CHƢƠNG 2
TÙY BIẾN TRONG KOHA 2.1. Thiết kế Worksheet nhập tin
Nhƣ đã trình bày ở trên, Koha tuân thủ đầy đủ các chuẩn quốc tế về biên mục do sử dụng khổ mẫu MARC21 và UNIMARC cho việc trình bày và trao đổi dữ liệu. MARC21 đã đƣợc Thƣ viện Quốc hội Hoa Kỳ và Thƣ viện Quốc gia Canađa phối hợp biên soạn, phổ biến từ năm 1996 và từ đó đến nay MARC21 đã trở thành khổ mẫu nổi tiếng và đƣợc sử dụng rộng rãi trên thế giới nhƣ một chuẩn quốc tế trong lĩnh vực thông tin thƣ viện.
Một khối lƣợng khổng lồ các biểu ghi theo MARC21 hiện đang đƣợc lƣu trữ và trao đổi thông qua các mục lục liên hợp của Hoa Kỳ (800 triệu biểu ghi), của mạng OCLC (50 triệu biểu ghi), của Thƣ viện Quốc hội Hoa Kỳ (20 triệu biểu ghi). Hầu hết các hệ quản trị thƣ viện lớn và nhỏ trên thị trƣờng đều sử dụng MARC21 nhƣ một lựa chọn chủ yếu. [9, tr.5]
Ở Việt Nam những năm gần đây, từ ISISMARC cho đến các hệ quản trị thƣ viện tích hợp thƣơng mại đang chiếm thị phần lớn nhƣ Libol, Ilib, Verbrary, Virtua,… đều sử dụng khổ mẫu MARC21 cho tất cả các khách hàng. Chính vì vậy khi áp dụng Koha tại Việt Nam và lựa chọn sử dụng khổ mẫu mặc định MARC21 để tƣơng thích trao đổi dữ liệu với các hệ quản trị thƣ viện hiện có là lựa chọn phù hợp.
2.1.1. Lựa chọn các trường MARC21
Thực tế biên mục rất đa dạng và phong phú, đồng thời yêu cầu của các cơ quan thông tin và thƣ viện cũng khác nhau do mỗi cơ quan ngoài những loại hình tài liệu chung nhƣ sách, chuyên khảo, tuyển tập; ấn phẩm định kỳ còn có các loại hình tài liệu đặc thù khác nhƣ khóa luận, luận văn, luận án; đề tài cơ sở, đề tài cấp trƣờng, cấp bộ, cấp nhà nƣớc, các báo cáo hội nghị hội thảo, kỷ yếu; tệp máy tính, đĩa CD/DVD; tranh, ảnh, bích chƣơng; bản đồ; vi phim; phim điện ảnh, băng ghi hình; văn bản hành chính; băng ghi âm; mô hình, tƣợng; thông tin cộng đồng,… nên các trƣờng MARC21 đƣợc lựa chọn cho các worksheet nhập tin cũng khác nhau.
Tổng hợp các loại hình tài liệu và qua thực tế tại các cơ quan thông tin – thƣ viện Việt Nam, thông thƣờng sử dụng các worksheet nhập tin sau:
- Mẫu worksheet nhập tài liệu (sách) - Mẫu worksheet nhập tài liệu nhiều kỳ - Mẫu worksheet nhập âm nhạc, nhạc
- Mẫu worksheet nhập bản đồ, tập bản đồ, quả địa cầu - Mẫu worksheet nhập ấn phẩm điện ảnh, băng từ - Mẫu worksheet nhập file máy tính
- Mẫu worksheet nhập đề tài
- Mẫu worksheet nhập luận văn, luận án - Mẫu worksheet nhập văn bản tổng hợp
Nhƣ vậy, với mỗi một loại hình tài liệu khác nhau, có thể tạo ra một mẫu nhập tin tƣơng ứng căn cứ vào thông tin đặc thù của loại hình tài liệu đó mà ngƣời tạo lập lựa chọn các trƣờng trong MARC21 cho phù hợp.
Qua thực tế triển khai thì số các trƣờng trong MARC21 đƣợc sử dụng thƣờng xuyên chỉ chiếm phần nhỏ, nhiều trƣờng dữ liệu rất ít khi đƣợc sử dụng. Do đó chỉ xây dựng những trƣờng thƣờng xuyên sử dụng và cụ thể với từng loại hình tài liệu là phù hợp với yêu cầu của ngƣời nhập tin của đơn vị cụ thể. Ngoài những trƣờng thông tin quản lý số, mã có thể kể ra các trƣờng thƣờng xuyên đƣợc sử dụng nhƣ sau:
020 – chỉ số ISBN 022 – chỉ số ISSN
040 – cơ quan biên mục gốc 041 – mã ngôn ngữ
082 – phân loại DDC 100 – tác giả cá nhân 110 – tác giả tập thể 245 – nhan đề tài liệu 260 – thông tin xuất bản 300 – mô tả vật lý
440 - thông tin tùng thƣ 500 – ghi chú chung 505 – ghi chú về nội dung 520 – tóm tắt
650 – chủ đề tài liệu 653 – từ khóa tự do 700 – cá nhân liên quan 710 – tên tập thể
856 – liên kết điện tử
Khối nhãn trường Yếu tố dữ liệu
0XX Thông tin kiểm soát, định danh, chỉ số phân loại, v.v… 1XX Tiêu đề chính
2XX Nhan đề và thông tin liên quan đến nhan đề 3XX Mô tả vật lý, v.v…
4XX Thông tin tùng thƣ 5XX Phụ chú
6XX Các trƣờng về truy cập chủ đề 7XX Tiêu đề bổ sung
8XX Tiêu đề tùng thƣ bổ sung, sƣu tập, v.v… 9XX Dành cho ứng dụng cục bộ
Bảng 2.1: Các khối trường của MARC21
Trong tất cả các worksheet nhập tin thì mẫu dành cho sách là cơ bản nhất, gần nhƣ tất cả các thƣ viện đều dùng. Các trƣờng sử dụng trong mẫu này thiết kế nhƣ sau:
0XX- Vùng thông tin quản lí số, mã
Nhãn Tên nhãn Nhập liệu
000 Đầu biểu
005 Ngày giờ nhập liệu
008 Thông tin hệ thống
020^a Chỉ số sách (ISBN)
040^a Cơ quan mô tả tư liệu
041^a Mã ngôn ngữ
082^2 Ấn bản DDC
082^a Phân loại DDC
082^b Call Number
084 Phân loại khác
1XX- Vùng các tiêu đề chính
Nhãn Ind Tên nhãn Nhập liệu
110^a 1 # Tác giả tập thể
2XX- Vùng nhan đề, thông tin liên quan đến nhan đề, thông tin về xuất bản
Nhãn Ind Tên nhãn Nhập liệu
245^a 1 0 Tên tài liệu
245^b Tên // , phụ đề
245^c TT Trách nhiệm
245^n Số của phần/mục
245^p Tên của phần/mục
250^a Lần xuất bản
260^a Nơi xuất bản
260^b Nhà xuất bản
260^c Năm xuất bản
3XX- Vùng các mô tả vật lý
Nhãn Ind Tên nhãn Nhập liệu
300^a Số trang
300^b Kèm theo
300^c Khổ cỡ
4XX- Vùng các thông tin tùng thư
Nhãn Ind Tên nhãn Nhập liệu
440^a Thông tin tùng thư
5XX- Vùng các phụ chú
Nhãn Ind Tên nhãn Nhập liệu
500^a Ghi chú chung
505^a Ghi chú về nội dung
520^a Tóm tắt
6XX- Vùng các tiêu đề bổ sung là chủ đề
Nhãn Ind Tên nhãn Nhập liệu
650^a Chủ đề tài liệu
653^a Từ khóa
7XX- Vùng các tiêu đề bổ sung khác
Nhãn Ind Tên nhãn Nhập liệu
700^a 1 # Các cá nhân liên quan
700^d Năm sinh
700^a 1 # Các cá nhân liên quan
700^d Năm sinh – Năm mất
710^a 1 # Tên tập thể
8XX- Vùng thông tin đường dẫn đến file toàn văn
Nhãn Ind Tên nhãn Nhập liệu
856^u Địa chỉ điện tử (Link text)
9XX- Vùng sử dụng cục bộ
Nhãn Ind Tên nhãn Nhập liệu
942^c Dạng tài liệu
2.1.2. Tạo trường và trường con
Sau khi cài đặt Koha, chƣơng trình sẽ xuất hiện một Worksheet nhập tin mặc định. Trong Worksheet nhập tin mặc định chứa các trƣờng và trƣờng con của MARC21 đầy đủ từ vùng 0XX đến 9XX. Việc đầu tiên xây dựng worksheet mới là tạo lập rồi sao chép toàn bộ các thông tin của worksheet mặc định sang worksheet mới. Thông tin các nhãn trƣờng lớn đƣợc sử dụng gồm có: Mã nhãn trƣờng là số có 3 chữ số, độ dài trƣờng đƣợc thiết kế sao cho phù hợp với thông tin nhập vào; Tên nhãn trƣờng; Các thuộc tính lặp hoặc bắt buộc. Các trƣờng con đƣợc thể hiện bằng số từ 0 đến 9 hoặc một chữ cái. Một điểm nổi bật trong thiết kế các trƣờng của Koha là cho phép ẩn/hiện khi nhập tin hoặc sử dụng mềm dẻo gán các giá trị từ bảng có sẵn gọi là giá trị ủy quyền và cơ sở dữ liệu kiểm soát tính nhất quán. Tính năng này đảm bảo dữ liệu thống nhất, không phụ thuộc vào ý muốn chủ quan của ngƣời nhập tin. Thiết kế cũng cho phép gán các giá trị xuất hiện thƣờng xuyên trong buổi làm việc.