việc bảo vệ các quyền dân sự
Để bảo đảm quyền dân sự của người yêu cầu công chứng, cần có các thiết chế để thực hiện. Thiết chế là các cơ quan được tổ chức và hoạt động theo pháp luật [56]. Nhà nước sử dụng các biện pháp tác động tích cực vào việc quản lý các giao dịch, qua đó, một mặt góp phần hạn chế và phòng ngừa các vi phạm pháp luật xảy ra và mặt khác tạo sự ổn định cho các giao dịch. Nói cách khác, nhà nước chủ động tham gia các hoạt động giao dịch chứ không thụ động để các tranh chấp diễn ra mới bắt tay vào phân xử. Trong hoạt động công chứng, các thiết chế này bao gồm các Bộ ngành, Ủy ban nhân dân các cấp, v.v. đặc biệt không thể thiếu được là các tổ chức hành nghề công chứng, bao gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật Công chứng và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan [31, Điều 2]. Để hạn chế những tranh chấp, thiệt hại do sự sai sót của các văn bản công chứng, cần có sự vào cuộc của các cơ quan quản lý và nhất là những chế tài pháp luật rõ ràng và nghiêm khắc đối với việc xã hội hoá dịch vụ công chứng. Về tổ chức hành nghề công chứng, hiện nay, trên cả nước có 1.098 tổ chức hành nghề công chứng, trong đó có
118 Phòng công chứng và 980 Văn phòng công chứng, số công chứng viên là 2.688 người (tại Phòng công chứng là 377 người và Văn phòng công chứng là 2.311 người) [8]. Về số việc công chứng, theo thống kê của Bộ Tư pháp, từ ngày 01/01/2019 đến ngày 31/12/2019, số việc công chứng hợp đồng, giao dịch là 5.146.929 và công chứng bản dịch và các loại việc khác là 462.037 [8].
Nhằm kết nối thông tin công chứng, đảm bảo an toàn pháp lý cho các giao dịch, tránh các rủi ro trong hoạt động công chứng, Luật công chứng năm 2014 quy định rõ về cơ sở dữ liệu công chứng bao gồm các thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng, Trách nhiệm của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng của địa phương và ban hành quy chế khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng, trách nhiệm của Bộ Tư pháp chủ trì phối hợp với Bộ Tài nguyên và Môi trường, Bộ Xây dựng và các bộ, ngành có liên quan chỉ đạo, hướng dẫn việc xây dựng và quản lý, khai thác cơ sở dữ liệu công chứng tại các địa phương. Với vai trò là cơ quan quản lý nhà nước về công chứng, Bộ Tư pháp đã phối hợp chặt chẽ với các cơ quan có liên quan tổ chức thành công Đại hội đại biểu công chứng viên toàn quốc lần thứ nhất thành lập Hiệp hội công chứng viên Việt Nam và ngày 19/7/2019, Bộ trưởng Bộ Tư pháp đã ký Quyết định số 1621/QĐ-BTP về việc phê duyệt điều lệ của Hiệp hội công chứng viên Việt Nam, đây là một trong những cơ sở để tạo điều kiện cho sự phát triển của hoạt động công chứng trong thời gian tới. Bên cạnh đó, Bộ Tư pháp đã tổ chức tốt kỳ kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng lần thứ ba cho 884 thí sinh, đảm bảo nghiêm túc, công khai, khách quan và đúng quy định của pháp luật. Bộ đã bổ nhiệm, bổ nhiệm lại 78 công chứng viên và miễn nhiệm đối với 15 trường hợp. Hiện nay, cả nước có 2.688 Công chứng viên; các tổ chức hành nghề công chứng đã công chứng
được 6.730.759 hợp đồng, giao dịch, bản dịch và các loại việc khác (tương đương năm 2018), đóng góp cho ngân sách nhà nước hoặc nộp thuế hơn 301 tỷ đồng [8, tr.14]. Bên cạnh đó, qua thống kê của Bộ Tư pháp thì số lượng công chứng viên ngày càng gia tăng qua các năm. Cụ thể, nếu như năm 2016, số lượng công chứng viên là 2182 người thì đến năm 2017 là 2398, năm 2018 là 2576 và đến năm 2019 là 2688 người [8, tr.15].
Thực hiện chức năng giải quyết khiếu nại, tố cáo về hoạt động công chứng, cho thấy, số lượng sai sót, vi phạm của Văn phòng công chứng và công chứng viên hành nghề tại Văn phòng công chứng có xu hướng tăng. Trong đó, có thể kể đến số đơn khiếu nại, tố cáo, phản ánh về hoạt động công chứng ở các địa phương gửi về Bộ Tư pháp trong năm 2016 là 19 đơn, năm 2017 là 21 đơn thì riêng trong 5 tháng đầu năm 2018 Bộ Tư pháp đã nhận được 18 đơn khiếu nại, tố cáo trong lĩnh vực công chứng; năm 2016 Thanh tra Bộ Tư pháp ra quyết định xử phạt đối với 06 Văn phòng công chứng và 09 công chứng viên với số tiền phạt là 86 triệu đồng thì năm 2017 số Văn phòng công chứng bị xử phạt đã tăng lên là 09 Văn phòng công chứng và số tiền phạt tăng lên 148 triệu đồng [48]. Với chức năng này, cơ quan quản lý nhà nước nắm bắt và kịp thời có biện pháp xử lý các vi phạm trong hoạt động công chứng, từ đó góp phần bảo đảm thực hiện tốt hơn quyền của người yêu cầu công chứng cũng như bảo đảm cho hoạt động công chứng do công chứng viên thực hiện được hợp pháp, đầy đủ.