9- Bố cục của luận văn
2.3. Nhận xét chung
2.3.1. Sưu tầm, thu thập tài liệu của Tổng Bí thư tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng
Qua tình hình sƣu tầm thu thập tài liệu của 3 đồng chí Tổng Bí thƣ Trƣờng Chinh, Lê Duẩn và Nguyễn Văn Linh chúng tôi đƣa ra một số nhận xét sau :
- Sau khi các đồng chí qua đời Ban Bí thƣ đã ban hành các quyết định về việc tập trung tài liệu về kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng. Cục Lƣu trữ Trung ƣơng hiện nay là Cục Lƣu trữ Văn phòng Trung ƣơng đã thu thập tài liệu một khối lƣợng tài liệu lớn của các đồng chí nhƣ đồng chí Trƣờng Chinh, Lê Duẩn, mỗi phông có trên 100 cặp với với các thành phần tài liệu nhƣ : tài liệu tiểu sử; tài liệu cá nhân sản sinh ra : bài nói, bài viết, tác phẩm chính trị; thƣ, điện trao đổi; tài liệu gửi đến có bút tích; tài liệu lễ tang. Tuy nhiên trong mỗi nhóm tài liệu không đủ để phản ánh quá trình hoạt động của cá nhân. Nhƣng sau khi thu thập đến nay Cục Lƣu trữ Văn phòng Trung ƣơng Đảng vẫn chƣa tổ chức đi sƣu tầm tài liệu của các đồng chí để bổ sung vào phông cho hoàn chỉnh.
- Tính hoàn chỉnh của các phông cá nhân: tài liệu trong phông chƣa đầy đủ đặc biệt là những tài liệu trƣớc năm 1960 thiếu nhiều nên không làm nổi bật những đóng góp của cá nhân trong lĩnh vực họ phục trách, còn nhiều nguồn chƣa thu thập đƣợc nhƣ gia đình, cơ quan mà cá nhân công tác, các cá nhân tổ chức có liên quan đến Tổng Bí thƣ nhƣ tài liệu phản hoạt động Nhà nƣớc hay hoạt động ở các tổ chức chính trị - xã hội. Ví dụ : Đồng chí Nguyễn Văn Linh giữ chức Chủ tịch Tổng Công đoàn Việt Nam (12/1976-1980) nhƣng trong phông không có tài liệu phản ánh hoạt động này.
- Tài liệu thu thập còn lẫn nhiều tài liệu không thuộc phông lƣu trữ cá nhân nhƣ tài liệu do cá nhân ký với tƣ cách là ngƣời đứng đầu các tổ chức. Nguyên nhân dẫn đến tình trạng này là do chƣa có văn bản quy định rõ thành phần tài liệu cá nhân cần nộp lƣu vào Kho Lƣu trữ Trung ƣơng, cũng nhƣ việc cán bộ thu thập chƣa xác định rõ ranh giới tài liệu phông lƣu trữ cơ quan và tài liệu phông lƣu trữ cá nhân.
2.3.2. Về tổ chức khoa học tài liệu các phông lưu trữ Tổng Bí thư tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng
Từ việc phân tích ở trên, chúng ta thấy tài liệu các phông cá nhân khi thu về vẫn còn trong tình trạng lộn xộn, không có mục lục thống kê và chƣa có tác động gì ở khâu văn thƣ, để bảo quản tốt cũng nhƣ đáp ứng yêu cầu khai thác cần phải chỉnh lý hoàn chỉnh.
Chỉnh lý tài liệu phông lƣu trữ nói chung và phông lƣu trữ Tổng Bí thƣ nói riêng đã giúp cho việc khai thác sử dụng tài liệu đạt hiệu quả. Quá trình thực hiện các khâu nghiệp vụ có những ƣu điểm song cũng còn những tồn tại.
* Ưu điểm
Để việc chỉnh lý tài liệu phông lƣu trữ Tổng Bí thƣ đƣợc thuận lợi, nhóm chỉnh lý đã xây dựng văn bản hồ sơ phông. Đây là cơ sở quan trọng giúp cho công tác chỉnh lý tài liệu phông lƣu trữ Tổng Bí thƣ đạt hiệu quả và chất lƣợng. - Về công tác phân loại : nhóm chỉnh lý phân loại tài liệu về các nhóm lớn, nhóm nhỏ để theo phƣơng án phân loại đã đƣợc xây dựng theo đề mục. Nhƣng trong quá trình phân loại tài liệu, nhóm chỉnh lý cũng đã tôn trọng sự hình thành tự nhiên của tài liệu nên hạn chế xé lẻ hồ sơ vấn đề nhƣ tài liệu Tổng Bí thư tập hợp hoặc yêu cầu tập hợp để nghiên cứu phục vụ cho công việc.
- Về lập hồ sơ : khi lập hồ sơ tài liệu phông cá nhân ngoài việc nắm vững các nguyên tắc lập hồ sơ, cán bộ làm công tác chỉnh lý đã quan tâm đến đặc điểm tài liệu trong phông (nhƣ chất liệu giấy) để vận dụng một cách linh hoạt
không lệ thuộc quá nhiều vào số trang và độ dày mỏng của tài liệu. Đặc điểm phông cá nhân là tài liệu tập hợp nhƣ một sƣu tập, tài liệu rời lẻ nhiều, vì vậy khi lập các đơn vị bảo quản thƣờng mỏng, thậm chí có đơn vị bảo quản chỉ có một tài liệu. Nhƣng trong phông cá nhân cũng có những đơn vị bảo quản chỉ có một tài liệu dày trên 300 trang vẫn phải để nguyên không tách đƣợc, chẳng hạn tài liệu dịch từ sách nƣớc ngoài để các đồng chí nghiên cứu có bút tích của các đồng chí ghi chép lên. Điều này đã tránh xé lẻ tài liệu trong hồ sơ. Hơn nữa, công tác lập hồ sơ tài liệu trong phông lƣu trữ Tổng Bí thƣ vận dụng nhiều đặc trƣng nên cách viết trên tiêu đề hồ sơ cũng rất phong phú,
- Về xác định giá trị tài liệu : khi xác định giá trị tài liệu phông Tổng Bí thƣ, nhóm chỉnh lý đã xem xét kỹ, thận trọng khi xác định bút tích, dấu ấn của Tổng Bí thƣ hoặc các đồng chí lãnh đạo cao cấp khác của Đảng và nhà nƣớc đƣa ra ý kiến hoặc sửa chữa trực tiếp trong tài liệu hay phiếu gửi kèm theo; đối với những tài liệu khó xác định giá trị hoặc chƣa có trong bảng thời hạn bảo quản nhóm chỉnh lý trao đổi để đi đến thống nhất chung. Từ đó đã hạn chế đƣợc việc loại ra những tài liệu có giá trị.
- Về biên mục tài liệu : khi biên mục nhóm chỉnh lý đã thống nhất chung cách biên mục. Đặc biệt đối với tài liệu phông lƣu trữ Tổng Bí thƣ, biên mục đƣợc tiến hành chi tiết và cẩn thận thể hiện rõ những bút tích dấu ấn của cá nhân lên tiêu đề hồ sơ và ghi chú mục lục bên trong hồ sơ.
- Lập mục lục hồ sơ : mục lục hồ sơ tài liệu phông lƣu trữ cá nhân đã thể hiện rõ các đề mục và tiểu mục theo phƣơng án phân loại nên phục vụ tốt cho việc bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu.
* Tồn tại
Bên cạnh những ƣu điểm trên, công tác chỉnh lý tài liệu phông lƣu trữ Tổng Bí thƣ còn một số bất cập nhƣ : khi phân loại nhóm chỉnh lý chƣa xác định rõ ranh giới tài liệu giữa tài liệu lƣu trữ cá nhân với tài liệu cá nhân với tƣ
cách là ngƣời đứng đầu cơ quan nhƣ tài liệu cá nhân ký với tƣ cách là Tổng Bí thƣ hay đơn thƣ khiếu nại, tố cáo gửi đến đề nghị Tổng Bí thƣ giải quyết. Ranh giới tài liệu giữa các nhóm chƣa rõ ràng, triệt để dẫn đến tình trạng lẫn lộn tài liệu giữa các nhóm.
Đối với việc hệ thống hoá các phông cá nhân Tổng Bí thƣ trong kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng : thực tế cho thấy mặc dù đã đƣợc đánh số phông nhƣng cách hệ thống hoá giữa các phông lƣu trữ Tổng Bí thƣ trong Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng chƣa đƣợc khoa học. Điều này thể hiện ở chỗ, các phông cá không đƣợc bố trí cùng một chỗ mà xen kẽ giữa các phông lƣu trữ Ban Chấp hành Trung ƣơng, Phông Đại hội Đảng, phông các Ban đảng… Do đó gây khó khăn cho việc quản lý tài liệu trong phông và việc bổ sung tài liệu vào phông.
Đối với công tác xác định giá trị tài liệu, chƣa đƣa ra giá trị cụ thể đối với những đơn vị bảo quản đƣợc lƣu tạm thời nhƣ 70 năm đánh giá mà chỉ đánh giá chung là lâu dài, hơn nữa có phông tài liệu đƣợc lƣu quá rộng nhƣ tài liệu gửi đến không có ý kiến, bút tích của Tổng Bí thƣ nhƣng vẫn lƣu là chƣa hợp lý vì những tài liệu này không phản ánh đƣợc nhiệm vụ quyền hạn, quan điểm tƣ tƣởng của Tổng Bí thƣ không nên lƣu lại trong phông; Đối với công tác lập hồ sơ cũng chƣa thực hiện một cách linh hoạt, đôi khi quá chú ý đến độ dày mỏng của tài liệu trong một hồ sơ nên đã chia nhỏ vấn đề dẫn đến tình trạng ghi tiêu đề hồ sơ quá dài mà vẫn không thể hiện hết nội dung tài liệu bên trong hồ sơ. Nguyên nhân dẫn đến tình trạng trên là cho đến nay, Cục Lƣu trữ Văn phòng Trung ƣơng vẫn chƣa ban hành đƣợc các văn bản nghiệp vụ hƣớng cụ thể cho các phông cá nhân nhƣ : mẫu khung phân loại tài liệu mẫu phông lƣu cá nhân, mẫu hƣớng dẫn xác định giá trị tài liệu phông lƣu trữ cá nhân nên nhóm chỉnh lý gặp nhiều khó khăn khi tiến hành xây dựng các văn bản hồ sơ phông. Do vậy, việc tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ phông Tổng Bí thƣ đạt hiệu quả chƣa cao.
Chƣơng 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP SƢU TẦM, THU THẬP VÀ TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU CÁC PHÔNG LƢU TRỮ TỔNG BÍ THƢ
TẠI KHO LƢU TRỮ TRUNG ƢƠNG ĐẢNG