3.1.1 Hoàn thiện chính sách bổ sung tài liệu
Chính sách bổ sung đƣợc xem là chìa khóa cho việc phát triển vốn tài liệu của mọi thƣ viện. Để hoàn thiện chính sách bổ sung, thƣ viện cần:
Tiếp tục hoàn thiện bổ sung vốn tài liệu dƣới mọi hình thức. Trong đó cần tập trung vào các tiêu chí sau:
- Diện bổ sung: ƣu tiên sƣu tầm, bổ sung nguồn tài liệu quý hiếm, tài liệu địa chí dạng gốc và dạng số hóa trong và ngoài nƣớc.
Tổ chức các hội thảo chuyên đề về nguồn tài liệu quý hiếm, kêu gọi sự hợp tác của nhiều tổ chức, cá nhân cùng hợp tác bảo tồn nguồn tài liệu quý hiếm dƣới mọi hình thức trƣớc khi tài liệu biến mất khỏi kho di sản của dân tộc bởi quy luật hủy hoại theo thời gian.
Xây dựng CSDL địa chí, sƣu tầm tất cả các loại tài liệu địa chí, về Sài Gòn, Gia định xƣa, tổ chức CSDL toàn văn về địa chí, các bộ sƣu tập theo chủ đề. Ngoài ra các bộ sƣu tầm địa chí về các tỉnh.
Công tác số hóa tài liệu quý hiếm để xây dựng nguồn tài liệu điện số, dần dần hình thành thƣ viện điện tử, cần đƣợc đẩy nhanh tiến độ.
Xây dựng và bổ sung các CSDL điện tử nhƣ: Ala, Proquest….tiếp tục bổ sung và phát triển kho thƣ mục ƣu tiên phát triển tài liệu điện tử
- Nguồn bổ sung:
Duy trì các nguồn bổ sung tài liệu hiện đại. Bên cạnh đó chú trọng thêm những điểm nhƣ sau:
+ Với nguồn mua: Tiếp tục liên kết với các nhà xuất bản để đặt mua tài liệu Chọn lọc, bổ sung tài liệu cần chú trọng loại hình tài liệu cho phù hợp với trình độ đọc, lứa tuổi đọc,…trƣớc khi quyết định mua tài liệu.
Do nguồn kinh phí cho công tác mua tài liệu biến động bởi tình hình trƣợt giá, khủng hoảng kinh tế, nên việc tính toán hiệu suất sử dụng thật cụ thể với nguồn mua là nhiệm vụ quan trọng của ngƣời làm công tác bổ sung tại TVKHTHTPHCM
85 + Nguồn trao đổi:
Thƣ viện có mối quan hệ hợp tác lâu đời với các tổ chức cá nhân trong và ngoài nƣớc, đây là cơ sở quan trọng để tăng cƣờng nguồn trao đổi vốn tài liệu với tất cả mọi tổ chức, cá nhân quan tâm.
Với các tài liệu phục vụ rộng rãi thƣ viện sẽ đối bản với tỉ lệ một đổi một (Nếu thƣ viện có 3 bản tài liệu trở lên)
Tiếp tục thực hiện công tác trao đổi sách cũ vào ngày “Đọc sách và bản quyền thế giới” và ngày khác trong năm để xây dựng thêm nguồn trao đổi tài liệu.
Mở rộng nguồn trao đổi với các nghiên cứu sinh, học viện cao học ở nƣớc ngoài sau khi hoàn thành khóa học, vì đây là lƣợng tài liệu tham khảo có giá trị về ngành đƣợc nghiên cứu.
Tăng cƣờng hợp tác với các lãnh sự quán qua đó tuyên truyền hình ảnh của thƣ viện, qua đó kêu gọi mối liên kết trao đổi tài liệu phát triển vốn tài liệu thƣ viện.
+ Nguồn lƣu chiểu:
Theo quy định, các luận văn, luận án bảo vệ ở khu vực phía Nam, phải nộp lƣu chiểu cho TVKHTHTPHCM. Tuy nhiên, thực tế nguồn lƣu chiểu này còn hạn chế về số lƣợng vì không có chế tài bắt buộc với cá nhân không nộp đề tài cho thƣ viện. đây là nguồn tài liệu đặc thù rất có giá trị trong vốn tài liệu thƣ viện
Tiếp tục đề xuất kiến nghị với Sở Văn hóa Thể thao và Du lịch, Sở Thông tin và Truyền thông xin chủ trƣơng cho thƣ viện đƣợc sách lƣu chiểu, xử lý nghiệp vụ sách trƣớc xuất bản với các nhà xuất bản để tăng nguồn lƣu chiểu vốn tài liệu thƣ viện.
+ Nguồn tự tạo:
Thƣ viện đã tiến hành tạo lập các nguồn CSDL nhƣ: CSDL địa chí
Bài trích, báo tạp chí Đĩa thƣ mục toàn văn
Đây là CSDL rất có giá trị, thƣ viện cần ƣu tiên cho công tác tạo lập nguồn này để phát triển vốn tài liệu điện tử. Xây dựng nguồn ấn phẩm thƣ mục dƣới dạng in và dạng số để phát triển NLTT của thƣ viện.
86 - Kinh phí bổ sung:
Nguồn kinh phí bổ sung có các nguồn sau:
+ Nguồn kinh phí bổ sung từ ngân sách là nguồn kinh phí ổn định qua từng năm.
Mỗi năm kinh phí bổ sung cho tất cả loại hình tài liệu bình quân 1.2 tỷ đồng. Đây là một con số đáng kể cho công tác bổ sung tài liệu. Tuy nhiên, do nhiều nguyên nhân khách quan nhƣ khủng hoảng kinh tế, trƣợt giá, giá các loại tài liệu không ngừng tăng theo thời gian đã ảnh hƣởng đến công tác bổ sung tài liệu.
Ngoài ra, giá các loại tài liệu điện tử rất cao, hạn chế về số lƣợng đƣợc bổ sung và kinh phí eo hẹp.
Các ấn phẩm xuất bản ở nƣớc ngoài thƣờng có giá thành cao, hạn chế về số lƣợng tài liệu bổ sung vào thƣ viện. để khắc phục, tiết kiệm nguồn kinh phí mua tài liệu, TV đã xây dựng mối liên hệ, hợp tác với các nhà xuất bản, để biên mục tại nguồn kinh phí để bổ sung tài liệu cho thƣ viện.
Tăng cƣờng mối quan hệ để hợp tác chia sẻ với tài liệu của các tổ chức, tiết kiệm kinh phí bổ sung.
+ Nguồn kinh phí từ nguồn thƣ sự nghiệp. Năm 2012, nguồn thu sự nghiệp là 4 tỷ. Nguồn kinh phí này dùng để tái đầu tƣ cho tăng cƣờng công tác xây dựng cơ sở vật chất, trang thiết bị thƣ viện và cải thiện đời sống cán bộ công nhân viên, thƣ viện. Vì thế nguồn kinh phí bổ sung chỉ chiếm một phần không đáng kể trong nguồn kinh phí này.
Biện pháp khắc phục là từng bƣớc xây dựng hệ thống chính sách kêu gọi đầu tƣ của nhà nƣớc một cách đồng bộ, có hệ thống cho việc trang bị cơ sở vật chất toàn bộ, phê duyệt các dự án đầu tƣ và giải ngân nhanh chóng để cơ cấu thêm nguồn kinh phí thu ngân sách cho công tác bổ sung.
Tăng cƣờng nguồn thu dự án tổ chức cho các cơ quan thông tin để tăng nguồn thu sự nghiệp. Mở rộng công tác bảo quản, hợp đồng bảo quản tài liệu cho các cơ quan tổ chức để tăng cƣờng nguồn thu sự nghiệp.
Thiết kế và tổ chức các lớp học về chuyên môn, nghiệp vụ thƣ viện, nên tổ chức thành trung tâm đào tạo, bồi dƣỡng nghiệp vụ thƣ viện, cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu. đây là hƣớng phát triển bền vững cho nguồn thu ngân sách thƣ viện nếu có chiến lƣợc tốt và hiệu quả thực hiện.
87
Đa dạng hóa các sản phẩm dịch vụ thông tin của thƣ viện đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của NDT thƣ viện, tạo thêm nguồn thu cho thƣ viện
+ Nguồn thu xã hội hóa: Là nguồn tại trợ từ các tổ chức, cá nhân, cơ quan đoàn thể trong và ngoài nƣớc qua các dự án cụ thể.
Thông qua mối quan hệ hợp tác trong và ngoài nƣớc, kêu gọi sự tài trợ cho công tác phát triển vốn tài liệu ở cả loại hình và chất lƣợng của tài liệu. Có sự chọn lọc, đánh giá trƣớc khi xây dựng công tác dự án cho công tác xã hội hóa.
3.1.2 Hoàn thiện quy trình bổ sung
Trong quá trình bổ sung sách của thƣ viện, các mục đƣợc kết cấu hợp lý. Tuy nhiên trong công tác phát hành, việc thu thập danh mục sách tại các nhà xuất bản, cơ quan, trƣờng đại học cần phải đƣợc đánh giá. Các nhà sách thƣờng đƣa các danh mục, tuyên truyền các loại tài liệu bán chậm, nên rất dễ chọn nhầm các sách không có chất lƣợng khi bổ sung.
Ở các thƣ viện Việt Nam, không có các công cụ chuyên nghiệp tham khảo để chọn lọc tài liệu, công tác kiểm tra thông tin của ngƣời làm công tác bổ sung là rất cần thiết.
Đội ngũ làm công tác bổ sung còn rất ít về số lƣợng so với khối lƣợng tài liệu bổ sung về. Mỗi tháng bình quân bổ sung và xử lý 700 nhan đề sách các loại, về các lĩnh vực, ngôn ngữ khác nhau. Nếu có đợt tiếp nhận tài liệu, sách, băng hình,… sẽ quá tải và cần đƣợc tăng thêm về số lƣợng nhân sự cho công tác bổ sung – xử lý.
Trong phần đăng ký, công đoạn in mã vạch cho sách có nhiều lỗi kỹ thuật. Do đó cần hoàn thiện cơ sở vật chất trang thiết bị để tránh trƣờng hợp lỗi mã vạch.
Với xuất bản ấn phẩm định kỳ là tài liệu nƣớc ngoài cần có thêm thông tin nhiều hơn về ấn phẩm chuyên ngành mới để bổ sung vào vốn tài trong quy trình.
3.1.3 Chọn lọc lƣợng tài liệu đƣợc bổ sung
Cập nhật những nguồn thông tin mới, nâng cao chất lƣợng NLTT, phục vụ tốt cho NLTT là việc làm cần thiết. Để thực hiện đƣợc điều này thƣ viện cần xây dựng chiến lƣợc phát triển phù hợp với các tiêu chí sau:
- Phù hợp với chức năng nhiệm vụ định hƣớng phát triển của thƣ viện, xác định đƣợc bản chất và phạm vi của nguồn tài liệu dựa vào nhu cầu tin của NDT
88
- Đƣa ra hƣớng bổ sung ƣu tiên, chọn mức độ ƣu tiên cho từng chủ đề, chuyên ngành cụ thể của thƣ viện, do nhu cầu tài liệu khoa học tăng tƣơng đối cao (trên 70%) nên nguồn tài liệu khoa học xã hội phong phú về số lƣợng các ngành khác.
- Lựa chọn các loại hình cụ thể nhƣ sách, báo, tạp chí với số lƣợng thích hợp sao cho đảm bảo tính hợp lý, hiệu quả giữa các yếu tố: Bảo quản, phục vụ, tiết kiệm kinh phí, lƣợng tài liệu đƣợc bổ sung phải đƣợc chọn lọc tài nguồn cung cấp một cách chi tiết.
- Chất lƣợng của nguồn tài liệu phải đƣợc đảm bảo để đáp ứng nhu cầu phát triển bền vững lâu dài của NLTT thƣ viện, lƣợng tài liệu bổ sung đƣợc thiết kế phù hợp với nhu cầu về loại hình tài liệu nhƣ tài liệu điện tử, tài liệu giấy sao cho phù hợp với xu thế phát triển NLTT thƣ viện.
3.1.4 Hoàn thiện quản lý việc chia sẻ tài liệu
Dù là một thƣ viện lớn nhƣng việc chia sẻ tài liệu với các thƣ viện trong hệ thống thƣ viện công cộng, cơ quan, trƣờng học là việc làm cần thiết.
Thƣ viện có mối quan hệ hợp tác chia sẻ tài liệu với rất nhiều cơ quan, tổ chức cá nhân trong và ngoài nƣớc, sự phối hợp trong công tác bổ sung, chia sẻ tài liệu đã có quá trình phát triển liên tục trong hoạt động của thƣ viện. Tuy nhiên công tác quản lý việc chia sẻ tài liệu còn gặp những hạn chế nhƣ:
- Sự phối hợp bổ sung mang tính chất thời vụ, chỉ khi cần loại tài liệu nào đó mới thực sự phối hợp không duy trì đƣợc toàn diện với mọi cơ quan phát hành, cơn quan khác trƣờng học.
- Việc chia sẻ tài liệu quý hiếm có hạn chế nhất định về mặt đối tƣợng phục vụ, điều kiện kinh phí
- Tăng cƣờng hoạt động của hội đồng bổ sung để chịu trách nhiệm giải quyết các vấn đề phát sinh trong công tác phối hợp bổ sung chia sẻ thông tin, nhƣng lợi ích của công tác chia sẽ thông tin thƣờng nghiên về phía vốn tài liệu mạnh hơn,
- Với các CSDL điện tử, tài liệu nƣớc ngoài, chi phí cao, nếu tham gia phối hợp bổ sung với mức kinh phí đóng góp hạn hẹp, không thể cung cấp các truy cập đa dạng nhƣ các thành viên khác.
89