Cơng chứng viên cần có các kỹ năng sau:
+ Tư vấn, xác định chính xác u cầu cơng chứng, xác định hình thức văn bản cơng chứng
Người yêu cầu công chứng khi đến các tổ chức hành nghề công chứng, dù là Phịng cơng chứng hay Văn phịng cơng chứng thì đều có mong muốn là việc cơng chứng của mình được giải quyết một cách nhanh chóng, thuận tiện và an toàn nhất. Song thực tiễn hành nghề công chứng cho thấy, khi đến các tổ chức hành nghề cơng chứng, người u cầu cơng chứng thường trình bày theo cách hiểu của họ. Do trình độ dân trí nói chung và hiểu biết pháp luật nói riêng của người dân cịn hạn chế nên khơng ít trường hợp người yêu cầu công chứng yêu cầu công chứng viên chứng nhận một loại việc hoàn toàn khác với mong muốn đích thực của họ. Thực tiễn đã có trường hợp người u cầu cơng chứng là một bà cụ 78 tuổi tại Hà Nội muốn tặng cho toàn bộ nhà đất thuộc quyền sở hữu, sử dụng của bà cho 01 người con trai của bà; nhưng qua trao đổi công chứng viên đã làm rõ thực chất bà cụ đó muốn lập di chúc để lại tài sản của bà cho người con trai đó khi cụ qua đời. Trong việc chứng nhận các văn bản liên quan đến tài sản của vợ chồng, có những trường hợp khi giải quyết các yêu cầu công chứng về tài sản giữa vợ và chồng lại khơng sử dụng các loại hình văn bản liên quan đến tài sản của vợ chồng. Thực tiễn tại Hà Nội cũng đã xảy ra trường hợp hai vợ chồng đến yêu cầu công chứng viên lập văn bản thỏa thuận chia tài sản chung là một căn hộ chung cư. Tuy nhiên người chồng và người vợ đã thỏa thuận người chồng sẽ được quyền sở hữu toàn bộ căn hộ chung cư và người vợ khơng nhận bất kỳ một lợi ích vật chất gì. Sau khi tiếp nhận yêu cầu công chứng, công chứng viên đã giải thích, tư vấn cho họ thay vì lập văn bản thỏa thuận chia tài chung của vợ chồng thì sẽ lập hợp
đồng tặng cho tài sản, trong đó người vợ sẽ tặng cho tồn bộ phần diện tích căn hộ thuộc quyền sở hữu của mình trong khối tài sản chung của hai vợ chồng cho người chồng. Trong trường hợp nêu trên, nếu thỏa thuận chia tài sản chung trong thời kỳ hơn nhân của vợ chồng thì bao giờ cũng phải chia ra tối thiểu là hai phần (bao gồm phần tài sản của người chồng và phần tài sản của người vợ) và tối đa là ba phần (bao gồm phần tài sản của người chồng, phần tài sản của người vợ và phần tài sản chung của hai vợ chồng). Theo Đại Từ điển Tiếng Việt do Nhà xuất bản Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh ấn hành năm 2011 thì "chia" là "phân ra, san ra từng phần từ một chỉnh thể, một tổng thể" [59, tr. 266], nhưng do người vợ không nhận được bất kỳ một lợi ích vật chất gì nên việc lập hợp đồng tặng cho là phù hợp hơn cả. Tuy nhiên, trong trường hợp đó nếu cả hai vợ chồng họ thỏa thuận người chồng phải chuyển cho người vợ một số tiền nhất định từ tài sản riêng của người chồng, dù số tiền đó có hoặc khơng tương đương với giá trị quyền sở hữu phần căn hộ và phần diện tích nhà của người vợ thì chúng ta hồn tồn có thể lập văn bản thỏa thuận chia tài sản chung của vợ chồng.
Khi đến các tổ chức hành nghề cơng chứng, một số người cịn mang tâm lý e dè, đối phó với cán bộ làm cơng tác cơng chứng vì nghĩ rằng đây là cơ quan nhà nước nên lề lối làm việc thường cứng nhắc, rườm rà, nhiều thủ tục hành chính gây phiền tối cho người dân; một số người lại quan niệm đây là cơ quan làm dịch vụ nên họ trả tiền là sẽ được phục vụ thỏa mãn tất cả các yêu cầu; và cũng có người đến các tổ chức hành nghề công chứng nhưng chưa thật sự hiểu rõ về chức năng, nhiệm vụ của các tổ chức này cũng như thiếu kiến thức đối với lĩnh vực mình u cầu được cơng chứng. Vì vậy khi tiếp xúc với người yêu cầu công chứng, cơng chứng viên phải bình tĩnh, chủ động để có thể nắm bắt được yêu cầu của họ một cách cụ thể, chính xác. Cơng chứng viên cũng phải rèn luyện khả năng nhận biết tâm lý của người yêu cầu cơng chứng theo giới tính, tuổi tác, trình độ, nghề nghiệp…Khi người yêu cầu công chứng đang trình bày, cơng chứng viên cần kiên nhẫn
lắng nghe, không nên ngắt ngang. Công chứng viên cũng cần biết cách gợi ý hoặc đặt câu hỏi để người u cầu cơng chứng trình bày cụ thể, rõ ràng yêu cầu cơng chứng của họ. Với những người có trình độ nhận thức thấp, người già, cơng chứng viên phải cố gắng để có thể hiểu được mục đích thật sự của họ là gì khi u cầu cơng chứng, vì những người này thường có cách diễn đạt khó hiểu hoặc dễ dẫn đến hiểu nhầm. Cơng chứng viên nên hỏi các nội dung chính để người yêu cầu công chứng xác nhận lại chính xác yêu cầu công chứng của họ, bởi nếu chỉ nghe họ nói mà khơng hiểu được mục đính thật sự của họ sẽ dẫn đến giải quyết việc cơng chứng khơng đúng với ý chí của người yêu cầu công chứng.
Ngay từ khi tiếp nhận yêu cầu công chứng, công chứng viên phải xác định được u cầu cơng chứng đó có phù hợp với quy định của pháp luật, có vi phạm đạo đức xã hội không? Công chứng viên nên giải thích cho người yêu cầu công chứng trong một số trường hợp cần thiết về những quy định của pháp luật liên quan đến giao dịch mà họ muốn thực hiện, về quyền và nghĩa vụ của họ khi tham gia giao dịch, về hậu quả pháp lý khi giao dịch được xác lập. Việc tư vấn của công chứng viên phải được thực hiện trên cơ sở các quy định của pháp luật và đảm bảo nguyên tắc tơn trọng ý chí tự nguyện, sự thỏa thuận của các bên tham gia giao dịch. Trong một số trường hợp thông qua việc giao tiếp với người yêu cầu công chứng, cơng chứng viên có thể phát hiện ra sự gian dối của khách hàng (ví dụ như qua trao đổi, cơng chứng viên phát hiện ra yêu cầu công chứng việc chia tài sản chung của vợ chồng nhằm trốn tránh nghĩa vụ trả nợ của riêng người chồng).
Từ việc tư vấn, nắm bắt chính xác u cầu cơng chứng, cơng chứng viên phải xác định chính xác hình thức văn bản áp dụng để giải quyết yêu cầu cơng chứng đó. Việc đó địi hỏi cơng chứng viên cịn phải có các kỹ năng khác như kỹ năng xác định thẩm quyền công chứng, kiểm tra hồ sơ và chủ thể tham gia giao dịch...
+ Xác định thẩm quyền công chứng
Khi tiếp nhận yêu cầu công chứng, công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng phải xác định xem u cầu cơng chứng đó có thuộc thẩm quyền chứng nhận của mình khơng? Việc xác định thẩm quyền cơng chứng các văn bản liên quan đến tài sản của vợ chồng trước tiên căn cứ vào các quy định tại khoản 2 Điều 6, khoản 2 Điều 9 và khoản 1 Điều 13 của Nghị định số 70/2001/NĐ-CP ngày 03/10/2001. Khoản 2 Điều 6 Nghị định số 70/2001/NĐ-CP ngày 03/10/2001 quy định văn bản thỏa thuận chia tài sản chung của vợ chồng có thể có người làm chứng "hoặc được công chứng, chứng thực theo yêu cầu của vợ chồng hoặc theo quy định của pháp luật" [14]. Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 70/2001/NĐ-CP ngày 03/10/2001 cũng quy định văn bản khôi phục chế độ tài sản chung của vợ chồng có thể có người làm chứng "hoặc được công chứng, chứng thực theo yêu cầu của vợ chồng hoặc theo quy định của pháp luật". Khoản 1 Điều 13 Nghị định số 70/2001/NĐ-CP ngày 03/10/2001 quy định văn bản nhập tài sản riêng của một bên vợ hoặc chồng vào tài sản chung "có thể được cơng chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật" [14].
Điều 2 Luật Công chứng cũng quy định: "công chứng là việc cơng chứng viên chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch khác bằng văn bản mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng" [42].
Như vậy, căn cứ các quy định tại khoản 2 Điều 6, khoản 2 Điều 9 và khoản 1 Điều 13 của Nghị định số 70/2001/NĐ-CP ngày 03/10/2001, căn cứ Điều 2 Luật Công chứng chúng ta thấy cơng chứng viên có thể thực hiện việc chứng nhận các văn bản liên quan đến tài sản của vợ, chồng theo yêu cầu của vợ chồng hoặc theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên cho đến thời điểm hiện tại, ngoại trừ việc vợ chồng u cầu Tịa án giải quyết nếu khơng thỏa thuận được việc chia tài sản chung trong thời kỳ hôn nhân, Luật Hơn nhân và gia
đình năm 2000, Luật Cơng chứng và các văn bản hướng dẫn thi hành hai đạo luật trên "không xác định cụ thể trong trường hợp nào thì văn bản liên quan đến tài sản vợ chồng cần công chứng, trường hợp nào cần chứng thực, trường hợp nào thì cần có người làm chứng và những trường hợp nào thì do hai vợ chồng tự lập" [29, tr. 426]. Đối với các loại văn bản này, việc xác định thẩm quyền công chứng của công chứng viên tương đối dễ dàng nếu cả hai vợ chồng cùng thống nhất yêu cầu công chứng. Tuy nhiên nếu vợ, chồng không tự nguyện u cầu cơng chứng thì rất khó xác định trong những tình huống nào sự xuất hiện của cơng chứng viên là cần thiết. Mặc dù pháp luật hôn nhân và gia đình cho phép vợ chồng có quyền thỏa thuận và tự lập các văn bản liên quan đến tài sản vợ chồng nhưng trên thực tế hầu hết những thỏa thuận về tài sản giữa vợ và chồng đều liên quan đến những tài sản có giá trị lớn (nhà ở, đất ở...). Và những tài sản này sau thỏa thuận của vợ chồng muốn chuyển dịch quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản theo thỏa thuận thì hầu như đều phải làm thủ tục trước bạ sang tên tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Mà muốn thực hiện được việc trước bạ sang tên thì thỏa thuận giữa vợ và chồng trong một số trường hợp phải tuân theo những hình thức nhất định là phải được công chứng hoặc chứng thực; còn nếu chỉ lập văn bản thỏa thuận và có chữ ký của hai vợ chồng thì văn bản đó khơng đáp ứng được u cầu về mặt hình thức (ví dụ văn bản thỏa thuận chia tài sản chung của vợ chồng trong thời kỳ hôn nhân là nhà đất, nếu không được công chứng hoặc chứng thực, hoặc được chia bằng một bản án, quyết định có hiệu lực của Tịa án thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền khơng chấp nhận làm thủ tục trước bạ sang tên đối với tài sản đó).
Đối với các văn bản liên quan đến tài sản của vợ, chồng có đối tượng là động sản hoặc quyền tài sản thì bất cứ cơng chứng viên của tổ chức hành nghề cơng chứng nào cũng có thể chứng nhận. Nhưng nếu đối tượng của các văn bản liên quan đến tài sản của vợ, chồng là bất động sản thì cơng chứng viên cần phải xác định thẩm quyền công chứng theo quy định tại Điều 37 của Luật Cơng chứng, theo đó cơng chứng viên của tổ chức hành nghề cơng
chứng có thẩm quyền cơng chứng các hợp đồng, giao dịch về bất động sản trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở, trừ trường hợp công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản là bất động sản. Như vậy thì bất động sản là đối tượng của các văn bản liên quan đến tài sản của vợ, chồng tọa lạc ở đâu thì chỉ những cơng chứng viên của tổ chức hành nghề cơng chứng có trụ sở đặt tại tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi đó mới có thẩm quyền cơng chứng các văn bản này. Một điểm nữa công chứng viên cần lưu ý khi xác định thẩm quyền cơng chứng là việc cơng chứng đó phải khơng thuộc trường hợp bị cấm theo quy định tại điểm d khoản 1 Điều 12 Luật Cơng chứng, theo đó cơng chứng viên không được chứng nhận các văn bản liên quan đến tài sản của vợ, chồng nếu việc cơng chứng đó có liên quan đến tài sản, lợi ích của bản thân mình hoặc của những người thân thích là vợ hoặc chồng, cha mẹ đẻ, cha mẹ vợ hoặc cha mẹ chồng, cha mẹ nuôi, con đẻ, con nuôi, con dâu, con rể, ông bà nội, ông bà ngoại, anh chị em ruột của mình, của vợ hoặc chồng, cháu là con của con trai, con gái, con nuôi.
Sau khi xác định việc cơng chứng đó thuộc thẩm quyền của mình, cơng chứng viên sẽ thực hiện tiếp các hoạt động dưới đây.
+ Kiểm tra các điều kiện thụ lý hồ sơ yêu cầu công chứng - Những nội dung cần kiểm tra
* Các giấy tờ, tài liệu cần có trong hồ sơ yêu cầu cơng chứng
Sau khi xác định chính xác u cầu cơng chứng, xác định việc công chứng thuộc thẩm quyền của mình, cơng chứng viên cần xác định được các giấy tờ cần có trong hồ sơ yêu cầu cơng chứng, trên cơ sở đó đối chiếu với hồ sơ do người yêu cầu công chứng cung cấp để xác định xem các giấy tờ này đã hợp pháp, đầy đủ chưa? nếu chưa đủ thì cần cung cấp thêm những giấy tờ gì? Bởi trên thực tế, có u cầu cơng chứng được giải quyết ngay khi người yêu cầu công chứng đến tổ chức hành nghề cơng chứng; nhưng cũng có trường hợp người u
cầu cơng chứng phải trở về để bổ sung thêm những giấy tờ còn thiếu trong hồ sơ công chứng. Do vậy, công chứng viên cần hướng dẫn họ một cách chi tiết, đầy đủ để hạn chế việc người yêu cầu công chứng phải đi lại nhiều lần.
Căn cứ quy định tại khoản 1 Điều 35 Luật Công chứng và các văn bản pháp luật có liên quan, hồ sơ yêu cầu công chứng các văn bản liên quan đến tài sản của vợ chồng thường bao gồm những loại giấy tờ sau:
Phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch theo mẫu.
Ngay sau khi xác định được yêu cầu công chứng, công chứng viên phát Phiếu yêu cầu công chứng và hướng dẫn người yêu cầu công chứng điền đầy đủ các thông tin vào phiếu. Tuy nhiên từ thời điểm Luật Cơng chứng có hiệu lực cho đến thời điểm này, chưa có văn bản nào quy định về mẫu phiếu yêu cầu công chứng. Mỗi tổ chức hành nghề công chứng tự xây dựng mẫu phiếu yêu cầu công chứng trên cơ sở một mẫu phiếu cũ ban hành kèm theo Thông tư liên tịch số 04/2006/TTLT-BTP-BTNMT ngày 13/6/2006 hướng dẫn việc công chứng, chứng thực hợp đồng, văn bản thực hiện quyền của người sử dụng đất. Do vậy khơng có mẫu phiếu u cầu cơng chứng thống nhất cho tất cả các tổ chức hành nghề công chứng. Theo "Báo cáo kết quả thanh tra chuyên ngành về lĩnh vực công chứng tại thành phố Hà Nội" ngày 29/6/2010 của Thanh tra Bộ Tư pháp đối với việc thanh tra 19 tổ chức hành nghề cơng chứng thì "Một số hồ sơ cơng chứng của Phịng Cơng chứng số 8; Văn phịng cơng chứng Thăng Long, Đống Đa khơng có phiếu u cầu cơng chứng" [47, tr. 6]. "Báo cáo kết quả thanh tra chuyên ngành về lĩnh vực công chứng tại tỉnh Đồng Nai" năm 2011 của Thanh tra Bộ Tư pháp đối với việc thanh tra 17 tổ chức hành nghề cơng chứng thì "Phiếu u cầu cơng chứng trong một số các hồ sơ thiếu chữ ký của người yêu cầu công chứng hoặc người nhận tiếp hồ sơ công chứng" [49, tr. 6]. Những vi phạm này cần được chấn chỉnh kịp thời bởi tuy mỗi tổ chức hành nghề cơng chứng có mẫu phiếu