Hình 3.2 Quy trình duyệt chi của Ban QLDA
3.2.5. Giải pháp khác
3.2.5.1. Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất và trang thiết bị máy móc hiện đại phục vụ công tác quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình giao thông.
Cơ sở vật chất đóng vai trò hỗ trợ tích cực cho quá trình triển khai các hoạt động của Ban QLDA. Cơ sở vật chất đầy đủ, đáp ứng công việc của cán bộ nhân viên Ban QLDA sẽ góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nói chung và quản lý chi phí đầu tư xây dựng nói riêng. Để làm được điều đó thì Ban QLDA cần:
- Xây dựng kế hoạch đầu tư mua sắm, sửa chữa phương tiện đi lại (mua bổ sung xe phục vụ di chuyển đến công trường thi công xây dựng). Cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện đi lại khi đưa vào sử dụng trong thời gian dài cần được quan tâm sửa chữa và bổ sung kịp thời để phục vụ thường xuyên và liên tục. Do đó, cần xây dựng kế hoạch sửa chữa và mua sắm bổ sung kịp thời trên cơ sở kế hoạch sử dụng, tần suất sử dụng để đưa vào kế hoạch ưu tiên.
- Chú trọng công tác cập nhật, bổ sung mua sắm các phần mềm ứng dụng bản quyền như phần mềm lập dự toán, quyết toán, phần mềm kế toán. Đặc biệt ưu tiên phần mềm quản lý dự án hiện đại như phần mềm MS project, IBOM.PM,… Việc sử dụng phần mềm quản lý sẽ giúp Ban Giám đốc có thể chủ động, dễ dàng tìm kiếm, kiểm soát các thông tin hồ sơ công trình xây dựng; cho phép tìm kiếm, xem các thông tin về chi phí đầu tư xây dựng công trình theo từng giai đoạn, từng hạng mục công trình hay từng hạng mục công việc,…
Đồng thời cũng giúp nhà quản lý có thể thực hiện quản lý thông tin hồ sơ thầu một cách dễ dàng hơn bởi một công trình có thể có nhiều hồ sơ thầu nên sử dụng phần mềm giúp người dùng lưu trữ các thông tin liên quan đến hồ sơ thầu của một hạng mục nào đó của công trình. Các thông tin liên quan đến nhà thầu được cập nhật, lưu trữ trong phần mềm như: số hồ sơ thầu, hạng mục thầu, ngày mở thầu, hình thức đấu thầu,…năng lực của nhà thầu để có đưa ra kế hoạch lựa chọn và tổ chức đấu thầu phù hợp.
Hơn thế nữa, việc ứng dụng phần mềm quản lý còn giúp các nhà quản lý có thể chủ động theo dõi tình trạng ngân sách, thực hiện kế hoạch, dự toán, lập báo cáo tổng hợp tiến độ thanh toán một cách nhanh chóng và chính xác đáp ứng yêu cầu
của công tác quản lý. Đặc biệt trong phần mềm quản lý đã được tích hợp sẵn định mức chi phí và danh mục vật tư theo các bộ định mức chi phí trong xây dựng và khả năng tác động liên kết vật tư theo dự toán và vật tư theo hệ thống góp phần giảm tải những công việc thủ công cho cán bộ lập dự toán nhờ đó hiệu quả lập dự toán sẽ được nâng cao.
3.2.5.2. Nâng cao chất lượng nhân sự quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình giao thông
Yếu tố con người đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển hoạt động của Ban quản lý dự án nói chung và hoạt động quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình giao thông nói riêng. Do đó, bên cạnh các giải pháp trên, Ban quản lý cũng cũng cần chú trọng nâng cao hơn nữa chất lượng nguồn nhân lực cán bộ tại đơn vị trong thời gian tới.
Tăng cường nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ trực tiếp tham gia công tác quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình giao thông là yếu tố quan trọng hàng đầu, tác động trực tiếp đến chất lượng công trình xây dựng và tiến độ thi công, hoàn thành dự án. Do đó, nâng cao chất lượng của đội ngũ cán bộ công nhân viên là điều kiện cần thiết để đẩy mạnh phát triển hoạt động của Ban quản lý dự án.
Để đáp ứng được những yêu cầu đặt ra hiện nay, Ban quản lý dự án cần tiếp tục xây dựng đội ngũ cán bộ quản lý chi phí đầu tư xây dựng theo định hướng sau:
Về đội ngũ lãnh đạo: Xây dựng cụ thể các tiêu chuẩn đối với đội ngũ lãnh đạo như nắm được các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước liên quan đến hoạt động đầu tư xây dựng công trình giao thông, có năng lực điều hành tổ chức, nắm vững quy trình về lập, thẩm định và phê duyệt dự toán đảm bảo sự chính xác và phù hợp với thực tế tại địa bàn thi công. Cán bộ lãnh đạo phải có biện pháp quán triệt để các phòng ban liên quan đến công tác lập dự toán, chấp hành dự toán, thanh – quyết toán và kiểm soát chi phí trong đầu tư xây dựng công trình giao thông.
Đối với cán bộ trực tiếp tham gia công tác quản lý chi phí: Ban quản lý dự án cần thực hiện nghiêm túc công tác luân chuyển cán bộ làm công tác quản lý dự án định kỳ ở các cấp độ: luân chuyển trong từng phòng, từng khối và giữa các khối có
liên quan đến hoạt động chuyên môn giữa phòng Quản lý dự án và phòng Kế hoạch – Kỹ thuật hoặc giữa nội bộ 2 phòng. Thực tế, một cán bộ làm một công việc nhất định trong thời gian dài thường có nhận định, đánh giá mang tính chủ quan hơn, dễ phát sinh sai sót, bỏ qua nguyên tắc trong tác nghiệp. Việc luân chuyển cũng là cơ sở để cán bộ phát huy năng lực bản thân, nâng cao tính thi đua trong công việc.
Xây dựng và chuẩn hóa cán bộ quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình giao thông theo những tiêu thức sau: có phẩm chất đạo đức tốt, có khả năng giao tiếp tốt, có bản lĩnh, tư tưởng vững vàng, trung thực, có ý thức trách nhiệm và ý chí rèn luyện cao, có năng lực chuyên môn tốt, hiểu biết xã hội, am hiểu thị trường và pháp luật v.v…
3.2.5.3. Xây dựng chính sách lương, thưởng, đãi ngộ hợp lý nhằm tạo động lực làm việc, góp phần nâng cao hiệu quả công việc
Xây dựng bảng mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc của đơn vị, trên cơ sở bản mô tả công việc chung của khối tổ chức nhân sự và các mục tiêu bổ trợ cho từng vị trí công tác trong đơn vị để nhân viên biết mình phải làm gì, biết phải cống hiến, phấn đấu và học tập đạt trình độ nào thì được đảm trách chức vụ cao hơn. Đồng thời, qua đó Ban quản lý dự án có thể theo dõi, đánh giá công tác của từng người chính xác, bổ nhiệm kịp thời, tránh dòng chất xám chảy qua các đơn vị khác.
Xây dựng chính sách lương, thưởng cần căn cứ vào nhiều yếu tố như khả năng gia tăng thu nhập của đơn vị, thâm niên công tác, sự tiến bộ của nhân viên về kiến thức và kỹ năng hỗ trợ cho công việc như ngoại ngữ, công nghệ thông tin, nhằm khuyến thích nhân viên tự đào tạo lại mình.
Đồng thời, cần xây dựng chế độ ưu đãi đặc biệt như xếp bậc lương cao nhằm thu hút nhân sự giỏi từ nơi khác về đơn vị mình làm việc.
Cần bổ sung điều khoản về xử phạt khi thực hiện không đúng trình tự đầu tư và xây dựng, để xảy ra tình trạng lãng phí và thất thoát vốn đầu tư xây dựng công trình của Nhà nước. Ngược lại, cũng nên có cơ chế thưởng đối với những người phát hiện các sai sót, phát hiện và tố cáo các hành vi tham nhũng, vi phạm quy chế
quản lý đầu tư và xây dựng.