khai thác NTĐT
2.7.2. Nhận xét về công tác xây dựng, tổ chức và khai thác nguồn tin điện tử điện tử
2.7.2.1. Về công tác xây dựng, tổ chức nguồn tin điện tử: * Ưu điểm:
- Công tác tổ chức đã thực hiện theo quy trình rõ ràng, nhất quán đặc biệt là quy định, quy trình số hóa, xử lý tài liệu điện tử. Trung tâm Thông tin Thƣ viện Đại học YTCC đã sử dụng phân hệ sƣu tập số của phần mềm Libol 6.0 để quản lý, tổ chức nguồn tài liệu điện tử; việc này tạo điều kiện thuận lợi trong việc quản lý, trao đổi, chia sẻ tài liệu điện tử…
- Bảo quản tài liệu điện tử tuân thủ khá đầy đủ quy trình bảo quản nói chung, đảm bảo công tác bảo quản đạt hiệu quả cao.
* Hạn chế:
- Chất lƣợng nội dung tài liệu điện tử chƣa cao, một số nội dung còn phải mất phí để truy cập, khai thác…
- Không có kinh phí bổ sung tài liệu điện tử hàng năm, chủ yếu trông chờ vào các nguồn miễn phí hoặc đƣợc chia sẻ.
- Chính sách bổ sung tài liệu điện tử chƣa rõ ràng, cụ thể,…
2.7.2.2. Về công tác khai thác nguồn tin điện tử: * Ưu điểm:
- Dù còn nhiều những khó khăn khi đƣa tài liệu điện tử vào cho ngƣời dùng tin khai thác nhƣng nguồn tin điện tử đã đƣợc nhiều ngƣời dùng tin sử dụng, khai thác tại Trung tâm Thông tin Thƣ viện Đại học YTCC cũng nhƣ qua website.
- Hoạt động tuyên truyền, giới thiệu tài liệu điện tử, một số cách trợ giúp từ xa đã giúp ngƣời dùng tin khai thác hiệu quả hơn…
- Cách quản lý khai thác tài liệu điện tử khoa học và có mức độ thực thi bản quyền cao.
* Hạn chế:
- Hệ thống máy tính tại Trung tâm TT-TV còn chƣa đƣợc bảo hành, bảo trì thƣờng xuyên nên tốc độ máy còn chậm.
- Đƣờng truyền Internet còn chƣa ổn định, tốc độ chƣa cao.
Nhận xét chung:
- Tài liệu điện tử tại Trung tâm Thông tin Thƣ viện ĐH YTCC luôn luôn
là hƣớng đầu tƣ, phát triển của Nhà trƣờng cũng nhƣ Ban giám đốc Trung tâm Thông tin Thƣ viện. Để hoàn thành các mục tiêu, định hƣớng phát triển đã đề ra trong những năm tới đặc biệt là để đáp ứng nhu cầu tin của ngƣời dùng tin, hƣớng tới phục vụ nguồn tin điện tử là chủ yếu, Trung tâm Thông tin Thƣ viện ĐH YTCC đã và đang không ngừng nỗ lực hết mình trong công tác xây
dựng, tổ chức, phát triển nguồn tin điện tử, cũng nhƣ công tác quản lý website Trung tâm Thông tin Thƣ viện, phục vụ đa phƣơng tiện, nghiên cứu các công nghệ mới để ứng dụng hiệu quả…
- Các cán bộ Trung tâm Thông tin Thƣ viện ĐH YTCC đều có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao về chuyên ngành TT-TV, công nghệ thông tin. Ngoài ra, các cán bộ không ngừng nỗ lực nâng cao trình độ. Đội ngũ cán bộ có trình độ cao là một lợi thế rất lớn đối với Trung tâm Thông tin Thƣ viện ĐH YTCC trong việc phát triển nguồn tin điện tử trong tƣơng lai. Đa số đều là cán bộ trẻ, nhiệt tình, ham học hỏi, luôn cầu tiến trong công việc, luôn ý thức trách nhiệm trong công việc, đoàn kết, giúp đỡ nhau.
- Nguồn tin điện tử đƣợc chú trọng tổ chức, quản lý và phát triển. Đông
đảo ngƣời dùng tin đã biết đến và truy cập đến website của Trung tâm Thông tin Thƣ viện, phần lớn ngƣời dùng tin đã đƣợc đáp ứng đầy đủ nhu cầu tin của mình. Các CSDL online đƣợc trao đổi, chia sẻ đều có giá trị, phù hợp với diện đào tạo trong Trƣờng đã đƣợc đƣa ra phục vụ cho ngƣời dùng tin.
- Bên cạnh đó, vẫn còn những hạn chế cần khắc phục:
+ Nguồn kinh phí đầu tƣ cho các hoạt động tổ chức, phát triển nguồn tin điện tử tại Trung tâm Thông tin Thƣ viện ĐH YTCC chƣa có.
+ Tài liệu điện tử của Trung tâm Thông tin Thƣ viện ĐH YTCC chƣa phong phú, chƣa đƣợc cải thiện đáng kể. Số lƣợng tài liệu điện tử còn hạn chế, chƣa đa dạng về loại hình chủ yếu chỉ có dạng text.
CHƢƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN CÔNG TÁC XÂY DỰNG, TỔ CHỨC VÀ KHAI THÁC NGUỒN TIN ĐIỆN TỬ TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC
Y TẾ CÔNG CỘNG
Mọi hoạt động của Trung tâm Thông tin Thƣ viện đều nhằm chung một mục đích là đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu tin của ngƣời dùng tin, trong đó công tác phát triển nguồn tin, nhất là nguồn tin điện tử là nền tảng của toàn bộ hoạt động của Trung tâm Thông tin Thƣ viện. Hiệu quả hoạt động của Trung tâm Thông tin Thƣ viện phụ thuộc vào chất lƣợng, sự đầy đủ và đa dạng của các nguồn tin có tại Trung tâm Thông tin Thƣ viện. Muốn trở thành một Trung tâm học liệu chỉ phục vụ tài liệu điện tử là chủ yếu thì công tác phát triển, tổ chức, khai thác nguồn tin điện tử cần phải có chiến lƣợc và kế hoạch. Nguồn tin điện tử tốt nhƣng không có các hình thức, phƣơng thức, phƣơng tiện khai thác thích hợp thì nguồn tin điện tử đó cũng không đƣợc khai thác triệt để và đáp ứng đầy đủ nhu cầu của ngƣời dùng tin.
Từ những cơ sở lý luận và thực tiễn về nguồn tin điện tử, vai trò của chúng đối với công tác đào tạo, nghiên cứu của nhà trƣờng đƣợc trình bày trong chƣơng 1, đặc biệt trên cơ sở phân tích thực trạng nguồn tin điện tử của Trung tâm Thông tin Thƣ viện ở chƣơng 2, tác giả nhận thấy công tác xây dựng, tổ chức, khai thác nguồn tin điện tử ở Trung tâm Thông tin Thƣ viện đã có một chính sách tƣơng đối hoàn chỉnh - yếu tố tạo nên sự phát triển bền vững và có tính định hƣớng cho Trung tâm Thông tin Thƣ viện. Việc ứng dụng CNTT vào các quá trình xử thông tin còn yếu, NDT chƣa thực sự biết hết các nguồn tin điện tử mà Trung tâm Thông tin Thƣ viện có, cũng nhƣ sử dụng các nguồn tin còn gặp một số khó khăn. Vì vậy, tác giả xin đƣa ra một số giải pháp nhằm xây dựng, tổ chức và khai thác nguồn tin điện tử của Trung tâm Thông tin Thƣ viện có hiệu quả hơn trong thời gian tới.
3.1. Hoàn thiện chính sách và chiến lƣợc phát triển nguồn tin điện tử
3.1.1. Hoàn thiện chính sách phát triển nguồn tin điện tử
3.1.1.1. Chính sách phát triển nguồn tin điện tử
Mặc dù tài liệu điện tử tại Trung tâm Thông tin Thƣ viện ĐH YTCC luôn luôn là hƣớng đầu tƣ, phát triển của Nhà trƣờng cũng nhƣ Ban giám đốc Trung tâm Thông tin Thƣ viện. Nhƣng đến nay vẫn chƣa có chính sách cụ thể vạch rõ số lƣợng kinh phí đƣợc cấp, nguồn kinh phí, loại hình tài liệu điện tử cần đƣợc phát triển. Trung tâm TT-TV ĐH YTCC cần hoàn thiện chính sách phát triển nguồn tin điện tử, đặc biệt cần cụ thể, chi tiết hóa: cần phát triển những loại tài liệu điện tử nào, bố trí bao nhiêu kinh phí hàng năm cho phát triển nguồn điện tử, kế hoạch mở rộng trao đổi chia sẻ với những tổ chức, cơ quan TT-TV liên quan để có thêm những nguồn tin điện tử chất lƣợng, diện bao quát về nội dung, loại hình và ngôn ngữ nguồn tin điện tử. Có thể xem chính sách phát triển nguồn tin điện tử đóng vai trò quan trọng, là kim chỉ nam cho hoạt động phát triển nguồn tin điện tử hiệu quả, đảm bảo cho Trung tâm TT-TV bổ sung những tài liệu điện tử có giá trị, phù hợp với nhu cầu tin của ngƣời dùng tin. Do đó cần phải hoàn thiện chính sách này.
3.1.1.2. Chính sách khai thác nguồn tin điện tử
Chính sách khai thác nguồn tin điện tử cũng cần có trong thời gian tới. Trong chính sách cần nêu rõ phạm vi, đối tƣợng sử dụng cũng nhƣ phƣơng thức khai thác tài liệu điện tử. Mặc dù, việc khai thác tài liệu điện tử tại Trung tâm đã có chính sách chung là cho phép ngƣời dùng tin đƣợc sử dụng, khai thác tài liệu điện tử tuy nhiên vẫn còn một số nguồn tin điện tử chỉ khai thác đƣợc trong phạm vi dải IP của trƣờng. Do vậy để đáp ứng tốt hơn nhu cầu tin của ngƣời dùng tin, Trung tâm TT-TV bên cạnh cần tăng cƣờng số lƣợng, chất lƣợng tài liệu điện tử, tổ chức khai thác hợp lý, thì cũng nên xem xét vấn đề ngƣời dùng tin vẫn phải mất phí khi khai thác một số tài liệu điện tử…
3.1.1.3. Chính sách số hóa tài liệu
Hiện nay, chính sách của Trung tâm tập trung ƣu tiên chuyển dạng file mềm của luận văn, luận án nộp về Trung tâm. Số lƣợng luận văn, luận án là chủ yếu còn số lƣợng những tài liệu khác đƣợc số hóa là rất ít. Vì vậy, trong thơì gian tới, Trung tâm cần hoàn thiện chính sách số hóa, chú trọng mở rộng đối tƣợng số hóa, ƣu tiên và đầu tƣ hơn nữa cho công tác số hóa tài liệu, quan tâm đến cả số lƣợng và chất lƣợng của tài liệu số hóa.
3.1.1.4. Chính sách trao đổi, chia sẻ nguồn tin điện tử
Trong điều kiện hạn hẹp kinh phí cho bổ sung tài liệu điện tử, mà số lƣợng tài liệu điện tử không ngừng gia tăng thì việc trao đổi,chia sẻ với các cơ quan TT-TV là hoạt động rất quan trọng, cần thiết để làm giàu nguồn tin điện tử cho Trung tâm. Mặc dù đã có những chính sách về công tác này, nhƣng Trung tâm cần cụ thể hóa chính sách hơn nữa khi quy định nguyên tắc trao đổi, hình thức trao đổi, đối tƣợng, phạm vi trao đổi…
3.1.2. Chiến lược bổ sung nguồn tin điện tử
Công tác phát triển nguồn tin điện tử đóng một vai trò rất quan trọng trong hoạt động của các cơ quan thông tin - thƣ viện. Nhận thức đƣợc điều này, trong những năm qua, Trung tâm Thông tin Thƣ viện ĐH YTCC đã có nhiều cố gắng trong việc thu thập, bổ sung và khai thác nguồn tin điện tử. Nhƣng muốn hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ của mình, muốn đạt đƣợc hiệu quả phục vụ tốt hơn, điều quan tâm trƣớc tiên phải xây dựng cho đƣợc một nguồn tin điện tử đủ lớn về số lƣợng, phong phú về chủng loại với chất lƣợng tốt, phù hợp với yêu cầu ngày càng cao của NDT.
Tuy nhiên, để xây dựng đƣợc một nguồn tin điện tử vừa lớn về số lƣợng, vừa mạnh về chất lƣợng, các cơ quan thông tin - thƣ viện không thể bổ sung ồ ạt các nguồn tin có trên thị trƣờng mà phải tiến hành lựa chọn, cân nhắc kỹ càng từng nguồn tin. Cơ sở của việc lựa chọn đó là các nguyên tắc, quy tắc
lựa chọn các nguồn tin hay còn gọi là chính sách lựa chọn tài liệu. Những nguyên tắc này đƣợc xây dựng dựa trên chức năng, nhiệm vụ mà các cơ quan thông tin - thƣ viện đƣợc giao phó, đối tƣợng phục vụ cũng nhƣ nhu cầu thông tin của họ.
Với mục tiêu xây dựng, bổ sung và phát triển các nguồn tin điện tử cả về chất và về lƣợng nhằm đáp ứng nhu cầu trƣớc mắt và lâu dài của NDT, Trung tâm Thông tin Thƣ viện ĐH YTCC cần thực hiện một số việc sau:
3.1.2.1. Bổ sung nguồn tin điện tử
Trung tâm cần thƣờng xuyên theo dõi nhu cầu tin và có những điều tra xã hội học về nhu cầu sử dụng và khai thác nguồn tin điện tử của ngƣời dùng tin để bổ sung một số tài liệu nhƣ:
- Bách khoa thƣ và từ điển trên CD-ROM (đặc biệt về chuyên ngành y tế), bởi đây cũng nguồn tra cứu hết sức quan trọng cần thiết với nhiều NDT.
- Các nguồn tin điện tử toàn văn liên quan tới một số lĩnh vực, ngành học trọng tâm của trƣờng từ nay đến năm 2020.
3.1.2.2. Triển khai xây dựng cơ sở dữ liệu toàn văn
- Xây dựng cơ sở dữ liệu toàn văn cho luận án, luận văn, công trình NCKH
Trung tâm cần tiếp tục duy trì và đẩy mạnh xây dựng CSDL toàn văn cho luận án, luận văn. Tuy nhiên, khi nhận lƣu chiểu luận án, luận văn, Trung tâm mới chỉ nhận đƣợc bản cứng còn bản mềm của các tài liệu đƣợc Phòng Đào tạo Sau Đại học lƣu giữ. Vì vậy hiện nay, Trung tâm mới chỉ số hóa phần mục lục và tóm tắt của các luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học.
Trong thời gian tới, Trung tâm cần đề nghị đƣợc cung cấp toàn văn của các tài liệu này để xây dựng CSDL toàn văn. Việc xây dựng CSDL toàn văn gắn liền với cung cấp thông tin qua mạng sẽ phục vụ NDT có hiệu quả và tạo thuận lợi cho NDT khi không cần đến Trung tâm Thông tin Thƣ viện mà vẫn tra cứu sử dụng đƣợc tài liệu của Trung tâm Thông tin Thƣ viện.
- Xây dựng cơ sở dữ liệu toàn văn cho Tạp chí Y tế công cộng
Tạp chí YTCC là tạp chí khoa học, là cơ quan ngôn luận của Hội YTCC cung cấp những thông tin cập nhật nhất về các hoạt động YTCC trong và ngoài nƣớc nhằm giúp ngƣời đọc nắm bắt đƣợc những gì đang diễn ra xung quanh trong lĩnh vực YTCC và coi đó là những tham khảo cần thiết cho việc định hƣớng phát triển YTCC ở Việt Nam. Có thể nói, tạp chí YTCC là tạp chí khoa học hàng đầu của ngành y tế công cộng. Hiện nay, NDT có thể tìm đọc toàn văn tạp chí này trên trang web của Hội Y tế công cộng Việt Nam. Tuy nhiên, trang web của Hội YTCC chỉ liệt kê các bài báo khoa học theo các số tạp chí. NDT khi muốn tra tìm các bài báo mình cần phải lật dở lại từng số tạp chí, gây mất nhiều thời gian.
Hội YTCC Việt Nam đặt trụ sở tại trƣờng ĐH YTCC với nòng cốt là các nhà khoa học, các cán bộ, giảng viên của nhà trƣờng. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho Trung tâm khi kết hợp với Hội Y tế công cộng tiến hành xây dựng CSDL toàn văn cho Tạp chí Y tế công cộng.
3.1.2.3. Nâng cao chất lượng website
Trung tâm hiện nay đã đƣợc xây dựng website để cung cấp thông tin cho NDT. Tuy nhiên website của Trung tâm còn khá đơn giản, chƣa mang tính tƣơng tác với NDT. Để phổ biến cho NDT các nguồn tin y tế hữu ích, Trung tâm cần đầu tƣ phát triển website của mình làm cầu nối giữa Trung tâm Thông tin Thƣ viện với NDT. Website của Trung tâm Thông tin Thƣ viện cần đƣợc đầu tƣ phát triển và mang tính cập nhật hơn. Tổ chức của website cần đƣợc cơ cấu lại cho hợp lý và thu hút NDT hơn nữa.
3.2. Tăng cƣờng cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác xây dựng, tổ chức và khai thác nguồn tin điện tử dựng, tổ chức và khai thác nguồn tin điện tử
Để theo kịp sự phát triển của xã hội và của ngành thông tin - thƣ viện, tạo điều kiện để có thể hội nhập vào mạng lƣới thông tin của khu vực,
cũng nhƣ để nâng cao chất lƣợng cho công tác xây dựng, tổ chức và khai thác nguồn tin điện tử, Trung tâm Thông tin Thƣ viện cần phải có phƣơng hƣớng, kế hoạch đầu tƣ phát triển cụ thể về cơ sở vật chất kỹ thuật, trang thiết bị cho hoạt động thông tin - thƣ viện nói chung và công tác xây dựng, tổ chức, khai thác nguồn tin điện tử nói riêng.
3.2.1. Tăng cường máy móc trang thiết bị
Trung tâm hiện nay có số lƣợng máy tính phục vụ NDT tra cứu khá hạn chế với 11 máy tính có kết nối Internet. Những máy tính này đƣợc NDT sử dụng để tra cứu tài liệu trong Trung tâm Thông tin Thƣ viện và truy cập thông tin. Với số lƣợng hơn 2.000 NDT, những máy tính này không đủ đáp ứng nhu cầu của NDT vào những lúc cao điểm.
Số lƣợng máy tính cho NDT của Trung tâm sử dụng đã ít về số lƣợng, chất lƣợng các máy này vẫn còn hạn chế. Một số máy thƣờng xuyên bị lỗi, hỏng hóc khiến NDT không thể sử dụng đƣợc. Thời gian đầu đã khắc phục đƣợc tình trạng trên. Tuy nhiên về lâu dài, để NDT có thể chủ động khai thác