Chỉtiêu Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018
Số đơn hàng không
hoàn thành 50 45 35
Tổng số đơn hàng 700 1000 950
Tỉlệ đơn hàng khảthi 92,85% 95,5% 96,31%
(Nguồn: Phòng kếtoán)
Trong 3 năm 2016 đến 2018 ta thấy tỉ lệ đơn hàng khả thi hay còn gọi tỉ lệ đơn hàng đáp ứng được nhu cầu khách hàng trung bình trên 94,88 % đây là tỉlệkhá cao về
việc đáp ứng được nhu cầu sản phẩm cho khách hàng điều này chứng tỏ công ty đã dự báo được nhu cầu tiêu dùng sản phẩm của khách hàng gần như tương đối đúng để dự
trữ cũng như sản xuất thành phẩm đáp ứng kịp nhu cầu của khách hàng. Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn trung bình 5,12 %đơn hàng không hoàn thành tức không đáp ứng kịp nhu cầu của khách hàng. Sau khi phỏng vấn Thủ kho để tìm hiểu nguyên nhân có
5,12% đơn hàng không hoàn thành được biết những đơn hàng không hoàn thành này có hai nguyên nhân một là do từphía bộphận nhận đơn đặt hàng của khách ghi nhầm
địa chỉ nên công tác vận chuyển đã xảy ra sai sót làm đơn hàng không hoàn thành,
nguyên nhân thứhai một điều không thểthiếu trong kinh doanh là rủi ro từviệc boom hàng của khách, sau khi hàng được gửi đến đại chỉ người nhận thì bị trảlại hoặc không gọi được cho khách nhận hàng khiến cho những đơn hàng này phải quay về lại với công ty và trở thành những đơn hàng không hoàn thành. Hỏi vềcác mặt hàng thường
không hoàn thành Kếtoán công ty cho biết thường là những đơn hàng vềmỹphẩm của các khách hàng lẻ đặt hàng trực tiếp công ty thông qua các kênh mạng xã hội còn những khách hàng đại lí hay nhà phân phối thì tỉ lệ không hoàn thành đơn hàng gần
như rất thấp trong tổng tỉlệ đơn hàng không hoàn thành.
Nhưng nhìn chung tỉ lệ đơn đặt hàng khả thi của công ty tăng qua các năm điều
đó chứng tỏchất lượng sản phẩm cũng như uy tín của công ty đang ngày một đi lên và
nhiều khách hàng, đại lí, nhà phân phối tin tưởng đặt hàng nhiều hơn.
- Chỉ tiêu đánh giá mức độ đầu tư cho hàng tồn kho:Được xác định thông qua 2 thông sốlà tỉlệgiá trịtài sản tồn kho và tỉtrọng hàng tồn kho trong tài sản lưu động.
Bảng 2.7. Chỉ tiêu đánh giá mức độ đầu tư cho hàng tồn kho
Đơn vị tính: Đồng Việt Nam Chỉtiêu 2016 2017 2018 Giá trịhàng tồn kho Thành phẩm 232.553.390 139.381.095 326.292.558 Nguyên vật liệu 20.651.761 16.764.098 24.975.093 Bao bì 5.829.171 3.814.017 3.479.451 Tổng tài sản lưu động - 535.836.453 471.304.294 673.223.605 Tổng tài sản - 880.062.466 900.064.960 989.872.400 Tỉlệgiá trịtài sản tồn kho Thành phẩm 26,42% 15,48% 32,96% Nguyên vật liệu 2,34% 1,86% 2,52% Bao bì 0,66% 0,42% 0,35% Tỉtrọng hàng tồn kho trong tổng TSLĐ Thành phẩm 43,40% 29,57% 48,46% Nguyên vật liệu 3,85% 3,55% 3,70% Bao bì 1,08% 0,80% 0.51% (Nguồn: Phòng kếtoán)
Dựa vào bảng phân tích ta thấy, giai đoạn 2016 – 2017 hai chỉ số ta xét có xu
hướng giảm điều đó cho thấy giai đoạn 2016 – 2017 là giai đoạn công ty thực hiện tốt
tăng tài sản lưu động nói riêng cũng như tăng tổng tài sản nói chung qua mỗi kì kế
toán. Nhưng đến giai đoạn 2017 –2018 thì hai tỉ số trên lại tăng một cách đáng kể. Lí
do là giai đoạn năm 2018 Vạn Ngân bắt đầu tách ra khỏi công ty mẹ nên gặp nhiều
khó khăn trong thủtục thành lập công ty, công tác quản lí vận chuyển hàng hóa không ít gây nên những trởngại tương đối làm cho tồn kho tăng lên.
- Chỉ tiêu đánh giá mức độchính xác của các báo cáo tồn kho:Được xác định thông qua 2 thông sốlà số lượng các báo cáo không chính xác và tổng số các báo cáo trong năm.
Bảng 2.8. Chỉ tiêu đánh giá mức độchính xác của các báo cáo tồn kho
Chỉ tiêu Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018
Sốbáo cáo không chính xác 2 1 4
Tổng sốbáo cáo 12 12 12
Mức độchính xác của các báo
cáo tồn kho 83,33% 91,66% 66,66%
(Nguồn: Phòng kếtoán)
Nhìn vào bảng trên ta thấy tình hình báo cáo vềtồn kho của công ty có sựthay
đổi bất thường cụ thể là năm 2016 với năm 2017 tỉ lệ mức độ chính xác của báo cáo tồn kho tăng 8,33% chứng tỏbộphận chịu trách nhiệm báo cáo hàng tồn kho có trách nhiệm và nghiệp vụ để giảm được sai sót nhưng năm 2017 so với năm 2018 thì mức
độ chính xác của báo cáo tồn kho lại giảm mạnh đến 25% tức có tới 4 báo cáo không chính xác trên tổng 12 báo cáo. Nguyên nhân là tháng 7 năm 2018 công ty Vạn Ngân
được thành lập riêng thành công ty con nên mọi thứcòn dễ bị nhầm lẫn và công việc của bộ phận quản lí kho của công ty lại tăng lên nhiều nên tình hình báo cáo tồn kho củaa công ty đã gặp nhiều thiếu sót, nhà quản trịvà các cấp quản lí cần phải nâng cao
hơn nữa ý thức trách nhiệm của nhân viên và tăng cường nghiệp vụ cho nhân viên để
2.2.3 Những ưu điểm, hạn chếtrong công tác quản lí hàng tồn kho của công ty Cổ phần dược phẩm Vạn Ngân
Ưu điểm
- Nhà quản trị của công ty đã chú trọng tới công tác quản lí hàng tồn kho nên kiểm soát chặt chẽ được hàng xuất và hàng nhập.
- Quản lí hàng tồn của doanh nghiệp được phân công cho mỗi cá nhân, mỗi bộ phận chịu trách nhiệm riêng biệt nhưng có liên quan chặt chẽvới nhau.
- Các cá nhân, bộphận quản lí kho đều có trách nhiệm tinh thần làm việc nghiêm túc và khôngỷlại vào nhau.
- Thủkho có kinh nghiệm quản lí nên giảm thiểu được nhiều sai sót xảy ra trong quá trình xuất, nhập hàng.
Hạn chế
- Do doanh nghiệp mới tách ra làm công ty riêng nên nhiều trang thiết bị hạ tầng, kĩ
thuật công nghệcòn nhiều hạn chếnên việc bảo quản bốc dỡ vẫn diễn ra chậm chạp và làm biến tính sản phẩm ít nhiều.
-Hàng hóa phong phú, đa dạng khó khăn trong quá trình kiểm kê cũng như quản lí. - Doanh nghiệp còn bị động trong quá trình dự báo lượng đặt hàng của khách nên nhiều trường hợp bị dư thừa và thiếu hụt hàng hóa.
- Hàng hóa là mỹ phẩm bị phát sinh hao mòn vô hình nên doanh nghiệp phải chấp nhận bán hàng xảhoặc giá thấp làm giảm doanh thu của công ty.
- Công ty chưa áp dụng những phần mềm quản lí kho, còn thực hiện việc quản lí kho một cách thủ công làm cho công việc củangười quản lí kho nhiều hơn và áp lực hơn
CHƯƠNG 3. ĐỊNH HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP ĐỐI VỚI THỰC
TRẠNG QUẢN LÍ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔPHẦN
DƯỢC PHẨM VẠN NGÂN
3.1 Định hướng của công ty Cổphần dược phẩm Vạn Ngân
- Định hướng phát triển của công ty cổ phầndược phẩm Vạn Ngân trên thị trường Đà
Nẵng nói riêng và cả nước nói chung như sau:
- Tiếp tục duy trì và phát triển những mặt tối ưu của công tác quản lí hàng tồn kho
được hoạt động hiệu quảvàổn định.
- Xây dựng những chính sách cũng như những chiến lược marketing phù hợp để đẩy nhanh những sản phẩm tồn kho có thời hạn sửdụng ngắn tránh những trường hợp hư
hỏng hay hết hạn sửdụng.
- Bồi dưỡng kiến thức và nâng cao trình độ cho nhân viên. Đào tạo, tuyển dụng đội ngũ nhân viên tại công ty và các cơ sởnhằm tạo ra nguồn lực nhân viên giỏi nâng cao
được lợi thếcạnh phát triển công ty và phục vụ nhu cầu khách hàng. Đào tạo nhân sự
tốt hơn bằng các hội thảo trực tiếp giữa quản lý và nhân viên, cho phép nhân viên tham gia các khóa học, khóa đào tạo ngắn hạn, ngoài ra tăng tiền thưởng để nhân viên có
thêm động lực để nhân viên hoạt động tích cực hơn trong bán hàng, tổ chức các trò
chơi hoạt động ngoài giờ làm việc để nhân viên có sự giao lưu với nhau, vì hình thức công ty theo Group vì thếtổchức giao lưu nhân viên với các công ty trong Group giúp
giao lưu nhiều hơn, mở rộng các mối quan hệ nhiều hơn sẽ tăng được cơ hội có đơn
hàng nhiều hơn.
- Công ty tập trung trí tuệvà sức lực giải quyết khó khăn trong quá trình kinh doanh, nắm bắt thời cơ, đổi mới nhận thức chấn chỉnh tổchức còn những thiếu hụt trong công tác quản lí hàng tồn kho.
- Về sản phẩm: Phát triển đa dạng hóa thêm sản phẩm để phù hợp với nhu cầu của khách hàng vềnhững mặt hàng mỹphẩm làm đẹp.
- Vềkhoa học công nghệ: Đẩy mạnh phong trào sáng kiến cải tiến kỹthuật, hợp lí hóa sản xuất đổi mới công nghệtrong công tác bảo quản hàng tồn kho. Thường xuyên cập nhật, nghiên cứu, áp dụng các tiến bộkhoa học công nghệcủa Thếgiới. Trao đổi học
hỏi thêm nhiều công nghệ mới góp phần thúc đẩy chuyên môn, đưa nhân viên đào tạo thêm nhiều vềnhững nghiệp vụcông tác quản lí hàng tồn kho sao cho hiệu quảnhất. - Vềtài chính: Quản lí chặt chẽ chi phí, đảm bảo sửdụng nguồn vốn có hiệu quả, nâng
cao năng lực tài chính,đảm bảo phát triển liên tục,ổn định và vững chắc.
3.2 Giải pháp khắc phục những tồn tại trong công tác quản lí hàng tồn kho của công ty Cổphần dược phẩm Vạn Ngân
Trên cơ sở phân tích thực trạng công tác quản lí hàng tồn kho cũng như những thành tựu, hạn chế của công tác này tại công ty Cổ phần dược phẩm Vạn Ngân Đà
Nẵng, chúng ta có thể đềxuất một sốgiải pháp nhằm hoàn thiện quản lí hàng tồn kho
như sau:
3.2.1 Nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên
-Trong công tác đào tạo chuyên môn nghiệp vụ: Công ty cần tăng cường đềcửnhững cán bộ chủ chốt đi học tập về những quy trình nghiệp vụ mới, các nghiệp vụ còn
vướng mắc. Các cán bộsau khi học tập trởvềphải có trách nhiệm tổchức đào tạo nội bộ cho các nhân viên còn lại để cùng nắm bắt và thực hiện đúng quy trình nghiệp vụ. Duy trì phổbiến các quy định của công ty vềquản lí hàng tồn kho tới từng nhân viên,
đặc biệt là những nhân viên mới.
- Trong công tác đào tạo nâng cao đạo đức và ý thức làm việc của nhân viên: Công ty cần định kì 1 quý/lần tổ chức các buổi gặp gỡ, trao đổi những khó khăn vướng mắc trong quá trình làm việc của nhân viên, nhằm tìm hướng giải quyết giúp nhân viên an tâm trong quá trình làm việc. Đồng thời thường xuyên phổbiến các quy định của công ty cũng như của pháp luật vềviệc bảo quản, giữgìn tài sản công ty, chống thất thoát và lãng phí. Quyđịnh rõ mức phạt trong trường hợp nhân viên gây thiệt hại vềtài sản cho công ty.
- Vềcông tác bốtrí sử dụng lao động quản lí hàng tồn kho: Hiện tại với bộphận quản lí hàng tồn kho chỉ có một nhân viên Thủkho cho nên khi có những hoạt động quản lí hàng tồn kho diễn ra nhiều với tần xuất nhập/ xuất lớn dễ gây nên tình trạng quá tải cho nhân viên, lỗi tác nghiệp xảy ra. Vì vậy phòng nhân sự cần phải chủ động phối
hợp nhịp nhàng hơn trong việc điều động nhân viên từbộ phận đang tạm thời dư thừa
lao động đến bộphận thiếu hụt.
- Vềchính sách, chế độ đối với nhân viên: Công ty cần phải nghiên cứu chế độ đãi ngộ
thích hợp đểkhuyến khích nhân viên hoàn thành nhiệm vụ. Công ty cần nhân rộng các chính sách thưởng nóng cho nhân viên có những ý tưởng tốt nhằm nâng cao hiệu quả
quán lí hàng tồn kho. Những chi phí đãi ngộ này sẽ khôngảnh hưởng đáng kể so với những lợi ích à các ý tưởng tốt được triển khai áp dụng trong toàn nhà máy.
Những giải pháp này không phải ngày một ngày hai có thể thực hiện được, mà
đây là cảmột quá trình lâu dài, cần có sự đồng lòng của Ban lãnhđạo và toàn thểnhân viên trong doanh nghiệp. Dù khó khăn nhưng nếu thực hiện tốt những giải pháp trên chắc chắn chất lượng nhân sựcủa công ty Vạn Ngân được nâng lên và tạo hiệuứng lan tỏa trong hoàn thiện quản lí hàng tồn kho.
3.2.2 Tăng cường rà soát sổsách tồn kho
Quản lí hàng tồn kho trên hệ thống hay quản lí sổ sách hàng tồn kho là một nhiệm vụ hết sức quan trọng trong quản lí hàng tồn kho về mặt kế toán. Giá trị hàng tồn kho trên hệthống sẽ được phản ánh trong các báo cáo tài chính. Hiện nay công ty
chưa sửdụng một phần mềm nào đểthực hiện quản lí hàng tồn kho nên việc thực hiện hầu hết đều thủcông gây mất thời gian và công suất. Vì vậy một giải pháp trước mắt công ty nên chủ động tham khảo đặt mua các phần mềm kiểm kê hàng tồn kho cũng như quản lí hàng tồn kho hiệu quả. Hiện nay các nhân viên phụ trách không thường xuyên kiểm tra hệthống mà chỉ quan tâm đến thực tếsản xuất dẫn đến sổsách kếtoán nhiều khi không phản ánh chính xác thực tế. Bên cạnh đó, mặc dù công ty đã nhận thức được định mức sửdụng nguyên vật liệu có thể thay đổi nhưng công ty chỉrà soát, cập nhật lại định mức một tháng một lần. Ngoài ra, công tác kiểm kê hàng tồn kho mặc dù diễn ra đầy đủ nhưng chỉ mang tính chất thủ tục còn chất lượng chưa thực sự cao. Trong thời gian tới để nâng cao tính chính xác của sổsách hàng tồn kho cần thực hiện những nhiệm vụsau: Yêu cầu các nhân viên phụ trách phải cập nhật kịp thời các giao dịch trên hệthống đúng với thực tế. Nhân viên phụtrách kho phải làm báo cáo vềcác lỗi phát sinh và tiến độ xử lí. Vào cuối mỗi quý trước lúc chốt sổ kế toán hàng quý
phòng Kếtoán cần phối hợp với các phòng ban kiểm tra lại mức độ chính xác của các giao dịch trên hệ thống. Rà soát cập nhật liên tục định mức sử dụng nguyên vật liệu của sản phẩm. Khi có nhu cầu thay đổi định mức nguyên vật liệu của bộ phận R&D cần thông báo ngay phòng thủ kho để rà soát định kì.
3.2.3 Kếhoạch và mua hàng
Cần tổ chức thường xuyên các cuộc họp hàng tuần cho phòng mua hàng và phòng R&Dđể phòng mua hàng cập nhật tình hình nguyên vật liệu, kếhoạch thay đổi nguyên vật liệu mới, thời gian thẩm định nguyên vật liệu mới. Bên cạnh đó phòng R&D sẽ thông báo đến phòng mua hàng những khó khăn trong việc yêu cầu giao hàng từnhà cung cấp yêu cầu hỗtrợtừnhà cung cấp trong việc tăng giảm lượng hàng giao.
3.2.4 Tài chính cơ sởvật chất
Giải pháp về tài chính và cơ sở vật chất: Tạo môi trường làm việc xanh hơn, đầu tư vào cơ sở vật chất hiện tại của cơ sở, ứng dụng các sản phẩm điện tửhiện đại vào trong công việc, đầu tư các phần mềm quản lí được sản phẩm một cách tốt nhất. Quản lý tài chính đã ổn thỏa nhưng nếu có bảng kê khai tài chính hàng tháng thì tốt
hơn, giúp nhân viên có thểnắm bắt được chi tiêu của doanh nghiệp, vì mô hình doanh nghiệp còn nhỏnên nhân viên nắm được chi tiêu của doanh nghiệp sẽkhiến nhân viên ý thức được trách nhiệm phát triển doanh nghiệp hơn.
PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ