8. Cấu trúc dự kiến của đề tài
2.3. Thực trạng công tác tổ chức, điều hành văn phòng
2.3.7. Tổ chức hội nghị, hội họp
Trên thực tế hàng năm Văn phòng tiến hành các cuộc hội họp: Những cuộc họp đóng vai trị rất quan trọng, là hình thức trao đổi, bàn bạc, thảo luận
để tìm ra sự thống nhất và phối hợp hành động.
- Hội nghị cán bộ, cơng chức văn phịng. Hội nghị tổng kết công tác
năm, Họp Ủy ban. Họp chi bộ theo tháng, quý. Họp đánh giá cơng việc của các bộ phận của Văn phịng trong tháng:
Công tác tổ chức Hội họp
* Công tác chuẩn bị:
- Đăng ký phòng họp: Tổ chức tại phòng họp chung của cơ quan
- Chuẩn bị tài liệu.
- Nhân viên phục vụ chuẩn bị trà hoặc nước lọc.
* Điều hành cuộc họp:
- Lãnh đạo văn phịng/ Ủy ban sẽ chủ trì cuộc họp.
- Các phòng, ban, đơn vị trong cơ quan dưới sự chỉ đạo tiến hành bàn
bạc, thảo luận, đưa ra ý kiến. Tiến hành báo cáo kết quả, hạn chế còn tồn tại,
đưa ra kế hoạch biện pháp thực hiện.
- Người chủ trì cuộc họp sẽ tổng kết lại và phát biểu chỉđạo. - Thư ký cuộc họp sẽ ghi lại ý chính và tiến hành báo cáo lại.
* Kết thúc cuộc họp:
- Hoàn thiện văn bản. Thư ký hoàn thiện gửi thành viên tham dự đồng thời lưu bản chính
- Theo dõi tiến độ thực hiện các công việc đã được thảo luận. - Quét dọn sạch sẽ phòng họp.
Hoạch định và tổ chức các cuộc họp trang trọng theo nghi thức, có quy mơ lớn chia làm 3 giai đoạn:
- Giai đoạn chuẩn bị. - Giai đoạn tiến hành.
- Giai đoạn kết thúc hội nghị.
a. Giai đoạn chuẩn bị
* Trách nhiệm của lãnh đạo
- Xác định mục tiêu của hội nghị; nội dung công việc; thành phần tham gia; thời gian tiến hành; địa điểm diễn ra cuộc họp. Các vấn đề: Chương trình nghị sự, người ghi biên bản, kiểm tra phòng họp, trang thiết bị.
* Trách nhiệm của thư ký và ban tổ chức
- Quyết định thành phần tham dự hội nghị. - Lựa chọn ngày tháng
- Xây dựng chương trình, lập kế hoạch cụ thể cho từng nội dung hội nghị.
- Phân công người, bộ phận chịu trách nhiệm phần việc: trang trí phịng họp, trang thiết bị, cơ sở vật chất….
- Chuẩn bị hồ sơ cuộc họp: Chuẩn bị tài liệu có liên quan đến hội nghị, tài liệu cần thiết cho lãnh đạo.
- Soạn thảo chương trình nghị sự:
- Thơng báo cho tồn thể cán bộ, cơng chức của Văn phịng nắm rõ tình hình. b. Giai đoạn tiến hành - Điểm danh đại biểu. - Phát tài liệu. - Phục vụ đại biểu. - Chủ trì hội nghị: Đúng giờ, đảm bảo thời gian giữa các phần. - Thảo luận. - Phát biểu chỉđạo. - Tổng kết hội nghị. - Quay phim, chụp ảnh (nếu có).
- Ghi biên bản hội nghị.
c. Giai đoạn kết thúc hội nghị
- Kết luận: Thông qua diễn văn tổng kết của chủ tọa, bế mạc.
- Sau cuộc họp:
+ Hoàn thiện các văn bản. + Thanh quyết tốn chi phí.
+ Tổ chức thực hiện các nghị quyết. + Rút kinh nghiệm.
- Soạn thảo biên bản: Thư ký soạn thảo lại biên bản và đưa cho lãnh đạo duyệt lại, thư ký giữ lại bản chính đểlưu.
=> Trên thực tế công tác tổ chức hội nghị, hội họp giữ vai trò quan trọng. Quyết định đến hiệu quả cơng việc của cả Ủy ban. Do đó, cơng tác hội
nghị, hội họp được lãnh đạo quan tâm và đôn đốc, nhằm đảm bảo chất lượng công việc, nâng cao năng lực lãnh đạo, quản lý của người lãnh đạo.