1.2.1 Cán bộ thƣ viện.
Muốn tổ chức, quản lý một cơ quan thƣ viện – thông tin đạt hiệu quả tốt đòi hỏi cán bộ đƣợc giao nhiệm vụ tổ chức, quản lý phải là ngƣời có chuyên môn về hoạt động thƣ viện – thông tin; có kiến thức và kỹ năng quản lý; hiểu biết về pháp luật, thủ tục tài chính cũng nhƣ những chủ chƣơng, chính sách của nhà nƣớc. Đặc biệt là vấn đề liên quan đến trực tiếp đến hoạt động thƣ viện nhƣ: Luật sở hữu trí tuệ, Luật xuất bản, …
6
Để cho việc quản lý nguồn lực thông tin đƣợc hiệu quả hơn, cán bộ quản lý các thƣ viện phải nắm rõ vai trò của NLTT, cách thức bổ sung, tạo lập NLTT để có những chủ trƣơng, quyết sách đúng đắn trong đầu tƣ kinh phí, con ngƣời, cơ sở vật chất kỹ thuật để phát triển, tổ chức, bảo quản NLTT hợp lý, có chất lƣợng.
1.2.2 Cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ
Cơ sở vật chất là một trong 3 yếu tố cấu thành thƣ viện. Một cơ sở vật chất hiện đại sẽ góp phần giúp hoạt động của thƣ viện đạt hiệu quả tốt, đáp ứng đƣợc nhu cầu của ngƣời dùng tin và ngƣợc lại.
Quá trình quản lý nguồn lực thông tin sẽ gặp rất nhiều khó khăn nếu không có một hệ thống hỗ trợ nhƣ địa điểm, kho tàng, kệ, mã vạch, cổng từ, ...giúp bảo quản nguồn lực thông tin truyền thống với tài liệu hiện đại nhƣ các cơ sở dữ liệu, tài liệu điện tử, ... nếu không có một hệ thống máy móc, thiết bị đi kèm sẽ không đảm bảo đƣợc sự đồng bộ khi bảo quản và khi sử dụng.
1.2.3 Hoạt động bổ sung, xử lý tài liệu.
* Công tác bổ sung: Công tác bổ sung là khâu đều tiên trong công tác thƣ viện, quyết định chất lƣợng và hiệu quả của công tác thƣ viện, là cơ sở cho công tác khác, có ý nghĩa trực tiếp đến việc thỏa mãn nhu cầu đọc.
* Công tác xử lý tài liệu:
Xử lý tài liệu là khâu quan trọng nhằm tổ chức và quản lý tài liệu. Quá trình xử lý thông tin gồm 2 giai đoạn: xử lý hình thức và xử lý nội dung. Nó bao gồm các khâu Tiếp nhận tài liệu bổ sung; Đóng dấu; Tạo số đăng kí cá biệt; Mô tả thƣ mục; Mô tả nội dung
7
* Ý nghĩa của việc xử lý nghiệp vụ trong công tác quản lý:
Giúp việc tổ chức kho tài liệu theo nhiều phƣơng pháp khác nhau, xây dựng bộ máy tra cứu – tìm tin. Đồng thời giúp cho việc tạo lập các loại sản phẩm và dịch vụ thông tin mới làm cho nguồn TNTT của cơ quan thông tin thƣ viện, đáp ứng đƣợc nhu cầu ngày càng cao của ngƣời sử dụng thông quan việc mở rộng khả năng chia sẻ thông tin trong hệ thống thông tin quốc gia.
1.2.4 Tổ chức kho và bảo quản tài liệu
Toàn bộ tài liệu đƣợc thƣ viện bổ sung về cần đƣợc tổ chức một cách khoa học, gồm các kho: Tổng kho (kho chủ yếu, kho chính), Kho phụ:
Việc tổ chức kho phải đảm bảo tiết kiệm diện tích kho, giá, công sức của cán bộ thƣ viện, tạo điều kiện cho việc kiểm kê kho sách nhanh chóng, chính xác và để cán bộ thƣ viện lấy sách phục vụ bạn đọc nhanh chóng, chính xác.
Bảo quản tài liệu
Bảo quản đƣợc hiểu là sự đảm bảo tính toàn vẹn và tình trạng vật lý bình thƣờng của các tài liệu đƣợc bảo quản trong kho thƣ viện.
Bảo quản tài liệu có hai trƣờng hợp: Bảo quản phục hồi, Bảo quản phòng chống
1.2.5 Phục vụ và chia sẻ thông tin.
Công tác phục vụ bạn đọc cũng đóng vai trò quan trọng trong quản lý NLTT. Các thƣ viện càng mở rộng các hình thức và phạm vi, đối tƣợng phục vụ bạn đọc càng có nguy cơ bị mất mát tài liệu nhiều.
1.2.6 Độ lớn và thành phần nguồn lực thông tin
Vốn tài liệu càng lớn chi phí cho quản lý càng nhiều. Chi phí cho nguồn nhân lực làm công tác xử lý, bảo quản tài liệu. Chi phí cho việc tạo lập môi trƣờng bảo quản tối ƣu, chi phí cho các phƣơng tiện lƣu trữ thông tin, tài liệu...
8
Các phƣơng pháp quản lý NLTT bao gồm các chiến lƣợc phát triển dựa vào nhiệm vụ, chức năng của thƣ viện với loại hình tài liệu bổ sung hợp lý để đáp ứng nhu cầu của NDT. Các phƣơng tiện hỗ trợ và cộng cụ quản lý nhƣ hệ thống máy tính, phần mềm quản lý NLTT các mã vạch, cổng từ đƣợc trang bị để hỗ trợ thƣ viện đƣợc quản lý tốt NLTT theo loại hình của TL.
1.2.7 Nguồn kinh phí
Nguồn kinh phí có quan hệ rất chặt chẽ tới công tác quản lý NLTT. Thực tế không chỉ ở Việt Nam mà trên toàn thế giới, thƣ viện đƣợc đầu tƣ rất ít, trong khi giá các tài liệu ngày càng tăng. Kinh phí cho công việc quan trọng này nhìn chung hết sức hạn hẹp. Nên cần lựa chọn bảo quản những tài liệu quý hiếm nhất.