2.1. Cải thiện mối quan hệ trong công việc giữa các phòng ban với nhau
Đây chính là việc đầu tiên, quan trọng nhất cần cải thiện tại CTSD. Các giải pháp bên dưới sẽ không thể hoàn thành được nếu giữa các phòng ban vẫn chưa tìm được tiếng nói chung, hợp tác hỗ trợ nhau trong mọi hoạt động. Đây không phải là một việc làm dễ dàng nhưng khó chứ không phải không làm được. Để làm được điều đó cần thay đổi tư duy của người lãnh đạo, cụ thể là các trưởng phòng. Các phòng ban làm việc thiếu nhất quán với nhau, chưa hỗ trợ nhau tốt. Có nhiều cách để cải thiện tình hình như sau:
Thứ nhất, Ban Giám Đốc có thể áp dụng các cách thức hướng về tâm lý như định kỳ mỗi quý một lần tổ chức những chuyến dã ngoại kết hợp với các trò chơi vận động, tổ chức các chương trình từ thiện. CTSD vẫn thường xuyên tổ chức các chuyến đi dã ngoại nhưng tổ chức chưa hay, thiếu các trò chơi đồng đội nên mục đích chuyến đi không đạt được. Những lần tổ chức sau, CTSD nên thuê các công ty du lịch tổ chức chuyên nghiệp thực hiện các trò chơi trong chuyến đi giúp nhân viên gắn bó với nhau hơn. Sẵn đó học hỏi cách tổ chức của họ để có kinh nghiệm sau này tự CTSD tổ chức.
Đó là cách thông thường nhất để áp dụng. Ngoài ra, Ban Giám Đốc cùng phòng Nhân Sự nghiên cứu và ứng dụng sớm bảng đánh giá công việc KPI. Đây cũng là một cách cải thiện mối quan hệ giữa các phòng ban. Vì kết quả của mỗi cá nhân phụ thuộc vào các cá nhân khác cùng bộ phận, và kết quả của phòng này sẽ phụ thuộc vào phòng khác. Từ đó, kích thích các phòng ban phải làm việc với nhau tốt hơn, có trách nhiệm hơn.
Thứ ba, thành lập Ban kiểm tra có nhiệm vụ theo dõi, đánh giá tình hình các hoạt động trong tháng của các phòng ban. Trước tiên, cần thành lập Ban kiểm tra với số lượng từ 3-5 người. Sau đó lập bảng đánh giá, kiểm tra. Hiện tại CTSD chưa thể thành lập Ban kiểm tra hoàn toàn độc lập với các phòng ban nên có thể kết hợp từ nhân viên của nhiều phòng ban khác nhau như phòng Nhân Sự, phòng Kinh Doanh, phòng Chăm sóc khách hàng và phòng Marketing. Ban kiểm tra được phép tham gia các cuộc họp định kỳ hằng tuần của Ban Giám Đốc với các trưởng phòng. Báo cáo của các trưởng phòng sẽ được sự xác nhận của Ban kiểm tra. Và Ban kiểm tra được quyền tổ chức các cuộc họp bất thường với các phòng ban nếu tiến độ công việc không ổn định.
2.2. Xây dựng lại chương trình đào tạo nhân viên
Như đã nêu trên, chương trình đào tạo hiện nay của CTSD không hiệu quả. Nguyên nhân chính yếu nhất do các nguồn nhân lực CTSD chưa tự tổ chức, thiết kế bài giảng tốt nhất. Giữa các phòng ban phối hợp với nhau không hiệu quả, cá nhân chịu trách nhiệm chưa hoàn thành tốt nhiệm vụ. Để cải thiện tình hình, CTSD nên hoãn lại tất cả các chương trình đào tạo trong năm, lập một kế hoạch xây dựng lại chương trình đào tạo. Quy trình thực hiện như sau:
Đầu tiên, phòng Nhân Sự cần xác định đối tượng mục tiêu mà CTSD muốn đào tạo nhất lúc này là nhân viên cửa hàng. Phòng Nhân Sự phối hợp phòng Kinh doanh, phòng Marketing, phòng Chăm sóc khách hàng liệt kê những kỹ năng một nhân viên cửa hàng Vascara cần đáp ứng được. Khi các phòng ban thống nhất được các kỹ năng với nhau, phòng Nhân Sự thực hiện bước thứ hai.
Bước thứ hai, các phòng chức năng sẽ thiết kế các bài giảng, tìm kiếm tài liệu để đào tạo nhân viên cửa hàng. Ví dụ mỗi phòng ban sẽ chịu trách nhiệm các mảng đào tạo theo chuyên môn như:
• Phòng Marketing đảm nhiệm đào tạo về trưng bày sản phẩm; cách phối hợp giày dép với bóp, túi xách; cách đi đứng, chào hỏi khách mang nét đặc trưng chỉ có ở Vascara.
• Phòng Chăm sóc khách hàng đảm nhiệm đào tạo những kinh nghiệm tư vấn cho khách ngay tại cửa hàng về chăm sóc, bảo quản sản phẩm; các cách xử lý tình huống về bảo hành, những trường hợp nào nhân viên cửa hàng tự giải quyết, những việc nào phải đưa lên phòng Chăm sóc khách hàng.
• Phòng Nhân Sự đảm nhiệm đào tạo nhân viên vệ sinh cửa hàng, các cách ứng phó khi gặp sự cố cháy nổ; tổ chức giới thiệu về CTSD, các chính sách của CTSD cho những nhân viên mới.
• Phòng Kinh doanh đảm nhiệm đào tạo về cách quản lý, sắp xếp kho hàng cho cửa hàng trưởng, nhân viên kho; cách giao tiếp với khách hàng; cách bán hàng hiệu quả, giữ khách cũ và thêm khách mới.
Bước thứ hai này cực kỳ quan trọng, phòng Nhân Sự có nhiệm vụ phải theo sát tiến độ thực hiện của các phòng ban, chất lượng bài giảng, tài liệu. Như vậy, họ mới thực hiện đúng tiến độ cũng như việc theo sát sẽ giúp phòng Nhân Sự phát hiện những khó khăn họ mắc phải để có cách giải quyết kịp thời. Bước này đòi hỏi rất nhiều thời gian, công sức của các phòng ban. Phòng Nhân Sự cần theo dõi cực kỳ sát sao. Nếu không theo dõi kiểm tra, tiến độ thực hiện rất dễ bị trì trệ, nếu có hoàn thành cũng sẽ không đạt chất lượng cao. Không chỉ vậy, cần phải có sự hợp tác, nghiêm túc thực hiện của các phòng ban khác. Nên có hình thức thưởng phạt để các phòng ban có trách nhiệm với việc này. Trong khoảng thời gian từ tháng 06 đến tháng 08 hoạt động kinh doanh của CTSD diễn ra trầm hơn các thời điểm khác. Nên đây là lúc để các phòng ban đầu tư tối đa để hoàn thành kế hoạch đạt chất lượng cao.
trình đào tạo. Cần phải thay đổi hình thức truyền đạt cho nhân viên. Thay vì như trước đây chỉ đào tạo tại phòng họp với không gian hẹp, thiếu sự tương tác giữa người giảng và người học, người giảng nói thao thao bất tuyệt, người nghe thì chán ngán, nay phải chọn lọc một vài nội dung đào tạo và tổ chức bên ngoài, có tính tương tác cao và người học chủ động với chương trình.
Và cuối cùng là dựa vào bài giảng xếp lịch và thứ tự các chương trình đào tạo cho nhân viên cửa hàng.
Việc thiết kế nội dung bài giảng, tìm kiếm tài liệu nên để cho các phòng ban trong công ty thực hiện và nội bộ công ty tiến hành tổ chức. Vì không ai hiểu doanh nghiệp bằng chính những con người gắn bó lâu năm với doanh nghiệp. Tất cả sẽ sát với thực tế của doanh nghiệp hơn. Chỉ khi nào tình hình quá tệ, nội bộ CTSD không thực hiện được mới nghĩ tới việc thuê các công ty, cá nhân bên ngoài thực hiện.
2.3. Xây dựng hệ thống tuyển dụng
Tuyển dụng của CTSD hiện tại chưa thật sự chuyên nghiệp, không có quy trình rõ ràng và cách thức tuyển dụng cũng như tìm kiếm ứng viên cần bài bản hơn.
Trước tiên là tìm kiếm ứng viên. Người làm tuyển dụng cần mở rộng nguồn tìm kiếm hơn là chỉ quanh quẩn ở các trang web tìm việc làm hay giới thiệu từ nhân viên CTSD. Những vị trí cấp thấp như nhân viên cửa hàng, bảo vệ, nhân viên giao nhận sẽ không khó tìm kiếm. Nhưng những vị trí như trưởng phòng, cửa hàng trưởng, các vị trí trọng yếu ở văn phòng người tuyển dụng cần thêm nhiều nguồn khác. Chẳng hạn từ việc quan sát, tìm hiểu nhân viên các công ty của đối thủ lôi kéo họ về làm. Hoặc tận dụng các mối quan hệ cá nhân để được giới thiệu những ứng viên tiềm năng. Cách thức này không nên sử dụng nhiều và với tất cả các mối quan hệ. Một phần khác là công việc đó phải thật sự hấp dẫn và nhiều cơ hội. Nếu không họ cũng chỉ giới thiệu các ứng viên năng lực bình thường.
Bên cạnh đó, vẫn có cách thức đơn giản hơn nhưng vẫn hiệu quả. Có thể thiết kế mục tuyển dụng ngay trên trang web www.vascara.com. Trang web là một phần quan trọng của doanh nghiệp, nhiều đối tượng khi mua sắm hay muốn tìm việc làm thì kiếm thông tin trên web của chính doanh nghiệp là tiện lợi nhất. Để thu hút hơn nữa, khi đăng tin tuyển ứng viên ở trang web doanh nghiệp hay các trang web khác cần chú
trọng đến nội dung bảng mô tả công việc. Hãy mô tả những dự án, những công việc quan trọng, hấp dẫn họ sẽ được tham gia nếu được vào làm. Như vậy sẽ thu hút được nhiều người giỏi vì những người giỏi chỉ quan tâm xem môi trường làm việc có giúp họ phát triển năng lực hay không.
Ngoài việc tìm ứng viên, CTSD cần xây dựng lại quy trình phỏng vấn. Tùy mỗi vị trí mà có những cách tuyển khác nhau. Và khi phỏng vấn, cần tạo ra nhiều thách thức cho ứng viên hơn. Chẳng hạn, vòng phỏng vấn đầu tiên hiện tại không có tính sàn lọc cao nên thêm vào những bài kiểm tra hiểu biết của ứng viên về CTSD, các kiến thức xã hội liên quan đến thời trang. Vòng 2, ngoài việc phỏng vấn với trưởng phòng cần thêm câu hỏi kiểm tra về IQ, các kiến thức chuyên môn của ứng viên. Đến đây, sẽ xác định rõ ràng, chính xác năng lực ứng viên và vòng cuối cùng là gặp Giám Đốc chỉ bàn thêm về lương, thỏa thuận giữa hai bên.
2.4. Nghiên cứu áp dụng bảng đánh giá công việc KPI
Bảng đánh giá công việc KPI (Key Performance Indicator) là chỉ số đánh giá thực hiện công việc. Ở từng vị trí sẽ có bản mô tả công việc hoặc kế hoạch làm việc hàng tháng. Người lãnh đạo sẽ áp dụng các chỉ số để đánh giá hiệu quả của chức danh đó. Dựa trên việc hoàn thành KPI, công ty sẽ có các chế độ thưởng phạt khác nhau cho từng cá nhân. Không chỉ vậy, để hoàn thành được công việc theo KPI, các vị trí, các phòng ban phải phối hợp với nhau làm việc chặt chẽ, sự tương tác với nhau trong công việc giữa các phòng ban, các cá nhân sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến bảng đánh giá của nhau. Đây cũng là một cách giúp cho các phòng ban, các cá nhân trong CTSD làm việc với nhau tốt hơn, tinh thần đồng đội sẽ cao hơn.
Ngay bây giờ CTSD chưa cần thiết phải áp dụng KPI. Tuy nhiên, CTSD nên bắt đầu tìm hiểu, nghiên cứu về KPI và xây dựng từ từ để thời gian tới áp dụng sẽ tốt hơn.