9. Bố cục của luận văn
1.2. Tài liệu chủ yếu của phông lƣu trữ Ban Chấp hành Trung
3.1.2. Tổ chức khoa học tài liệu
Công tác nghiên cứu ngày càng đòi hỏi phải có đầy đủ tài liệu, thông tin trong tài liệu phải có độ tin cậy chính xác cao, người khai thác được cung cấp nhanh chóng, kịp thời. Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ sẽ góp phần tích cực và có hiệu quả để đáp ứng đòi hỏi chính đáng đó.
Phân loại tài liệu
Phân loại tài liệu là một khâu nghiệp vụ cụ thể trong công tác lưu trữ. Tài liệu phải được phân loại khoa học thì mới có thể tra tìm dễ dàng. Phân loại tài liệu liên quan chặt chẽ đến các khâu nghiệp vụ như sưu tầm, thu thập, đánh giá tài liệu, bảo quản và xây dựng công cụ tra tìm. Hiện nay, các phông lưu trữ trong Kho Lưu trữ Trung ương Đảng cơ bản đã được chỉnh lý hoàn chỉnh, tài liệu đã được lập hồ sơ, hoặc phân thành các đơn vị bảo quản. Tuy vậy, tài liệu của một số phông chưa được chỉnh lý hoàn chỉnh vì thế việc tra tìm tài liệu vẫn còn khó khăn, chẳng hạn như phân phông Ban Chấp hành
Trung ương khóa IX vừa được chỉnh lý hoàn chỉnh và giao nộp cho Phòng Bảo quản, Cục Lưu trữ vào năm 2013.
Việc phân loại tài liệu phông lưu trữ Ban Chấp hành Trung ương theo các khóa, chia thành từng phân phông Ban Chấp hành Trung ương từ khóa I đến nay, mỗi phân phông được chia theo nhóm tài liệu là hợp lý và khoa học. Tuy nhiên, việc phân loại các hồ sơ trong nhóm tài liệu chưa hợp lý và khoa học dẫn đến trùng lặp tài liệu, nhiều tài liệu vừa có trong hồ sơ tài liệu hội nghị Bộ Chính trị, hội nghị Ban Bí thư nhưng vừa có trong các hồ sơ tên gọi của Trung ương. Để việc phân loại được khoa học, người làm công tác này cần hiểu rõ về nội dung tài liệu, có cách phân định hồ sơ hợp lý, đảm bảo thuận tiện nhất cho việc phục vụ khai thác tài liệu.
Xây dựng hệ thống công cụ tra cứu khoa học
Tài liệu phông lưu trữ Ban Chấp hành Trung ương chỉ phát huy giá trị của chúng khi được sử dụng có hiệu quả. Muốn sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ đó thì phải tra tìm được chúng một cách nhanh chóng, kịp thời và chính xác. Do vậy, việc xây dựng hệ thống công cụ tra cứu khoa học cần được quan tâm nhiều hơn. Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương đã xây dựng hệ thống công cụ tra cứu như: Khung phân loại thông tin tài liệu kho Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng, sách chỉ dẫn phông, mục lục hồ sơ, mục lục tài liệu văn kiện. Hiện nay, Cục Lưu trữ đã xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu Ban Chấp hành Trung ương các khóa góp phần tập trung quản lý thống nhất, đầy đủ tài liệu bao gồm cả tài liệu toàn văn nhằm đáp ứng kịp thời, chính xác các yêu cầu khai thác, nhưng để phục vụ khai thác hiệu quả các yêu cầu khai thác, trước hết cần phải làm một số việc sau:
Tiếp tục hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu truyền dẫn như mục lục hồ sơ, mục lục tài liệu văn kiện, sách chỉ dẫn phông và các công cụ khác.
Hoàn thiện cơ sở dữ liệu tài liệu phông lưu trữ Ban Chấp hành Trung ương từ khóa I đến nay, nhanh chóng ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ các yêu cầu khai thác của độc giả trên mạng.
- Xác định giá trị tài liệu:
Xác định giá trị tài liệu làm cho tài liệu đảm bảo chính xác hơn. Tài liệu phông lưu trữ Ban Chấp hành Trung ương là khối tài liệu rất quan trọng, vì vậy khi xác định giá trị tài liệu phải đảm bảo đúng các nguyên tắc, phương pháp, đồng thời phải am hiểu về bối cảnh lịch sử hình thành tài liệu, từ đó mới có cách nhìn khách quan, đánh giá chính xác giá trị tài liệu. Ngoài việc xem xét độ mật đã ghi trong văn bản cần xác định tính chất, nội dung thông tin trong tài liệu là căn cứ để xác định giá trị tài liệu.
Tuy nhiên, người làm công tác lưu trữ nên phân biệt việc xác định giá trị tài liệu nhằm mục đích lưu trữ, bảo quản với việc xác định giá trị tài liệu nhằm mục đích phục vụ cho các đối tượng nghiên cứu tài liệu, từ đó tìm cách xác định giá trị chuẩn xác tạo điều kiện cho người nghiên cứu có cơ hội tiếp cận khối tài liệu đặc thù của Đảng.