8. Cấu trúc dự kiến của đề tài
2.3. Thực trạng công tác tổ chức, điều hành văn phòng
2.3.6.1.4. Quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan, đơn vị
Cơ quan có các loại con dấu: Dấu HĐND, dấu UBND, dấu Văn phòng,
dấu chức danh: Chủ tịch, Phó chủ tịch, Chánh văn phịng, Phó Chánh văn phòng, dấu của các Ban thuộc cơ quan.
a. Quản lý con dấu
Trong thời gian thực tập tại văn phịng em nhận thấy cơng tác quản lý con dấu của cơ quan được thực hiện tốt:
- Con dấu được bảo quản, sử dụng tại phòng làm việc của văn thư, không đưa con dấu ra khỏi phịng làm việc. Bảo quản an tồn trong giờ cũng như ngồi giờ làm việc. Đóng dấu xong cất ngay vào tủ, khi ra khỏi phòng làm việc văn thư khóa tủ dấu lại.
- Khơng giao con dấu cho người khác quản lý khi chưa được phép bằng
văn bản của người có thẩm quyền.
- Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng, bị mất sẽ tiến hành báo cáo với
lãnh đạo Văn phòng để xin ý kiến giải quyết, xử lý kịp thời.
b. Sử dụng con dấu
- Nhân viên văn thư phải tự tay đóng dấu vào các văn bản của HĐND,
UBND huyện, Văn phòng HĐND và UBND huyện.
- Chỉ đóng dấu vào các văn bản đúng hình thức, thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền. Những phụ lục, biểu kèm theo thì phải đóng dấu giáp lai.
- Dấu được đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. Dấu được đóng lên 1/3 chữ ký về phía bên trái.
- Cán bộ văn thư ln giữ gìn con dấu sạch sẽ, cất giữ cẩn thận. Khi hết giờ con dấu được cất vào tủ có khóa cẩn thận, chắc chắn.
- Khơng được đóng dấu trong các trường hợp: Đóng dấu và giấy khơng có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc đóng
dấu lên các văn bản có chữ ký của người khơng có thẩm quyền.