1. Các b-ớc xây dựng một hệ hệ thống thông tin
Phân tích hệ thống có cấu trúc là tiếp cận hiện đại các giai đoạn phân tích và thiết kế của chu trình phát triển hệ thống đ-ợc chấp nhận đẻ khắc phục phân tích và thiết kế của chu trình phát triển hệ thống đ-ợc chấp nhận để khắc phục từng yếu điểm của nhiều cách tiếp cận hệ thống.
Để xây dựng một hệ thống có cấu trúc phải trải qua bốn giai đoạn: - Đặt vấn đề và xác định tính khả thi : chiếm 10%
- Phân tích hệ thống: chiếm 25%
- Thiết kế xây dựng hệ thống : chiếm 50%
- Cài đặt hệ thống mới: chiếm 15%
1.1. Đặt vấn đề và xác định khả thi
- Tiến hành khảo sát hệ thống tìm ra những nh-ợc điểm của nó để đ-a ra biên pháp khắc phục.
- Xác định tính khả thi của dự án từ đó định h-ớng phát triển cho giai đoạn sau.
1.2. Phân tích hệ thống
- Tiến hành phân tích cụ thể hệ thống hiện tại.
- Trên cơ sở các công cụ xây dựng l-ợc đồ khái niệm tiến hành xây dựng l-ợc đồ khái niệm cho hệ thống mới.
1.3. Thiết kế xây dựng hệ thống
- Thiết kế tổng thể.
- Xác định vai trò của máy tính trong hệ thống mới
- Xác định rõ các khâu xử lý bằng máy tính và các khâu xử lý thủ công.
- Thiết kế chi tiết
- Thết kế các khâu xử lý thủ công tr-ớc khi đ-a vào xử lý bằng máy. - Xác định và phân phối các thông tin đầu ra.
- Thiết kế các ph-ơng pháp thu thập, xử lý thông tin cho máy. - Thiết kế các tệp cơ sở dữ liệu, các giao diện cho ng-ời sử dụn.
1.4. Cài đặt hệ thống
- Xác định các yêu cầu đối với hệ thống: về phần cứng, phần mềm, con ng-ời.
- Vận hành chạy thử và bảo trì hệ thống.
- H-ớng dẫn đào tạo ng-ời sử dụng trong hệ thống mới
2. ứng dụng tin học vào xây dựng hệ thống thông tin trong tổ chức
Th-ờng có hai ph-ơng pháp cơ bản để tiến hành tin học hóa các hệ thống thông tin trong tổ chức.
2.1 Ph-ơng pháp tin học hóa từng phần
Đó là quá trình tin học hóa từng chức năng quản lý theo một trình tự nhất định theo yêu cầu của từng bộ phận trong một tổ chức. Việc thiết kế các phân hệ quản lý của hệ thống đ-ợc tiến hành một cách độc lập với những giải pháp riêng so với phân hệ khác. Các phân hệ này đ-ợc ứng dụng trong hoạt động của phân hệ phân tán.
Với ph-ơng pháp tin học hoá từng phần sẽ làm cho việc thiết kế các phân hệ quản lý có đ-ợc tính đơn giản khi thục hiện bởi vì các công việc đ-ợc phát triển t-ơng đối độc lập. Song nó vẫn có nh-ợc điểm là do tính nhất quán không cao trong toàn bộ hệ thống dẫn đến sự trùng lặp hoặc d- thừa thông tin ở một số bộ phận nh- một số bộ phận khác lại thiếu thông tin.
2.2. Ph-ơng pháp tin học hóa toàn bộ
Là ph-ơng pháp dùng hệ thống máy tính cùng với các phần mềm thích hợp để quản lý hoạt động một cách toàn diện.
Còn đối với ph-ơng pháp này điểm mạnh của nó là các chức năng quản lý đ-ợc tin học hóa một cách trtiệt để, đảm bảo tính nhất quán trong toàn bộ hệ thống tránh đ-ợc sự d- thừa thông tin. Song nó vẫn tồn tại một số khuyết tật đó là thực hiện lâu và khó khăn, đầu t- ban đầu về trang thiết bị lớn, hệ thống không có tính mềm dẻo. Mặt khác khi thay đổi hệ thống cũ sẽ vấp phải thói quen của những ng-ời làm trong hệ thống.