8. Cấu trúc dự kiến của đề tài
2.3. Thực trạng công tác tổ chức, điều hành văn phòng
2.3.3. Tổ chức xây dựng, chương trình, kế hoạch công tác
Chương trình, kế hoạch có vai trị quan trọng trong tổ chức hoạt động của cơ quan, tổ chức, giúp nhà quản lý chủ động ứng phó với mọi sự thay đổi
trong quá trình điều hành một cách linh hoạt mà vẫn đạt mục tiêu đã đề ra.
Bảng 2.2. Số lượng chương trình, kế hoạch UBND huyện xây dựng được từ năm 2010 đến quý I năm 2016
STT Tên loại văn bản ban hành Sốlượng Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015 Quý I năm 2016 1 Chương trình, kế hoạch 743 507 410 1065 1190 1374 58
(Nguồn: UBND huyện Lộc Bình)
Nội dung lập chương trình, kế hoạch cơng tác a. Nội dung lập chương trình cơng tác
- Xác định mục tiêu: Văn phòng đề ra mục tiêu xây dựng một chương trình, kế hoạch cụ thể có tính khả thi, đảm bảo chất lượng.
- Cách thức thực hiện mục tiêu: Tiến hành phân công công việc cho cá nhân hoàn thiện văn bản, tiến hành kiểm tra.
- Thời gian đạt mục tiêu: Yêu cầu trong một tuần phải ra thành quả.
b. Quy trình lập chương trình, kế hoạch
Bước 1: Chuẩn bị lập chương trình, kế hoạch:
Bước 2: Xây dựng chương trình, kế hoạch dự thảo
Bước 3: Trưng cầu ý kiến về chương trình, kế hoạch dự thảo Bước 4: Thảo luận thơng qua chương trình, kế hoạch dự thảo
Bước 5: Ban hành chương trình, kế hoạch trong đơn vị:
❖ Bố cục chương trình, kế hoạch cơng tác
Phần mở đầu
- Trình bày khái quát những vấn đề được xác định là cơ sở khoa học cho việc xây dựng chương trình, kế hoạch.
- Trình bày khái quát những thuận lợi và khó khăn.
- Nêu rõ các căn cứ pháp lý cho việc xây dựng chương trình, kế hoạch. - Trình bày mục đích của lập chương trình, kế hoạch.
Phần nội dung
- Nêu rõ mục tiêu, nhiệm vụ chương trình, kế hoạch và biện pháp thực hiện.
- Các điều kiện, phương tiện thực hiện.
- Các đối tượng được phân cơng thực hiện.
- Trình tự triển khai, tổ chức thực hiện…, các biện pháp đảm bảo thực hiện, chế độ trách nhiệm.
- Thời gian kiểm tra, đánh giá, sơ kết, tổng kết. Các hình thức khen thưởng, kỷ luật.
Phần kết luận
- Nêu các đề xuất, kiến nghị.
Bảng 2.3. Số lượng chương trình, kế hoạch Văn phòng xây dựng từ năm 2010 đến quý I năm 2016
STT
Tên loại văn bản ban hành Sốlượng Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015 Quý I năm 2016 1 Chương trình, kế hoạch 21 21 22 21 21 23 6
(Nguồn: UBND huyện Lộc Bình)
Quy trình xây dựng
- Chuyên viên được phân công tiến hành soạn thảo văn bản: Chuẩn bị
các tài liệu, các mẫu văn bản liên quan. Dự thảo văn bản theo đúng thể thức, nội dung văn bản.
- Lãnh đạo văn phòng kiểm tra, ký nháy vào chỗnơi nhận văn bản. Chịu trách nhiệm về nội dung và tính pháp lý. Phê duyệt văn bản.
- Trình lãnh đạo UBND đối với những văn bản có sự phê duyệt của
lãnh đạo UBND.
- Văn thư có trách nhiệm lấy số, đóng dấu của UBND huyện, chuyển
cho phịng/ban/đơn vị có nhiệm vụban hành văn bản và lưu hồsơ. Văn thư lưu bản gốc văn bản đi.
Tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch
Trên cơ sở văn bản ban hành, văn phịng xác định tính khả thi, kiểm tra
lại nội dung, thể thức. Sau đó xác định cơng việc nào quan trọng sẽ ưu tiên,
phân công công việc cho bộ phận, cá nhân văn phòng phù hợp năng lực. Tiến hành tổ chức thực hiện và kiểm tra, đánh giá hiệu quả công việc khi hoàn thành.