8. Kết cấu của luận văn
3.2. Tạo các nguồn lực trong quản lý tài liệu khoa học công nghệ
3.2.1. Tổ chức, đào tạo nguồn nhân lực
Tại Viện Hàn lâm KH&CNVN nói chung, các đơn vị đã bố trí được tổ chức và nhân sự làm công tác quản lý KHCN nhưng vấn đề quản lý tài liệu khoa học - công nghệ thì chưa được chú trọng. Qua khảo sát thực tế hiện nay, phần lớn các đơn vị thuộc Viện Hàn lâm KH&CNVN chỉ bố trí một người vừa làm công tác lưu trữ nói chung và lưu giữ tài liệu khoa học - công nghệ
nói riêng, vừa làm kiêm công tác văn thư. Đây là một vấn đề bất cập làm cho công tác quản lý tài liệu khoa học - công nghệ ở các đơn vị trong nhiều năm qua và đến nay vẫn chưa được lưu tâm.
Tài liệu khoa học - công nghệ hình thành trong quá trình hoạt động của Viện Nghiên cứu hệ gen đem lại các thông tin khoa học có giá trị cao, là nguồn cung cấp thông tin, tư liệu bổ sung cho kho lý luận chuyên ngành công nghệ sinh học nói chung và nghiên cứu hệ gen nói riêng, có tác động và ảnh hưởng đến sự phát triển của xã hội bởi tính ứng dụng thực tiễn mà các đề tài nghiên cứu mang lại. Do đó, tổ chức và nhân sự làm công tác quản lý tài liệu khoa học - công nghệ tại Viện Nghiên cứu hệ gen là một trong những công việc quan trọng. Nguồn nhân lực là một trong những yếu tố không thể thiếu đối với mọi hoạt động của các cơ quan, tổ chức, đóng vai trò rất lớn không chỉ trong quản lý điều hành mà còn trong cả các khâu tổ chức và tổ chức thực hiện. Tuy vậy, tổ chức và nhân sự làm công tác quản lý tài liệu khoa học - công nghệ vẫn chưa được chú trọng.
Hiện tại, Viện đã có tổ chức nhân sự làm công tác quản lý chung là Phòng Quản lý tổng hợp. Việc hệ thống tài liệu khoa học - công nghệ được xây dựng, tổ chức theo nguồn cung cấp thông tin, thu thập thông tin theo nhiều kênh khác nhau: thông tin theo lĩnh vực khoa học công nghệ từ các Bộ, ngành liên quan đến hoạt động của Viện; thông tin khoa học và quản lý từ Viện Hàn lâm KH&CNVN; thông tin qua báo cáo từ các đơn vị trực thuộc Viện; thông tin qua hội nghị, hội thảo; thông tin từ các đơn vị cùng lĩnh vực, đối tác hợp tác khoa học công nghệ của Viện và thông tin từ các văn bản quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Tuy vậy, việc quản lý tài liệu và thông tin KHCN của Viện chưa được tổ chức rõ ràng, chưa có hệ thống và phân công nhiệm vụ cho cán bộ chuyên trách.
Vì vậy, vấn đề đặt ra hiện nay là Viện Nghiên cứu hệ gen cần có quy định để tổ chức nhân sự phù hợp cùng với cách thức quản lý nguồn tài liệu khoa học - công nghệ của Viện.
Về tổ chức, do đặc thù của hoạt động của Viện Hàn lâm KH&CNVN, Phòng Quản lý tổng hợp là đơn vị được giao nhiệm vụ quản lý tài liệu khoa học - công nghệ. Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, Trưởng phòng Quản lý tổng hợp chịu trách nhiệm trước Viện trưởng Viện Nghiên cứu hệ gen về việc quản lý tài liệu khoa học - công nghệ của Viện. Trưởng phòng Quản lý tổng hợp phân công nhiệm vụ cho 01 cán bộ, nhân viên của Phòng chịu trách nhiệm triển khai thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến công tác quản lý tài liệu khoa học - công nghệ của Viện, báo cáo trực tiếp với Trưởng phòng.
Về nhân sự, cần bổ sung cán bộ có trình độ đại học chuyên ngành quản trị văn phòng hoặc chuyên ngành quản lý khoa học để thực hiện nhiệm vụ tổng hợp KHCN nói chung và quản lý tài liệu khoa học - công nghệ nói riêng, các cán bộ làm công tác quản lý tài liệu khoa học - công nghệ cần được trang bị kiến thức cơ bản về KHCN.
3.2.2. Tạo nguồn lực cơ sở vật chất
Cơ sở vật chất là yếu tố tiếp theo được nhắc đến sau nguồn nhân sự. Để thực hiện quản lý tài liệu khoa học - công nghệ cần trang bị đầy đủ cơ sở vật chất nhằm đáp ứng nhu cầu bảo quản và tổ chức khoa học tài liệu.
Viện Nghiên cứu hệ gen cần bố trí phòng, kho lưu trữ với diện tích và trang thiết bị để đáp ứng nhu cầu của công tác thu thập bảo quản tài liệu, có phòng đọc chuyên dụng đối với tài liệu điện tử, đĩa CD, phòng chiếu ….
Căn cứ nhu cầu sử dụng và điều kiện hiện tại của Viện, Phòng Quản lý tổng hợp xây dựng phương án đầu tư hệ thống trang thiết bị hiện đại và phù hợp cho lưu trữ tài liệu khoa học - công nghệ như: giá, tủ, bàn ghế, các loại
máy như máy đọc tài liệu điện tử, máy đọc đĩa, máy ghi âm, điều hòa, máy hút ẩm, hút bụi, máy chiếu ….
3.2.3. Đầu tư kinh phí phục vụ quản lý tài liệu khoa học - công nghệ
Căn cứ kế hoạch tổ chức bộ máy và nhân sự thực hiện quản lý tài liệu khoa học - công nghệ, Trưởng phòng Quản lý tổng hợp tham mưu giúp Viện trưởng Viện Nghiên cứu hệ gen hoạch định về kinh phí đề nghị Viện Hàn lâm KH&CNVN hỗ trợ.
Kinh phí phục vụ công tác quản lý tài liệu khoa học - công nghệ gồm có: kinh phí xây dựng/ tu bổ/ sửa chữa phòng kho để tài liệu; kinh phí mua sắm trang thiết bị máy móc trang bị cho kho và phòng đọc; kinh phí trang bị giá, tủ, hộp để tài liệu theo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật; kinh phí phục vụ mua sắm đồ dùng văn phòng phẩm cần thiết khác. Cùng với đó là kinh phí cho công tác đào tạo, đào tạo lại, tập huấn nghiệp vụ có liên quan.