hiện chớnh sỏch tớn dụng là bộ phận thực hiện phõn tớch vị thế tớn dụng của khỏch hàng bằng phương phỏp phỏn đoỏn. Cụng việc phõn tớch này chỉ thực hiện trong những năm gần đõy khi hệ thống phõn phối của cụng ty phõn bố rộng khắp cỏc Tỉnh, thành trong cả nước..
Để đỏp ứng nhu cầu ngày một gia tăng của khỏch hàng, ban lónh đạo cụng ty thực thi chiến lược mở rộng sản xuất, đa dạng hoỏ sản phẩm.
Và nhu cầu cấp thiết cần được đỏp ứng là tăng vốn lưu động do tăng việc đầu tư vào cỏc khoản phải thu, tăng dự trữ tồn kho, tăng tiền mặt thực hiện tốt việc thanh toỏn trong quỏ trỡnh mua bỏn với nhau. Đồng nghĩa với tăng vốn vào khoản phải thu là nợ quỏ hạn cũng tăng, nợ khú đũi tăng cũng như chi phớ thu hồi nợ tăng vỡ vậy cụng ty cần cú chớnh sỏch tớn dụng linh hoạt và đỏnh giỏ tiờu chuẩn khỏch hàng tương đối chớnh xỏc.
Nguyờn nhõn nợ quỏ hạn, nợ khú đũi phỏt sinh và tăng liờn tục 5 năm do doanh nghiệp thực hiện chưa tốt việc đỏnh giỏ tỡnh hỡnh hoạt động của khỏch hàng. Nguyờn nhõn khỏch quan: cỏc doanh nghiệp hiện nay chưa cụng khai cỏc số liệu bỏo cỏo về tỡnh hỡnh tài chớnh của họ trờn thị trường và nguyờn nhõn chủ quan nếu thực hiện đỳng theo quy tắc thỡ dễ dẫn đến kết quả khỏch hàng mới khụng đặt hàng của doanh nghiệp mà sang mua hàng của doanh nghiệp cựng ngành nờn doanh thu giảm kộo theo giảm lợi nhuận trỏi lại phỏt sinh thờm chi phớ bỏn hàng.
Muốn quản lý tốt cỏc khoản nợ này, Cụng ty đó thực hiện phõn tớch khỏch hàng thường xuyờn. Nhõn viờn thực hiện thu thập thụng tin và cú những nhận xột sơ bộ về khỏch hàng do nhõn viờn bỏn hàng đảm nhận, bởi họ rất dễ tiếp xỳc với cỏc Cửa hàng qua những chuyến giao hàng hay những lần thu tiền hàng. Qua những lần giao thương nhõn viờn cụng ty cú trỏch nhiệm tỡm hiểu khỏi quỏt về
hoạt động kinh doanh, quy mụ của khỏch hàng, cỏc đối tỏc hay tỡm hiểu họ thụng qua nhận định của cỏc đối thủ cạnh tranh.
Thụng thường để hạn chế nợ khú đũi và cú cơ sở đỏnh giỏ uy tớn khỏch hàng, doanh nghiệp bỏn hàng thu tiền mặt trong những chuyến đặt hàng đầu tiờn. Nhưng đa số cỏc khỏch hàng mới do khỏch hàng truyền thống giới thiệu nờn phần nào uy tớn của họ cũng được đỏnh giỏ qua cỏc thụng tin do khỏch hàng truyền thống cung cấp. Nếu họ thực hiện tốt việc thanh toỏn theo quy định thỡ doanh nghiệp tiếp tục giao hàng và cấp hạn mức tớn dụng giỏ trị thấp, dần dần uy tớn khỏch hàng tỉ lệ với hạn mức tớn dụng doanh nghiệp cấp và quỏ trỡnh mua bỏn diễn ra theo quy định trong hợp đồng kinh tế giữa cụng ty với khỏch hàng theo nguyờn tắc:
- Tư cỏch tớn dụng: Chớnh là thỏi độ tự nguyện cú nghĩa vụ trả nợ của khỏch hàng qua những lần trao đổi mua bỏn khởi đầu với cụng ty ỏp dụng đối với cỏc khỏch hàng mới.
- Năng lực trả nợ: dựa vào những lần thanh toỏn tiền hàng nhanh, đỳng hạn thỡ uy tớn khỏch hàng được đỏnh giỏ cao và ngược lại, thanh toỏn quỏ hạn uy tớn của họ ngày một giảm sỳt.
- Vốn: Nhõn viờn bỏn hàng cú thể đỏnh giỏ qua tài sản vật chất của khỏch hàng. Đụi khi việc đỏnh giỏ này khụng chớnh xỏc do tài sản này cú thể được đầu tư bằng cỏc khoản vay.
- Điều kiện: Khi giỏ bỏn hay giỏ thành cỏc mặt chố tăng làm giảm doanh thu cũng
như lợi nhuận thỡ khả năng trả nợ cú bị giảm khụng?
Dựa trờn tất cả thụng tin từ cỏc nguồn khỏc nhau và cỏc nguyờn tắc phõn tớch vị thế khỏch hàng nhõn viờn thu nợ tiến hành tổng kết phõn tớch và đỏnh giỏ lại khỏch hàng qua hàng thỏng. Do việc thực hiện đỏnh giỏ mang tớnh chất thường xuyờn rất thuận tiện cho quản lý cỏc khoản nợ, theo dừi phỏt hiện ra nợ quỏ hạn để cú chớnh sỏch thu tiền hiệu quả và cụng việc này được lặp lại kiểm tra khỏch hàng vào cuối năm khi tổng kết lại cỏc khoản nợ khú đũi. Vào mỗi thỏng nếu khỏch hàng khụng thực hiện đỳng theo quy định về thời hạn thanh toỏn, số tiền phải thanh toỏn hết thỡ cụng ty cắt giảm số lượng hàng trờn một lần đặt hàng và nếu kộo dài liờn tục thỡ ngưng việc giao hàng.
Mặc dự chớnh sỏch này tương đối gắt gao cú thể doanh nghiệp đỏnh mất một số khỏch hàng hiện tại nhưng nếu doanh nghiệp tiếp tục trao đổi với khỏch hàng này thỡ lợi nhuận thu được khụng đủ bự đắp cho chi phớ tài chớnh do đầu tư vốn vào nợ quỏ hạn hay nợ khú đũi, chi phớ thu nợ và chi phớ cơ hội do từ chối khỏch hàng tương lai. Nhưng để đỏnh giỏ trung thực hơn về cỏc khoản phải thu tụi phõn tớch kết quả từ việc ỏp dụng chớnh sỏch tớn dụng qua 5 năm.
* Tiờu chuẩn tớn dụng
Do xuất phỏt từ thực tế cỏc bỏo cỏo tài chớnh của doanh nghiệp ớt được cụng khai nờn khú xỏc định được nguồn vốn bao gồm nợ và vốn chủ sở hữu cũng như cỏc chỉ tiờu đỏnh giỏ tỡnh hỡnh hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đú. Do đú, việc đưa ra tiờu chuẩn tớn dụng chỉ căn cứ trờn giỏ trị tài sản cố định theo phỏng đoỏn của nhõn viờn bỏn hàng nhưng việc đỏnh giỏ này thụng thường được tiến hành đối với cỏc khỏch hàng được cấp hạn mức tớn dụng và nú ớt được ỏp dụng để đỏnh giỏ khỏch hàng mới.
Trong năm 4 năm qua, biện phỏp tăng doanh thu là ỏp dụng tiờu chuấn tớn dụng đối với khỏch hàng mua hàng trả chậm, khỏc với doanh nghiệp khỏc, cụng ty khụng đưa ra tiờu chuẩn tớn dụng, vỡ thế khỏch hàng khụng ngừng gia tăng cựng với số lượng lớn đều cú mặt khắp cỏc Tỉnh, thành trong cả nước. Do chớnh sỏch thụng thoỏng này doanh thu khụng ngừng tăng và nhõn tố khỏc tăng là vốn đầu tư cho cỏc khoản phải thu, mở rộng hơn là tăng nhu cầu vốn lưu động
Tiếp theo tụi sẽ phõn tớch thời hạn bỏn chịu để tỡm ra nguyờn nhõn làm giảm hiệu quả quản trị khoản phải thu.
* Thời hạn bỏn chịu
Thời hạn bỏn chịu của cụng ty chớnh là độ dài từ ngày xuất hoỏ đơn bỏn hàng đến ngày nhận tiền bỏn hàng. Do xuất phỏt từ thúi quen bỏn hàng trả gối đầu của khỏch hàng đối với cỏc doanh nghiệp khỏc cựng ngành. Vỡ thế, cụng ty cũng ỏp dụng hỡnh thức này cạnh tranh với đối thủ nhằm thu hỳt nhiều khỏch hàng về với mỡnh do doanh nghiệp cú.
Nhằm tăng tớnh cạnh tranh cựng cỏc đối thủ, sử dụng vốn hiệu quả hơn, doanh thu ngày một tăng cao và đạt mục tiờu tối đa hoỏ lợi nhuận cũng chớnh là thu hỳt thật nhiều khỏch hàng nờn Ban lónh đạo quyết định tăng thời hạn bỏn chịu từ 30 ngày lờn 45 ngày từ ngày xuất húa đơn bỏn hàng gửi đến khỏch hàng sau
thời gian này khỏch hàng phải thanh toỏn hết tiền hàng cũn nợ đỳng thời hạn đồng nghĩa với uy tớn họ được đỏnh giỏ cao và hạn mức tớn dụng cấp cú giỏ trị cao hơn. Nếu khỏch hàng quỏ hạn sẽ phải chịu mức lói suất thanh toỏn chậm theo quy định.
* Chớnh sỏch chiết khấu
Trong 5 năm vừa qua do xuất phỏt từ việc bỏn hàng trả chậm kết hợp với ưu thế của mỡnh nờn cụng ty đó thu hỳt được số lượng lớn khỏch hàng. Ban lónh đạo cụng ty đó sử dụng đến chớnh sỏch chiết khấu vỡ mục đớch của chiết khấu là nhằm tăng doanh thu hay lợi nhuận đồng nghĩa với tăng số lượng hàng hoỏ tiờu thụ và giảm chi phớ thu nợ. Nhỡn chung, quyết định trờn của ban lónh đạo cụng ty rất phự hợp, đỳng đắn với thực tế doanh nghiệp và cú hiệu quả trong quản lý khoản phải thu.
Ngược lại, nếu doanh nghiệp ỏp dụng chớnh sỏch chiết khấu đối với khỏch hàng thanh toỏn tiền trước thời hạn, khi thấy được lợi ớch này nhiều khỏch hàng khỏc chuyển sang đặt hàng cụng ty làm cho sản lượng tiờu thụ tăng. Muốn đỏp ứng số lượng đặt hàng của khỏch hàng cụng ty cần cõn đối để cú kế hoạch nhập mua và dự trữ hàng hoỏ, trỏnh tỡnh trạng khụng cú đủ hàng để cung ứng. Vỡ như vậy sẽ dễ dẫn đến tỡnh trạng khụng giao đủ cho khỏch hàng phỏt sinh chi phớ khỏc do vi phạm hợp đồng mua bỏn. Bờn cạnh đú, chiết khấu ảnh hưởng lợi nhuận giảm so với trước do giảm giỏ bỏn nờn khỏch sẽ đặt hàng với số lượng nhiều hơn cựng khoản tiền mua hàng nhưng bự đắp bằng khoản phải thu giảm, nợ quỏ hạn giảm, chi phớ thu nợ giảm. Suất chiết khấu bằng khụng cũng là một trong những lý do giải thớch khoản phải thu, nợ quỏ hạn tăng lờn. Cỏc nhà quản trị nờn sử dụng chớnh sỏch chiết khấu trong thời gian tới để tăng tớnh cạnh tranh với cỏc đối thủ khi họ sử dụng suất chiết khấu làm cụng cụ kớch thớch khỏch hàng rất hiệu quả.
Với sự cạnh tranh ngày càng gay gắt của thị trường ban lónh đạo cụng ty luụn chỳ trọng cỏc chớnh sỏch chiết khấu, cụ thể và linh hoạt như đối với khỏch hàng thanh toỏn ngay sẽ được hưởng 100.000đ/tấn hàng. Vỡ vậy doanh thu qua cỏc năm của cụng ty liờn tục tăng cao thể hiện qua biểu đồ doanh thu: (trang 42)
* Chớnh sỏch thu tiền
Một yếu tố khỏc cú tỏc dụng giảm nợ quỏ hạn, nợ khú đũi là chớnh sỏch thu tiền. Và sau đõy là thực trạng quản lý chớnh sỏch thu tiền trong những năm qua của cụng ty
Căn cứ theo cỏc số liệu liờn quan đến khoản phải thu cho thấy nợ quỏ hạn cú xu hướng tăng nhanh ỡ vậy doanh nghiệp cần cú chớnh sỏch thu tiền vừa mềm dẻo vừa cứng rắn nhằm giảm nợ quỏ hạn nhưng đồng thời khụng làm mất khỏch hàng hay doanh số tương lai bị giảm xuống, đõy là chớnh sỏch mà hầu hết cỏc doanh nghiệp đều ỏp dụng làm cụng cụ thu tiền hàng đảm bảo quỏ trỡnh mua bỏn lõu dài. Chớnh sỏch thu tiền của Cụng ty khỏc một số doanh nghiệp khỏc là nú được ỏp dụng với khoản phải thu trong đú cú nợ quỏ hạn. Quyết định này xuất phỏt từ phương thức bỏn hàng thực tế của doanh nghiệp là giao hàng tận nơi tiờu thụ và chi phớ vận chuyển tớnh vào giỏ bỏn hàng húa. Ban lónh đạo cụng ty đó nắm bắt cơ hội từ cỏch thức giao hàng để thu tiền cụ thể: mỗi ngày cú nhiều chuyến giao hàng tại cỏc Tỉnh cho cỏc khỏch hàng, cử nhõn viờn thu tiền đi theo xe chở hàng và thu tiền cỏc khỏch hàng theo lịch trỡnh do nhõn viờn kế toỏn theo dừi nợ cung cấp. Đồng thời cỏc nhõn viờn này ngoài việc thu tiền cũn phải nhắc nhở khỏch hàng thường xuyờn để thỳc đẩy họ trả tiền sớm và đỳng hạn nhằm hạn chế nợ quỏ hạn gia tăng giỳp giảm chi phớ thu nợ.
Mạng lưới cung cấp sản phẩm rộng khắp khu vực phần nào thuận tiện cho việc thu tiền vỡ cụng ty đều đặt văn phũng đại diện tại cỏc Tỉnh trong khu vực chớnh nhõn viờn tại cỏc văn phũng vừa thực hiện cụng đoạn bỏn hàng vừa thu tiền hàng tại cỏc Tỉnh này kết hợp với nhõn viờn thu tiền do doanh nghiệp cử đến. Sau mỗi lần đi cụng tỏc nhõn viờn thu nợi sẽ nộp tiền thu được về quỹ cụng ty hoặc quỹ cỏc văn phũng, chi nhỏnh trực thuộc điều đú giỳp tăng vũng quay tiền mặt.
Mặc dự doanh nghiệp đó tăng cường cho nhõn viờn đến nhắc nhở và thu tiền hàng cỏch 3-4 ngày cú thể kộo dài khoảng 1 tuần nhưng vẫn khụng trỏnh khỏi cỏc khoản nợ tồn đọng chuyển sang nợ quỏ hạn. Nguyờn nhõn khỏch hàng cố tỡnh trả nợ quỏ thời hạn vỡ họ cú thể chiếm dụng vốn của doanh nghiệp mà khụng phải trả số tiền phạt với mức phạt tỉ lệ số tiền phải trả quỏ hạn. Vỡ vậy, cụng ty cần ỏp dụng nhiều biện phỏp cứng rắn hơn đối với nợ quỏ hạn. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Đối với nợ quỏ hạn cụng ty thu tiền thực hiện theo từng giai đoạn theo mức độ tăng dần về biện phỏp gắt gao và chi phớ thu nợ. Biện phỏp đầu tiờn là gọi điện nhắc nhở, fax, gửi thư. Nếu khỏch hàng chấp nhận thanh toỏn khoản nợ thỡ doanh nghiệp cú thể cử người đến nhận. Ngược lại, doanh nghiệp cho nhõn viờn thu nợ đến gặp trực tiếp khỏch hàng đũi nợ và nhận tiền. Nếu sau 1 năm cụng ty vẫn chưa nhận được tiền hàng thỡ tiến hành cỏc thủ tục phỏp lý nhờ cỏc cơ quan chức năng cú thẩm quyền giải quyết khiếu nại vỡ khỏch hàng vi phạm hợp đồng kinh tế
về điều khoản thời hạn thanh toỏn, lỳc này nợ quỏ hạn chuyển sang hạch toỏn nợ khú đũi.