2.1.5 .Quản lý, theo dõi thời hạn tố tụng, số lượng các loại vụ án
2.1.6. Lưu trữ, cấp sao lục bản án, quyết định của Tòa án
Số lượng vụ án Tòa án các cấp giải quyết tăng nhanh từng năm, tạo cho việc lưu trữ bản án ngày càng phức tạp. Các bản án quyết định của Tòa án được lưu trữ giới dạng văn bản. Các Tòa chuyên trách hoặc các thẩm phán sau khi bản án có hiệu lực pháp luật, hoàn thiện hồ sơ chuyển lưu trữ. Sau đó, cán bộ lưu trữ sẽ tiếp nhận và vào sổ theo dõi, phân loại và sắp xếp tài liệu vào đúng vị trí.
Khi người dân có nhu cầu được cấp sao lục bản án, quyết định của Tòa án thì cán bộ lưu trữ phải tìm kiếm trong sổ kết quả, sau đó hẹn người dân ngày khác đến nhận sao lục bản án, quyết định. Trong thời gian hẹn nhận kết quả các bộ lưu trữ phải tìm kiếm tại kho lưu trữ của Tòa án.
Hoạt động cấp sao lục bản án quyết định chủ yếu làm bằng thủ công và thực hiện các công đoạn sau:
- Người dân làm đơn yêu cầu sao lục bản án quyết định của Tòa án gửi đến Văn phòng Tòa án.
- Văn phòng chuyển đến cho cán bộ lưu trữ xuống kho tìm kiếm.
- Cán bộ lưu trữ phô tô và trình Chánh văn phòng ký y saovà cấp cho người dân.
Quy trình này có nhiều hạn chế, việc lưu trữ được thực hiện thủ công bằng văn bản qua thời gian dễ bị hư hỏng, khi cần tìm kiếm phải qua nhiều công đoạn mất thời gian. Việc thực hiện nếu đầy đủ các thông tin cũng phải thực hiện trong vòng một buổi, nếu không thì phải hẹn người dân từ 2 đến 3 ngày mới được cấp sao lục bản án, quyết định. Điều này tốn thời gian, công sức, tiền của của người dân [30, tr.19].
Trong quá trình tiến hành thí điểm cải cách thủ tục hành chính tư pháp tại TAND tỉnh Vĩnh Long, TAND tỉnh Thừa Thiên Huế, TAND tỉnh Hưng Yên một yêu cầu là phải cải cách công tác lưu trữ và cấp trích lục bản án,
quyết định Tòa án. Được sự hỗ trợ của dự án JUGDEcác Tòa án thí điểm đã ứng dụng phương pháp tin học hóa công tác lưu trữ, ứng dựng phần mền lưu trữ Tòa án. Các bản án được scan và lưu trữ dưới dạng file trong máy tính. Khi có nhu cầu tìm kiếm, cán bộ lưu trữ tìm kiếm trên máy tính và in ra văn bản, trình lãnh đạo ký y sao. Với việc ứng dụng công nghệ thông tin trong việc lưu trữ chỉ cần một vài thông tin của người yêu cầu, Tòa án có thể nhanh chóng tìm kiếm được bản án, quyết định. Thời gian thực hiện chỉ mất từ 15 đến 20 phút là giải quyết xong yêu cầu của người dân [30, tr.199].
Từ những kết quả khi tiến hành thí điểm, năm 2015 TANDTC đưa vào sử dụng “Phần mềm nội bộ số hóa một số tài liệu trong hồ sơ vụ án hiện đang được lưu trữ tại kho lưu trữ của các Tòa án” cho toàn ngành Tòa án. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ và cấp sao lục bản án quyết định của Tòa án đã giúp cho việc lưu trữ được thực hiện nhanh chóng, khoa học, rút ngắn thời gian, không phải để người dân chờ đợi.Người dân không mất nhiều thời gian đi lại, tiền của khi cần sao lục bản án quyết định của Tòa án. Việc lưu trữ hồ sơ vụ án bằng phần mềm giúp cho việc phát triển án lệ sau này hoặc Tòa án cấp trên có thể kiểm tra hồ sơ của Tòa án cấp dưới thông qua phần mềm mà không phải mang hồ sơ lên trực tiếp kiểm tra.