Hình 2.2 : Số chi phí ĐTXD được tiết kiệm giai đoạn 2016-2020
3.2. Giải pháp hoàn thiện quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình giao
thông tại Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng các công trình giao thông tỉnh Cao Bằng
3.2.1. Hoàn thiện công tác lập dự toán
Hoàn thiện quy trình lập dự toán theo hình thức thông tin phản hồi có phân rõ trách nhiệm và nhiệm vụ của từng bộ phận/phòng chức năng trong quá trình thực hiện thể hiện ởhình 3.1:
Hình 3.1. Quy trình lập dự toán của Ban QLDA
Nguồn: Tác giả đề xuất
Quy trình lập dự toán tại Ban QLDA sẽ bao gồm các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Chuẩn bị dự toán
Đây là công tác chuẩn bị nhân sự và toàn bộ các hồ sơ tài liệu có liên quan cho quá trình lập dự toán, lập các biểu mẫu dự toán phục vụ cho công tác lập dự toán. Bước này sẽ do phòng Kế hoạch – Kỹ thuật chủ trì thực hiện.
Bước 2: Lập dự toán
Đây là bước thu thập thông tin về giá cả thị trường, các văn bản hướng dẫn Chuẩn bị dự toán
Theo dõi dự toán và báo cáo
về lập dự toán, lựa chọn biểu mẫu dự toán phù hợp với từng loại công trình, dự án cụ thể và trình dự toán lên cấp có thẩm quyền phê duyệt. Bước này, Ban QLDA có thể thuê đơn vị tư vấn lập hoặc tự tổ chức lập dự toán nhằm đảm bảo dự toán được lập bám sát thực tế và các yêu cầu cần thiết trong công tác thi công công trình xây dựng từ đó đảm bảo hiệu quả tài chính cho dự án và hiệu quả về mặt kinh tế - kĩ thuật. Nếu do Ban quản lý dự án tự lập dự toán thì cần có sự hỗ trợ của các cán bộ ở các bộ phận chuyên môn khác như phòng quản lý dự án, phòng kế toán và phòng Kế hoạch – kĩ thuật trong đó phòng Kế hoạch – Kỹ thuật có vai trò chủ đạo, chù trì thực hiện, phòng Kế toán và Quản lý dự án phối hợp thực hiện.
Bước 3: Theo dõi dự toán lập so với ngân sách được phê duyệt và các thay đổi (nếu có) trong quá trình thương thảo, ký kết hợp đồng; thanh, quyết toán.
Bước này do phòng Kế hoạch – Kĩ thuật và phòng Quản lý dự án cùng thực hiện, có sự kiểm tra chéo lẫn nhau.
Để đẩy nhanh công tác lập dự toán và nâng cao chất lượng dự toán chi phí đầu tư xây dựng công trình giao thông thì Ban quản lý cần:
+ Kiến nghị các đơn vị như Sở Xây dựng, Sở Tài chính, Sở Kế hoạch và đầu tư tỉnh Cao Bằng công bố các dữ liệu về các dự án đã thực hiện để đánh giá, đối chiếu, so sánh với các dự án Ban QLDA thực hiện để biết được tính hiệu quả của công tác quản lý chi phí do Ban QLDA thực hiện.
+ Xây dựng hệ thống các tài liệu về đơn giá các vật tư, vật liệu chưa được công bố, bổ sung giá cho các vật tư, vật liệu được công bố nhưng chưa phù hợp thực tế để trình cơ quan có thẩm quyền xem xét, phê duyệt.
+ Xây dựng bảng so sánh định mức áp dụng với thực tế biện pháp thi công đối với các công tác có sự khác nhau rõ ràng mà định mức nhà nước chưa thể hiện được bản chất và giá trị. Từ đó, đưa ra các lưu ý trong quá trình lập dự toán, thanh toán, quyết toán.
+ Khi có chủ trương, kế hoạch thì Ban QLDA cần xây dựng tổ công tác để khảo sát hiện trường để đánh giá tính hiệu quả và khả thi của dự án đầu tư xây dựng, đồng thời tổ chức nghiên cứu giá cả thị trường.
+ Lựa chọn các cán bộ thực hiện lập dự toán có đủ năng lực và kinh nghiệm chuyên môn, đáp ứng được yêu cầu của công tác lập dự toán.
đốc) trong việc lập dự toán. Hệ thống báo cáo được cụ thể hóa các nội dung phục vụ thông tin quản lý của Ban Giám đốc đối với việc lập dự toán các công trình đảm nhận.
+ Trong công tác lập dự toán, các cán bộ được giao nhiệm vụ cần chủ động lập dự toán trên cơ sở khối lượng được bóc tách từ hồ sơ bản vẽ thiết kế và đơn giá, tránh tình trạng sử dụng tính chất tương tự từ các dự án/công trình trước có cùng quy mô, tính chất hoặc tạm tính đối với các công tác có thể thu thập số liệu thực tế. Chủ động kiểm tra khối lượng dự toán được bóc tách từ hồ sơ thiết kế, hạn chế đến mức tối đa tình trạng bóc tách thiếu khối lượng, sai khối lượng, sai đơn vị, thiếu đầu mục công việc. Việc chính xác dự toán có vai trò quyết định đến độ hiệu quả của dự án, dự toán càng chính xác thì hiệu quả càng cao và ngược lại.
3.2.2. Hoàn thiện công tác chấp hành dự toán
Để công tác chấp hành dự toán đạt hiệu quả hơn nữa, Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng các công trình giao thông tỉnh Cao Bằng cần hoàn thiện việc tổ chức thực hiện dự toán chi bằng cách hoàn thiện quy trình duyệt chi với các nội dung cụ thể như sau:
Bước 1: Hoàn thiện hồ sơ đề nghị chi thanh toán
Việc hoàn thiện hồ sơ đề nghị chi thuộc trách nhiệm của nhà thầu thực hiện thi công. Định kì kết thúc quý, hoặc hoàn thành một phần hoặc toàn bộ hạng mục công trình, nhà thầu có trách nhiệm hoàn thiện các hồ sơ tài liệu để nghị Chủ đầu tư xem xét phê duyệt chi phí và thực hiện giải ngân.
Bước 2: Kiểm tra, rà soát đối chiếu hồ sơ
Đây là công việc thuộc trách nhiệm của Ban quản lý dự án. Ban quản lý dự án giao cho phòng Quản lý dự án, phòng Kế hoạch – Kỹ thuật phối hợp thực hiện kiểm tra, rà soát hồ sơ đề nghị chi của nhà thầu.
Căn cứ kiểm tra bao gồm hồ sơ trúng thầu, hợp đồng thi công, dự toán công trình, biên bản xác định khối lượng hoàn thành có xác nhận của các bên, hồ sơ đề nghị thanh toán của nhà thầu.
Các phòng chức năng cử cán bộ chuyên trách thực hiện kiểm tra thống nhất giá trị thanh toán và kí xác nhận vào hồ sơ chuyển phòng Kế toán làm thủ tục đề xuất trình Giám đốc Ban quản lý dự án xét duyệt.
Hoàn thiện hồ sơ đề nghị thanh toán
Đề xuất phê duyệt các khoản chi phí theo hồ sơ Kiểm tra, rà soát đối chiếu
hồ sơ