Sơ đồ 4.1 Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Khai Ánh Sáng Vina.
Công ty TNHH Khai Ánh Sáng Vina có cơ cấu tổ chức như sơ đồ trên: đứng đầu là giám đốc, sau đó là các phòng ban.
Cơ cấu tổ chức của Công ty theo hệ thống hỗn hợp, vừa tham mưu vừa trực tiếp. nhìn chung Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng do đó tránh được tình trạng tập trung toàn bộ các vấn đề quản lý cho giám đốc.
Theo mô hình quản lý này, các vấn đề phát sinh sẽ do các cán bộ phụ trách quản lý. Đối với những vấn đề chung của Công ty sẽ có sự bàn bạc của giám đốc. khi đó các bộ phận chức năng đề xuất ý kiến, giám đốc sẽ là người đưa ra quyết định cuối cùng và hoàn toàn chịu trách nhiệm rõ ràng giữa các phòng ban trong Công ty.
4.1.5Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban.
Nhân sự các phòng ban được phân bố như sau:
Bảng 4.1 : Số lƣợng nhân sự của Công ty
Phòng Ban Số lƣợng nhân viên
Giám Đốc 1 Phòng Marketing 3 Phòng Kế Toán 2 Phòng Đại Lý 3 Phòng Xuất Nhập Khẩu 6 Bộ Phận Chứng Từ 2 Bộ Phận Giao Nhận 4 Tổng cộng 21 Giám Đốc:
Là người có quyền hành cao nhất điều hành mọi hoạt động kinh doanh hằng ngày của Công ty, quyết định tất cả các vấn đề liên quan tới hoạt động của Công ty.
Là người chịu trách nhiệm trước pháp luật của Công ty, tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và kế hoạch đầu tư của Công ty, ban hành quy chế quản lý nội bộ Công ty, kiến nghị phương án bố trí cơ cấu tổ chức Công ty.
Là người chịu trách nhiệm quản lý và phụ trách những công việc nhất định.
Giám đốc cũng là người trực tiếp đàm phán, ký kết hợp đồng dịch vụ, đồng thời cũng là người đứng ra giao dịch tìm kiếm khách hàng cho Công ty.
Phòng Marketing:
Phòng Marketing có nhiệm vụ đề ra các chính sách, kế hoạch và tổ chức các công việc Marketing một cách hiệu quả.
Tìm kiếm nguồn hàng, các đối tác trong và ngoài nước, đưa ra các phương thức kinh doanh thích hợp để đẩy mạnh quá trình kinh doanh.
Nghiên cứu mở rộng thị trường, liên hệ, tìm hiểu nhu cầu khách hàng và nhu cầu của các đối thủ cạnh tranh để có những chiến lược thích hợp.
Tham khảo thị trường để có những chính sách khai thác giá cả hợp lý so với các đối thủ cạnh tranh.
Ngoài ra, phòng Marketing còn đảm nhận việc liên hệ với các đại lý hãng tàu, ký kết hợp đồng về cước vận tải, giá giao nhận.
Phòng Kế Toán:
Phòng Kế Toán có nhiệm vụ tính toán, ghi chép đầy đủ và kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phân tích và phản ánh đúng đắn kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty theo định kỳ hàng tháng, quý, năm.
Ngoài ra, phòng kế toán còn có nhiệm vụ được thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về tài chính theo luật định, quản lý chặt chẽ tài sản của Công ty, lập báo cáo thống kê, quyết toán chính xác, đầy đủ và kịp thời, bảo quản và lưu trữ các hồ sơ.
Kịp thời định khoản nợ phải thu, phải trả, nguồn tiền quỹ của Công ty, quản lý tín dụng, phối hợp với các bộ phận khác lập kế hoạch vay, trả, thu tiền khách hàng và sử dụng vốn.
Phòng đại lý:
Ngoài ra, phòng đại lý còn giữ chức năng phát hành lệnh giao hàng và làm vận đơn cho hàng xuất.
Nhận thông tin từ khách hàng, liên hệ khách hàng để trao đổi thông tin về việc xuất nhập hàng hoá, liên hệ trao đổi, với đại lý nước ngoài về thông tin hàng xuất và nhận thông tin hàng nhập từ đại lý.
Phòng xuất nhập khẩu:
Đóng vai trò hết sức quan trọng trong hiệu quả kinh doanh xuất nhập khẩu của Công ty.
Phòng được chia làm 2 bộ phận:
Bộ phận chứng từ:
Theo dõi, quản lý, lưu trữ các chứng từ, công văn.
Soạn thảo bộ hồ sơ hải quan, các công văn cần thiết giúp cho hoạt động của người giao nhận không gặp khó khăn.
Thường xuyên theo dõi quá trình làm hàng, liên lạc với người giao nhận để thông báo những thông tin cần thiết về lô hàng.
Sắp xếp lịch tàu, thông báo tình trạng hàng hoá cho khách hàng.
Bộ phận giao nhận:
Chịu trách nhiệm tiến hành các thủ tục hải quan, thuê phương tiện vận tải.
Nhân viên giao nhận ra cảng, sân bay làm thủ tục giao nhận hàng đồng thời liên hệ với các Công ty vận tải nội địa giao hàng đến kho.
4.2 Tình hình hoạt động kinh doanh trong 3 năm gàn đây 2014 – 2015 – 2016. 4.2.1Cơ cấu dịch vụ. 4.2.1Cơ cấu dịch vụ.
Bảng 4.2 Kết quả kinh doanh của Công ty theo cơ cấu loại hình kinh doanh của Công ty trong 3 năm 2014 – 2015 – 2016.
Đơn vị tính: 1.000.000 đồng
Chỉ tiêu 2014 2015 2016
Doanh thu từ hoạt động giao nhận 5.598 7.999 11.598,55
Doanh thu từ đại lý 3.199 4.698 6.906,06
Doanh thu từ hoạt động kinh doanh 2.783 3.908 5.663,04
Tổng doanh thu 11.58 16.605 24.167,65 0 2,000 4,000 6,000 8,000 10,000 12,000 14,000
doanh thu từ HĐ giao nhận Doanh thu từ đại ly doanh thu từ HĐ kinh doanh
2014 2015 2016
Biểu đồ 4.1 Biểu đồ cột thể hiện kết quả kinh doanh của công ty theo cơ cấu loại hình kinh doanh của Công ty trong 3 năm 2014 – 2015 – 2016.
Nhận xét:
Qua số liệu ta thấy kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty KAS đều tăng qua các năm và ổn định.
Đặc biệt, doanh thu từ hoạt động giao nhận cao nhất trong ba loại hình kinh doanh của Công ty. Đây cũng là một kết quả đáng kỳ vọng cho Công ty. Cụ thể doanh thu từ hoạt động giao nhận năm 2014 là 5.598 tỷ đồng, tăng lên 7.999 tỷ đồng năm 2015, tăng lên 11.598,55 năm 2016 tương ứng tăng 6 tỷ đồng so với năm 2014.
Giống với doanh thu từ hoạt động giao nhận thì doanh thu từ hoạt động đại lý cũng có xu hướng tăng từ 3.199 tỷ đồng năm 2014 lên 6.906,06 tỷ đồng năm 2016, tương ứng tăng 3,7 tỷ đồng.
Doanh thu từ hoạt động kinh doanh cũng tương đối giống với hoạt động đại lý, doanh thu tăng đều qua các năm. Năm 2014 là 2.783 tỷ đồng tăng lên 5.663,04 tỷ đồng năm 2016, tăng 3,2 tỷ đồng.
Nhìn chung doanh thu của Công ty có xu hướng tăng trong 3 năm qua, trong đó đứng đầu là doanh thu từ hoạt động giao nhận, sau đó là doanh thu từ hoạt động đại lý và cuối cùng là doanh thu từ hoạt động kinh doanh. Như vậy thế mạnh của Công ty tại thời điểm này chính là hoạt động giao nhận.
Có những nguyên nhân giúp cho kinh doanh của công ty ổn định và phát triển như sau:
Nguyên nhân bên trong: đội ngũ nhân viên công ty đã hoàn thành công việc xuất sắc, đáp ứng được nhu cầu của khách hàng cùng với sự chuyen nghiệp của nhân viên công ty. Cụ thể là: bộ phận chứng từ hoạt động hết năng suất để có thể cung cấp kịp thời và đầy đủ bộ chứng từ cần thiết để hỗ trợ cho bộ phận giao nhận có thể nhanh chóng tiến hành thủ tục nhập và xuất hàng.
Nguyên nhân bên ngoài: điều kiện thị trường thuận lợi là một trong những nguyên nhân chính giúp cho công ty hoạt động thuận lợi thu được nguồn lợi nhuận. Nhu cầu của khách hàng thay đổi, đối tác thay đổi đem đến cơ hội mới cho việc kinh doanh của công ty. Tuy nhiên, việc sai sót trong quá trình làm hàng là không thể tránh khỏi, làm phát sinh
một lượng chi phí. Đó vẫn là hạn chế mà đa số các công ty giao nhận đều gặp phải và cần khắc phục.
4.6.2 Cơ cấu thị trƣờng nhập khẩu của công ty.
Bảng 4.3: Cơ cấu thị trƣờng nhập khẩu của công ty.
Đơn vị tính: 1,000,000 đồng 2014 2015 2016 Mỹ 168,20 512,60 725,60 Hồng Kông 326,70 360,80 390,06 Nga 525,70 636,20 55,20 Đài Loan 200 285,20 300,06 Thị trƣờng khác 195,40 220,20 269,20 Tổng 1,416 2,105 2,260,12 Nguồn: Phòng Kế toán
Nhận xét:
Qua số liệu ta nhận thấy thị trường nhập khẩu năm 2016 tương đối rộng lớn, nhưng chỉ tập trung tại một số thị trường rộng lớn. Trong đó:
Mỹ là một thị trường tiềm năng nhất và mang lại lợi nhuận cao nhất cho doanh nghiệp. Công ty KAS có mối quan hệ tốt với nhiều đại lý ở các nước Châu Á nên khi có hàng về Việt Nam thì đại lý sẽ liên hệ với Công ty để KAS làm dịch vụ nhập khẩu. Hằng năm, Công ty đảm nhận nhiệm vụ nhập khẩu từ thị trường này với số lượng hàng hoá rất lớn. Những hàng hoá nhập khẩu từ thị trường này khá đa dạng và chủ yếu là vải, nguyên phụ liệu, nút và các sản phẩm may mặc khác.
Đứng thứ hai là thị trường Nga và ngày càng tăng qua các năm. Có thể nói thị trường Nga là một thị trường khó tính, đòi hỏi cao về chất lượng và mẫu mã về sản phẩm. Vì vậy, những lô hàng nhập khẩu từ thị trường này có tiêu chuẩn đánh giá đảm bảo về chất lượng, số lượng hàng nhập khẩu giúp cho việc giao nhận thuận lợi hơn. Doanh thu từ thị trường này mang lại ngày càng tăng qua các năm, điều này chứng tỏ rằng các sản phẩm của các doanh nghiệp trong thị trường này ngày càng phong phú, ưa chuộng, đảm bảo chất lượng sản phẩm đạt tiêu chuẩn quốc tế, và cũng là một dấu hiệu tốt cho Công ty đẩy mạnh công tác thâm nhập sâu hơn nữa vào thị trường này.
Bên cạnh đó, thị trường Hồng Kông bằng một nửa so với thị trường Mỹ và đang có xu hướng tăng. Công ty không có đại lý tại thị trường này nên chủ yếu dịch vụ nhập khẩu do tìm kiếm khách hàng từ bên ngoài.
Đài Loan và thị trường khác mặc dù chiếm tỷ trọng khiêm tốn nhưng cũng mang lại mức doanh thu khá cao cho Công ty.
4.6.3 Kết quả kinh doanh.
Bảng 4.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong 3 năm 2014 – 2015 – 2016.
CHỈ TIÊU 2014 2015 2016
Doanh thu 605.784,609 826.086,050 1.107.650,804 Lợi nhuận 39.819,451 130.518,088 275.652,980
Nguồn: Phòng kế toán
Biểu đồ 4.3 Biểu đồ cột thể hiện kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong 3 năm 2014 – 2015 – 2016.
Nhận xét:
Nhìn chung doanh thu của Công ty tăng trưởng khá cao qua các năm, năm 2015 tăng 1,36% so với năm 2014, năm 2016 tăng 1,34% so với năm 2015. Lợi nhuận qua các năm cũng tăng liên tục.
Thực tế ta có thể nhận thấy năm 2015 nhờ mở rộng mối quan hệ với các hãng tàu lớn như: HANJIN, OOCL, DAMCO, CNC…, lợi nhuận tăng lên đến 3,27% so với năm 2014.
Năm 2016, Công ty không dừng lại ở đó mà đã huấn luyện đội xe tải với đầy đủ kinh nghiệm trong việc nhập cũng như xuất hàng, sử dụng công nghệ GPS định vị hàng hoá cắt giảm thời gian một cách tối thiểu. Điều này mang lại lợi nhuận lên 2,11%.
Kể từ khi gia nhập WTO, Công ty đã có thêm nhiều đối tác khác nhờ vào sự uy tín cũng như tạo điều kiện hoà nhập Việt Nam vào sân chơi Thế Giới. Giúp cho Công ty KAS nói riêng và Công ty giao nhận khác nói chung tăng nguồn doanh thu và lợi nhuận.
Dù bước vào thị trường mới với nhiều đối thủ cạnh tranh gây không ít khó khăn nhưng Công ty KAS đã cố gắng không ngừng tiếp cận các công nghệ mới như: ECUS5.
4.3 Định hƣớng phát triển của Công ty.
Kể từ khi thành lập tới nay KAS VINA luôn không ngừng phấn đấu để trở thành “người bạn đường đáng tin cậy” cho hàng hoá của khách hàng. Luôn cung cấp cho khách hàng những sản phẩm và dịch vụ tốt nhất, nhanh chóng nhất với giá cả hợp lý. Luôn luôn tìm hiểu những nhu cầu của khách hàng để đáp ứng tốt nhu cầu đó, tôn trọng khách hàng, tạo sự tin cậy, mang lại cho khách hàng một phong cách dịch vụ chuyên nghiệp và tuân thủ theo phương châm: “Giao hàng kịp thời, đáng tin cậy và nhất quán”.
Đầu tư và xây dựng mạng lưới vận chuyển để giảm bớt chi phí vận tải. Đồng thời, nâng cao sức cạnh tranh cho Công ty.
Mở rộng quy mô trong dịch vụ giao nhận và vận tải bằng cách tìm kiếm thêm khách hàng mới. Phấn đấu có thêm những hợp đồng vận tải quốc tế, từng bước hoàn thiện dịch vụ. Duy trì tốt các mối quan hệ bạn hàng với các hãng tàu và các đại lý.
Chuẩn bị công tác mở rộng mạng lưới thành lập các chi nhánh trong và ngoài nước. Đẩy mạnh công tác marketing để tìm kiếm khách hàng một cách hiệu quả hơn.
Đào tạo thêm đội ngũ nhân viên giỏi cả về chứng từ và nghiệp vụ giao nhận. Các nhân viên có thể nắm bắt được các công văn cũng như những thay đổi trong cơ chế quản lý của nhà nước.
Trong các nhân tố đó, nhân sự chính là vấn đề nòng cốt và đi đầu trong sự phát triển của Công ty. Vì vậy, Ban lãnh đạo Công ty luôn quan tâm đến phúc lợi của nhân viên, luôn tập trung nghiên cứu đề ra chính sách khuyến khích các tài năng hiện đang gắn bó và cống hiến cho Công ty. Đồng thời, tích cực tìm kiếm nhân tài trong và ngoài nước thu hút về Công ty.
4.4.Sơ đồ và diễn giải sơ lƣợc quy trình giao nhận hàng FCL nhập khẩu bằng đƣờng biển tại Công ty TNHH Vận Tải Quốc Tế Khai Ánh Sáng Vina.
(1a)
(2b) (2b)
(2a) (3b) (3a)
(5b) (5a)
Sơ đồ 4.2: Sơ đồ trình bày quy trình giao nhận hàng nguyên container nhập khẩu bằng đƣờng biển tại Công ty TNHH Vận tải Quốc tế Khai Ánh Sáng Vina.
GLOBIS INTERNATIO NAL CO. (Shipper) INTERASIA SHANGHAI (Carrier) MJ APPAREL CO, LTD. (Consignee) KAS VINA (Forwarder’s agent) INTERASIA VN (Carrier’s agent) HẢI QUAN (CCHQDT HCM) CẢNG CCCCCCÁ CÁT LÁI (TPHCM) ACOSS LOGISTICS CO (Forwarder)
Diễn giải sơ đồ:
Công ty TNHH Vận tải Quốc tế Khai Ánh Sáng Vina làm dịch vụ nhập khẩu lô hàng nguyên container của Công ty Globis International cho MJ Apparel từ cảng Shanghai, China đến cảng Cát Lái, Việt Nam cho Công ty TNHH MJ Apparel theo điều kiện CIF – Freight Prepaid.
Bƣớc 1: (1a+1b) Globis thuê Acoss Logistics để book Container và thuê chỗ trên tàu với
Hãng tàu Interasia Shanghai. Sau đó, Acoss Logistics cấp Booking Note cho Globis đóng hàng xuất về TP.HCM, Việt Nam cho Consignee là MJ APPAREL ở Việt Nam.
Bƣớc 2: (2a+2b) Globis International Co gửi hàng về thông qua Acoss Logistics cho MJ
Apparel. Consignee MJ Apparel trả tiền cho shipper khi nhận được bộ chứng từ lô hàng từ Globis, đồng thời lúc đó, Acoss Logistics gửi hàng về Việt Nam thông qua Interasia Shanghai.
Bƣớc 3: (3a+3b) Hãng tàu Interasia Shanghai gửi mail cho hãng tàu Interasia Việt Nam
thông báo hàng đến.
Bƣớc 4: (4) Công ty TNHH MJ Apparel chuyển bộ chứng từ để thuê Công ty TNHH KAS VN làm thủ tục nhận lô hàng về.
Bƣớc 5: (5a+5b) Dựa trên thông báo hàng đến từ Interasia Việt Nam, KAS VN gửi thông báo hàng đến cho Consignee là MJ Apparel.
Bƣớc 6: (6a+6b) KAS Vina đại diện cho MJ Apparel đến Interasia Việt Nam lấy D/O
HBL và D/O MBL (D/O MBL do Interasia Việt Nam cấp).
Bƣớc 7: (7) KAS VN tiến hành làm thủ tục Hải quan và nhận hàng từ Hãng tàu tại cảng
Cát Lái.
Bƣớc 8: (8) KAS VN giao hàng về kho cho MJ Apparel.
4.5Phân tích quy trình giao nhận hàng nguyên Container bằng đƣờng biển tại Công ty TNHH Vận tải Quốc tế Khai Ánh Sáng Vina.
4.5.1 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ.
Công ty TNHH Vận tải Quốc tế Khai Ánh Sáng Vina hoạt động với danh nghĩa là một Công ty giao nhận, khách hàng là Công ty TNHH MJ APPAREL. Hai bên đã từng hợp tác với nhau nhiều lần, giao nhận nhiều lô hàng thành công. Vẫn như mọi khi Công ty TNHH MJ APPAREL là Công ty đi thuê dịch vụ, còn Công ty TNHH KAS VN đảm nhận thực hiện dịch vụ và hưởng phí dịch vụ.