3.2.2.2. Hồn thiện cơng tác quản lý thời gian – tiến độ thực hiện dự án
Công ty phải tăng cường đầu tư nâng cao chất lượng khảo sát, lập nhiệm vụ thiết kế cho các cá nhân, tổ chức có đủ năng lực, uy tín, kinh nghiệm; tập trung tăng cường giao trách nhiệm các biện pháp tháo gỡ khó khăn trong khâu giải phóng mặt bằng; và xây dựng quy trình đấu thầu rõ ràng, minh bạch và phân chia dự án thành các gói thầu hợp lý. Ban điều hành của cơng ty nên bao gồm ít nhất một người lập hồ sơ kinh tế và kỹ thuật có năng lực và kinh nghiệm..
Một phương pháp quản lý hợp lý sẽ giúp nâng cao hiệu quả thực hiện dự án. Do đó, tác giả đề xuất sử dụng một số phương pháp quản lý, chẳng hạn như phương pháp sử dụng các mốc thời gian của dự án, phương pháp kiểm tra giới hạn, phương pháp phân tích các giá trị thu được, báo cáo quá trình, báo cáo giám sát và các cuộc họp thảo luận về dự án.
Lịch trình cho các dự án nên bao gồm nhiều thứ hơn là chỉ ngày bắt đầu và ngày kết thúc. Các nhà quản lý phải lập kế hoạch cho từng giai đoạn của dự án, từ thực hiện đến phát triển và tất cả các giai đoạn con ở giữa. Lộ trình càng chi tiết, người quản lý càng dễ dàng theo dõi tiến độ của nhóm của mình và các bên liên quan có thể nắm bắt được lộ trình tổng thể một cách chủ động.
Lộ trình dự án“được tạo lập qua 4 bước: Bước 1: Xác định nhiệm vụ cần làm
Bước 2: Xác định thuộc tính phụ giữa các nhiệm vụ
Bước 3: Xác định những tài nguyên cần có để làm nhiệm vụ Bước 4: Thời gian xác định hoàn thành”
Sau khi kết thúc giai đoạn bàn giao, người quản lý phải lập một danh sách các công việc phải hoàn thành để hoàn thành việc bàn giao đúng thời hạn. Sau đó, xác định các phụ thuộc nhiệm vụ để xác định nhiệm vụ nào phải được hoàn thành trước. Kết quả là, người quản lý sẽ có thể hồn thành các nhiệm vụ quan trọng trước thời hạn.
Đừng quên tính đến mức độ phụ thuộc khác nhau giữa các công việc của họ, điều này có thể ảnh hưởng đến ngày bắt đầu và ngày kết thúc của mỗi nhiệm vụ, cũng như toàn bộ dự án. Các thành phần phụ thuộc của nhiệm vụ có thể được định nghĩa như sau: kết thúc trước khi bắt đầu - nhiệm vụ A phải được hồn thành trước khi nhiệm vụ B có thể bắt đầu - hoặc Từ đầu đến cuối - nhiệm vụ A phải được hoàn thành trước khi nhiệm vụ B có thể bắt đầu.”
Sau khi các hạng mục công việc đã được tổ chức hợp lý, người quản lý sẽ quyết định sử dụng những nguồn lực nào. Điều này rất quan trọng vì nhiều tài ngun có khả năng được sử dụng đồng thời, dẫn đến xung đột lịch trình. Kiểm tra tính khả dụng của tài nguyên và ưu tiên sử dụng tài nguyên để giải quyết vấn đề này.
Xác định mỗi nhiệm vụ sẽ mất bao lâu để hoàn thành sau khi phân bổ nguồn lực cho mỗi nhiệm vụ. Thời gian hồn thành nhiệm vụ có thể được tính bằng giờ, ngày, tuần, hoặc thậm chí hàng tháng, tùy thuộc vào quy mơ và độ phức tạp của dự án.
Một sai lầm quản lý phổ biến là khơng cho phép đủ thời gian để hồn thành một nhiệm vụ. Khi điều này xảy ra, tất cả các bên liên quan buộc phải làm việc nhanh chóng để hồn thành nhiệm vụ, dẫn đến chất lượng công việc thấp hơn.
Người quản lý có thể lập kế hoạch hiệu quả cho từng cơng việc bằng cách tham khảo các dự án có hạng mục cơng việc tương tự nhau. Hơn nữa, khi lập kế hoạch thời gian của mỗi nhiệm vụ, hãy ghi nhớ tính sẵn có của từng nguồn lực cũng như sự chậm trễ do các vấn đề khác.
3.2.2.3. Hồn thiện quản lý chi phí dự án
Cơng ty phải tổ chức nhân sự có kinh nghiệm kiểm sốt sản phẩm, thiết kế và dự tốn thi cơng, rà sốt hạng mục chi phí, khối lượng ...; sử dụng hệ thống phần mềm quản lý dự án, phần mềm dự tốn trong q trình quản lý chi phí.
Thực hiện tiến độ giải ngân vốn theo đúng tiến độ thực hiện dự án, tập trung hồn thành dứt điểm từng hạng mục cơng trình, tránh hiện tượng dàn trải vốn, nhanh chóng thu hồi vốn để thanh tốn cho các hạng mục dưới đây. Cán bộ xét duyệt quyết tốn phải có hiểu biết vững chắc về hệ thống văn bản quy phạm pháp luật hướng dẫn thực hiện cơng tác quản lý.”
Hơn nữa, một số chính sách và quy định về quản lý dự án đã được cải cách nhằm thúc đẩy tính đơn giản, gọn nhẹ và hiệu quả. Thể chế, cơ chế, chính sách khơng ngừng được hoàn thiện nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc triển khai dự án.
Một công ty cũng nên đầu tư vào quản lý rủi ro, đặc biệt là rủi ro chi phí.
Trên thực tế, có rất nhiều rủi ro có thể xảy ra trong một tổ chức, doanh nghiệp hoặc dự án và không nhất thiết phải giải quyết tất cả các rủi ro. Nguyên tắc 20/80 thường được sử dụng để xác định và giải quyết các rủi ro đáng kể, cũng như các nguyên nhân gốc rễ ảnh hưởng đến rủi ro của tổ chức. Điều này dẫn đến một phân tích để xác định các rủi ro phải được giải quyết.