Trung tâm Thông tin Thƣ viện hiện có 02 kho: Kho Đóng và kho Mở. Kho Đóng có 02 cán bộ. Với đặc điểm là lƣu trữ và phục vụ các tài liệu giáo trình phôto, các tài liệu nội sinh của các bộ môn chuyển lên chƣa chính thức in thành sách để phục vụ bạn đọc. Bên cạnh đó còn lƣu trữ nhiều luận văn, luận án của các năm học. Kho Mở có 03 cán bộ, là nơi lƣu trữ và phục vụ các tài liệu tham khảo là tiếng Việt, tiếng Anh, các sách tra cứu, từ điển, bách khoa toàn thƣ, báo tạp chí về Y tế và chuyên ngành Y tế công cộng… Chịu trách nhiệm quản lý chung cả hai kho là Giám đốc của Trung tâm Thông tin Thƣ viện.
Mặc dù chỉ với 05 cán bộ nhƣng Trung tâm Thông tin Thƣ viện cũng có tổ chức Đảng ủy, Công đoàn và đoàn thanh niên, tham gia tích cực các hoạt động và phong trào của nhà Trƣờng.
1.2.2.4. Cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ thông tin
Với diện tích 270m2
, chia làm hai kho: kho Đóng và Kho Mở, mỗi kho có chức năng và nhiệm vụ riêng biệt. Trung tâm Thông tin Thƣ viện kế thừa và phát triển những mô hình Trung tâm Thông tin Thƣ viện Đại học hiện đại trong nƣớc và quốc tế, với nhiều trang thiết bị tiên tiến, tạo điều kiện tiếp cận các thông tin một cách dễ dàng nhất cho độc giả. Cụ thể:
Kho Mở gồm có:
Máy tính tra cứu: 05 chiếc Máy tính làm việc: 03 chiếc Máy đọc mã vạch: 02 chiếc Máy khử từ: 01 chiếc
Phần mềm Libol phiên bản 6.0 để quản lý công tác lƣu thông, mƣợn trả, giữ chỗ, tra cứu tài liệu và phân hệ bạn đọc của Trung tâm Thông tin Thƣ viện
Phần mềm kiểm kê và máy kiểm kê: 01 Máy điều hòa cây: 02 chiếc
Cổng từ: 01 chiếc
Máy phát wifi: 02 chiếc
Với hệ thống máy tính tra cứu trong và ngoài trƣờng, hệ thống Internet bao phủ với wifi trong toàn trƣờng, sinh viên có thể truy cập mạng Internet mọi lúc, mọi nơi để tra cứu thông tin của Trung tâm Thông tin Thƣ viện cũng nhƣ các trang web điện tử về Y tế công cộng và các lĩnh vực xã hội có liên quan.
Kho Mở còn lƣu trữ các tài liệu là sách tra cứu, sách tham khảo tiếng Việt và tiếng Anh. Báo, tạp chí chuyên ngành về Y tế công cộng. Trong đó các tài liệu là sách đƣợc phân loại theo khung phân loại DDC, xếp giá ngay ngắn gọn gàng theo chỉ số phân loại từ trái qua phải, từ bé đến lớn và từ trên xuống dƣới thuận lợi cho việc tìm kiếm. Cùng với hệ thống biển chỉ dẫn cụ thể cho từng khu vực tài liệu, tạo điều kiện dễ dàng cho bạn đọc trong việc lựa chọn và tiếp cận tài liệu.
Kho Đóng đƣợc trang bị:
Máy tính tra cứu: 08 chiếc Máy tính làm việc: 05 chiếc Máy điều hòa cây: 02 chiếc
Phần mềm Libol quản lý công tác bổ sung, biên mục modul quản lý… Máy in thẻ bạn đọc ngoài: 01 chiếc
Máy in nhãn barcode: 01 chiếc Máy in: 01 chiếc
Máy Photo quẹt thẻ: 01 chiếc
Kho Đóng: Thực hiện công tác bổ sung tài liệu, nhận sách của Bộ Y tế cũng nhƣ các đơn vị trong và ngoài trƣờng. Làm công tác nghiệp vụ thƣ viện; phân loại tài liệu, định từ khóa, tạo biểu ghi thƣ mục, xếp giá tài liệu, chuyển kho.Phục vụ bạn đọc tham khảo các tài liệu là Luận án, Luận văn, nội dung bài giảng đã đƣợc hội đồng khoa học nhà trƣờng thông qua, các sách giáo trình photo và các sách tham khảo là các tài liệu nội sinh của các khoa trong Trƣờng. Kho Đóng còn có danh mục tài liệu sách bán, danh mục luận văn, danh mục các tài liệu tham khảo giúp cho bạn đọc có thể tiếp cận và tra tìm tài liệu theo cả hình thức điện tử trên Mục lục tra cứu OPAC hoặc trên cả phƣơng diện truyền thống.
1.3. Vai trò của công tác xây dựng, tổ chức và khai thác nguồn tin điện tử tại Trƣờng Đại học Y tế Công cộng điện tử tại Trƣờng Đại học Y tế Công cộng
1.3.1. Đối với Nhà trường
Việc đổi mới phƣơng pháp dạy và học trong các trƣờng Đại học ở nƣớc ta đã khẳng định tầm quan trọng, làm thay đổi sâu sắc vị thế của thƣ viện trong môi trƣờng giáo dục Đại học. Trung tâm Thông tin Thƣ viện của các trƣờng Đại học đã trở thành giảng đƣờng thứ hai mà hầu hết mọi ngƣời học đến có nhu cầu sử dụng trong quá trình học tập của mình. Phƣơng pháp dạy và học mới bắt buộc ngƣời học phải tham khảo nhiều nguồn tài liệu hơn, cần nhiều thông tin hơn, tần suất sử dụng các tài liệu lớn hơn, đòi hỏi các Trung tâm Thông tin Thƣ viện phải đƣa ra rất nhiều giải pháp khả thi trong việc cung cấp
tài liệu cho ngƣời học một cách tốt nhất, nhanh nhất, hiệu quả nhất, và chính xác nhất. Tài liệu truyền thống bên cạnh những tính năng ƣu việt của mình, đã bộc lộ nhiều hạn chế trong việc đáp ứng nhu cầu thông tin ngày càng cao của ngƣời dùng tin. Nguồn tin điện tử với đặc điểm là hệ thống đa truy cập, tốc độ tra cứu nhanh, cập nhật thông tin dễ dàng, và nội dung thông tin đa dạng, đang dần dần trở nên phổ biến trong các Trung tâm Thông tin Thƣ viện của các trƣờng Đại học.
Quá trình tin học hóa, xã hội hóa thông tin, sự bùng nổ của cuộc cách mạng thông tin đòi hỏi các Trung tâm Thông tin Thƣ viện của các trƣờng Đại học phải chuyển đổi hình thức hoạt động của mình từ truyền thống sang hiện đại để đáp ứng đƣợc xu thế của thời đại.
Hiện đại hóa trong quá trình phục vụ ngƣời học, cũng nhƣ hiện đại hóa trong quá trình lƣu trữ nguồn tài liệu, và việc tạo ra các nguồn thông tin mới bằng các thiết bị hỗ trợ hiện đại nhƣ máy tính, mạng viễn thông, vật liệu lƣu trữ tài liệu mới có một vai trò rất quan trọng đối với các trƣờng Đại học ở Việt Nam, trong đó có Đại học Y tế Công cộng.
Hơn nữa, trong công tác đào tạo của trƣờng, sử dụng tài liệu điện tử nhằm chia sẻ thông tin giữa các giảng viên, giữa các sinh viên, giữa giảng viên với sinh viên và giữa giảng viên sinh viên trong Trƣờng với các giảng viên, sinh viên trƣờng khác cùng ngành là một tất yếu. Đây cũng là một phƣơng thức làm việc, học tập mới, nhiều tiện ích, phát huy đƣợc tối đa khả năng làm việc nhóm, cùng với kỹ năng làm việc độc lập để tự đánh giá khả năng thông tin hữu ích.
Ngoài ra, ở phƣơng diện rộng hơn tài liệu điện tử giúp cho Nhà trƣờng hòa nhập với cộng đồng khoa học quốc tế, mở rộng phạm vi liên kết đào tạo và làm giàu kho tin. Đại học YTCC sẽ là nơi đầu tiên đƣợc biết đến khi cần những thông tin về chuyên ngành y tế công cộng nói riêng và y tế nói chung.
Ngày nay, việc chia sẻ nguồn tin điện tử đang đƣợc mở rộng giữa các hệ thống thông tin ở các quốc gia khác nhau trên thế giới. Nhờ giao lƣu và chia sẻ thông tin mà phạm vi và tần suất sử dụng thông tin đƣợc nhân lên, vừa có lợi cho ngƣời dùng tin vừa tạo thêm giá trị cho nguồn thông tin.
Đào tạo từ xa không thể thực hiện đƣợc nếu không có thƣ viện điện tử và nguồn tin điện tử. Ngƣời học không cần phải đến Trung tâm Thông tin Thƣ viện để truy cập và tìm kiếm tài liệu mà chính Trung tâm Thông tin Thƣ viện sẽ đem tài liệu đến ngƣời dùng ở bất cứ nơi đâu và trong mọi thời điểm.Với tài liệu điện tử các giảng viên có thêm điều kiện trau dồi kiến thức với nguồn thông tin chất lƣợng (có thể đƣợc kiểm định bởi nhiều nguồn uy tín), nhanh chóng chia sẻ, cập nhật các kiến thức chuyên ngành. Hƣớng dẫn sinh viên đọc các tài liệu tham khảo, chỉ nguồn, chia sẻ thông tin cũng đơn giản hơn khi cả giảng viên và sinh viên cùng có quyền truy cập và khai thác tài liệu điện tử. Điều này đã làm thay đổi phƣơng pháp sƣ phạm, khuyến khích khả năng tự học của sinh viên dƣới sự hƣớng dẫn của giảng viên. Cả giảng viên và sinh viên khi nghiên cứu tài liệu điện tử sẽ tránh trùng lặp đề tài nghiên cứu, lãng phí thời gian và công sức. Đây là công cụ để giảng viên kiểm tra và đánh giá sự trung thực khả năng sáng tạo của sinh viên. Đồng thời, với các đề tài đã đƣợc nghiên cứu trƣớc đó, ngƣời thực hiện đề tài mới sẽ nhanh chóng tiếp cận đƣợc các nguồn tài liệu tham khảo có giá trị, có tầm nhìn sâu rộng và toàn diện hơn về vấn đề mình đang nghiên cứu.
Tóm lại, nguồn tin điện tử cũng nhƣ công tác xây dựng, tổ chức và khai thác nguồn tin điện tử đóng một vai trò hết sức quan trọng trong mọi hoạt động giảng dạy, nghiên cứu khoa học và học tập của trƣờng ĐH Y tế Công cộng.
1.3.2. Đối với Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Y tế công cộng
Phát triển các nguồn tin điện tử là vấn đề thiết yếu đƣợc đặt ra cho Trung tâm Thông tin Thƣ viện Đại học Y tế Công cộng cũng nhƣ các Trung tâm Thông tin Thƣ viện đại học khác nhằm thỏa mãn nhu cầu ngƣời học và
ngƣời dạy, đồng thời đó là một trong những yếu tố góp phần đƣa Trung tâm Thông tin Thƣ viện Đại học Y tế Công cộng phát triển ngang tầm với các Trung tâm Thông tin Thƣ viện hiện đại khác ở trong và ngoài nƣớc phục vụ cho công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hoá đất nƣớc. Có thể nói, ngày nay Trung tâm Thông tin Thƣ viện đã có vị trí quan trọng trong các trƣờng Đại học nói chung và Đại học Y tế Công cộng nói riêng. Hơn nữa, muốn thực hiện đƣợc chiến lƣợc phát triển Trung tâm Thông tin Thƣ viện hiện nay thành trung tâm học liệu chuyên cung cấp nguồn tin điện tử là chủ yếu thì công tác xây dựng, tổ chức và khai thác nguồn tin điện tử tại đây cần đƣợc quan tâm đầu tƣ phát triển nhiều hơn nữa. Vì làm tốt công tác này sẽ đáp ứng tốt hơn các nhu cầu ngày càng cao của ngƣời dùng tin cũng nhƣ cho phép ngƣời sử dụng nhiều tiện ích hơn.
- Góp phần vào sự phát triển để Trung tâm Thông tin Thƣ viện trở thành trung tâm học liệu, chủ yếu cung cấp, phục vụ tài liệu điện tử.
Để hoàn thành mục tiêu đặt ra trong tƣơng lai, cụ thể là định hƣớng phát triển Trung tâm Thông tin Thƣ viện Đại học YTCC thành Trung tâm học liệu - nơi cung cấp, chia sẻ thông tin điện tử về y tế công cộng. Để đẩy nhanh hoạt động này thì việc tăng cƣờng, chú trọng phát triển cũng nhƣ cần nâng cao hiệu quả tổ chức và khai thác tài liệu điện tử là một việc hết sức quan trọng. Nhƣ vậy, có thể nói tài liệu điện tử là một trong những yếu tố quan trọng và trọng tâm để Trung tâm Thông tin Thƣ viện ĐHYTCC trở thành một Trung tâm học liệu. Xây dựng đƣợc kho tài liệu điện tử phong phú, đa dạng chính là góp phần hoàn thành mục tiêu trên. Nhận thức đƣợc tầm quan trọng đó nên Trung tâm Thông tin Thƣ viện YTCC đã và đang không ngừng phát triển tài liệu điện tử. Hiện nay, Trung tâm Thông tin Thƣ viện đã nhanh chóng triển khai phục vụ tài liệu điện tử cũng nhƣ xây dựng E-Learning phục vụ hoạt động đào tạo tín chỉ; xây dựng, phát triển và từng bƣớc hoàn thiện các nguồn
tin điện tử của mình. Trong thời gian tới, Trung tâm Thông tin Thƣ viện ĐH YTCC sẽ chú trọng phát triển, tổ chức khai thác nguồn tin điện tử hiệu quả để đẩy nhanh cả về số lƣợng và chất lƣợng, để hoàn thành mục tiêu đề ra và bắt kịp với sự phát triển của nhiều cơ quan TT-TV khác trong nƣớc.
- Đáp ứng nhu cầu tiếp cận và khai thác thông tin của ngƣời dùng tin
Hiện nay, con ngƣời có ít thời gian hơn nhƣng lại cần nhiều thông tin hơn. Thông tin quan trọng và cần thiết cho mọi hoạt động sống, lao động, học tập của con ngƣời. Không chỉ cần những tài liệu, thông tin dƣới dạng truyền thống họ có nhu cầu cao về các loại tài liệu điện tử, nhu cầu đƣợc tiếp cận và khai thác các nguồn thông tin có giá trị, cập nhật là nhu cầu cơ bản của mọi đối tƣợng ngƣời dùng tin. Vì vậy, tài liệu điện tử đáp ứng tốt hơn nhu cầu tin của ngƣời dùng tin nhất là trong giai đoạn hiện nay khi Trƣờng ĐH Y tế Công cộng chuyển sang đào tạo tín chỉ và Trung tâm Thông tin Thƣ viện đang có chiến lƣợc phát triển thành Trung tâm học liệu, phục vụ tài liệu điện tử là chủ yếu.
Bên cạnh đó, giảng viên của trƣờng có nhu cầu cao sử dụng tài liệu điện tử để giảng dạy, nghiên cứu khoa học. Sinh viên cần chủ động trong học tập, nghiên cứu là chính. Do đó họ luôn mong muốn đƣợc tiếp cận và sử dụng các tài liệu trên mạng, CSDL online, ebook phục vụ cho hoạt động học tập, nghiên cứu.
- Tài liệu điện tử cho phép ngƣời dùng sử dụng nhiều tiện ích hơn. Không phải trực tiếp đến Trung tâm Thông tin Thƣ viện để đọc tài liệu, ghi chép hay chờ đợi để đăng ký sao chụp tài liệu hoặc đƣa ra yêu cầu thu thập, cập nhật thông tin và phải đến lấy kết quả; ngƣời dùng tin có thể chủ động tạo ra các bộ sƣu tập cá nhân chỉ với một tài khoản ngƣời dùng và những thao tác đơn giản trên mạng máy tính. Đối với website, CSDL trực tuyến ngƣời dùng tin chỉ cần xác định tiêu chí thông tin cần cập nhật, tạo ra các cảnh báo trên mạng là có thể nhận đƣợc những email thông báo ngay khi có nguồn tin điện tử phù hợp mới đƣợc bổ sung. Ngƣời dùng tin dễ dạng tìm
kiếm lại những tài liệu điện tử đã sử dụng và truy cập trƣớc đó nhanh chóng vì chúng đƣợc ghi lại tự động. Tài liệu điện tử có sẵn trên mạng đã tạo cho ngƣời dùng có khả năng tiếp cận tài liệu nhanh chóng, dễ dàng hơn. Nhiều nhóm ngƣời dùng không có thời gian trực tiếp đến khai thác tài liệu tại Trung tâm Thông tin Thƣ viện và để không bị hạn chế về không gian, thời gian sử dụng thông tin họ có thể tiếp cận tài liệu nhanh chóng thông qua dải IP Internet của trƣờng. Tài liệu điện tử đã giúp thông tin và ngƣời dùng xích lại gần nhau hơn, phá bỏ những rào cản về không gian. Đối với những ngƣời làm công tác quản lý, lãnh đạo quỹ thời gian ít ỏi họ gặp khó khăn khi phải đến Trung tâm Thông tin Thƣ viện để có tài liệu. Đối với cán bộ, giáo viên họ luôn khao khát thông tin vì thông tin là chất liệu, là nguyên liệu đầu vào cho quá trình nghiên cứu khoa học, giảng dạy và tiếp tục nâng cao kiến thức của họ. Nhƣ vậy, tài liệu truyền thống chƣa đủ để họ tiếp cận nguồn thông tin mới, đa dạng, phong phú. Tài liệu truyền thống không có khả năng lƣu trữ đƣợc các thông tin đa phƣơng tiện bao gồm hình ảnh, âm thanh…trong khi đó lƣợng thông tin này vô cùng cần thiết cho những nhóm đối tƣợng này không bị hạn chế bởi không gian.
Nhƣ vây, tài liệu điện tử giúp Trung tâm Thông tin Thƣ viện Đại học YTCC đáp ứng tốt hơn nhu cầu tiếp cận, khai thác thông tin của ngƣời dùng tin. Với số lƣợng ngƣời dùng tin ngày càng gia tăng hiện nay, nhu cầu tin cũng gia tăng và không ngừng biến đổi, phát triển tài liệu điện tử là hƣớng đi tất yếu của nhiều cơ quan TT-TV trong đó có Trung tâm Thông tin Thƣ viện Đại học Y tế Công cộng.
CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG, TỔ CHỨC, KHAI THÁC NGUỒN TIN ĐIỆN TỬ TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN -
THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC Y TẾ CÔNG CỘNG 2.1. Thực trạng nguồn tin điện tử
2.1.1. Các CSDL điện tử
Hiện nay, các cơ sở dữ liệu điện tử (CSDL) của Trung tâm Thông tin