2.2.1.5 Nộ i dung quy đị nh quả n lí hàng tồ n kho
Quy định nhập hàng
- Tiếp nhận và kiểm tra các giấy tờnhập kho, chứng từ theo quy định của pháp luật. - Ghi phiếu nhập kho cho cửa hàng và cho đối tác cung cấp.
- Kiểm tra chất lượng hàng hóa trước khi nhập kho.
- Ghi chép số lượng hàng hóa vật tư trước và sau khi nhập kho. Quy định xuất hàng
- Tiếp nhận và kiểm tra các chứng từ, yêu cầu xuất kho theo quy định của pháp luật. - Ghi phiếu xuất kho đầy đủ thông tin về thời gian và địa điểm người xuất kho và
thông tin đơn hàng.
- Sau khi xuất hàng cần sắp xếp lại không gian dành cho việc nhập hàng làm sau. -Ghi chép lượng hàng xuất kho một cách rõ ràng chi tiết.
Quy định quản lí hàng hóa
-Hàng tồn kho phải được theo dõiở từng khâu thu mua, từng khâu bảo quản, từng nơi
sửdụng, từng người phụtrách ( thủkho, nhân viên bán hàng,..)
- Trong kho thu mua một mặt phải theo dõi nắm bắt thông tin vềtình hình thị trường, khả năng cung ứng của nhà cung cấp, các chính sách cạnh tranh tiếp thị được các nhà cung cấp áp dụng, tính ổn định của nguồn hàng…Mặt khác, phải quản lí chặc chẽ về
số lượng, chất lượng, quy cách phẩm chất, chủng loại giá mua, chi phí mua và tiến độ
thu mua, cungứng phù hợp với kếhoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Trong kho bảo quản dự trữphải tổchức tốt kho, bến bãi, thực hiện đúng chế độ bảo quản, xác định được định mức dự trữtối thiểu, tối đa cho từng loại hàng tồn kho đảm bảo an toàn, cung ứng kịp thời cho sản xuất, tiêu thụ với chi phí tồn trữ thấp nhất.
Đồng thời, cần phải có những cảnh báo kịp thời khi hàng tồn kho vượt qua định mức tối đa, tối thiểu để có những điều chỉnh hợp lí để góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
- Trong khâu sử dụng phải theo dõi nắm bắt được hình thành sản xuất sản phẩm, tiến
độ thực hiện. Đồng thời phải tuân thủ việc sử dụng hợp lí tiết kiệm cơ sở định mức tiêu hao, dự toán chi phí, tiến độ sản xuất nhằm giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm
tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp
-Thường xuyên theo dõi, kiểm tra sựbiến động tăng giảm và đối chiếu sựphù hợp của giá trịvà hiện vật của từng thứ, từng loại hàng tồn kho, giữa các sốliệu chi tiết với sốliệu tổng hợp vềhàng tồn kho, giữa sốliệu ghi trong sổkếtoán với sốliệu thực tếtồn kho.
- Tính giá và hoạch toán chính xác giá trị và hiện vật của hàng tồn kho theo đúng quy định của pháp luật và quy định của doanh nghiệp. Xử lý dứt điểm kịp thời các sai sót trong quá trình hình thành, bảo quản, sửdụng hàng tồn kho (nếu có).
- Sắp xếp hàng hóa một cách khoa học ngăn nắp:
+ Địa điểm: Kho, tủthành phẩm phải ở nơi cao ráo, an toàn, chống mói mọt ẩm mốc. Có hệ thống trang bị phòng cháy, chữa cháy. Trần nhà, mái nhà kho phải thông thoáng, vững bền chống lại các ảnh hưởng của thời tiết như nắng, mưa, bão lụt. Nền kho phải đủcao, phẳng, đủcứng chắc chống ẩm chống thấm.
+ Điều kiện bảo quản: Vềnguyên tắc các điều kiện bảo quản phải là điều kiện ghi trên nhãn hiệu nguyên vật liệu mua vào. Theo quyđịnh của Tổchức Y tếthếgiới điều kiện bảo quản thường là bảo quản trong điều kiện khô, thoáng và nhiệt độ phòng từ 15 –
25oC hoặc tùy thuộc vào điều kiện khí hậu nhiệt độ có thể lên đến 30oC. Phải tránh ánh sáng trực tiếp gây gắt, mùi từbên ngoài vào và các dấu hiệu ô nhiễm khác.
- Hàng tồn kho lâu phải bốtrí ởkhu vực riêng không lẫn lộn với hàng mới: 3 dễ:Dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra.
5 chống:
+ Chống ẩm, nóng, ánh sáng, mối mọt, chuột, nấm mốc, côn trùng. + Chống nhầm lẫn.
+ Chống cháy nổ.
+ Chống đổ vỡ, hư hao.
- Sơ đồkho thểhiện vị trí xếp đặt các hàng hóa.
Hiện nay công ty có 2 tổng kho là tổng kho cấp phát chẵn và tổng kho cấp phát lẻ trong đó mỗi tổng kho có vị trí và quy mô phù hợp với chức năng sử dụng của nó. Tổng kho cấp phát chẵn dùng để tập kết các nguyên vật liệu hàng hóa cho công ty. Vị
trí kho cách nhà sản xuất 200m với diện tích 60m2 bao gồm 1 kho chứa nguyên vật liệuởnhiệt độ thường, một kho lạnh và một kho đông lạnh.
Tổng kho cấp phát lẻ dùng đểdựtrữcác thành phẩm đã sản xuất xong và đang
trong quá trình chờxuất bán. Tại hai kho, các khu vực chứa hàng được quản lí chi tiết theo từng dãy, từng kệ.
(Nguồn: Thủkho)