1. Các b-ớc tiến hành cho việc phân tích và thiết kế hệ thống
Trong một doanh nghiệp, một tổ chức tồn tại ba hệ thống có quan hệ mật thiết với nhau:
- Hệ thống ra quyết định là một bộ phận đầu não của tổ chức các doanh nghiệp nơi ban hành các quyết định quản lý cũng nh- là nơi thực hiện các công việc quản lý khác.
- Hệ thống doanh nghiệp
Có nhiệm vụ biến yếu đầu vào thành yếu tố đầu ra của quá trình sản xuất kinh doanh.
Hệ thống này tách, nghiên cứu dữ liệu và phần xử riêng biệt.
Hệ thống này chia việc nghiên cứu, tiếp cận theo từng mức. Có ba mức: •Mức quan niệm
•Mức tổ chức •Mức kỹ thuật
Việc phân chia theo ba mức sẽ cho ta giải pháp giải quyết mâu thuẫn giữa khối l-ợng xử lý và tốc độ xử lý.
- Hệ thống thông tin
Đảm bảo mối liên hệ giữa hai hệ thống nói trên. Nó cung cấp thông tin sau khi đã phân tích các dữ liệu đ-ợc thu thập từ hệ thống tác nghiệp cho hệ thống ra quyết định. Nó chuyển các chỉ thị từ hệ thống ra quyết định tới hệ thống tác nghiệp sau khi đã diễn dịch các chỉ thị đó.
• Việc thiết kế và phân tích đ-ợc tiến hành qua các b-ớc sau: + Nghiên cứu thực tế.
+ Xây dựng các mô hình quan niệm dữ liệu, mô hình xử lý quan niệm dữ liệu, mô hình tổ chức xử lý.
+ Hợp thức hóa.
+ Xây dựng mô hình vật lý dữ liệu 1.1 Nghiên cứu thực tế
Việc nghiên cứu thực tế nhằm giúp ta hiểu đ-ợc chi tiết, xem hệ thống cần cải tiến những gì trong hoạt động. Đặt ra những mục tiêu cần thiết. Và thu thập thông tin nhằm phân tích, tìm hiểu về các thông tin hệ thống:
+ Mục đích của hệ thống
+ Các vị trí công tác trong hệ thống và tầm quan trọng của các vị trí trong hệ thống.
+ Các con số l-ợng hóa chung.
+ Cần tìm hiểu thêm tình hình nhân sự, tài chính của tổ chức, ph-ơng tiện khoa học kỹ thuật hiện có cho hoạt động của hệ thống.
❖ Liệt kê và mô tả chi tiết các nhiệm vụ cần thực hiện - Có bao nhiêu nhiệm vụ cần thực hiện?
- Điều kiện khởi sinh nhiệm vụ cụ thể là gì? - Thời gian khởi sinh nhiệm vụ?
Những loại dữ liệu, khối l-ợng của chúng và nguyên tắc quản lý Làm quen với các ngôn ngữ dùng trong hệ thống
2. Xây dựng các mô hình
2.1. Xây dựng các mô hình khái niệm
Là xây dựng các dữ liệu để trả lời cho các câu hỏi: vì sao hệ thống đó tồn tại? Nhằm mục đích :
- Xây dựng các mô hình dữ liệu.
- Thu thập các thông tin từ thực tế để quản lý.
2.2. Mức khái niệm xử lý
ý nghĩa của mức khái niệm xử lý là giúp ta trả lời câu hỏi: Hệ thống đó làm gì?
- Sự kiện: là một sự việc thực khi đến nó làm khởi sinh sự thực hiện của một hay nhiều sự việc khác.
- Công việc: là tập hợp các xử lý có thể thực hiện có chung các sự kiện khởi sinh.
- Kết quả: là báo cáo đ-ợc thực hiện nh- báo cáo danh sách cán bộ công nhân viên đến tuổi về h-u, báo cáo tiền bảo hiểm xã hội…
2.3. Mức tổ chức
Nhằm mục đích là nói về : ai? Làm chỗ nào? làm cái gì?
Thể hiện những cái mới nh- sự kiện, nhiệm vị, quy tắc tổ chức của hệ thống.
- Quy tắc tổ chức là sự thể hiện tổ chức theo nghĩa: bản chất của xử lý và thời điểm tiến hành.
- Nhiệm vụ là những công việc xác định theo quy tắc tổ chức.
2.4. Mô hình ngoài
Mục đích của mô hình ngoài là để xác định các mô hình về dữ liệu và mô hình xử lý đối với những ng-ời không thuộc hệ thống.
3. Hợp thức hóa
Với việc hợp thức hoá sẽ đảm bảo cho mô hình ngoài thực sự đ-ợc xây dựng từ mô hình khái niệm.
Và bảo đảm cho các dữ liệu do mô hình dữ liệu xây dựng có thể dùng đ-ợc cho các xử lý do mô hình đề ra.
Các b-ớc hợp thức hóa đó là :
- Hợp thức hóa các thuộc tính : tức là mỗi thuộc tính có nhiệm vụ loại bỏ những thuộc tính không phải là định danh (thuộc tính định danh là thuộc tính dùng để xác định một cách duy nhất mỗi lần suất của thực thể ).
- Hợp thức hóa đối t-ợng. - Hợp thức hóa quan hệ.
4. Mức logic
Với mức logic nó sẽ giúp ta xác định cách tổ chức logic của dữ liệu để thể hiện mô hình khái niệm đã đ-ợc hợp thức hóa. Tối -u hóa tổ chức này với các yêu cầu xử lý. Có thể dùng công cụ mô hình quan hệ để chuyển sang mức logic.
❖ Quy tắc chuyển mô hình cá thể mức logic
- Một thuộc tính của mô hình cá thể chuyển thành một tr-ờng ở mức logic.
- Một tr-ờng của mô hình cá thể chuyển thành một bản ghi. - Một quan hệ trong mô hình cá thể chuyển thành một đối t-ợng.
5. Xây dựng mức vật lý của dữ liệu
Việc xây dựng mức vật lý của dữ liệu nhằm để chia thành các module xử lý logic. Và có thể lập thành các module ch-ơng trình khi xem xét đến điều kiện vật lý cụ thể.
❖Các công cụ và kỹ thuật dùng trong phân tích thiết kế - Sơ đồ chức năng nghiệp vụ BFD
• Khái niệm: Là sự phân rã có thứ bậc đơn giản các chức năng của hệ
thống trong miền khảo cứu.
• Sơ đồ chức năng nghiệp vụ BFD có tác dụng:
+ Là một trong những b-ớc đầu tiên của quá trình phân tích nhằm xác định phạm vi của hệ thống cần phân tích đồng thời tăng c-ờng cách tiếp cận logic.
+ Phân rã chức năng tổng quan của vấn đề một cách có cấu sao cho tránh đ-ợc việc trùng lặp và d- thừa công việc trong hệ thống.
• Sơ đồ luồng dữ liệu DFD: Là việc dùng một kỹ thuật mô hình hóa để
miêu tả hệ thống d-ới góc độ cân bằng cả chức năng và dữ liệu. Đó là một phần chủ chốt của đặc tả yêu cầu hệ thống.
❖Các ký pháp của sơ đồ DFD:
Tiến trình : mỗi tiến trình có chức năng biến đổi thông tin vào theo một cách nào đó nh- tổ chức lại thông tin, bổ xung thông tin hoặc tạo thông tin
mới.
Trong sơ đồ DFD hình tròn dùng để biểu diễn tiến trình
Dòng dữ liệu: Là việc chuyển thông tin vòa hoặc ra khỏi một tiến
trình. Nó đ-ợc chỉ ra sơ đồ bằng một đ-ờng kẻ có mũi tên ở ít nhất một đầu. Mũi tên chỉ h-ớng của dòng thông tin.
Kho dữ liệu: Các kho dữ liệu trong DFD biểu diễn cho thông tin cần
phải giữ trong một khoảng thời gian để một hoặc nhiều tác nhân truy nhập vào và nó đ-ợc biểu diễn nh- sau:
Tác nhân bên ngoài: Là mộtờ ng-ời hoặc một nhóm ng-ời hoặc một tổ
chức ở bên ngoài lĩnh vực nghiên cứu của hệ thống nh-ng có một số hình thức tiếp xúc với hệ thống.
Tác nhân bên trong: Là một chức năng hay một tiến trình bên trong hệ
thống đ-ợc miêu tả ở trạng thái khác của mô hình.
Tên tiến trình
Tên dòng dữ liệu
ch-ơng II
Phân tích thiết kế hệ thống cho bài toán quản lý nhân sự và tiền l-ơng tại Công ty quản lý nhân sự và tiền l-ơng tại Công ty
Chứng khoán Thăng Long
Qua một thời gian thực tập tại Công ty, tiếp cận với tình hình thực tế về vấn đề quản lý nhân sự ở đó, để có đ-ợc nguồn thông tin nhân sự chính xác em đã tiến hành thu thập thông tin bằng ph-ơng pháp phỏng vấn. Cuộc phỏng vấn diễn ra hai ngày thời gian mỗi ngày là 2 giờ. Ng-ời đ-ợc phỏng vấn là ông Nguyễn Văn Trung - Phó phòng nhân sự. Qua hai buổi phỏng vấn ông Nguyễn Văn Trung đã cung cấp cho em danh sách các nhân sự đang làm việc tại Công ty thông qua tệp hồ sơ nhân sự căn bản, cùng với việc cung cấp các tệp hồ sơ nhân sự ra ông có yêu cầu là phải tính l-ơng và chấm công cho CBCNV theo biểu mẫu tính l-ơng đang áp dụng tại đó. Việc phỏng vấn đã diễn ra theo đúng một trình tự của một cuộc phỏng vấn chuẩn (chuẩn bị phỏng vấn, sau tiến hành phỏng vấn và kết quả là ghi lại các yếu tố chủ chốt để đ-a ra các báo cáo hoàn thiện.) Ngoài ra các mẫu biểu báo cáo có thể là tự đặt nh-ng trong khuôn khổ hoạt động của Công ty..