3.1.1. Hoàn thiện chính sách phát triển nguồn tin điện tử
3.1.1.1. Chính sách phát triển nguồn tin điện tử
Mặc dù tài liệu điện tử tại Trung tâm Thông tin Thƣ viện ĐH YTCC luôn luôn là hƣớng đầu tƣ, phát triển của Nhà trƣờng cũng nhƣ Ban giám đốc Trung tâm Thông tin Thƣ viện. Nhƣng đến nay vẫn chƣa có chính sách cụ thể vạch rõ số lƣợng kinh phí đƣợc cấp, nguồn kinh phí, loại hình tài liệu điện tử cần đƣợc phát triển. Trung tâm TT-TV ĐH YTCC cần hoàn thiện chính sách phát triển nguồn tin điện tử, đặc biệt cần cụ thể, chi tiết hóa: cần phát triển những loại tài liệu điện tử nào, bố trí bao nhiêu kinh phí hàng năm cho phát triển nguồn điện tử, kế hoạch mở rộng trao đổi chia sẻ với những tổ chức, cơ quan TT-TV liên quan để có thêm những nguồn tin điện tử chất lƣợng, diện bao quát về nội dung, loại hình và ngôn ngữ nguồn tin điện tử. Có thể xem chính sách phát triển nguồn tin điện tử đóng vai trò quan trọng, là kim chỉ nam cho hoạt động phát triển nguồn tin điện tử hiệu quả, đảm bảo cho Trung tâm TT-TV bổ sung những tài liệu điện tử có giá trị, phù hợp với nhu cầu tin của ngƣời dùng tin. Do đó cần phải hoàn thiện chính sách này.
3.1.1.2. Chính sách khai thác nguồn tin điện tử
Chính sách khai thác nguồn tin điện tử cũng cần có trong thời gian tới. Trong chính sách cần nêu rõ phạm vi, đối tƣợng sử dụng cũng nhƣ phƣơng thức khai thác tài liệu điện tử. Mặc dù, việc khai thác tài liệu điện tử tại Trung tâm đã có chính sách chung là cho phép ngƣời dùng tin đƣợc sử dụng, khai thác tài liệu điện tử tuy nhiên vẫn còn một số nguồn tin điện tử chỉ khai thác đƣợc trong phạm vi dải IP của trƣờng. Do vậy để đáp ứng tốt hơn nhu cầu tin của ngƣời dùng tin, Trung tâm TT-TV bên cạnh cần tăng cƣờng số lƣợng, chất lƣợng tài liệu điện tử, tổ chức khai thác hợp lý, thì cũng nên xem xét vấn đề ngƣời dùng tin vẫn phải mất phí khi khai thác một số tài liệu điện tử…
3.1.1.3. Chính sách số hóa tài liệu
Hiện nay, chính sách của Trung tâm tập trung ƣu tiên chuyển dạng file mềm của luận văn, luận án nộp về Trung tâm. Số lƣợng luận văn, luận án là chủ yếu còn số lƣợng những tài liệu khác đƣợc số hóa là rất ít. Vì vậy, trong thơì gian tới, Trung tâm cần hoàn thiện chính sách số hóa, chú trọng mở rộng đối tƣợng số hóa, ƣu tiên và đầu tƣ hơn nữa cho công tác số hóa tài liệu, quan tâm đến cả số lƣợng và chất lƣợng của tài liệu số hóa.
3.1.1.4. Chính sách trao đổi, chia sẻ nguồn tin điện tử
Trong điều kiện hạn hẹp kinh phí cho bổ sung tài liệu điện tử, mà số lƣợng tài liệu điện tử không ngừng gia tăng thì việc trao đổi,chia sẻ với các cơ quan TT-TV là hoạt động rất quan trọng, cần thiết để làm giàu nguồn tin điện tử cho Trung tâm. Mặc dù đã có những chính sách về công tác này, nhƣng Trung tâm cần cụ thể hóa chính sách hơn nữa khi quy định nguyên tắc trao đổi, hình thức trao đổi, đối tƣợng, phạm vi trao đổi…
3.1.2. Chiến lược bổ sung nguồn tin điện tử
Công tác phát triển nguồn tin điện tử đóng một vai trò rất quan trọng trong hoạt động của các cơ quan thông tin - thƣ viện. Nhận thức đƣợc điều này, trong những năm qua, Trung tâm Thông tin Thƣ viện ĐH YTCC đã có nhiều cố gắng trong việc thu thập, bổ sung và khai thác nguồn tin điện tử. Nhƣng muốn hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ của mình, muốn đạt đƣợc hiệu quả phục vụ tốt hơn, điều quan tâm trƣớc tiên phải xây dựng cho đƣợc một nguồn tin điện tử đủ lớn về số lƣợng, phong phú về chủng loại với chất lƣợng tốt, phù hợp với yêu cầu ngày càng cao của NDT.
Tuy nhiên, để xây dựng đƣợc một nguồn tin điện tử vừa lớn về số lƣợng, vừa mạnh về chất lƣợng, các cơ quan thông tin - thƣ viện không thể bổ sung ồ ạt các nguồn tin có trên thị trƣờng mà phải tiến hành lựa chọn, cân nhắc kỹ càng từng nguồn tin. Cơ sở của việc lựa chọn đó là các nguyên tắc, quy tắc
lựa chọn các nguồn tin hay còn gọi là chính sách lựa chọn tài liệu. Những nguyên tắc này đƣợc xây dựng dựa trên chức năng, nhiệm vụ mà các cơ quan thông tin - thƣ viện đƣợc giao phó, đối tƣợng phục vụ cũng nhƣ nhu cầu thông tin của họ.
Với mục tiêu xây dựng, bổ sung và phát triển các nguồn tin điện tử cả về chất và về lƣợng nhằm đáp ứng nhu cầu trƣớc mắt và lâu dài của NDT, Trung tâm Thông tin Thƣ viện ĐH YTCC cần thực hiện một số việc sau:
3.1.2.1. Bổ sung nguồn tin điện tử
Trung tâm cần thƣờng xuyên theo dõi nhu cầu tin và có những điều tra xã hội học về nhu cầu sử dụng và khai thác nguồn tin điện tử của ngƣời dùng tin để bổ sung một số tài liệu nhƣ:
- Bách khoa thƣ và từ điển trên CD-ROM (đặc biệt về chuyên ngành y tế), bởi đây cũng nguồn tra cứu hết sức quan trọng cần thiết với nhiều NDT.
- Các nguồn tin điện tử toàn văn liên quan tới một số lĩnh vực, ngành học trọng tâm của trƣờng từ nay đến năm 2020.
3.1.2.2. Triển khai xây dựng cơ sở dữ liệu toàn văn
- Xây dựng cơ sở dữ liệu toàn văn cho luận án, luận văn, công trình NCKH
Trung tâm cần tiếp tục duy trì và đẩy mạnh xây dựng CSDL toàn văn cho luận án, luận văn. Tuy nhiên, khi nhận lƣu chiểu luận án, luận văn, Trung tâm mới chỉ nhận đƣợc bản cứng còn bản mềm của các tài liệu đƣợc Phòng Đào tạo Sau Đại học lƣu giữ. Vì vậy hiện nay, Trung tâm mới chỉ số hóa phần mục lục và tóm tắt của các luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học.
Trong thời gian tới, Trung tâm cần đề nghị đƣợc cung cấp toàn văn của các tài liệu này để xây dựng CSDL toàn văn. Việc xây dựng CSDL toàn văn gắn liền với cung cấp thông tin qua mạng sẽ phục vụ NDT có hiệu quả và tạo thuận lợi cho NDT khi không cần đến Trung tâm Thông tin Thƣ viện mà vẫn tra cứu sử dụng đƣợc tài liệu của Trung tâm Thông tin Thƣ viện.
- Xây dựng cơ sở dữ liệu toàn văn cho Tạp chí Y tế công cộng
Tạp chí YTCC là tạp chí khoa học, là cơ quan ngôn luận của Hội YTCC cung cấp những thông tin cập nhật nhất về các hoạt động YTCC trong và ngoài nƣớc nhằm giúp ngƣời đọc nắm bắt đƣợc những gì đang diễn ra xung quanh trong lĩnh vực YTCC và coi đó là những tham khảo cần thiết cho việc định hƣớng phát triển YTCC ở Việt Nam. Có thể nói, tạp chí YTCC là tạp chí khoa học hàng đầu của ngành y tế công cộng. Hiện nay, NDT có thể tìm đọc toàn văn tạp chí này trên trang web của Hội Y tế công cộng Việt Nam. Tuy nhiên, trang web của Hội YTCC chỉ liệt kê các bài báo khoa học theo các số tạp chí. NDT khi muốn tra tìm các bài báo mình cần phải lật dở lại từng số tạp chí, gây mất nhiều thời gian.
Hội YTCC Việt Nam đặt trụ sở tại trƣờng ĐH YTCC với nòng cốt là các nhà khoa học, các cán bộ, giảng viên của nhà trƣờng. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho Trung tâm khi kết hợp với Hội Y tế công cộng tiến hành xây dựng CSDL toàn văn cho Tạp chí Y tế công cộng.
3.1.2.3. Nâng cao chất lượng website
Trung tâm hiện nay đã đƣợc xây dựng website để cung cấp thông tin cho NDT. Tuy nhiên website của Trung tâm còn khá đơn giản, chƣa mang tính tƣơng tác với NDT. Để phổ biến cho NDT các nguồn tin y tế hữu ích, Trung tâm cần đầu tƣ phát triển website của mình làm cầu nối giữa Trung tâm Thông tin Thƣ viện với NDT. Website của Trung tâm Thông tin Thƣ viện cần đƣợc đầu tƣ phát triển và mang tính cập nhật hơn. Tổ chức của website cần đƣợc cơ cấu lại cho hợp lý và thu hút NDT hơn nữa.
3.2. Tăng cƣờng cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác xây dựng, tổ chức và khai thác nguồn tin điện tử