Biểu tượng tồn kho đệm (B) và tồn kho an toàn (S) Biểu tượng kệ tồn kho Biểu tượng phương pháp cải tiến Biểu tượng cụm máy Biểu tượng hệ thống đẩy MRP và luồng tồn kho FIFO biểu tượng hộp heijunka
Biểu tượng kanban sản xuất Biểu tượng kanban di chuyển Biểu tượng kanban tín hiệu và hộp thẻ kanban
Quản lý kho Kho là các điểm trong chuỗi cung ứng, nơi mà sản phẩm tạm dừng, để được xử lý, và tiếp tục di chuyển trên chuỗi cung ứng. Kho cần có cả không gian lưu trữ và thời gian của nguồn nhân lực hoạt động trong kho, đây là những chi phí cần tính đến khi quản lý kho bãi.
Quản lý kho bao gồm các chức năng hoạch định và vận hành kho. Hoạch định kho bao gồm hoạch định mặt bằng, hoạch định phương tiện và hoạch định quy trình vận hành kho. Vận hành kho bao gồm các hoạt động nhận hàng, cất hàng, lấy hàng, kiểm tra, đóng gói, chuyển hàng.
Công việc của quản lý kho
– Sắp xếp một cách khoa học các loại hàng hóa, vật tư, nguyên liệu trong kho – Lập và cập nhật sơ đồ kho
– Đảm bảo tiêu chuẩn của hàng hóa trong kho
– Sắp xếp hàng trong kho theo đúng hướng dẫn của nhà sản xuất
– Đối với những hàng hóa mau hư cần quản lý theo nguyên tắc nhập trước xuất trước
– Tiếp nhận, kiểm tra các chứng từ, giấy tờ yêu cầu nhập, xuất hàng, giao hàng hay lưu chuyển hàng hóa theo quy định
– Thực hiện việc nhập, xuất hàng hóa vật tư cho cá nhân liên quan – Ghi phiếu nhập, xuất kho
– Theo dõi số lượng hàng tồn kho tối thiểu hằng ngày và đảm bảo tất cả hàng 28
hóa trong kho phải có định mức tồn kho tối thiểu – Thực hiện các thủ tục đặt hàng
– Lập phiếu yêu cầu mua hàng đối với các vật tư phụ, dụng cụ cá nhân,… – Tuân thủ các quy định về phòng cháy chữa cháy (PCCC) và an toàn kho – Kiểm tra định kỳ các kệ hàng, tránh ẩm ướt, gãy đổ, mối mọt,…
Cách quản lý kho hiệu quả
Hình 2.7 Ví dụ Lưu đồ quá trình quản lý kho
Mã hóa vật tư/ hàng hóa
Việc mã hóa vật tư/ hàng hóa là cực kỳ quan trọng đối với một doanh nghiệp. Đây là chìa khóa để quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Bước này giúp cho quản lý, nhân viên có thể đọc, hiểu và nhận diện chính xác mã từng vật tư/ hàng hóa. Quan trọng hơn là doanh nghiệp có thể kiểm soát tồn kho hiệu quả và và chính xác hơn vì thực tế, với một vật tư có nhiều tên gọi, khi chuẩn hóa bộ mã thì sẽ tránh được việc trùng lặp, sai sót.
Cần có bước khảo sát và tổng hợp các thông tin một cách bài bản và toàn diện về vật tư/ hàng hóa, phân loại và lập danh sách vật tư/ hàng hóa theo các tiêu thức phù hợp với yêu cầu quản lý. Làm được điều này, quá trình mã hoá vật tư/ hàng hóa sẽ trở thành đơn giản, dễ nhớ và ít có sự thay đổi (gọi là bộ mã khoa học).
Không thể có bộ mã khoa học cho tất cả các doanh nghiệp. Cách mã hoá của doanh nghiệp này có thể không phù hợp với doanh nghiệp khác. Vậy nên việc nắm chắc yêu cầu quản lý và đặc tính sản phẩm vẫn là yếu tố quyết định tính khoa học của bộ mã.
Sắp xếp vật tư/ hàng hóa trong kho một cách khoa học, thuận tiện và hợp lý
Ngày nay, các doanh nghiệp thường sắp xếp vật tư/ hàng hóa theo vị trí, đây là cách khoa học, thuận tiện và hợp lý nhất. Mỗi loại vật tư/ hàng hóa cần được phân loại để chứa vào những khu vực phù hợp trong kho, cách này cũng sẽ giúp thủ kho dễ dàng nắm bắt về vị trí hàng trong kho khi cần xuất kho hay kiểm kho. Quản lý theo vị trí cũng giúp doanh nghiệp tránh được thất thoát do nhầm lẫn hay bị mất cắp hàng hóa.
Xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu đối với mỗi vật tư/ hàng hóa
Đây là công việc vô cùng quan trọng để có thể quản lý hàng tồn kho hiệu quả.Việc xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu đối với mỗi vật tư/ hàng hóa sẽ giúp doanh nghiệp tránh được việc mua hàng quá tay, nhập về nhiều hơn mức cần thiết hoặc thiếu hụt vật tư/ hàng hóa dẫn đến giảm doanh thu (đối với doanh nghiệp thương mại), việc sản xuất bị trì trệ (đối với doanh nghiệp sản xuất), đồng thời giảm thiểu và hạn chế tối đa các chi phí tồn kho của doanh nghiệp. Mức tồn kho tối đa, tồn kho tối thiểu được thiết lập theo từng mặt hàng và được điều chỉnh trong một khoảng thời gian nhất định nào đó, đặc biệt những mặt hàng sản xuất và kinh doanh có thời vụ.
Kiểm kê hàng hóa định kỳ
Các doanh nghiệp phải tiến hành kiểm kê để xác định số liệu thực tế với trên sổ sách có giống nhau không. Khi kiểm đếm lại số lượng các mặt hàng, có thể doanh nghiệp sẽ phát hiện ra hàng hư hỏng, hàng lỗi hoặc hết hạn. Việc kiểm kê thường xuyên cũng sẽ giúp doanh nghiệp quản lý tồn kho dễ dàng và chính xác hơn, hạn chế sai sót và chi phí hủy hàng hỏng. Ít nhất doanh nghiệp nên thực hiện việc này 6 tháng một lần.
Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý hàng tồn kho
Ngoài ra để quản lý kho hàng hiệu quả, doanh nghiệp có thể dùng phần mềm quản lý kho hỗ trợ doanh nghiệp quản lý kho hàng dễ dàng, nhanh chóng và tránh được các sai sót khi thực hiện quản lý kho bằng các phương pháp truyền thống. Bởi vì với phương pháp này thì bất cứ khi nào và ở đâu, doanh nghiệp cũng có thể tra cứu được tồn kho một cách chính xác, có thể lên số lượng đặt hàng nhanh chóng, giảm tình trạng hàng hóa tồn quá nhiều hoặc thiếu hụt. Thêm vào đó, doanh nghiệp cũng có thể biết được mặt hàng nào luân chuyển chậm để giảm lượng đặt hàng nhằm tiết kiệm chi phí và ưu tiên những mặt hàng đem lại lợi nhuận lớn hơn.
Quản lý kho bãi cần phát triển mô hình nhằm giảm thiểu các yêu cầu về không gian lưu trữ và thời gian nhân lực, từ đó giảm thiểu chi phí kho bãi. Quản lý kho bãi cân nhắc sử dụng không gian lưu trữ và thời gian nhân lực nhằm cực tiểu chi phí kho bãi. Để quản lý kho bãi cần phải hiểu vai trò mà kho bãi phục vụ trong chuỗi cung ứng cùng các phương tiện giúp kho bãi thực hiện vai trò này.
Ngoài các lý thuyết trên, nghiên cứu còn sử dụng các bài bảo về chuỗi giá trị, hoạch định mặt bằng kho như liệt kê trong phần tham khảo.
Chương 3. ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG QUẢN LÝ KHO
Hiện trạng quản lý kho được đánh giá qua mặt bằng kho và vận hành kho
3.1. Mặt bằng kho hiện tại
Kho tại trung tâm phân phối được chia làm 3 khu vực kho A, B và C. Trong đó, kho A có diện tích lớn nhất và cũng là đối tượng nghiên cứu. Kho A có diện tích khoảng 27000m2, chiều cao kho 15m, năng lực chứa 36000 pallet.
Hình 3.8 Mặt bằng chung của kho
Hiện tại, kho A chứa hai loại hàng thành phẩm và khuyến mãi. Hàng thành phẩm do công ty sản xuất. Hàng khuyến mãi bao gồm hàng khuyến mãi (gift) được sản xuất từ các nhà cung cấp khác và hàng POS (các vật dụng dùng để hỗ trợ việc bán hàng tại điểm bán như kệ, poster,...).
Mặt bằng kho A như hình sau.
Khu vực lưu trữ hàng thành phẩm có mặt bằng theo pallet, sử dụng hệ thống kệ double deep. Mặt bằng có 2 cross aisle cắt ngang để thuận lợi cho việc lấy hàng. Hàng thành phẩm được lưu trữ theo chính sách dành riêng, luôn được lấy theo dạng full pallet, vận hành theo chu trình đơn chỉ nhập hoặc xuất.
Sơ đồ khối hệ thống
Hình 3.10 Sơ đồ khối hệ thống
Xây dựng quy trình lưu kho
Bước 1: Các bộ phận có nhu cầu nhập hàng gửi yêu cầu nhập kho
Sau khi chuyển hàng về tới kho, nhân viên nhập hàng sẽ xuất phiếu yêu cầu nhập kho cho kế toán;
Bước 2: Kế toán ( hoặc thủ kho) lập phiếu nhập kho và ký nhận
Kế toán tiến hành lập phiếu nhập kho. Phiếu này gồm 1 liên lưu tại số xuất nhập kho, 1 liên gửi cho kế toán, mọt liên đưa cho nhân viên nhập hàng;
Bước 3: Thủ kho thực hiện kiểm tra hàng hoá, ký vào phiếu giao nhận sản phẩm Sau khi hoàn tất việc kiểm tra số lượng, chất lượng và lập giấy tờ, người giao hàng sẽ bàn giao hàng hóa cho nhân viên kho;
Bước 4: Nhập kho hàng hóa và cập nhật thông tin và cập nhật thông tin vào thẻ kho, phần mềm quản lý kho
Các bộ phận liên quan sẽ ký nhận vào giấy nhập kho. Kế toán cập nhật thông tin vào số kho và hạch toán nhập kho.
Bảng 3.3 Diện tích chức năng giữa các bộ phận
Bộ phận Diện tích (m2) Chức năng Đánh giá Phòng nhập 24 xử lí nhập xuất hàng REQ Vị trí khá hợp lí vì ngay cửa nhập, thuận tiện cho việc nhập.
Phòng QA 24
kiểm soát chất lượng hàng khuyến mãi
Vị trí khá hợp lí vì ngay cửa nhập, thuận tiện cho việc nhập, nhưng không
nằm kề phòng POSM Phòng POSM 24 Quản lí nhập, lưu trữ, xuất hàng khuyến mãi Vị trí khá hợp lí vì ngay cửa nhập, thuận tiện cho việc nhập.
Khu vực
nhận hàng 1250
nhận cả hai loại hàng thành phẩm
và khuyến mãi
thường xảy ra tình trạng không đủ diện tích tiếp nhận, cần tăng diện tích đáp ứng nhu cầu hiện tại, tránh xảy ra tình
trạng ứ đọng hàng hóa.
Hệ thống kệ 12100 lưu trữ hàng Vị trí phù hợp, vì gần kề kho khác. 36
hàng FG thành phẩm Nhưng cần tăng thêm diện tích lưu trữ.
Khu vực
đóng gói 3800 đóng gói Vị trí phù hợp.
Khu vực
xuất hàng 3800 xuất hàng
Vị trí phù hợp. Nhưng thường xuyên có tình trạng trống, cần tính toán lại không
gian cần thiết
3.2. Vận hành kho
Quy trình vận hành kho bao gồm các hoạt động nhận hàng, cất hàng, lưu trữ, lấy hàng, đóng gói, xuất kho. Ngoài thời gian lưu trữ, các thòi gian của các hoạt động còn lại đều có thể giảm thiểu qua loại bỏ các hoạt động thành phần không gia tăng giá trị. Với quy ước hoạt động tạo giá trị gia tăng là các hoạt động cần thiết cho việc vận hành kho và cho khách hàng. Hoạt động không gia tăng giá trị là những hoạt động như di chuyển, chờ.
Để đánh giá hiện trạng vận hành kho, sơ đồ chuỗi giá trị hiện tại cùa quy trình vận hành hàng thành phẩm và hàng khuyến mãi được xây dựng.
- Kho sản xuất mỗi ngày 1 ca, mỗi ca 8 giờ. Tgian nghỉ trưa 25phút , tgian nghỉ giữa ca 30 phút. Thời gian sản xuất sẵn có hàng ngày là (Available production time- APT):
APT = (8*60 – (25+30))=425 phút (3.1)
Quy trình vận hành của kho A trải qua 5 trạm làm việc. Các dữ liệu được thu thập thực tế ở mỗi công đoạn như:chu kỳ thời gian (Cycle Time - CT), thời gian chuyển đổi (bao gồm thời gian di chuyển và thời gian chuẩn bị của các công đoạn (ChangeOver Time - CO), số nhân viên (Operator Process - OP), lượng tồn kho và thời gian tồn kho được thể hiện ở Bảng 2 và Bảng 3.Từ đó, ta tính được thời gian làm việc thực tế (Actual Operating Time - AOP)và tỷ lệ thời gian làm việc thực tế (Up Time - UT) của từng trạm sản xuất.
AOP = APT – CO (3.2)
Bảng 3.4 Dữ liệu thuộc tính về thời gian của quy trình
STT Công đoạn OP( người ) CT (giây) CO (phút) APT (phút) AOP (phút) UT (%) 1 Nhập hàng 6 60 30 425 395 92.94 2 Cất hàng 10 100 60 425 365 85.88 3 Lấy hàng 4 80 55 425 370 87.06 4 Đóng gói 40 650 70 425 355 83.53 5 Xuất hàng 8 40 25 425 400 94.12
Bảng 3.5 Dữ liệu về thuộc tính tồn kho của quy trình
STT Công đoạn Lượng tồn kho(kg) Thời gian tồn
kho(phút) 1 Nhập hàng 0 0 2 Cất hàng 0 0 3 Lấy hàng 0 0 4 Đóng gói 9000 720 6 Xuất hàng 6000 480
Từ các chu kì sản xuất, ta tính được tổng thời gian gia tăng giá trị của quá trình sx như sau:
TCT= CT1 + CT2 +CT3 +CT4 + CT5 =60+100+80+650+40= 930 (phút)(3.4)
Từ các thời gian tồn kho, ước lượng được tổng thời gian sản xuất là:
TLT =0+0+0+720+480=1200 ( phút) (3.5)
Ta thấy rằng tỉ lệ thời gian gia tang giá trị trên thời gian sản xuất là rất nhỏ nên có rất nhiều cơ hội cho việc tinh gọn quá trình sx.
Từ đó ta có sơ đồ chuỗi giá hiện tại của hàng thành phẩm như hình sau:
Hình 3.12 Sơ đồ chuỗi giá trị hiện tại
Từ sơ đồ chuỗi giá trị hiện tại, các chỉ số chuỗi hiện tại như bảng sau.
Bảng 3.6 các chỉ số chuỗi hiện tại
Chỉ số Giá trị
LT (phút) 2130
VAT(phút) 930
NVAT(phút) 1200
PCE (%) 43.66%
Thấy rằng tỷ lệ PCE= (43.66%)là rất thấp, thời gian gia tăng giá trị là rất nhỏ tổng thời gian sản xuất, gây lãng phí thời gian, cần giảm thiểu thời gian không gia tăng giá trị, cải thiện tỷ số PCE,quy trình vận hành còn nhiều hoạt động lãng phí và cần được cải tiến.
Chương 4. CẢI TIẾN VẬN HÀNH KHO4.1. Mục đích của mô phỏng 4.1. Mục đích của mô phỏng
Phương pháp mô phỏng hệ thống và quán lý chuỗi giá trị được sử dụng để cải tiến quy trình vận hành hàng thành phẩm
Mô phỏng là mô hình hóa hệ thống thực, thường sử dụng ứng dụng trên máy vi tính với một phầm mềm thích hợp, để thực hiện phân tích và đánh giá các phương pháp nào đó tác động lên hệ thống thực thông qua mô hình được thực hiện trên máy tính.
4.2. Ưu và nhược điểm của mô phỏng- Ưu điểm - Ưu điểm
• Có thể kiểm tra điều chỉnh hệ thống đang tồn tại mà không cần phải gián - đoạn hệ thống.
• Phân tích hệ thống đang tồn tại để có thể hiểu được những bất thường của hệ thống
• Có thể điều chỉnh được thời gian để tăng tốc hoặc làm chậm quá trình • Có thể nhìn thấy được những thay đổi quan trọng của hệ thống
• Xác định được điểm tắc nghẽn của hệ thống • Giúp hiểu được quá trình vận hành của hệ thống
• Có thể đánh giá và so sánh thậm chí với những hệ thống ngẫu nhiên phức tạp • Có thể kiểm soát được điều kiện vận hành
• Có thể nghiên cứu hệ thống trong thời gian dài
- Nhược điểm
• Sự thành lập vấn đề đòi hỏi sự huấn luyện đặc biệt vì đây cũng là vấn đề về nghệ
thuật và khoa học
• đôi khi những kết quả của mô phỏng thì rất khó khăn để giải thích vì bản chất ngẫu
nhiên của hệ thống
• Có thể tiêu tốn nhiều thời gian và chi phí
• Mô phỏng tuy không phải là công cụ tối ưu hiệu quả nhưng lại hiệu quả trong 40
4.3. Mô phỏng hệ thống
Dựa trên quá trình tính toán để tối ưu hệ thống kho chứa ở trên, chúng em sử dụng phần mềm Plant Simulation 16.1 để mô phỏng quy trình hoạt động xuất, nhập kho hàng. Nguyên liệu đầu vào được chuyển vào khu vực nhập hàng ở trong kho. Từ đây hàng hóa được xếp lên các kệ chứa hàng rồi từ đơn đặt hàng của khách hàng chúng lại được di chuyển tới khu vực đóng gói . Sau khi đóng gói xong hàng được xếp lên trên các kệ rồi được chuyển tới khu vực xuất hàng chờ xếp lên xe ô tô. Từ dữ liệu đầu vào ta cài đặt thông số thời gian làm việc cho các trạm làm việc như sau
Bảng 4.7 thông số thời gian làm việc cho các trạm làm việc
Tên trạm Thời gian (phút)
Nhập hàng 395 Cất hàng 365 Lấy hàng 370 Đóng gói 355 Xuất hàng 400 42
Hình 4.13 Hình ảnh mô phỏng kho hàng khi chưa được tối ưu
Hình 4.14 Kết quả sau khi mô phỏng kho hàng chưa được tối ưu