9- Bố cục của luận văn
3.1. Sƣu tầm, thu thập tài liệu các phông lƣu trữ Tổng Bí thƣ
3.1.1. Ban hành các quy định của Trung ương Đảng về việc sưu tầm, thu thập tài liệu
Trên cơ sở nghiên cứu về công tác sƣu tầm, thu thập tài liệu các phông lƣu trữ Tổng Bí thƣ Trƣờng Chinh, Lê Duẩn, Nguyễn Văn Linh chúng tôi xin đề xuất nhƣ sau :
Thứ nhất, Văn phòng Trung ƣơng cần kiến nghị Ban Bí thƣ Trung ƣơng Đảng ban hành quy định về đối tƣợng đƣợc thành lập phông lƣu trữ thuộc diện quản lý của Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng, trong đó có các Tổng Bí thƣ Ban Chấp hành Trung ƣơng Đảng. Khi cá nhân đƣợc bầu làm Tổng Bí thƣ, Văn phòng Trung ƣơng cần đề xuất với Ban Bí thƣ ban hành Quyết định lập phông lƣu trữ Tổng Bí thƣ. Quyết định thành lập phông cần nêu rõ :
- Thành lập phông lƣu trữ Tổng Bí thƣ thuộc Phông lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, nhằm mục đích quản lý tập trung thống nhất, bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả các tài liệu của Tổng Bí thƣ phục vụ sự nghiệp xây dựng chủ nghĩa xã hội và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa.
- Giao trách nhiệm cho Cục Lƣu trữ Văn phòng Trung ƣơng Đảng trực tiếp quản lý Phông lƣu trữ Tổng Bí thƣ :
+ Hƣớng dẫn Văn phòng Tổng Bí thƣ trong việc tập hợp, bảo quản, nộp lƣu tài liệu xuất xứ cá nhân của Tổng Bí thƣ.
+ Tiếp nhận tài liệu của Tổng Bí thƣ từ các cơ quan Đảng, Nhà nƣớc, quân đội và đoàn thể quần chúng các cấp. Tiến hành sƣu tầm, thu thập tài liệu của Tổng Bí thƣ còn phân tán trong cán bộ và nhân dân. Đối với tài liệu phim ảnh, ghi âm, ghi hình, tài liệu điện tử… mà các cơ quan khác đang lƣu trữ, Cục Lƣu trữ Văn phòng Trung ƣơng Đảng nắm đƣợc thành phần, nội dung, số lƣợng, tình trạng tài liệu, quản lý việc khai thác sử dụng và từng bƣớc làm tốt việc tiếp nhận các loại tài liệu đó phù hợp với điều kiện bảo quản.
+ Tiến hành các biện pháp nghiệp vụ lƣu trữ đối với tài liệu thuộc Phông lƣu trữ Tổng Bí thƣ.
+ Phục vụ kịp thời các yêu cầu nghiên cứu, công bố trƣng bày tài liệu Tổng Bí thƣ theo quy định của Ban Bí thƣ.
Chủ động phối hợp với các cơ quan nghiên cứu khoa học, xuất bản, báo chí... để công bố, giới thiệu tài liệu Phông lƣu trữ Tổng Bí thƣ theo quy định của Ban Bí thƣ, nhằm phục vụ rộng rãi các yêu cầu nghiên cứu về thân thế, sự nghiệp và hoạt động của lãnh tụ và lịch sử Đảng Cộng sản Việt Nam.
+ Kiến nghị chế độ mua tài liệu quý về các đồng chí, chế độ khen thƣởng đối với những tổ chức, đơn vị và cá nhân có thành tích trong việc bảo vệ và giao nộp tài liệu Tổng Bí thƣ; đồng thời kiến nghị xử lý đối với những đơn vị, tổ chức và cá nhân không chịu giao nộp hoặc có ý lấy cắp, huỷ hoại tài liệu của Tổng Bí thƣ.
- Các cơ quan Đảng, Nhà nƣớc, đoàn thể quần chúng và công dân Việt nam có trách nhiệm :
+ Thống kê đầy đủ, thông báo kịp thời và tổ chức chuyển an toàn đến Cục lƣu trữ Trung ƣơng Đảng mọi tài liệu của Tổng Bí thƣ do cơ quan, đơn vị và cá nhân lƣu giữ, không để dùng riêng.
+ Không đƣợc mua bán, đổi, tiêu huỷ, làm hƣ hỏng tài liệu thuộc Phông lƣu trữ Tổng Bí thƣ.
- Văn phòng Trung ƣơng cấp kinh phí để sƣu tầm, thu thập, bảo quản an toàn và phục vụ khai thác tài liệu Phông lƣu trữ Tổng Bí thƣ.
- Cục Lƣu trữ Văn phòng Trung ƣơng Đảng có trách nhiệm hƣớng dẫn, tổ chức thực hiện Quyết định này.
Thứ hai, Ban Bí thƣ cần ban hành danh mục tài liệu của Tổng Bí thƣ thuộc diện nộp lƣu vào Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng. Căn cứ vào nhiệm vụ quyền hạn của Tổng Bí thƣ đƣợc quy định trong Quy chế làm việc của Ban Chấp hành Trung ƣơng của nhiệm kỳ Tổng Bí thƣ đƣợc bầu, Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nƣớc năm 2000 và Pháp lệnh Lƣu trữ Quốc gia năm 2001, Quy chế số 22-QĐ/TW ngày 19-10-2006 của Ban Bí thƣ về thu hồi tài liệu của các đồng chí lãnh đạo Đảng và Nhà nƣớc đã chuyển công tác khác, nghỉ hƣu, từ trần… để ban hành quy định về thành phần tài liệu của Tổng Bí thƣ thuộc diện nộp lƣu. Mục đích của việc ban hành danh mục tài liệu Tổng Bí thƣ là để giúp cho Phòng Lƣu trữ Hiện hành căn cứ vào đó để thu thập tài liệu thuộc phông lƣu trữ Tổng Bí thƣ. Đồng thời, danh mục hồ sơ còn giúp cho Văn phòng Tổng Bí thƣ, nhà riêng, các cơ quan hữu quan và cá nhân biết tập trung những loại tài liệu cần phải giao nộp vào Kho Lƣu trữ Trung ƣơng.
Thứ ba, Cục Lƣu trữ Văn phòng Trung ƣơng hàng năm phải thông báo và đề nghị Văn phòng Tổng Bí thƣ cụ thể là đồng chí thƣ ký hành chính của Tổng Bí thƣ chuẩn bị và thống kê tài liệu hình thành trong hoạt động của Tổng Bí thƣ trong 1 năm để giao nộp về kho Lƣu trữ Trung ƣơng..
3.1.2. Tuyên truyền vận động
Cán bộ làm công tác sƣu tầm, thu thập cần lựa chọn hình thức tuyên truyền thích hợp nhƣ gặp gỡ cá nhân, tổ chức hội nghị, tổ chức các cuộc triển lãm nhân kỷ niệm ngày sinh của Tổng Bí thƣ và tuyên truyền qua các phƣơng tiện thông tin nhƣ báo chí, truyền hình. Đây là hình thức sƣu tầm thu thập mang tính phổ biến rộng rãi và dễ tiếp nhận nhất vì thông qua đó những cá nhân đang
lƣu giữ những tài liệu có giá trị của Tổng Bí thƣ sẽ giao nộp, ký gửi, hiến tặng hoặc nhƣợng bán cho Cục Lƣu trữ.
Trong những năm qua, Cục Lƣu trữ Văn phòng Trung ƣơng phối hợp với Bảo tàng Cách mạng Việt Nam đã tiến hành tổ chức một số cuộc triển lãm trong đó có triển lãm nhân kỷ niệm 100 năm ngày sinh của cố Tổng Bí thƣ Trƣờng Chinh và cố Tổng Bí thƣ Lê Duẩn tổ chức vào năm 2007. Đây là hình thức tuyên truyền thiết thực và đạt hiệu quả nhất để nâng cao giá trị tài liệu lƣu trữ cá nhân Tổng Bí thƣ.
Bên cạnh đó, qua tìm hiểu hồi ký của các đồng chí Tổng Bí thƣ, Cục Lƣu trữ Văn phòng Trung ƣơng có thể nắm đƣợc những ngƣời hoạt động cùng thời với Tổng Bí thƣ để biết đƣợc những địa chỉ có lƣu giữ tài liệu của cá nhân hình thành phông từ đó gửi thƣ riêng thuyết phục họ giao nộp tự nguyện vô điều kiện hoặc có điều kiện nhƣ thu mua tài liệu, thƣởng tiền.
3.1.3. Xây dựng kế hoạch sưu tầm thu thập
Văn phòng Trung ƣơng, Cục Lƣu trữ Văn phòng Trung ƣơng phải xây dựng kế hoạch dài hạn, kế hoạch ngắn hạn về công tác sƣu tầm, thu thập tài liệu lƣu trữ xuất xứ cá nhân Tổng Bí thƣ.
Đối với kế hoạch dài hạn, Cục Lƣu trữ Văn phòng Trung ƣơng cần xây dựng một đề án về công tác sƣu tầm thu thập tài liệu xuất xứ cá nhân của Kho Lƣu trữ Trung ƣơng trong đó có lập bảng kê những tài liệu còn thiếu cần sƣu tầm, thu thập để bổ sung hoàn chỉnh cho các phông.
Đối với kế hoạch ngắn hạn, hàng năm Cục Lƣu trữ Văn phòng Trung ƣơng cần lập kế hoạch cụ thể về việc thu tài liệu còn thiếu để bổ sung vào các phông. Trƣớc tiên phải nắm rõ nguồn thu thập, đối với phông các Tổng Bí thƣ nhƣ : lĩnh vực và phạm vi hoạt động của cá nhân, tài liệu do gia đình lƣu giữ, đồng thời biết đƣợc các đồng chí giúp việc, phục vụ Tổng Bí thƣ và cá nhân hoạt
động cùng thời để có thể phỏng vấn trực tiếp họ trên cơ sở đó tìm ra đƣợc địa chỉ đang lƣu giữ những tài liệu của cá nhân hình thành phông.
Chẳng hạn nhƣ cán bộ thu thập biết đƣợc đồng chí Tô Bửu Giám là ngƣời trực tiếp làm việc tại Văn phòng Tổng Bí thƣ Nguyễn Văn Linh, nên đã gặp, trao đổi và thu nhận đƣợc những thông tin quan trọng để thu thập tài liệu bổ sung cho phông nhƣ : tài liệu của đồng chí Nguyễn Văn Linh còn đang đƣợc lƣu giữ tại gia đình ở thành phố Hồ Chí Minh và biết đƣợc một số ảnh từ thời đồng Nguyễn Văn Linh làm Bí thƣ Trung ƣơng Cục miền Nam đang đƣợc chí Trọng Thanh lƣu giữ. Cũng nhƣ chúng ta đã biết tại Kho lƣu trữ Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam đang lƣu trữ một số tài liệu thuộc phông lƣu trữ cá nhân của đồng chí Nguyễn Văn Linh, Cục Lƣu trữ Văn phòng Trung ƣơng cần phải có kế hoạch thu thập về kho Lƣu trữ Trung ƣơng.
3.1.4. Đầu tư kinh phí
Trên cơ sở kế hoạch sƣu tầm thu thập tài liệu đã đƣợc xây dựng, Cục Lƣu trữ cần dự trù kinh phí để đề nghị Văn phòng Trung ƣơng cấp. Cần ghi rõ giá trị của từng dạng tài liệu và loại hình thu thập nhƣ sao chụp, chứng thực hay mua lại.
Nhƣ vậy, Cục Lƣu trữ Văn phòng Trung ƣơng nếu thực hiện tốt các yêu cầu trên thì việc sƣu tầm, thu thập tài liệu sẽ đƣợc thƣờng xuyên và đạt chất lƣợng hơn. Tài liệu trong phông đƣợc đầy đủ thì tài liệu trong phông sẽ có giá trị cao.
3.2. Tổ chức khoa học tài liệu các phông lƣu trữ Tổng Bí thƣ
3.2.1. Về phân loại và hệ thống hoá tài liệu
Qua nghiên cứu và trực tiếp làm phân loại tài liệu trên cơ sở các phƣơng án phân loại, chúng tôi thấy mỗi phƣơng án có những ƣu điểm và nhƣợc điểm khác nhau. Trong quá trình chỉnh lý tài liệu, các phƣơng án đã bộc lộ những hạn chế nhƣ khó xác định ranh giới tài liệu giữa các nhóm và có những tài liệu
không biết đƣa vào nhóm nào. Chúng tôi thấy rằng, cần xây dựng một mẫu khung phân loại chung nhất có tính mở cho các phông lƣu trữ cá nhân Tổng Bí thƣ nói chung. Khi xây dựng mẫu khung phân loại chúng ta căn cứ vào nhiệm vụ quyền hạn của cá nhân trong mỗi thời kỳ nên đối với những nhóm mở cho từng cá nhân chúng tôi ghi nếu có. Ví dụ : Hoạt động cách mạng miền Nam (nếu có), là hoạt động thƣờng sử dụng cho Tổng Bí thƣ có cuộc đời hoạt động gắn bó với cuộc chiến tranh chống Mỹ cứu nƣớc, còn những đồng chí hoạt động từ thời kỳ đổi mới trở lại đây thƣờng không có nhóm này.
Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Tổng Bí thƣ đƣợc phân thành : Tài liệu tiểu sử; Tài liệu công tác (tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động chính trị của Tổng Bí thƣ); Thƣ, điện; Sổ công tác, ghi chép khác của Tổng Bí thƣ và thƣ ký, tài liệu tự học tập nghiên cứu; Xuất bản phẩm. Nhƣ vậy phƣơng án đƣợc lựa chọn để phân loại tài liệu về các nhóm cơ bản nhƣ trên là theo đề mục.
Tùy vào tình hình thực tế tài liệu có trong mỗi nhóm, tài liệu đƣợc phân chia tiếp về các nhóm lớn theo đặc trƣng sau :
- Tài liệu tiểu sử : phân theo vấn đề
- Tài liệu công tác (tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động chính trị của Tổng Bí thƣ : phân loại theo mặt hoạt động.
- Thƣ điện : phân loại theo thể loại - thời gian
- Sổ công tác, tài liệu ghi chép khác của Tổng Bí thƣ và thƣ ký, tài liệu tự học tập nghiên cứu : phân loại theo thể loại - tác giả
- Xuất bản phẩm : phân loại theo tác phẩm.
Việc phân loại tài liệu tiểu sử; sổ công tác, ghi chép khác của Tổng Bí thƣ và thƣ ký, tài liệu tự học tập nghiên cứu; xuất bản phẩm không phức tạp vì khối lƣợng không nhiều và nội dung tài liệu tƣơng đối rõ ràng. Chúng ta chú ý tới tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động chính trị của Tổng Bí thƣ vì đây là
nhóm tài liệu có khối lƣợng lớn nội dung phức tạp. Việc vận dụng đặc trƣng mặt hoạt động khi phân loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động chính trị của Tổng Bí có thể gặp một số vƣớng mắc, do nội dung hoạt động công tác có sự phối hợp lẫn nhau.
Ví dụ : nội dung hoạt động lý luận tƣ tƣởng thuộc chức năng công tác lý luận tuyên truyền nhƣng cũng có ở khối bộ, ban ngành. Tài liệu hình thành trong hoạt động lý luận và bộ ban ngành đề có nội dung này, nên khi phân loại tài liệu cần chú ý để sắp xếp tài liệu về đúng nhóm.
Khi phân theo mặt hoạt động tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động chính trị của Tổng Bí thƣ có thể có những nhóm sau :
- Tài liệu hoạt động trong Ban Chấp hành Trung ƣơng, Bộ Chính trị, Ban Bí thƣ;
- Tài liệu về hoạt động nhà nƣớc;
- Tài liệu hoạt động trong các tổ chức chính trị - xã hội; - Tài liệu hoạt động trong Quân đội nhân dân Việt Nam. - Tài liệu hoạt động đối ngoại;
- Tài liệu hoạt động cách mạng miền Nam;
- Tài liệu phản ánh về hoạt động cải cách ruộng đất - Tài liệu hoạt động trong công tác lý luận tƣ tƣởng
Đối với nhóm tài liệu thƣ, điện trao đổi chỉ bao gồm những thƣ từ trao đổi không thể sắp xếp theo đặc trƣng vấn đề và những mặt công tác có trong phông.
KHUNG PHÂN LOẠI VÀ HỆ THỐNG HÓA TÀI LIỆU PHÔNG LƢU TRỮ CÁ NHÂN TỔNG BÍ THƢ
STT Khối, nhóm tài liệu
I Tài liệu tiểu sử
1 Các tài liệu cá nhân. Ví dụ : các bản sơ yếu lý lịch, các phiếu kế khai, chúng minh thƣ, thẻ đảng viên, hộ chiếu,các văn bằng chứng chỉ, bằng khen, giấy khen, huân huy chƣơng
2 Các thƣ, điện, thiếp thăm hỏi và chúc mừng gửi cho Tổng Bí thƣ 3 Các hồ sơ truy nã, kết án (nếu có)
4 Tài liệu về lễ tang nhƣ : thƣ điện chia buồn, cáo phó (nếu có)
5 Các tài liệu tiểu sử viết về Tổng Bí thƣ. Ví dụ : các bài báo, bài viết, hồi ký, các tác phẩm tiểu sử
6 Tài liệu viết về gia đình dòng họ
II Tài liệu công tác (tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động chính trị của Tổng Bí thƣ)
1 Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động Đảng và Nhà nước
1.1 Hoạt động của Tổng Bí thư trong Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính
trị, Ban Bí thư
- Bài nói, bài viết, ý kiến góp ý, tài liệu bút tích của Tổng Bí thƣ trong các Đại hội, hội nghị Trung ƣơng, hội nghị Bộ Chính trị, hội nghị Ban Bí thƣ - Báo cáo, ý kiến góp ý của Tổng Bí thƣ gửi Bộ Chính trị, Ban Bí thƣ (nếu có)
- Nội dung làm việc với các đồng chí Ủy viên Trung ƣơng
- Chƣơng trình làm việc của Ban Chấp hành Trung ƣơng, của Tổng Bí thƣ
1.2 Hoạt động của Tổng Bí thư trong các cơ quan lập pháp và hành pháp
1.2.1 Hoạt động trong cơ quan lập pháp
- Tài liệu về cuộc tổng tuyển cử bầu Quốc hội chung cả nƣớc (nếu có) - Tài liệu về việc ban hành Hiến pháp (nếu có)
- Tài liệu, dự thảo các văn bản luật pháp, pháp lệnh có bút tích - Tài liệu của Ủy ban Thƣờng vụ Quốc hội, Quốc hội có bút tích
1.2.2 Hoạt động trong cơ quan hành pháp
- Bài nói, bài phát biểu, ý kiến góp ý tại các kỳ họp Chính phủ
- Tài liệu đến của cơ quan hành pháp (Chính phủ, phủ Thủ tƣớng…)
1.3 Hoạt động trong các cơ quan Đảng ở Trung ương
- Bài nói, bài viết, ý kiến phát biểu ở các cơ quan Đảng - Tài liệu đến có bút tích
- Hồ sơ vấn đề (nếu có)
1.4 Hoạt động chỉ đạo các bộ ngành
- Bài nói, bài viết, ý kiến phát biểu ở Bộ, ngành