3.2 Hoàn thiện quản lý vốn tài liệu
3.2.2 Nâng cao công tác quản lý dữ liệu
* Mục lục truyền thống
- Mục lục truyền thống vẫn còn giá trị sử dụng ở thƣ viện, đặc biệt là ở kho Đông dƣơng, kho 12. Theo thời gian có sự hƣ hỏng cần phải có sự điều chỉnh, bổ sung của hệ thống mục lục.
Giải pháp đề nghị :
+ Mục lục truyền thống cần đƣợc cập nhật hiệu đính, xây dựng để phản ánh trung thực nguồn tài liệu của kho Đông Dƣơng, kho sách tiếng Nga (Kho 12) của thƣ viện để đáp ứng nhu cầu NDT về loại hình tài liệu tại các kho này.
+ Xây dựng một kế hoạch định kỳ cho công tác tổ chức xử lý mục lục truyền thống.
+ Tổ chức phối hợp giữa các bộ phận nhƣ phòng Bổ sung – Xử lý và Kho tài liệu để quản lý hệ thống mục lục, tổ chức nhu cầu tra cứu cho bạn đọc.
92
* CSDL (CSDL)
Thƣ viện đã xây dựng đƣợc một hệ thống CSDL phong phú về loại hình nhƣ các bộ sƣu tập, số hóa tài liệu Hán – Nôm, Đĩa thƣ mục Địa chí Sài Gòn, các CSDL chia sẻ nhƣ Proquest, Vista …
Tuy nhiên CSDL của thƣ viện chƣa đƣợc quản lý và bảo quản hiệu quả do hệ thống hạ tầng công nghệ, tốc độ đƣờng truyền còn chậm, các máy chủ đƣợc trang bị lâu năm đã xuống cấp ảnh hƣởng rất lớn đến công tác quản lý CSDL.
Phần mềm Libol va các phần mềm văn phòng vẫn đáp ứng đƣợc tốt nhu cầu NDT trong giai đoạn hiện nay, nhƣng chắc chắc trong vài năm tới sẽ xuống cấp, không thể đáp ứng nhu cầu thực tiễn của thƣ viện.
- Nguồn kinh phí cho công tác quản lý CSDL còn ít chƣa phù hợp với chính xác phấn triển các bộ sƣu tập, số hóa tài liệu, để hình thành nên thƣ viện điện tử.
- Nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn về CNTT là rất cao và đóng vai trò quan trọng trong công tác tổ chức, quản lý các CSDL tuy nhiên trong thực tế chế độ đãi ngộ thấp đã không thu hút đƣợc đội ngũ chuyên viện công nghệ thôn tin giỏi phục vụ cho hoạt động trên của thƣ viện. Chính vì vậy hiệu quả công tác tổ chức quản lý CSDL chƣa cao.
Giải pháp đề nghị cho các vấn đề trên gồm :
+ Xây dựng các văn bản kiến nghị để kêu gọi nguồn kinh phí của Nhà nƣớc cho công tác quản lý CSDL của thƣ viện. Góp phần đáp ứng đƣợc định hƣớng phát triển thành thƣ viện điện tử trong tƣơng lai.
+ Kêu gọi các nguồn xã hội hóa từ các cơ quan tổ chức cá nhân cho các dự án của thƣ viện để xây dựng, bảo quản, tổ chức khai thác và quản lý CSDL.
+ Phối hợp chia sẻ các nguồn tài nguyên điện tử giữa các thƣ viện, trung tâm thông tin để tiết kiệm kinh phí, tăng giá trị sử dụng các CSDL trong cùng một hệ thống thƣ viện – trung tâm thông tin.
+ Xây dựng cho đƣợc đội ngũ nguồn nhân lực chuyên viên CNTT giỏi với các chính sách đãi ngộ hợp lý cao hơn các nhân viên khác để thu hút nhân tài, nhằm tổ chức và quản lý hiệu quả toàn bộ hệ thống CSDL điện tử của thƣ viện.
93
3.3 Cải tiến các yếu tố ảnh hƣởng đến công tác quản lý NLTT. 3.3.1 Công tác tổ chức quản lý cán bộ
* Trình độ
Hiện nay, xu hƣớng tất yếu của thƣ viện là xây dựng thƣ viện điện tử để đáp ứng nhu cầu mới, ngƣời cán bộ thƣ viện với tƣ cách là một chủ thể đóng vai trò quyết định trong việc nâng cao chất lƣợng hoạt động của cơ quan thông tin thƣ viện. CNTT đƣợc đáp ứng trong các hoạt động của thƣ viện đã làm thay đổi căn bản mối quan hệ giữa cán bộ thƣ viện với NDT, thay đổi phƣơng thức làm việc cả cán bộ thông tin thƣ viện, đòi hỏi họ phải thƣờng xuyên cập nhật kiến thức mới, nâng cao trình độ tự học hỏi để thích nghi với những thay đổi của một thƣ viện hiện đại. Ngoài kiến thức chuyên môn họ phải có kiến thức về tin học, ngoại ngữ, có kỹ năng phân tích và tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn tin khác nhau, có kỹ năng truyền đạt thông tin cho NDT và cho đồng nghiệp.
Để đáp ứng nhiệm vụ phát triển của TVKHTHTPHCM, ngƣời cán bộ thƣ viện phải đáp ứng đƣợc những yêu cầu sau:
- Có trình độ chuyên môn về thông tin thƣ viện - Có trình độ tin học và ngoại ngữ
- Có kiến thức và khả năng xử lý thông tin thuộc các lĩnh vực chuyên ngành khác nhau.
- Biết sử dụng các phần mềm chuyên dụng cho công tác chuyên môn.
- Có khả năng phân tích, đánh giá nhu cầu tin khác nhau của bạn đọc giúp thƣ viện xây dựng các nguồn tin đúng và phù hợp với yêu cầu của NDT qua đó định hƣớng nhu cầu tin, giới thiệu thông tin trên các công cụ tra cứu truyền thống cũng nhƣ hiện đại của thƣ viện.
- Có kỹ năng sàng lọc, phân tích và bao gói thông tin để đáp ứng các yêu cầu đa dạng của NDT
- Đối với cán bộ quản lý, cần phải nâng cao năng lực quản lý, có trình độ điều hành một thƣ viện hiện đại, phải dự báo đƣợc sự phát triển, thay đổi của các hoạt động thƣ viện dƣới tác động của khoa học và CNTT, và khả năng hoạch định chính sách và viết các dự án, tổ chức công tác phục vụ NDT theo định hƣớng phát triển của thành phố chính xác và phù hợp với con đƣờng phát triển của thƣ viện một cách bền vững lâu dài.
94
- Để thực hiện đƣợc các yêu cầu trên, thƣ viện cần phải có kế hoạch mục tiêu để bồi dƣỡng và nâng cao trình độ cho cán bộ. Vấn đề đào tạo cán bộ phải đƣợc hoạch định trong chiến lƣợc phát triển thƣ viện là nội dung chủ yếu trong các đề án xây dựng và phát triển. Đào tạo cán bộ thông tin thƣ viện sử dụng thành thạo máy tính, khai thác mạng, CSDL, ngân hàng dữ liệu, chuyển giao, kết nối, tìm kiếm thông tin và vận hành những công nghệ hiện đại không phải chỉ cho bản thân họ mà còn để phục vụ cho nhu cầu thông tin của NDT và sự phát triển của thƣ viện
Hiện nay, ngoài phòng bổ sung, xử lý, tin học, đa số các cán bộ thƣ viện đều hạn chế về trình độ ngoại ngữ và tin học, các cán bộ đƣợc đào tạo các chuyên ngành khác thì lại không có kiến thức về thông tin thƣ viện. Do vậy, thƣ viện cần phải tạo điều kiện cho cán bộ thƣ viện tham gia các lớp bồi dƣỡng, nâng cao trình độ ngoại ngữ, tin học, đồng thời cử cán bộ không đƣợc đào tạo về thƣ viện đi tham gia các khóa học ngắn hạn về nghiệp vụ của thƣ viện dƣới các hình thức:
- Cử cán bộ tham gia các lớp bồi dƣỡng ngắn hạn, nâng cao trình độ chuyên môn, ứng dụng CNTT trong hoạt động thông tin thƣ viện do các trƣờng đào tạo thông tin thƣ viện, các trung tâm mở
- Tham dự các lớp nâng cao năng lực quản lý thƣ viện hiện đại trong và ngoài nƣớc
- Tổ chức cho cán bộ đi tham quan, khảo sát, học hỏi kinh nghiệm của các thƣ viện trong và ngoài nƣớc.
- Tổ chức các hội thảo, chuyên đề để nâng cao kiến thức về chuyên môn, nghiệp vụ: Xây dựng và phát triển NLTT, xử lý thông tin, bao gói thông tin, cung cấp và chuyển giao thông tin, phân tích và tổ chức hệ thống thông tin, phƣơng pháp và kỹ khai thác thông tin trên mạng, ứng dụng CNTT trong các thƣ viện hiện đại…
- Có chính sách đầy đủ kinh phí một cách dài hạn, có chiều sâu
- Khuyến khích, động viên cán bộ tự học, tự nâng cao trình độ. Có các hình thức khích lệ, động viên để cán bộ có điều kiện học đi đôi với hành.
* Cơ cấu tổ chức
Do cơ cấu tổ chức nguồn nhân lực không đồng đều giữa các phòng ban trong thƣ viện. Đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, ngoại ngữ tin học cao chủ yếu tập trung vào các phòng nghiệp vụ nhƣ : Phòng Bổ sung – Xử lý,
95
Phòng Thông tin – Tƣ liệu, Phòng Tin học … dẫn đến sự phát triển không đồng đều giữa các bộ phận. Vì vậy, để giải quyết đƣợc tình trạng trên. tôi xin kiến nghị những giải pháp nhƣ sau :
+ Tăng cƣờng đào tạo và tái đào tạo đội ngũ nguồn nhân lực của toàn bộ các bộ phận trong cơ cấu tổ chức của thƣ viện, với các phòng ban có đội ngũ trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học còn yếu, nên khuyến khích đi học, tạo điều kiện hơn nữa về tinh thần, vật chất để tạo động lực cho các nhân viên tham gia học tập.
+ Nguồn kinh phí cho công tác đào tạo không nhiều, nên phải cơ cấu lại nguồn kinh phí cho hoạt động đào tạo đƣợc hiệu quả hơn. Tăng cƣờng mối quan hệ hợp tác trong hoạt động đào tạo với các cơ quan, tổ chức cá nhân để thu hút thêm kinh phí cho công tác đào tạo đội ngũ cán bộ thƣ viện ở bộ phận còn yếu.
+ Có chế tài, và biện pháp xử lý chế độ thƣởng, phạt đi kèm với đội ngũ nhân viên trong cơ cấu tổ chức không chịu học tập, đặc biệt là với đội ngũ nhân viên trẻ dƣới 35 tuổi để tạo động lực thúc đẩy nhân viên thƣ viện tự hoàn thiện năng lực chuyên môn, ngoại ngữ, tin học để tăng hiệu quả công việc, đáp ứng đƣợc nhiệm vụ của ngƣời cán bộ thƣ viện trong giai đoạn mới.
- Đội ngũ cán bộ làm công tác quản lý thƣờng là kiêm nhiệm, nên hoạt động chuyên môn và hoạt động quản lý đan xen nhau, với quỹ thời gian hạn hẹp nên dễ dẫn tới quyết định quản lý không đạt đƣợc hiệu quả cao trong nhu cầu thực tế luôn biến động.
Cơ cấu nguồn nhân lực cho hoạt động bổ sung – xử lý quá ít nên ảnh hƣởng tới hoạt động bổ sung – xử lý bị quá tải do khối lƣợng công việc ngày càng nhiều giải pháp đề nghị để giải quyết hai vấn đề trên là :
+ Tăng cƣờng công tác thông tin cho hoạt động quản lý của đội ngũ cán bộ quản lý thƣ viện. Tạo điều kiện thuận lợi cho ngƣời cán bộ quản lý có thật nhiều thông tin trƣớc khi ra quyết định sẽ tăng hiệu quả của các quyết định quản lý.
+ Với hoạt động chuyên môn nghiệp vụ cần đƣợc hỗ trợ từ tổ nghiệp vụ thƣ viện để giúp cán bộ quản lý cập nhật thƣờng xuyên các kiến thức chuyên môn, các chuẩn nghiệp vụ mới để hỗ trợ hoạt động trong công tác chuyên môn của nhà quản lý.
96
+ Đội ngũ làm công tác bổ sung xử lý còn ít, do cơ cấu nguồn nhân lực theo hƣớng tinh giảm biên chế, nên cần tăng cƣờng học hỏi các chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ thƣ viện, thiết kế các công tác trong quy trình bổ sung, xử lý khoa học, hiệu quả, tiết kiệm thời gian. Ứng dụng các công nghệ mới vào công tác bổ sung, xử lý để tăng năng suất lao động của nhân viên.
Khoán việc và tăng ca mỗi khi có yêu cầu để vừa tăng năng suất, vừa đảm bảo đƣợc khối lƣợng, chất lƣợng chất việc bổ sung, xử lý vừa tiết kiệm kinh phí cho ngân sách lƣơng của thƣ viện.
Sự phối hợp giữa các khâu trong bộ máy bổ sung – xử lý phải nhịp nhàng và hiệu quả theo dây chuyền khép kín.
* Chính sách thư viện
- Cải tiến công tác cán bộ giữ một vai trò vô cùng quan trọng trong tổ chức lao động khoa học vì cán bộ thƣ viện là “linh hồn” của thƣ viện, là cốt lõi của hiệu quả công việc. Kinh nghiệm cho thấy, dù có môi trƣờng và điều kiện lao động thuận lợi, dù có các trang thiết bị hiện đại đến đâu chăng nữa mà đội ngũ cán bộ thiếu về số lƣợng, yếu về chất lƣợng, chƣa đƣợc đào tạo một cách chính qui, chƣa thành thạo tay nghề thì không thể năng cáo đƣợc năng suất lao dông.
- Muốn cải tiến công tác cán bộ phải thƣờng xuyên tiến hành việc đánh giá cán bộ một cách có hệ thống. Việc đánh giá cán bộ nhằm ba mục đích:
+ Cải tiến quản lý: phải nắm đƣợc khả năng và chất lƣợng làm việc của từng ngƣời, năng lực, phẩm chất, trình độ, kinh nghiệm, sức khỏe … để bố trí, sắp xếp công việc hợp lý.
+ Khuyến khích, động viên cán bộ: phải biết cán bộ làm việc nhƣ thế nào để thƣởng phạt công minh.
+ Đề bạt cán bộ: chuẩn bị đội gữ cán bộ quản lý dự bị
- Trong các thƣ viện và cơ quan thông tin ngƣời lãnh đạo dù có tầm nhìn rộng đến đâu, dù có năng lực cao, dù đã từng là một cán bộ chuyên môn giỏi cũng sẽ trở nên bất lực nếu không biết sử dụng đội ngũ cán bô chuyên môn. Phải nâng cao hiệu quả hoạt động của đội ngũ cán bộ chuyên môn bằng cách phân phối hợp lý, tạo điều kiện cho họ làm việc và động viên họ làm việc hết năng suất của mình.
97
Cán bộ chuyên môn là những ngƣời có trình độ chuyên môn nhất định, có kiến thức biết áp dụng các kiến thức đó một cách sáng tạo, ngoài ra họ còn có năng lực cá nhân khác. Nếu sử dụng cán bộ có trình độ chuyên môn cao vào công việc trình độ thấp có hai tác hại lớn:
+ Lãng phí đào tạo của nhà nƣớc
+ Ngƣời cán bộ đó không có hứng thú với công việc, không có điều kiên để phát huy các kiến thức đã học, “lửa nhiệt tình rồi cũng nguội lạnh” không phải vì anh ta lƣời nhác mà vì hy vọng đóng góp cho xã hội một cách có ích bị tiêu tan.
- Trong việc ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại vào quá trình thƣ viện – thƣ mục – thông tin việc đề ra các bài toán, phân tích, xử lý thông tin để đƣa vào máy thì không ai có thể thay thế đƣợc cán bộ chuyên môn. Muốn sử dụng hết công suất của máy thì càng phải đề cao vai trò của cán bộ chuyên môn và không ngừng tạo điều kiện thƣờng xuyên bồi dƣỡng nâng cao trình độ của họ.
- Việc cải tiến công tác cán bộ còn phải chú ý đến việc phân định rõ ràng trách nhiệm cụ thể của từng ngƣời từng cán bộ quản lý tới các nhân viên. Qui định rõ trách nhiệm, phân công nhiệm vụ rõ ràng để mỗi đơn vị, mỗi nhân viên chịu trách nhiệm hòa thành một nhiệm vụ nhất định bảo đảm thực hiện mục tiêu chung.
- Việc cải tiến công tác cán bộ không thể thiếu việc nghiên cứu cải tiến cá phƣơng pháp lãnh đạo của cán bộ quản lý. Trong các phƣơng pháp lãnh đạo nhƣ phƣơng pháp hành chính, phƣơng pháp tâm lý – xã hội, phƣơng pháp kinh tế … cần hết sức chú trọng phƣơng pháp tâm lý – xã hội, vì chính nó tạo ra những mối quan hệ tốt đẹp giữa các thành viên trong tập thể để hộ thực hiện một cách tự nguyện, có ý thức, tích cực các nhiệm vụ đƣợc giao với tinh thần trách nhiệm cao.
Có chính sách đãi ngộ về lƣơng bổng hợp lý, tăng dần, cải tiến mức lƣơng cho đội ngũ cán bộ thƣ viện cũng nhƣ cán bộ quản lý thƣ viện là một bài toán bắt buộc để có đƣợc đội ngũ cán bộ thƣ viện, quản lý có trình độ chuyên môn, nghĩa vụ tâm huyết, yêu nghề và gắn bó lâu dài với thƣ viện.
Xây dựng hình ảnh thủ thƣ hiện đại vừa năng động, giỏi nghề, có trình độ ngoài ngữ, tin học vững vàng, thái độ phục vụ thân thiện sẽ giúp TVKHTHTPHCM ngày càng phát triển.
98
3.3.2 Cơ sở vật chất, trang thiết bị