Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung.
Chức năng và nhiệm vụ của các thành viên trong bộ máy kế toán của công ty được phân chia như sau:
- Kế toán trưởng: Giúp giám đốc tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác tài chính của công ty phối hợp với các trưởng phòng. Trưởng ban chức năng khác để xây dựng và hoàn thiện các định mức kinh tế cải tiến. Phương pháp quản lý công ty, ký duyệt các kế hoạch quyết toán hàng tháng, hàng quý, hàng năm và chịu trách nhiệm trước giám đốc. Công ty về số liệu có liên quan. Thường xuyên kiểm tra, đôn đốc và giám sát bộ phận kế toán dưới các đơn vị thuộc.
- Kế toán viên: Có nhiệm vụ nghi chép phản ánh kịp thời và chính xác tình hình kinh doanh của văn phòng công ty, theo dõi công nợ, đối chiếu thanh toán nội bộ, theo dõi quản lý công ty kế toán tiền lương, tính toán và phân bổ chính xác giá trị hao mòn
KẾ TOÁN TRƯỞNG
THỦ QUỸ KẾ TOÁN VIÊN
KẾ TOÁN CỬA HÀNG
của tài sản cố định vào chi phí của từng đối tượng sử dụng. Hàng tháng, lập báo cáo kế toán của bộ phận văn phòng và cuối quý phải tổng hợp số liệu để lập báo cáo chung cho toàn công ty.
- Thủ quỹ: Có trách nhiệm chi tiền mặt khi có quyết định của lãnh đạo và thu tiền vốn vay của các đơn vị, theo dõi ghi chép, phản ánh kịp thời đầy đủ, chính xác thời khi tăng, giảm và số tiền còn tồn tại ở quỹ. Cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho kế toán trưởng để làm cơ sở cho việc kiểm soát, điều chỉnh vốn bằng tiền, từ đó đưa ra những quyết định thích hợp cho hoạt động sản xuất cho kinh doanh và quản lý tài chính của công ty.
- Kế toán cửa hàng: Thực hiện toàn bộ công việc kế toán phát sinh tại cửa hàng, hàng tháng phải lập báo cáo kế toán để gửi về phòng kế toán của công ty. Tổ chức thực hiện các phần hành kế toán.
2.1.4.2. Chính sách kế toán tại Chi nhánh Quảng Bình – Công ty Cổ phần Tổng Công ty Sông Gianh
Kế toán áp dụng tại công ty tuân thủ theo Luật kế toán và 26 Chuẩn mực kế toán Việt Nam.
Chế độ kế toán mà công ty đang áp dụng: Theo Thông tư số 200/2014/TT-
BTC được thành lập ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng bộ Tài Chính.
Niên độ kế toán: từ 01/01 đến 31/12 năm dương lịch.
Đơn vị tiền tệ được sử dụng: Việt Nam đồng (VNĐ).
Hình thức kế toán: Chứng từ ghi sổ
Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
Công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: ghi nhận theo trị giá gốc.
Nguyên tắc ghi nhận tài sản cố định: ghi nhận theo nguyên giá.
Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định: Khấu hao theo phương pháp đường thẳng.
2.1.4.3. Hình thức kế toán được áp dụng tại Chi nhánh Quảng Bình – Công ty Cổ phần Tổng Công ty Sông Gianh
Hiện nay Công ty đang sử dụng hệ thống chứng từ phù hợp với những quy định mà bộ tài chính đã ban hành. Hệ thống chứng từ được lập và luân chuyển theo đúng chế độ quy định. Hệ thống sổ kế toán tổng hợp được sử dụng theo hình thức kế toán Nhật ký chung với kế toán thủ công và Công ty cũng sử dụng máy vi tính để tính toán,
lập và in bảng biểu kế toán để góp phần làm giảm khối lượng công việc cho kế toán. Việc ghi chép được tiến hành theo trình tự:
-Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức: Nhật ký chung -Trình tự ghi sổ kế toán:
Sơ đồ 2.3: Quy trình ghi sổ theo hình thức kế toán nhật ký chung
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
-Nguyên tắc, đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế
Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ Nhật ký đặc biệt Chứng từ kế toán SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ CÁI Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng tổng hợp chi tiết
toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
- Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau: •Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt;
•Sổ Cái;
•Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
- Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung
(a) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
(b) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp, đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.
2.1.4.4. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ kế toán được dùng để chứng minh tính hợp pháp của việc hình thành các nghiệp vụ kinh tế của công ty, phản ánh kịp thời trạng thái và sự biến động của đối tượng hạch toán đồng thời là căn cứ ghi sổ kế toán. Hệ thống chứng từ kế toán được tổ chức ở công ty theo hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc và hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn giúp cho phòng giám đốc hiểu rõ hơn về tình hình tài chính của công ty.
Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán áp dụng cho công ty gồm:
* Chứng từ kế toán ban hành theo chế độ kế toán doanh nghiệp gồm 4 chỉ tiêu:
+ Chỉ tiêu lao động tiền lương. + Chỉ tiêu hàng hóa.
+ Chỉ tiêu tiền tệ. + Chỉ tiêu TSCĐ.
*Tổ chức, tiếp nhận, lập và luân chuyển chứng từ.
Chứng từ kế toán sau khi được chuyển về phòng kế toán sẽ được chuyển cho kế toán các phần hành cụ thể trong phòng kế toán để ghi sổ và lưu trữ.
* Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau:
•Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán.
•Kế toán tổng hợp kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình giám đốc doanh nghiệp ký duyệt.
•Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán. •Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
* Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán:
•Kiểm tra tĩnh rõ ràng, trung thực, đầy đủ, của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán.
•Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan.
Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán. Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước phải báo với người có thẩm quyền để xử lý kịp thời, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.
2.1.4.5. Giới thiệu về phần mềm kế toán mà công ty đang sử dụng
Giới thiệu chung về phần mềm kế toán:
Hiện nay, công ty đang sử dụng phần mềm kế toán MISA SME.NET 2012 để hỗ trợ kế toán thực hiện công tác kế toán trong công ty. Dưới đây là màn hình giao diện chính của phần mềm kế toán mà công ty đang sử dụng – phần mềm kế toán MISA SME.NET 2012.
Hình 2.1: Giao diện phần mềm kế toán Misa
Phần mềm kế toán Misa Sme.net 2012 gồm 13 phân hệ, được thiết kế dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, với mục tiêu giúp doanh nghiệp không cần đầu tư nhiều vào chi phí, không cần hiểu biết nhiều về tin học về kế toán mà vẫn có thể sử dụng và làm chủ được hệ thống phần mềm kế toán. Quản lý mọi nghiệp vụ phát sinh của mình.Với Mía Sme.net doanh nghiệp có thể kiểm soát được số liệu trực tuyến tại bất cứ đâu, bất cứ khi nào thông qua Internet.
Khái quát quy trình kế toán tại công ty sử dụng phần mềm kế toán
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và sắp xếp theo loại, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được nhập sẽ tự động được ghi vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ Cái) và các sổ thẻ kế toán chi tiết liên quan theo đúng quy trình ghi sổ Chứng từ ghi sổ.
Cuối tháng, kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với sổ chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã nhập trong kỳ. Kế toán viên có
thể đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính trước hoặc sau khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in BCTC theo quy định. Phần mềm Misa.Sme.net sử dụng tại công ty cho phép in ra các BCTC gồm: Bảng Cân Đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh BCTC.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán. Phần mềm kế toán tại công ty cho phép in ra các loại sổ kế toán gồm: Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ cái tài khoản (sổ cái TK621, 622, 627).
2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TSCĐ TẠI CHI NHÁNHQUẢNG BÌNH – CÔNG TY CỔ PHẦN TỔNG CÔNG TY SÔNG GIANH QUẢNG BÌNH – CÔNG TY CỔ PHẦN TỔNG CÔNG TY SÔNG GIANH
2.2.1. Đặc điểm tình hình quản lý sử dụng TSCĐ tại công ty
Chi nhánh Quảng Bình – Công ty Cổ phần Tổng Công ty Sông Gianh với chức năng chính là xây dựng các công trình, khai thác vận chuyển đá, cát vì vậy TSCĐ phục vụ chính cho công tác này là các loại máy ủi, máy xúc, phương tiện vận tải truyền dẫn( xe ô tô, xe tải).Để phục vụ tốt công tác quản lý công ty sử dụng nhà văn phòng, máy vi tính, máy fax, điện thoại di động, máy in, máy photocopy.
- Các máy móc thiết bị được kế toán theo dõi chặt chẽ về giá trị trong suốt thời gian sử dụng, đòi hỏi kế toán TSCĐ phải kết hợp với các bộ phận chức năng có liên quan để theo dõi sự biến động và hiện trạng của TSCĐ
Tại Chi nhánh Quảng Bình – Công ty Cổ phần Tổng Công ty Sông Gianh, các TSCĐ hữu hình được phân loại theo đặc trưng kỹ thuật và gồm các loại như sau:
-Nhà cửa, vật kiến trúc.
-Máy móc, thiết bị.
-Thiết bị, dụng cụ quản lý..
-Tài sản cố định hữu hình khác
Tài sản của công ty được hình thành do mua ngoài, được đầu tư bởi nguồn vốn chủ sở hữu.
Tổng giá trị tài sản cố định hữu hình của công ty: 37.551.749.904 VNĐ. Giá trị hao mòn lũy kế: 13.457.707.964 VNĐ.
2.2.2. Đánh giá TSCĐ tại công ty
- Phương pháp xác định nguyên giá TSCĐ: Chi nhánh Quảng Bình – Công ty Cổ phần Tổng Công ty Sông Gianh áp dụng hình thức tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, do đó nguyên giá TSCĐ không bao gồm thuế GTGT. Tùy theo từng tài sản cụ thể, từng cách thức hình thành, nguyên giá tài sản cố định được xác định khác nhau:
+ Đối với TSCĐ hữu hình loại mua sắm ( mua mới hay mua cũ)
Nguyên = Gía mua ghi + Thuế nhập + Các chi phí -Các khoản giảm Giá TSCĐ trên hóa đơn khẩu(nếu có) liên quan trừ(nếu có)
VD: Theo hợp đồng kinh tế số 204/HĐKT ngày 05/05/2020, hóa đơn GTGT KS/2005B số 0004505 ngày 26/05/2020. Công ty mua một Ôtô tải thùng IFA sản xuất tại Đức, mới 100%; Địa điểm giao xe tại Công ty Cổ phần Giấy Mạnh Đạt thanh toán bằng tiền mặt, giá thanh toán 84.000.000 (giá đã bao gồm 5% thuế VAT)
Vậy căn cứ vào biên bản giao nhận xe và các chứng từ kèm theo ( hợp đồng, hóa đơn GTGT) kế toán xác định nguyên giá TSCĐ như sau: Nguyên giá xe Ôtô thùng IFA = 80.000.000đ (bằng giá phải thanh toán trên hóa đơn trừ đi 5% thuế GTGT hay chính là giá chưa thuế GTGT đầu vào).
+ Đối với TSCĐ được biếu tặng, viện trợ không hoàn lại.
Nguyên giá = Gía đánh giá thực tế của + Các chi phí mà bên nhận phải chi TSCĐ hội đồng giao nhận ra tại thời điểm đưa vào sử dụng + Đối với TSCĐ hình thành do XDCB hoàn thành:
Nguyên giá = Gía quyết toán công trình xây dựng theo quy định chế TSCĐ quản lý đầu tư XD cơ bản hiện hành và các chi phí khác Liên quan trực tiếp và lệ phí trước bạ(nếu có)
2.2.3. Chứng từ sử dụng:
- Biên bản giao nhận TSCĐ do hội đồng bàn giao lập gồm:
+ Đại diện bên giao. + Đại diện bên nhận. + Một số ủy viên khác.
- Biên bản giao nhận thường lập cho từng TSCĐ. Sau khi bàn giao xong các bên cung ký vào biên bản. Bên giao nhận TSCĐ được lập thành 2 bản, mỗi bên lưu một bản chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán lưu.
- Hóa đơn GTGT: Do đơn vị bán TSCĐ lập, giao cho Chi nhánh Quảng Bình – Công ty Cổ phần Tổng Công ty Sông Gianh một liên để kế toán làm căn cứ ghi sổ.
- Hợp đòng: Bên bán hoặc bên mua lập 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản.
- Giấy đề nghị thanh lý: Sau khi xem xét tình hình, hoạt động thực tế của tài sản, trưởng phòng kỹ thuật viết giấy này trình ban Giám đốc duyệt.
- Biên bản thanh lý: Do hội đồng thanh lý nhập, làm căn cứ để ghi giảm TSCĐ trên cơ sở kế toán.
- Phiếu thu: Kế toán thanh toán lập, có chữ ký của Giám Đốc và Kế Toán Trưởng.
- Giấy báo Có: Do Ngân hàng gửi đến.
2.2.4. Kế toán tổng hợp tăng TSCĐ tại Chi nhánh Quảng Bình – Công ty Cổ