7. Kết cấu của luận văn
2.2. Thực trạng kế toán doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh tại Công ty cổ
2.2.2. Thực trạng phương pháp kế toán doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh tạ
doanh tại Công ty cổ phần Dược phẩm Trung Ương CPC1
2.2.2.1. Thực trạng kế toán doanh thu, thu nhập
Chứng từ kế toán: được sử dụng để hạch toán kế toán doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng bao gồm:
- Hóa đơn giá trị gia tăng
- Hợp đồng cung cấp hàng hóa và dịch vụ - Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng
- Các chứng từ thanh toán (phiếu thu, ủy nhiệm chi, giấy báo có, sổ phụ ngân hàng…)
Tài khoản sử dụng: Khi hạch toán hoạt động kinh doanh thông thường, kế toán sử dụng tài khoản 511, chi tiết thành các tiểu khoản sau:
- Tài khoản 5111: Doanh thu bán hàng hóa - Tài khoản 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ
Với doanh thu hoạt động tài chính, kế toán sử dụng TK515, các khoản thu nhập bất thường được ghi nhận vào thu nhập khác, công ty sử dụng TK711, tài khoản này không chi tiết tiểu khoản.
Phương pháp kế toán doanh thu và thu nhập khác
Doanh thu bán hàng hóa được ghi nhận tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung Ương CPC1 là thời điểm hàng hóa được xác nhận chuyển giao cho người mua và người mua đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán bằng hình thức trả trước hoặc trả sau. Hiện nay, Công ty sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP (có tên gọi BFO). Phần mềm ERP cho phép tạo ra một hệ thống quy trình làm việc tự động trong toàn bộ Công ty với cấp độ phức tạp nhất. Chức năng liên kết với các bộ phận khác nhau như bán hàng, nhân sự, kế toán, tồn kho, văn thư, lập kế hoạch. Một cơ sở dữ liệu được kết nối đồng bộ và duy nhất trong Công ty.
Chu trình bán hàng và ghi nhận doanh thu của Công ty được liên kết qua các bộ phận khác nhau. Bộ phận đơn hàng (phòng Kinh doanh) nhận đơn đặt hàng của khách và lập đơn hàng mua sau khi đã kiểm tra các thông tin về hợp đồng, hàng hóa, giá cả và công nợ của khách. Đơn hàng được duyệt sẽ được chuyển sang bộ phận kho để bốc lô, xuất kho và in hóa đơn giá trị gia tăng. Hóa đơn bán hàng được chuyển tới bộ phận điều vận để thực hiện giao hàng trực tiếp cho khách, hoặc tiến hành gửi hàng cho khách thông qua các đơn vị vận chuyển. Toàn bộ quá trình này đều luân chuyển trên phần mềm BFO của Công ty. Nhờ tính thống nhất này mà Công ty dễ dàng trong việc đối chiếu, kiểm tra tình trạng của từng đơn hàng bán cho khách hàng.
Bộ phận điều vận hàng ngày sẽ in hóa đơn giá trị gia tăng, liên 3 (nội bộ) được chuyển lên cho phòng kế toán để tiến hành kiểm tra các thông tin về khách hàng, công nợ, hàng hóa và chấp nhận ghi sổ kế toán. Lúc này, hóa đơn bán hàng sẽ được thể hiện ở các sổ kế toán chi tiết (TK 5111, TK 33311) và sổ tổng hợp TK 5111.
Đối với hoạt động cung cấp dịch vụ, định kỳ, bộ phận bán hàng sẽ tập hợp khối lượng dịch vụ hoàn thành, tiến hành xuất hóa đơn giá trị gia tăng theo số liệu thực tế và chuyển cho khách hàng. Liên 3 (nội bộ) được chuyển về phòng kế toán để ghi nhận doanh thu, công nợ. Hóa đơn cung cấp dịch vụ được phòng kế toán kiểm tra, ghi nhận vào sổ kế toán chi tiết (TK 5113, TK 33311) và sổ tổng hợp TK 5113.
Cuối kỳ, kế toán tiến hành kết chuyển tài khoản 5111 và 5113 về tài khoản 911. Toàn bộ các tài khoản doanh thu được phản ánh trên Bảng cân đối số phát sinh cuối kỳ.
Hiện Công ty có nhiều chi nhánh, cửa hàng ở các địa điểm khác nhau, tuy nhiên, vì cùng sử dụng trên một phần mềm quản lý, nên tại bất kỳ thời điểm nào cũng có thể tập hợp được số liệu doanh thu của từng nơi và của toàn Công ty. Ngay khi kế toán ghi nhận hóa đơn bán hàng, cung cấp dịch vụ, phần mềm sẽ ghi nhận doanh thu, thuế giá trị gia tăng đầu ra, công nợ khách hàng hoặc tài khoản ngân quỹ (tiền mặt, tiền ngân hàng) và tự động chuyển số liệu tới sổ nhật ký chung, sổ chi tiết, sổ tổng hợp, báo cáo bán hàng, báo cáo kho hàng ... và các tài khoản liên quan khác.
Ví dụ:
+ Hình thức bán buôn:
Căn cứ hợp đồng kinh tế số 01/CPC1-NH-DTS ngày 01/01/2020 với Công ty cổ phần Dược phẩm Nam Hà, Công ty cổ phần Dược phẩm Trung Ương CPC1 xuất hóa đơn số 0015627 bán lô thuốc Alpha Lipoic cho Công ty cổ phần Dược phẩm Nam Hà có địa chỉ tại ở 415 Hàn Thuyên, TP. Nam Định, hình thức thanh toán chuyển khoản. Hạch toán: Nợ TK 131 787.879.575 Có TK 5111 750.361.500 Có TK 33311 37.518.075 Phụ lục 2.1: Hóa đơn GTGT 0015627 Phụ lục 2.2: Phiếu xuất kho
Phụ lục 2.3: Sổ tổng hợp TK 511
+ Hình thức bán lẻ
Căn cứ hợp đồng kinh tế số 527/CPC1-BVYHCTTW với Bệnh viện Y học cổ truyền Trung Ương, ngày 16/01/2020, Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung Ương CPC1 xuất hóa đơn số 0015725 bán thuốc Myderison 150mg cho Bệnh viện Y học cổ truyền Trung Ương có địa chỉ ở 29 Nguyễn Bỉnh Khiêm, Hà Nội, hình thức thanh toán chuyển khoản.
Hạch toán: Nợ TK 131 10.248.840 Có TK 5111 9.760.800 Có TK 33311 488.040 Phụ lục 2.4: Hợp đồng kinh tế. Phụ lục 2.5: Biên bản thanh lý hợp đồng + Hình thức nhập khẩu ủy thác
Căn cứ hợp đồng ủy thác nhập khẩu thuốc số 03/19/CPC1-IMSC với Công ty TNHH IMSC, ngày 06/02/2020, Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung Ương CPC1 xuất hóa đơn số 0017186 phí ủy thác nhập khẩu lô hàng Pharmacel cho Công ty TNHH IMSC có địa chỉ ở 45 Võ Thị Sáu, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh, hình thức thanh toán chuyển khoản.
Hạch toán:
Nợ TK 131 19.991.400
Có TK 5113 18.174.000 Có TK 33311 1.817.400
Phụ lục 2.6: Mẫu hợp đồng ủy thác nhập khẩu.
* Đối với hàng hóa xuất cho đơn vị trong nội bộ Công ty thực hiện như sau: + Trường hợp xuất bán giữa các đơn vị cùng tỉnh (thành phố) thì hạch toán như sau:
Đơn vị mua sẽ căn cứ vào nhu cầu hàng hóa, lập đơn điều nội bộ trên phần mềm BFO, đơn này sẽ tự động chuyển đến đơn vị bán theo đích đến đã gắn trên đơn
điều nội bộ. Đơn vị bán căn cứ vào đơn điều nội bộ trên sẽ thực hiện duyệt đơn và tiến hành xuất hàng bằng cách lập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Bộ phận kho sẽ bốc lô, xuất hàng theo số liệu trên Phiếu xuất kho và in kèm Giấy báo lô để chuyển hàng cho đơn vị mua. Kế toán bên bán căn cứ vào các chứng từ trên để ghi nhận doanh thu nội bộ (TK 51182), thuế GTGT phải nộp nội bộ (TK 33318) và công nợ nội bộ (TK 136), đồng thời ghi nhận giá vốn hàng bán nội bộ (TK 63282) và trị giá hàng đã xuất khỏi kho (TK 1561). Bên mua ghi nhận hàng hóa nhập kho, thuế GTGT khấu trừ nội bộ (TK 13318) và khoản phải trả nội bộ (TK 336).
Ví dụ:
Ngày 02/01/2020, hội sở Công ty xuất điều cho Cơ sở bán buôn số 1 ở Hapulico theo đơn điều số DNB01HN220/00001 các mặt hàng dược phẩm theo phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ số AA/17P|0004840.
Hạch toán: tại hội sở như sau: Nợ TK 13681 409.888.500
Có TK 51182 390.370.000 Có TK 33318 19.518.500
Phụ lục 2.7: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ số 0004840.
+ Trường hợp xuất bán giữa các đơn vị khác tỉnh (thành phố) thì hạch toán như sau:
Đơn vị mua sẽ căn cứ vào nhu cầu hàng hóa, lập đơn điều nội bộ trên phần mềm BFO, đơn này sẽ tự động chuyển đến đơn vị bán theo đích đến đã gắn trên đơn điều nội bộ. Đơn vị bán căn cứ đơn điều nội bộ trên sẽ xuất Hóa đơn giá trị gia tăng, bộ phận kho tiến hành bốc lô và xuất hàng để gửi cho bên đơn vị mua (in kèm Giấy báo lô). Kế toán bên bán căn cứ vào hóa đơn (liên 3: nội bộ) để ghi nhận doanh thu nội bộ khác chi nhánh (TK 51181), thuế GTGT bán ra (TK 33311) và công nợ phải thu nội bộ (TK 136), đồng thời ghi nhận hàng xuất kho và giá vốn hàng xuất khác chi nhánh (TK 63281). Đơn vị mua căn cứ vào hóa đơn GTGT và giấy báo lô sẽ ghi nhận hàng hóa nhập kho, thuế GTGT đầu vào khấu trừ (TK 13311) và khoản phải trả nội bộ.
Cuối kỳ, khi tổng hợp báo cáo toàn Công ty, các tài khoản 136, 336, 51181, 51182, 63281, 63281, 13318, 33318 sẽ loại trừ hết.
Ví dụ:
Ngày 16/01/2020, căn cứ đơn điều số DNB0300020/00008 của chi nhánh Đà Nẵng, hội sở Công ty thực hiện điều hàng cho chi nhánh Đà Nẵng theo hóa đơn GTGT số AA/19P|0015652.
Hạch toán: tại hội sở
Nợ TK 13681 409.888.500 Có TK 51181 57.269.500 Có TK 33311 2.863.475
Doanh thu đối với các hàng hóa xuất bán giữa các đơn vị nội bộ được ghi nhận khi thực hiện bán hàng cho khách hàng.
Các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng tại Công ty
- Chiết khấu thương mại
Công ty áp dụng chính sách chiết khấu thương mại phù hợp với từng khách hàng, địa bàn, mức dư công nợ, hình thức thanh toán nhằm thúc đẩy doanh thu hiệu quả nhất. Số tiền chiết khấu thương mại được trừ trước khi xuất hóa đơn, nên khi hạch toán không phản ánh phần chiết khấu thương mại. Phần chiết khấu thương mại được công ty theo dõi riêng trong các báo cáo quản trị đối với từng chính sách bán hàng áp dụng cho các khách hàng cụ thể khác nhau.
- Hàng bán bị trả lại
Vì một lý do nào đó khách hàng trả lại hàng đã mua thì người mua xuất trả hóa đơn GTGT theo đúng mặt hàng với số lượng và thành tiền trên hóa đơn như khách hàng đã nhận hóa đơn ban đầu. Trường hợp khách hàng không có hóa đơn để xuất lại thì hai bên lập biên bản trả lại hàng và lấy căn cứ nhập trả lại bằng hóa đơn GTGT xuất bán cho khách. Kế toán căn cứ vào hóa đơn, chứng từ khách trả lại sẽ giảm công nợ phải thu hoặc trả lại bằng tiền cho người mua hàng, ghi nhận vào tài khoản hàng bán bị trả lại và giảm thuế GTGT phải nộp. Cuối kỳ, kết chuyển TK 5212 về TK 5111 để giảm doanh thu bán hàng trong kỳ. Khi hạch toán vào phần
mềm BFO, phần mềm tự động chuyển số liệu tới sổ nhật ký chung, sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, báo cáo bán hàng… các tài khoản liên quan.
Ví dụ:
Ngày 20/02/2020, khách hàng là Bệnh viện Đa Khoa Kinh Bắc ở Bắc Ninh trả lại hàng theo hóa đơn số KB/18E|0007564 (kèm theo biên bản trả lại hàng)
Hạch toán:
Nợ TK 5212 1.715.000 Nợ TK 33311 85.750
Có TK 131 1.800.750
Phụ lục 2.8: Biên bản trả lại hàng Phụ lục 2.9: Sổ kế toán chi tiết TK 131 Phụ lục 2.10: Sổ kế toán chi tiết TK 5212
Kế toán doanh thu hoạt động tài chính:
Đối với các hợp đồng ủy thác nhập khẩu, vì tiền hàng và chi phí khâu nhập khẩu được tính theo nguyên tệ, nên xảy ra tình trạng chênh lệch tỉ giá giữa các thời điểm nhập hàng và thanh toán. Kế toán căn cứ Biên bản thanh lý hợp đồng nhập khẩu ủy thác, sẽ xác định khoản chênh lệch tỉ giá của hàng nhập khẩu, ghi nhận vào doanh thu hoạt động tài chính trong trường hợp phát sinh lãi. Kế toán hạch toán bằng phiếu kế toán trên phần mềm BFO để ghi nhận khoản chênh lệch tỉ giá phải thu của khách hàng tăng lên hoặc giảm số phải trả cho nhà cung cấp nước ngoài do có lợi về tỉ giá lúc thực thanh toán. Từ phiếu kế toán được lập, khoản doanh thu tài chính phát sinh sẽ được ghi nhận tăng lên, các khoản phải thu khách hàng tăng lên và phải trả nhà cung cấp nước ngoài giảm xuống.
Trường hợp khách hàng nhập mua ủy thác chậm thanh toán tiền hàng, kế toán căn cứ Bảng tính lãi chậm trả sẽ tính ra số lãi phải thu của khách. Kế toán lập phiếu kế toán ghi nhận tăng doanh thu hoạt động tài chính đồng thời tăng khoản phải thu của khách hàng.
Kế toán căn cứ giấy báo có ngân hàng, giấy báo tiền lãi ngân hàng... hạch toán doanh thu hoạt động tài chính đối với các khoản tiền gửi ngân hàng. Kế toán lập
phiếu thu ngân hàng, hạch toán tăng doanh thu hoạt động tài chính và tăng tiền gửi tại ngân hàng.
Sau khi kế toán làm các phiếu kế toán, phiếu thu ngân hàng, phần mềm BFO tự động ghi nhận vào các sổ kế toán chi tiết, tổng hợp, nhật ký chung các tài khoản 515, 131, 331, 111, 112.
Cuối kỳ, kế toán kết chuyển TK 515 về TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh”, đồng thời số liệu kế toán được phản ánh trên sổ nhật ký chung, sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp và bảng cân đối số phát sinh.
Ví dụ: Căn cứ giấy báo có số 38547 ngày 31/03/2020 của ngân hàng Vietinbank gửi về khoản lãi tiền gửi mà doanh nghiệp nhận được trong tháng 03/2020. Kế toán vào phần mềm việc hạch toán doanh thu hoạt động tài chính như sau:
Nợ TK 112 (tiền gửi ngân hàng Vietinbank) 1.124.641
Có TK 515 1.124.641
Phụ lục 2.11: Phiếu báo có ngân hàng Phụ lục 2.12: Sổ chi tiết TK 515
Phụ lục 2.13: Sổ tổng hợp tài khoản 515
Các khoản thu nhập khác của công ty chủ yếu từ thanh lý TSCĐ, CCDC, phạt vi phạm hợp đồng tuy nhiên ít phát sinh. Quy trình thực hiện thanh lý TSCĐ, CCDC cụ thể như sau:
- Đơn vị quản lý và sử dụng TSCĐ, CCDC căn cứ vào biên bản kiểm kê và đánh giá tình hình tài sản sẽ làm đề nghị thanh lý tài sản gửi phòng tổ chức hành chính.
- Phòng tổ chức hành chính xem xét, kiểm tra và lập Quyết định thanh lý tài sản gửi Ban Tổng Giám đốc phê duyệt theo quy định của Công ty.
- Công ty thành lập hội đồng thanh lý tài sản - Tiến hành thanh lý tài sản
Căn cứ vào biên bản thanh lý, nhượng bán TSCĐ, CCDC, thu phạt khách hàng vi phạm hợp đồng, kế toán hạch toán lập phiếu kế toán để tăng công nợ phải thu, lập phiếu thu tiền mặt hoặc thu ngân hàng để thu khoản tiền từ các khoản thu nhập trên. Phần mềm sẽ tự động ghi nhận vào các sổ kế toán tổng hợp, chi tiết và nhật ký chung tài khoản 711, 111, 112, 131…
Cuối kỳ, kế toán kết chuyển TK 711 về TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh”, đồng thời số liệu kế toán được phản ánh trên sổ nhật ký chung, sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp và bảng cân đối số phát sinh.
Ví dụ:
Căn cứ vào Quyết định thanh lý công cụ dụng cụ tại kho Tân Tạo TP. Hồ Chí Minh, kế toán làm phiếu thu tiền mặt số TTM0200020/00546 ngày 28/5/2020 của người mua công cụ dụng cụ thanh lý.
Hạch toán:
Nợ TK 1111 600.000
Có TK 711 600.000
Phụ lục 2.14: Quyết định thanh lý tài sản
Qua nghiên cứu thực trạng kế toán doanh thu tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung Ương CPC1, có thể thấy đối với doanh thu hàng hóa đã có thể theo dõi chi tiết doanh thu từng loại sản phẩm hàng hóa, từng mã kho, tuy nhiên, doanh thu dịch vụ vẫn còn chưa phân loại rõ ràng, do đó việc xác định kết quả kinh doanh theo từng loại dịch vụ gặp nhiều khó khăn. Bên cạnh đó, bộ phận bán hàng đôi khi chưa theo dõi sát tình hình cung ứng dịch vụ để xuất hóa đơn và ghi nhận doanh thu đúng thời điểm. Thường thời điểm ghi nhận bị chậm hơn so với thực tế, điều này vi phạm điều kiện ghi nhận doanh thu theo chuẩn mực kế toán số 14 “Doanh thu và thu nhập khác”.
2.2.2.2. Thực trạng kế toán chi phí
Giá vốn hàng bán: Giá vốn hàng bán được phản ánh khi doanh thu được ghi nhận. Giá vốn hàng bán chính là giá xuất kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền tại thời điểm xuất kho.
Hàng nội địa: Hợp đồng mua bán hàng hóa, hóa đơn GTGT, biên bản giao