9. Bố cục của luận văn
3.2. Tăng cƣờng sự hợp tác chặt chẽ giữa cán bộ lƣu trữ với ngƣờ
sử dụng tài liệu lƣu trữ.
3.2.1. Về phía cán bộ làm công tác lưu trữ.
Để làm tốt các nhiệm vụ nói trên thì con người vẫn là nhân tố quan trọng và quyết định. Muốn tài liệu được nhiều độc giả và các nhà nghiên cứu khai thác, sử dụng thì trước hết người làm lưu trữ phải là người chủ động
trong hành động và việc làm, chủ động tích cực tìm hiểu về giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ cho giải quyết công việc, hoạt động của cơ quan, phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử, nghiên cứu khoa học.
Bên cạnh đó, cán bộ làm công tác khai thác tài liệu cần nắm vững quy định của Đảng, Nhà nước về các vấn đề có liên quan và nghiêm chỉnh chấp hành những quy định liên quan đến công tác lưu trữ, đặc biệt là công tác khai thác; nêu cao tinh thần trách nhiệm trong công việc, phải chủ động suy nghĩ, tìm tòi cách thức khai thác sử dụng tài liệu cho phù hợp với điều kiện và bối cảnh lịch sử, đặc biệt trong thời đại hiện nay, khi thông tin được phổ biến trên phương tiện Internet thì việc tạo lập các cơ sở dữ liệu tài liệu để có thể khai thác trên mạng diện rộng là nhu cầu thiết yếu, giúp cho người đọc vừa nhanh chóng tiếp cận thông tin, vừa tiết kiệm thời gian và phương tiện đi lại, các thủ tục khai thác.
Ngoài ra, cán bộ lưu trữ chủ động giới thiệu giá trị của tài liệu lưu trữ hoặc hỗ trợ cán bộ nghiên cứu tiếp cận thông tin trong tài liệu lưu trữ nhanh chóng, thuận tiện.
Cùng với việc chủ động giới thiệu tài liệu phông lưu trữ Ban Chấp hành Trung ương được bảo quản trong Kho Lưu trữ với người khai thác, sử dụng, các cán bộ làm công tác lưu trữ cần phải nghiên cứu, tham mưu cho cơ quan có thẩm quyền han hành các thủ tục tiếp cận, khai thác sử dụng tài liệu đó một cách dễ dàng, thuận lợi nhất, thực sự hướng tới người nghiên cứu cứu, độc giả sử dụng tài liệu trên cơ sở những quy định chung của pháp luật, đó là việc ban hành các quy định phục vụ khai thác phù hợp với hình thức khai thác.
Cán bộ làm công tác khai thác cần chủ động, sáng tạo trong cách phục vụ khai thác, luôn coi đó là nhiệm vụ trọng tâm, đề xuất các ý tưởng phục vụ khai thác. Ngoài phương pháp phục vụ truyền thống như lâu nay là cần thiết, nên tham khảo cách phục vụ khai thác của một số nước trên thế giới làm sao
vừa cung cấp thông tin tài liệu, vừa tạo sân chơi để người khai thác có thái độ tích cực khi tiếp cận với tài liệu lưu trữ, có thể kết hợp với các cơ quan truyền thông thiết lập chương trình giống như các chương trình “theo dòng lịch sử” nhằm mục đích tuyên truyền, quảng bá những tài sản quý của Đảng, của Nhà nước. Người quản lý trong công tác lưu trữ nên đề ra chiến lược lưu trữ, chú trọng về lĩnh vực này.
Có một khung pháp lý tạo điều kiện tốt nhất cho người khai thác cũng như người làm công tác lưu trữ, quy định cụ thể các tài liệu được phép giải mật trong khối tài liệu phông lưu trữ Ban Chấp hành Trung ương.
Trong điều kiện khối lượng công việc lưu trữ tăng nhanh, yêu cầu phục vụ cao hơn trước, vì vậy cần phải có đủ cán bộ nghiệp vụ lưu trữ am hiểu về công tác này để đáp ứng kịp thời các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu.
Xây dựng chế độ hợp lý cho cán bộ lưu trữ và thường xuyên cử cán bộ lưu trữ tham gia học tập, đào tạo các lớp bồi dưỡng, đào tạo liên quan đến lưu trữ, tham gia các chuyến tham quan, học tập kinh nghiệm trong và ngoài nước về công tác lưu trữ và tổ chức nâng cao trình độ chuyên môn cũng như học tập kinh nghiệm làm việc cho cán bộ lưu trữ, góp phần nâng cao hiệu quả của công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Cán bộ lưu trữ cần thay đổi quan niệm và nhận thức về công tác lưu trữ nói chung và công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nói riêng. Cán bộ lưu trữ không chỉ có trách nhiệm bảo mật thông tin trong tài liệu lưu trữ mà còn cần coi đối tượng đến khai thác tài liệu như khách hàng và lưu trữ là nơi cung cấp dịch vụ. Nghĩa là không chỉ độc giả tìm đến lưu trữ mà cán bộ lưu trữ cũng cần phải chủ động tiếp thị lưu trữ.
Nhóm giải pháp về theo dõi, tổng kết hoạt động tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
Cục Lưu trữ cần đẩy mạnh việc nghiên cứu và tổng kết tình hình khai thác, sử dụng tài liệu để đánh giá, tổng kết công tác tổ chức sử dụng tài liệu, từ đó có hướng nghiên cứu và điều chỉnh những vấn đề theo ý kiến độc giả nêu ra nhằm tạo điều kiện thuận lợi khai thác tài liệu cũng như thu hút thêm nhiều đối tương có nhu cầu đến khai thác tài liệu ở Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng.
Bên cạnh đó, có thể tổ chức đánh giá, tổng kết công tác khai thác, sử dụng tài liệu ở nhiều hội nghị khác nhau. Ý nghĩa của hội nghị tổng kết là ở chỗ thông qua đó tuyên truyền, nâng cao nhận thức của cơ quan, tổ chức và cá nhân về vai trò, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ đối với đời sống, đồng thời kiểm điểm những việc đã làm được, chưa làm được, tìm ra nguyên nhân để đề ra các giải pháp thực hiện tốt. Hơn nữa, thông qua các buổi lễ tổng kết, cơ quan có tài liệu có điều kiện tiếp xúc với độc giả, được nghe tâm tư nguyện vọng và đóng góp ý kiến của mọi người như vậy sẽ có đầy đủ thông tin để xử lý công việc trong thực tiễn.
3.2.2. Về phía nhà nghiên cứu tài liệu và sự hợp tác giữa cán bộ lưu trữ với người sử dụng tài liệu lưu trữ. với người sử dụng tài liệu lưu trữ.
Các nhà nghiên cứu tài liệu hiểu đúng về giá trị của thông tin tài liệu lưu trữ để từ đó chủ động trong nghiên cứu, sử dụng tài liệu; có những tìm hiểu nhất định về quá trình hình thành tài liệu, những quy định của Nhà nước và cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ nói chung, công tác bảo quản, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ nói chung. Nếu hiểu được thông tin này thì độc giả mới có thể biết được thông tin mình cần đang nằm ở đâu và có biện pháp sử dụng theo đúng quy định nhằm đem lại hiệu quả cho công việc của mình.
Để công tác khai thác, sử dụng tài liệu đạt hiệu quả cao, bên cạnh việc nâng cao trách nhiệm của cơ quan lưu trữ, về phía độc giả, những người có
nhu cầu được khai thác, sử dụng tài liệu cũng cần nâng cao nhận thức hơn và tăng cường sự hợp tác với Cục Lưu trữ Trung ương chặt chẽ. Độc giả cần tích cực, chủ động hơn để thực hiện quyền được thông tin trong tài liệu lưu trữ.
Các nhà nghiên cứu lịch sử chủ yếu là người ngoài cơ quan có thể nhận thức bản thân giá trị tài liệu lưu trữ bằng cách tích cực, chủ động tìm hiểu thông tin từ Phòng Khai thác, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương, những đối tượng này chủ yếu là những nhà nghiên cứu khoa học, những cá nhân có liên quan đến hồ sơ do Ban Chấp hành Trung ương, Văn phòng Trung ương ban hành.
Mỗi cơ quan có đặc thù riêng nên tài liệu hình thành trong hoạt động cũng có nội dung, ý nghĩa đặc thù. Nắm bắt được điều đó, độc giả sẽ có định hướng chính xác khi lựa chọn các kênh thu thập thông tin. Ngoài ra, độc giả nên tìm hiểu thủ tục cần thiết khi đến khai thác, sử dụng tài liệu để có sự chuẩn bị trước, tránh bị động.
Đối với độc giả cần khai thác nhiều tài liệu hoặc thường xuyên khai thác tài liệu nên thiết lập mối quan hệ với công tác lưu trữ thuận tiện cho việc khai thác tài liệu được nhanh chóng và hiệu quả hơn. Việc thiết lập này có thể hướng tới một số mục đích như: tối giản các giấy tờ mang tính thủ tục, giải quyết nhanh các yêu cầu khai thác hay cung cấp thông tin tài liệu. Lợi ích của việc hợp tác này là tiết kiệm thời gian cho cả hai bên, tạo khả năng thuận lợi hơn cho độc giả khi tiếp cận tài liệu.
Cục Lưu trữ mở rộng và tăng cường hơn nữa sự hợp tác giữa các cơ quan lưu trữ lịch sử, bảo tàng, thư viện… để đa dạng hóa các hình thức sử dụng tài liệu như công bố, giới thiệu tài liệu, giới thiệu các phông lưu trữ, kho lưu trữ, xuất bản văn kiện, trưng bày, triển lãm tài liệu theo chủ đề, theo phông…
Việc khen thưởng, kỷ luật cán bộ trong công tác khai thác là một trong những biện pháp thúc đẩy công tác phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu hiệu quả và ngày càng có chất lượng; giúp người làm công tác khai thác phát huy năng lực, sáng tạo, tâm huyết với nghề, khắc phục sự thụ động trong công tác phục vụ khai thác.
3.3. Ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật trong công tác lƣu trữ.
Đẩy mạnh hơn nữa việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc xây dựng cơ sở dữ liệu để tiện cho việc quản lý và tra tìm tài liệu. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào xây dựng cơ sở dữ liệu giúp ta không những quản lý tài liệu một cách dễ dàng mà còn tra tìm tài liệu một cách thuận lợi, nhanh chóng và chính xác các yêu cầu của người tìm tin, tiết kiệm đáng kể thời gian và sức lực cho việc tra tìm tài liệu.
Thứ nhất, sự hình thành và sử dụng ngày càng phổ biến tài liệu điện tử trong hoạt động hàng ngày của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân; sự đa dạng và sự thay đổi nhanh chóng của các công nghệ (phần mềm, phần cứng) đi kèm với việc tạo lập, định dạng, xử lý, lưu trữ các tài liệu điện tử theo cách thức hay các chuẩn khác nhau; trước tình hình đó đã tạo ra một thách thức ngày càng lớn đối với các tổ chức và cơ quan lưu trữ trong việc thu thập, bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu và hồ sơ điện tử. Các cơ quan lưu trữ Đảng từ Trung ương đến địa phương cần xây dựng kho lưu trữ điện tử để bảo quản lâu dài tài liệu điện tử và không bị lệ thuộc vào bất cứ phần cứng hay phần mềm đặc thù nào, là một cách tiếp cận mới và cũng là một thách thức đặt ra đối với các nhà công nghệ cũng như cả các nhà lưu trữ. Tập trung nghiên cứu kinh nghiệm của các nước để từng bước xác định chuẩn cho việc quản lý hồ sơ điện tử trong công tác lưu trữ và cho việc xây dựng kho lưu trữ điện tử.
Thứ hai, hiện nay trên thế giới đã có những kinh nghiệm tốt và đã có các tiêu chuẩn được giới lưu trữ quốc tế chấp nhận rộng rãi về mô hình kho lưu trữ điện tử. Vì vậy, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương cần đẩy nhanh tiến độ điện tử hóa kho lưu trữ điện tử - là nơi để tạo lập, thu thập, lưu giữ, tra cứu các nguồn tài liệu điện tử, các tài liệu điện tử đó được điện tử hóa (hay số hóa) từ tài liệu lưu trữ trong Kho lưu trữ Trung ương Đảng, đồng thời là nơi bảo quản, bảo hiểm các nguồn tài liệu điện tử với các giải pháp, lưu giữ những định dạng chuẩn về tài liệu điện tử; sao lưu dưới nhiều định dạng khác nhau, với nhiều phương tiện khác nhau; có khả năng chuyển đổi tài liệu sang các môi trường công nghệ mới; phục hồi dữ liệu khi gặp rủi ro, có thể bảo quản an toàn tài liệu điện tử, đặc biệt với tài liệu lưu trữ phông Ban Chấp hành Trung ương.
Thứ ba, tiếp tục đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, đổi mới phương thức quản lý tài liệu từ môi trường thủ công sang ứng dụng công nghệ thông tin, làm tốt chức năng đảm bảo thông tin phục vụ hiệu quả khai thác. Tổ chức phục vụ khai thác bằng việc ứng dụng công nghệ thông tin ở nhiều khâu như: số hóa danh mục tài liệu, hồ sơ; số hóa tài liêu; thậm chí phục vụ khai thác tài liệu trực tuyến trên mạng. Kho Lưu trữ Trung ương Đảng trong thời gian tới có thể cung cấp cho người khai thác những thông tin cần thiết trên máy vi tính, không cần phải vào Kho, ưu tiên xây dựng cơ sở dữ liệu toàn văn cho một số Phông tài liệu quan trọng và có tần số sử dụng cao như Phông tài liệu lưu trữ Ban Chấp hành Trung ương.
Đẩy nhanh tiến độ điện tử hóa Kho Lưu trữ Trung ương Đảng, đưa vào ứng dụng tin học trong công tác khai thác và phục vụ khai thác tài liệu lưu trữ trên mạng; trang bị đầy đủ các thiết bị cần thiết cho phòng đọc phục vụ cho việc khai thác trên mạng, phục vụ đọc Microfim, băng ghi âm, ghi hình, đĩa CD....
Tóm lại, nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của Đảng nói chung và đẩy mạnh việc khai thác, sử dụng tài liệu phông lưu trữ Ban Chấp hành Trung ương Đảng nói riêng nên có một số giải pháp nêu trên. Bên cạnh đó, cần được sự quan tâm, chỉ đạo của các cấp lãnh đạo. Thực tế chứng minh rằng, tài liệu lưu trữ là tài sản vô cùng quý giá và chúng chỉ có giá trị thực sự khi được đem ra phục vụ các nhu cầu khác nhau của xã hội và đối tượng khai thác nhiều nhất là các nhà nghiên cứu, đặc biệt là nghiên cứu về công cuộc đổi mới của Đảng ta.
KẾT LUẬN
Tài liệu phông lưu trữ Ban Chấp hành Trung ương được hình thành trong quá trình hoạt động của Đảng, nó phản ánh sự lãnh đạo toàn diện của Đảng về mọi mặt của đời sống - xã hội và các sự kiện, hiện tượng, biến cố lịch sử của Đảng, đặc biệt ở giai đoạn 1986- 2006, Đảng ta đề ra đường lối đổi mới toàn diện. Tài liệu phông lưu trữ Ban Chấp hành Trung ương là sản phẩm của trí tuệ tập thể của Đảng, thể hiện đường lối, chính sách của Đảng, là công cụ, phương tiện thực hiện sự lãnh đạo và chỉ đạo của Đảng. Tài liệu phông lưu trữ Ban Chấp hành Trung ương là nguồn thông tin chính thức, là chứng cứ đáng tin cậy phục vụ cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo, tổng kết công tác, nghiên cứu của các cơ quan và tổ chức Đảng, là nguồn sử liệu quan trọng nhất, chính xác nhất phục vụ cho việc nghiên cứu và biên soạn lịch sử Đảng nói chung đặc biệt là nghiên cứu về công cuộc đổi mới của Đảng nói riêng. Tài liệu lưu trữ này là nguồn sử liệu rất phong phú, đa dạng và có độ tin cậy cao. Do đó, tài liệu phông lưu trữ Ban Chấp hành Trung ương xứng đáng được giữ vị trí hàng đầu trong các nguồn sử liệu phục vụ nghiên cứu về công cuộc đổi mới của Đảng ta trong 20 năm, từ năm 1986 đến năm 2006, nó là nguồn sử liệu chính xác và không thể thiếu được.
Trong thời gian qua, việc nghiên cứu lịch sử Đảng từ nguồn tài liệu lưu trữ đã góp phần đáng kể vào kết quả của khoa học lịch sử Đảng. Nhiều công trình, sản phẩm nghiên cứu về lịch sử Đảng thấm đượm chất liệu của nguồn sử liệu quý báu này. Song phải thừa nhận rằng, việc nghiên cứu công cuộc đổi mới từ nguồn tài liệu lưu trữ còn nhiều mặt hạn chế, ở cả khía cạnh khai thác sử dụng và phương pháp nghiên cứu sử dụng chúng. Chính vì thế, nó đã góp phần làm hạn chế chất lượng các công trình, sản phẩm nghiên cứu lịch sử Đảng trong thời gian qua.
Thực hiện đường lối đổi mới do Đảng khởi xướng, đòi hỏi công tác