8. Cấu trúc dự kiến của đề tài
2.3. Thực trạng công tác tổ chức, điều hành văn phòng
2.3.6.2.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu
Hằng năm, văn thư văn phòng tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ.
- Lập kế hoạch thu thập hồsơ, tài liệu từlãnh đạo HĐND, UBND, Văn phòng HĐND và UBND huyện, các cá nhân cán bộ, chuyên viên.
- Xác định những loại hồsơ, tài liệu cần thu thập vào lưu trữ.
- Hướng dẫn cá nhân cán bộ, chuyên viên chuẩn bị hồsơ, tài liệu và lập
“Mục lục hồ sơ, tài liệu lưu trữ”.
- Chuẩn bịcác phương tiện để tiếp nhận, bảo quản hồsơ, tài liệu.
- Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập biên bản giao nhận tài liệu.
Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ được thực hiện khá tốt, văn thư luôn đôn đốc các đơn vi, phòng, ban, cá nhân tiến hành nộp lưu tài
liệu vào lưu trữcơ quan khi hết năm. Văn thư thống kê sốlượng văn bản theo sổ đăng ký văn bản đi –đến. Trường hợp phát hiện thiếu tài liệu, văn thư u
cầu các phịng, ban, đơn vị hồn thiện và nộp lại bản chính để nộp lưu vào
kho lưu trữ.
b. Phân loại tài liệu
Văn thư tiến hành phân loại tài liệu theo khối chuyên môn riêng: Tổng hợp, kinh tế, văn hóa – xã hội,…
Tuy nhiên kho lưu trữ huyện có tài liệu HĐND và UBND huyện. Hiện tại chưa tiến hành thu thập, tài liệu từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp
lưu vềkho lưu trữ huyện.
Trong quá trình hoạt động tài liệu của Ủy ban được xây dựng thành các Danh mục hồ sơ theo từng lĩnh vực hoạt động cụ thể, theo từng loại riêng.
* Tài liệu UBND huyện:
- Hành chính
+ Văn bản đi đến.
+ Các khối chuyên môn: Khối Tổng hợp; khối Chính quyền và quản lý
thủy sản, thủy lợi; khối Công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp; khối Giao thông vận tải; khối Xây dựng, quản lý sử dụng nhà ở; khối Thương mại – Du lịch – Dịch vụ; khối Giáo dục – đào tạo; khối Văn hóa – Thơng tin – Thể dục thể
thao; khối Y tế - xã hội; khối Khoa học công nghệ - tài nguyên môi trường; khối Quốc phòng, an ninh, trật tự an toàn xã hội; khối Dân tộc – Tôn giáo; khối Thi hành pháp luật.
- Kế toán
* Tài liệu HĐND huyện: Các Khóa. * Tài liệu Đảng
c. Chỉnh lý tài liệu
Tại văn phòng HĐND và UBND công tác chỉnh lý tài liệu được tiến hành:
- Tài liệu trong phông được phân loại và lập thành hồsơ hoàn chỉnh - Xác định thời hạn bảo quản cho từng hồsơ, tài liệu cần bảo quản vĩnh
viễn và bảo quản có thời hạn.
- Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu và lập công cụ tra cứu. - Lập danh mục tài liệu hết giá trịđể làm thủ tục tiêu hủy.
=> Trên thực tế tài liệu của Ủy ban được chỉnh lý dựa vào nguồn kinh phí phục vụ công tác văn thư, lưu trữ. Hoạt động chỉnh lý chưa được tiến
hành thường xuyên do thiếu nguồn kinh phí. Do đó, cứ 2 – 3 năm tài liệu sẽ được chỉnh lý một lần. Hiện nay trên kho Lưu trữ vẫn còn nhiều tài liệu chưa được chỉnh lý được bảo quản dưới dạng bó, gói tài liệu. Do kho có diện tích nhỏ, các giá sắt đựng tài liệu ít, khối lượng văn bản nhiều nên tài liệu chưa được chỉnh lý vẫn còn khá lớn và sếp thành đống trong khi mấy năm sau mới
tiến hành chỉnh lý một lần. Điều này gây ảnh hưởng đến chất lượng tài liệu,
hay bịẩm, ố vàng.