4.5 .8Lấy lệnh giao hàng (Delivery Order) và cƣợc Cont
4.6 Đánh giá ƣu nhƣợc điểm của quy trình giao nhận hàng FCL nhập khẩu bằng
đƣờng biển tại Công ty TNHH Vận Tải Quốc Tế Khai Ánh Sáng Vina. 4.6.1 Ƣu điểm.
Các bước quy trình được thực hiện một cách bài bản, nhanh chóng để người nhập khẩu nguyên phụ liệu là Công ty MJ Apparel nhận được hàng sớm để thực hiện việc gia công cũng như thể hiện phong cách làm việc chặt chẽ trong quy trình và quy trình giao nhận này có các ưu điểm như sau:
Nhân viên giao nhận có kiểm tra bộ chứng từ để tránh sai sót trong quá trình truyền mạng cũng như làm hàng.
Công việc được thực hiện theo một quy trình linh hoạt, được thực hiện một các đan xen để tiết kiệm thời gian giữa các khâu trong cùng một công đoạn. Kết quả mang lại là một nhân viên giao nhận có thể làm được nhiều hợp đồng trong một khoảng thời gian. Do đó, Công ty tiết kiệm được một cách tối đa và tạo ra lợi nhuận lớn.
Công việc được phân chia một cách rõ ràng: Công ty có bộ phận phụ trách hàng nhập, hàng xuất của từng khu vực đại lý. Nhờ đó các thông tin liên quan như: lịch tàu, giá cước của các hãng tàu, chính sách, thủ tục của từng khu vực đại lý luôn được mỗi bộ phận theo dõi đầy đủ, chính xác, kịp thời.
Việc phân chia công việc theo từng ngày (phân theo nhân viên nào phụ trách lô hàng nào, Công ty gì?) đã tạo điều kiện nâng cao nhiệm vụ cho từng nhân viên. Tạo tính chuyên môn hoá đối với từng lô hàng, từng cảng và từng Chi cục Hải quan. Như vậy công việc sẽ diễn ra trôi chảy và nhanh chóng hơn.
Phòng kế toán của Công ty tạm ứng tiền kịp thời để nhân viên giao nhận đi làm hàng.
Sử dụng phần mềm khai Hải quan điện tử ECUS5 của Công ty Thái Sơn, nhanh chóng, tiện lợi cho việc khai Hải quan điện tử.
Có sự phối hợp giữa Công ty giao nhận và khách hàng Công ty MJ Apparel trong việc điều xe container.
Sau khi kết thúc quy trình, có lưu lại văn thư chứng từ, các hoá đơn để đề phòng cho việc khiếu nại.
Có sự kết hợp giữa phòng giao nhận và phòng kế toán để quyết toán dịch vụ với khách hàng.
Công ty KAS VN có nhiều đối tác, do đó, dịch vụ của Công ty được trải rộng qua nhiều quốc gia, tạo điều kiện phục vụ được số lượng lớn khách hàng với chủng loại mặt hàng đa dạng và phong phú.
Công ty thường xuyên cập nhật các Thông tư, Quyết định, văn bản pháp luật của Nhà nước về quản lý các mặt hàng mà Công ty thực hiện nghiệp vụ giao nhận.
Mối quan hệ rộng rãi của Giám Đốc cùng với khả năng giao tiếp của đội ngũ Sales cũng là một lợi thế lớn hỗ trợ cho Công ty khai thác thương vụ đạt hiệu quả cao và đem lại lợi nhuận cho Công ty.
Ngoài ra, nhân viên Công ty có mối quan hệ rộng rãi với Hải quan nên các lô hàng được giải quyết nhanh chóng để đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Hàng hoá luôn được giao nhận đúng địa điểm, thời gian, đảm bảo số lượng, chất lượng trong suốt thời gian giao nhận. Đội ngũ nhân viên giao nhận hầu hết là những nhân viên trẻ, năng động, nhiệt tình
trong công việc, thường xuyên được đào tại nâng cao nghiệp vụ, đặc biệt có nhiều nhân viên có kinh nghiệm nhiều năm trong nghề.
4.6.2 Nhƣợc điểm
Khi đã có trong tay đầy đủ những chứng từ nhưng vì lượng công việc quá nhiều không làm kịp lô hàng hay do một lý do nào đó mà lô hàng phải chờ lâu mới làm thủ tục Hải quan. Đồng thời điều này cũng ảnh hưởng đến tiến độ kinh doanh, bỏ lỡ một số thị trường hàng hoá khá quan trọng.
Trong quá trình làm thủ tục Hải quan các nhân viên giao nhận thường gặp một số khó khăn ở một số chứng từ sai lệch với nhau. Có trường hợp thiếu chứng từ cũng như các chứng từ không hợp lệ, làm kéo dài thời gian giao nhận, phát sinh các chi phí không đáng có. Thủ tục mượn cont và trả cont ở hãng tàu INTERASIA mất nhiều thời gian.
Công ty chưa có hệ thống kho bãi thuộc sở hữu của Công ty để phục vụ công việc đóng hàng nếu được khách hàng yêu cầu. Việc thuê kho bãi sẽ làm giảm một phần lợi nhuận của Công ty cũng như làm mất đi tính chủ động khi làm dịch vụ.
Công ty chưa trang bị các phương tiện vận tải phục vụ công tác giao nhận chuyên chở hàng hoá mà chủ yếu sử dụng phương tiện thuê ngoài. Điều này ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động của Công ty vì phải phụ thuộc vào nhà cung cấp phương tiện vận tải. Đội ngũ nhân viên trong Công ty có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm nhưng trình độ ngoại ngữ còn hạn chế nên gặp nhiều khó khăn trong giao dịch với khách hàng là các doanh nghiệp nước ngoài.
Chậm trễ trong việc tiếp nhận hồ sơ, nguyên nhân của việc chậm trễ như là người xuất khẩu gửi không đầy đủ bộ chứng từ cần thiết và các sai sót trên thông tin của chứng từ. Vẫn còn tồn tại một số nhân viên chứng từ còn yếu kinh nghiệm nên lập các chứng từ còn vài sai sót gây khó khăn cho nhân viên giao nhận trong việc làm thủ tục hải quan như: áp mã hàng sai, ghi tên hàng thiếu chính xác…
Do nhiều nguyên nhân nên Công ty vẫn chưa xây dựng được đội ngũ nhân viên Marketing riêng để chuyên tập trung nghiên cứu thị trường và tìm kiếm khách hàng mới, chưa có nhân viên về chuyên môn Marketing để thu thập, phân tích và xử lý thông tin. Việc quảng bá các thế mạnh của Công ty đến khách hàng chưa sâu rộng, dẫn đến làm hạn chế cạnh tranh của Công ty trên thị trường. Hoạt động Marketing trong Công ty chưa được quan tâm đúng mức, việc kinh doanh phụ thuộc nhiều vào các mối quan hệ kinh doanh từ trước của một số cá nhân chứ không phải là thành quả chung của toàn thể cán bộ trong Công ty.
CHƢƠNG 5:
MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG FCL NHẬP KHẨU BẰNG ĐƢỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY
TNHH VẬN TẢI QUỐC TẾ KHAI ÁNH SÁNG VINA. 5.1 Giải pháp.
Trong những năm sắp tới, Công ty TNHH KAS VN không chỉ phấn đấu tăng quy mô khách hàng và doanh thu mà còn có định hướng mở rộng lĩnh vực hoạt động sang làm đại lý tàu biển tiến tới mục tiêu hình thành một Công ty Logistic Quốc tế nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của thị trường.
Hiện nay, có rất nhiều Công ty làm dịch vụ giao nhận ra đời. Để tăng tính cạnh tranh của mình, Công ty đang tận dụng lợi thế về kinh nghiệm tìm cách nâng cao chất lượng dịch vụ, giảm chi phí, giảm giá dịch vụ nhằm giữ những khách hàng cũ và quen biết đồng thời tìm kiếm thêm khách hàng mới.
Cải thiện cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin:
Cơ sở hạ tầng là điều kiện thiết yếu tạo nên sự thành công của doanh nghiệp, nhất là trong lĩnh vực giao nhận mà Công ty đang hoặt động.
Thứ nhất, Công ty KAS VN nên sử dụng công nghệ thông tin vào hệ thống quản lý phương tiện vận tải, kho hàng.
Thứ hai, cần phát triển website của Công ty để giới thiệu hình ảnh Công ty về các lĩnh vực kinh doanh, tạo điều kiện cho đối tác dễ dàng tham khảo và tìm hiểu. Hiện tại Công ty KAS VN có website nhưng thông tin trên đó còn sơ sài không đầy đủ. Điều này thật hạn chế đối với sự phát triển của Công ty ở trên mạng lưới toàn cầu, Công ty bị thu hẹp khả năng phát triển.
Đẩy mạnh hoạt động Marketing để thu hút khách hàng.
Với xu hướng hội nhập khu vực và Thế Giới sẽ diễn ra trong tương lai thì hàng rào bảo hộ dịch vụ giao nhận vận tải ở nước ta sẽ bị phá vỡ. Các hãng giao nhận vận tải nổi tiếng ở nước ngoài sẽ nhảy vào thị trường Việt Nam làm cho môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt hơn. Vì vậy, Công ty KAS VN cần phát triển hơn về mảng Marketing để quảng bá hình ảnh Công ty và nghiên cứu thị trường.
Ngoài ra, Công ty nên tăng cường công tác tìm hiểu, nghiên cứu thị trường kể cả thị trường mới thâm nhập cũng như thị trường lâu năm bởi “Biết người, biết ta, trăm trận trăm thắng”, mỗi doanh nghiệp không thể thành công nếu không am hiểu về thị trường mà mình thâm nhập, cho dù với thị trường quen thuộc đang kinh doanh nếu không thường xuyên cập nhật những quy định mới thì không thể duy trì hoạt động.
Trước hết, khi tiến hành nghiên cứu thị trường mới, Công ty nên tìm hiểu phong tục tập quán, quy định pháp luật ở thị trường đó có gì khác hơn so với những thị trường mà Công ty đã và đang hoạt động. Những điểm khác nhau đó sẽ gây ra khó khăn, trở ngại gì cho Công ty trong công tác thâm nhập hay không, từ đó tìm các thích ứng với môi trường văn hoá và pháp luật ở thị trường đó. Ngoài ra, để tiến hành hoạt động kinh doanh ở thị trường nào, Công ty nên tìm hiểu kỹ nhu cầu về loại hàng hoá mà thị trường đó đang cần để có thể chọn được mặt hàng kinh doanh tối ưu nhất.
Đối với những thị trường truyền thống, Công ty cần nắm bắt được nhu cầu hiện tại và khả năng phát triển nhu cầu mới trong tương lai để nâng cao hơn nữa khả năng đáp ứng của Công ty, nắm giữ thị phần, đồng thời mở rộng thêm mặt hàng kinh doanh để có thể khai thác tối đa nhu cầu của thị trường, nâng cao lợi nhuận Công ty.
Công ty phải thường xuyên theo dõi những biến động liên tục của thị trường và diễn biến thay đổi của những đối thủ cạnh tranh để có những biện pháp kịp thời như điều chỉnh chi phí, giá cả hàng hoá để đảm bảo được tính cạnh tranh cũng như mang lại lợi nhuận lâu dài.
Tăng cƣờng nghiệp vụ và kinh nghiệm cho cán bộ công nhân viên:
Nâng cao trình độ cho mỗi nhân viên, đồng thời tạo điều kiện cho nhân viên có môi trường làm việc tốt hơn, có ý thức chia sẻ công việc và gắn bó lâu dài với Công ty hơn. Bên cạnh đó, các nhân viên cần tích cực học hỏi nữa để nâng cao nghiệp vụ, ngoài yếu tố cẩn thận, chính xác trong việc lập, lưu các chứng từ, các nhân viên phải luôn cập nhật các kiến thức, thông tin mới về giao nhận, chính sách thuế, để phục vụ tốt hơn cho công việc. Mà trình độ nhân viên nâng cao thì hiệu quả công việc được nâng cao, dẫn đến lợi nhuận tăng, thì việc tăng trưởng sẽ khích lệ về mặt tinh thần cũng như giữ chân được những nhân viên có chuyên môn cao.
Nên học hỏi kinh nghiệm của các Công ty giao nhận hàng đầu Thế Giới để giúp Công ty hoạt động theo hướng của ngành giao nhận. Việc học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau chính là một trong những yếu tố mang lại sự thành công đáng kể cho doanh nghiệp. Vì vậy không ngừng học hỏi, chọn lọc và phát huy những bài học từ cácCông ty giao nhận hàng đầu sẽ là một giải pháp tốt nhất để giúp Công ty hoạt động ngày một tốt hơn.
Ngoài ra, Công ty cần trang bị thêm các phương tiện vận tải để phục vụ cho công tác chuyên chở hàng hoá. Cần sự phối hợp nhịp nhàng, chặt chẽ hơn giữa phòng Kế Toán và bộ phận hàng trong việc nhập số liệu, quyết toán bàn giao chứng từ, hoá đơn, tạm ứng… để có thể nhanh chóng thu tiền làm hàng từ khách hàng.
Ngày nay, trong quá trình hội nhập kinh tế thị trường, trước các tình trạng chung của các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay thì trong bất cứ ngành nghề kinh doanh nào, việc liên kết cũng xem là giải nguy cho các doanh nghiệp trước các cuộc đầu tư ồ ạt của các tập đoàn, doanh nghiệp nước ngoài vào Việt Nam. Trước tình hình này, việc Công ty liên kết với các đối tác làm ăn với mình là điều cần thiết, bởi trong điều kiện thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay, doanh nghiệp nào muốn đứng vững thì cần phải liên kết, điều
này giúp các doanh nghiệp hỗ trợ nhau phát triển theo hướng hai bên cùng có lợi: chia sẻ rủi ro trong kinh doanh, tăng vốn huy động, trao đổi, học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau,…
Tăng cƣờng mối quan hệ với các cơ quan chức năng:
Công ty phải chú ý đến việc tạo dựng được sự tin tưởng trong khi làm việc đối với các chi cục Hải quan các cảng. Để có thể tạo uy tín thì Công ty cần phải cố gắng làm tốt mọi việc ngay từ đầu, hạn chế tối đa những sai sót khi làm thủ tục Hải quan. Cụ thể, nhân viên chứng từ phải cẩn trọng trong việc soạn thảo các chứng từ, lên tờ khai đầy đủ không sai sót, nhân viên giao nhận phải nắm chắc quy trình thủ tục Hải quan, các thông tin về hàng hoá và các quy định của nhà nước có liên quan.
Đối với các tổ chức tín dụng thì phải trả tiền lãi đầy đủ khi đáo hạn thanh toán, tình hình tài chính lành mạnh và rõ ràng.
5.2 Kiến nghị.
5.2.1 Kiến nghị đối với Công ty.
Để hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả cao, Công ty nên xem xét những vấn đề sau:
Công ty ngày càng phát triển nên lượng công việc ngày càng tăng, mỗi nhân viên phải đảm nhận nhiều công việc cùng một lúc làm cho công việc bị chậm trễ trong quá trình làm dịch vụ dẫn đến khách hàng không hài lòng khi phải chờ đợi. Vì vậy Công ty nên tuyển chọn thêm những nhân viên có trình độ nghiệp vụ tốt, nhanh nhẹn để chia sẻ những công việc của các nhân viên trong Công ty nhằm khắc phục việc chậm trễ. Chẳng hạn như tuyển thêm nhân viên cho bộ phận chứng từ hàng nhập khoảng thêm hai nhân viên mới không cần kinh nghiệm, vì công việc đã có người hướng dẫn, truyền đạt và quan trọng là mức lương phải trả không quá cao khoảng 4.000.000 triệu/1 người.
Hiện nay dịch vụ kho bãi, vận tải nội địa của Công ty còn yếu, chưa có kho bãi riêng cho Công ty nên không đáp ứng được nhu cầu gom hàng, vận tải hàng. Vì vậy, Công ty cần nâng cao hệ thống kho bãi, phương tiện vận tải nhằm phục vụ việc giao hàng cho
khách hàng, điều này sẽ giúp Công ty tiết kiệm được không ít cho chi phí thuê mướn Công ty đảm nhận công việc này và cũng mang doanh thu về cho Công ty.
Công ty nên thành lập phòng Marketing riêng để tập trung hơn vào việc tìm kiếm thị trường, giúp Công ty có nhiều khách hàng lớn trong và ngoài nước, thúc đẩy việc tăng doanh thu.
Công ty nên nghiên cứu và mở rộng thị trường sẵn có (Singapore, Hồng Kông, Trung Quốc, Mỹ…) và thị trường tiềm năng hơn qua việc theo dõi, cập nhật thông tin liên tục nhằm nâng lượng khách hàng trong nước và ngoài nước.
Khuyến khích cũng như tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ công nhân viên tự nâng cao trình độ chuyên môn và nghiệp vụ. Khuyến khích nhân viên đi học thêm các lớp phát triển nghiệp vụ chuyên môn hay các kỹ năng còn thiếu để trợ giúp cho công việc.
Có chính sách thưởng phạt hợp lý và rõ ràng nhằm khuyến khích tinh thần làm việc của nhân viên như áp dụng khen thưởng đối với nhân viên luôn hoàn thành tốt công việc, trừ lương đối với nhân viên luôn chậm trễ công việc so với kế hoạch hoặc không có trách nhiệm đối với công việc.
Do những khách hàng thường trả phí dịch vụ sau khi hoàn thành các khâu nhận hàng hoá, gây ra sự thiếu hụt và quay vòng vốn chậm, không kịp cho những chuyến hàng sau, vì thế Công ty nên bổ sung nguồn vốn kinh doanh bằng nhiều cách như lên kế hoạch tích luỹ vốn, lập quỹ dự phòng, tìm kiếm các khoản vay dài hạn với lãi suất ở mức có thể