CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ LOGISTICS VÀ DỊCH VỤ LOGISTIC
2.1.4Cơ cấu tổ chức và tình hình nhân sự của công ty
2.1 Giới thiệu về công ty Cổ Phần Tiếp Vận Hàng Hóa Việt
2.1.4Cơ cấu tổ chức và tình hình nhân sự của công ty
❖ Sơ đồ bộ máy của công ty:
Hình 2.1: Sơ đồ bộ máy công ty
GIÁM ĐỐC PHÒNG XUẤTNHẬP KHẨU PHÓ GIÁM ĐỐC PHÒNG KINH DOANH PHÒNG KẾTOÁN
SV: Phạm Thị Ngọc Hà Trang 33
Nguồn: phòng nhân sự
❖ Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
Như sơ đồ trên ta nhận thấy cơ cấu tổ chức của công ty là một hệ thống được liên kết một cách chặt chẽ. Đứng đầu công ty là giám đốc, dưới là phó giám đốc và dưới phó giám đốc là các phòng ban. Nhìn chung, công ty được tổ chức theo mô hình kinh doanh rộng.
Theo mô hình quản lý trên thì các vấn đề phát sinh trong các bộ phận sẽ do cán bộ phụ trách quản lý. Đối với nhưng vấn đề chung của công ty sẽ do sự bàn bạc giữa giám đốc và phó giám đốc.
Giám đốc:
• Là người đứng đầu trong Công ty, có chức năng điều hành cả Công ty.
• Là người đại diện theo pháp luật của Công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật,
điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày.
• Tự chủ trong hoạt động kinh doanh bên cạnh việc chấp hành nghiêm chỉnh luật
pháp.
• Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và kế hoạch đầu tư của Công ty.
• Nắm giữ tình hình tài chính của Công ty.
• Ký kết hợp đồng với các đối tác.
Phó giám đốc:
SV: Phạm Thị Ngọc Hà Trang 34
• Điều hành Công ty khi Giám đốc vắng mặt, đồng thời chịu trách nhiệm trước Giám
đốc về hoạt động Phòng Sales của Công ty.
• Lập kế hoạch kinh doanh và marketing.
• Lập báo cáo định kỳ, các đề xuất trình lên Giám đốc.
Phòng xuất nhập khẩu:
Phòng xuất nhập khẩu trực tiếp tham gia hoạt động giao nhận, chịu trách nhiệm hoàn thành mọi thủ tục từ khâu mở tờ khai đến khâu giao hàng cho khách hàng
theo dõi, quản lý lưu trữ chứng từ và các công văn, soạn thảo hồ sơ hải quan và các công văn cần thiết để giúp bộ phận giao nhận hoàn thành tốt công việc được giao.
Phải thường xuyên theo dõi quá trình làm hàng, liên lạc tiếp xúc với khách hàng để thông báo những thông tin cần thiết cho lô hàng.
Bộ phận này có đội ngũ nhân viên năng động, được đào tạo thành thạo nghiệp vụ chuyên môn.
Phòng kinh doanh:
• Hỗ trợ giám đốc trong việc xây dựng tổng hợp và chỉ đạo mạng lưới phát triển
kinh doanh dịch vụ. Chịu trách nhiệm về lĩnh vực kinh doanh của công ty.
• Có trách nhiệm lên kế họach họat động kinh doanh bao gồm nghiên cứu thị trường,
tìm kiếm khách hàng.
• Giới thiệu tiếp thị tất cả các dịch vụ mà công ty cung cấp cho khách hàng.
• Chào cước vận tài đường biển, đường hàng không, nội địa, dịch vụ giao nhận hàng
hóa, làm hải quan và ký kết các hợp đồng kinh tế.
• Đồng thời lên kế họach lựa chọn các phương án để phục vụ cho khách hàng một
cách tốt nhất.
• Mặt khác phòng còn thường xuyên phối hợp chặt chẽ với các phòng ban khác để
kịp thời giải quyết các vướng mắc về vốn kinh doanh, phương thức thanh toán, giao dịch ngân hàng trong từng thời điểm.
SV: Phạm Thị Ngọc Hà Trang 35
Phòng kế toán:
Có chức năng tổng hợp các số liệu về tài chính giúp lãnh đạo nắm rõ tình hình hoạt động của Công ty.
Cung cấp nguồn tài chính kịp thời đến các phòng ban, đặc biệt là Phòng kinh doanh. Tổ chức hạch toán kinh tế về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty theo đúng Pháp lệnh kế toán thống kê của Nhà nước.
Ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời và có hệ thống diễn biến các nguồn vốn cấp, vốn vay; giải quyết các loại vốn, phục vụ cho việc huy động vốn đầu tư vào các dự án kinh doanh dịch vụ của Công ty.
Theo dõi công nợ của Công ty, phản ánh và đề xuất kế hoạch thu, chi tiền mặt và các hình thức thanh toán khác. Thực hiện công tác thanh toán đối nội và thanh toán quốc tế.
Thực hiện quyết toán quý, 6 tháng, năm đúng tiến độ và tham gia cùng với các phòng nghiệp vụ của Công ty để hạch toán lỗ, lãi cho từng đơn vị trực thuộc, giúp cho Ban Giám Đốc Công ty nắm chắc nguồn vốn, biết rõ số lời.
Lập kế hoạch vay và sử dụng các loại vốn: cố định, lưu động, chuyên dùng, xây dựng cơ bản... sao cho có hiệu quả nhất.
Theo dõi các đơn vị hạch toán kế toán, hướng dẫn lập báo cáo về các nguồn vốn cấp, vốn vay nhận được.
❖ Tình hình nhân sự:
Hiện nay, công ty VICA có gần 15 nhân viên rất năng động và nhiều kinh nghiệm, thích ứng nhanh với môi trường, có trình độ lao động và tay nghề cao, có tinh thần trách nhiệm, đáp ứng được mọi yêu cầu của khách hàng.
SV: Phạm Thị Ngọc Hà Trang 36
Bảng 2.1: Bảng chi tiết nhân viên của từng bộ phận của công ty VICA
(Đơn vị tính: %)
Nguồn: phòng nhân sự
Nhận xét
Nhân viên VICA đa số có trình độ cao đẳng và đại học chiếm 83% trong đó các bộ phận như: bộ phận kế toán, bộ phận chứng từ nhập khẩu, bộ phận chứng từ xuất khẩu và bộ phận kinh doanh có 100% nhân viên có trình độ cao đẳng và đại học. Chỉ có duy nhất bộ phận giao nhận có 2 nhân viên trình độ phổ thông và chiếm 17%.
CHI TIẾT NHÂN VIÊN CỦA TỪNG BỘ PHẬN SỐ LƯỢNG BỘ PHẬN ĐH & CĐ TỈ LỆ PHỔ THÔNG TỈ LỆ KẾ TOÁN 1 8% 0 0% GIAO NHẬN 1 8% 2 17% CHỨNG TỪ HÀNG NHẬP 3 25% 0 0% CHỨNG TỪ HÀNG XUẤT 3 25% 0 0% KINH DOANH 2 17% 0 0%
SV: Phạm Thị Ngọc Hà Trang 37 Qua bảng cho thấy nhân viên VICA phần lớn được đào tạo qua trường lớp, có trình độ chuyên môn.