Một công việc chuyên môn nghiệp vụ đƣợc tất cả các thƣ viện quan tâm và là khâu cuối cùng trong xử lý nghiệp vụ trƣớc khi đƣa tài liệu lên giá đó là thiết kế và in két nhãn gáy tài liệu.
Để tổ chức kho đóng, thông thƣờng các thƣ viện sẽ xây dựng nhãn gáy thể hiện nội dung chính trên nhãn là thông tin đăng ký cá biệt. Đối với kho mở, các thƣ viện sẽ lựa chọn thông tin xếp giá là CallNumber. Tất cả các hệ quản trị thƣ viện tích hợp đều ít nhiều hỗ trợ phần việc này, tuy nhiên để tiện ích trong kết xuất thông tin và in ra kết quả dễ dàng, không phải qua nhiều công đoạn thì không phải ILS nào cũng có đƣợc.
Để có đƣợc sản phẩm đầu ra đẹp và đáp ứng đƣợc yêu cầu của cán bộ thƣ viện, đòi hỏi ILS phải xử lý mềm dẻo thông tin nhƣ: có thể in theo một dải đăng ký cá biệt liên tục hoặc gián đoạn; In trực tiếp ra máy in mà không cần kết xuất thông tin ra một tiện ích khác. Đối với Koha thiết kế nhãn gáy chia làm 2 phần là thiết kế hình thức nhãn và thiết kế nội dung nhãn, đồng thời cho phép ngƣời sử dụng tạo lập, thiết kế nhiều thông tin cùng lúc trên nhãn nhƣ: Tên thƣ viện, Giá trị CallNumber (bao gồm chỉ số phân loại, Call nội bộ, thời gian xuất bản).
Sau khi tham khảo một số mẫu và kích thƣớc nhãn gáy tài liệu tại một số đơn vị lớn nhƣ Thƣ viện Quốc gia Việt Nam, Trung tâm Thông tin – Thƣ viện, ĐHQGHN, giải pháp ―Tất cả trong một‖ (All in One) đã đƣợc lựa chọn thiết kế. Sử dụng giải pháp này cho phép các thƣ viện dễ dàng tổ chức tài liệu theo hình thức kho đóng hay kho
mở căn cứ vào điều kiện cụ thể của thƣ viện hoặc ban đầu tổ chức kho mở, sau một thời gian chuyển sang kho đóng thì tài liệu không cần phải xử lý lại kỹ thuật.
2.3.1. Hình thức nhãn gáy
Hình thức nhãn gáy hay hiểu đơn giản hơn là kích thƣớc nhãn gáy là sự thiết lập thông tin chính cho 2 khổ cỡ giấy: Độ cao rộng của một nhãn gáy và độ cao rộng của trang giấy để số lƣợng nhãn thiết kế in ra trên trang đó. Thông thƣờng lựa chọn là trang A4 và thiết kế để in ra 25 nhãn gáy trên một trang.
Một điểm lƣu ý quan trọng là tổng độ lớn các nhãn theo chiều ngang, chiều dọc và các lề cộng lại phải nhỏ hơn khổ giấy.
Các thông số lựa chọn thiết kế nhƣ sau: ID: Mã số chƣơng trình quản lý Mã: Tên hình thức nhãn gáy Mô tả: Diễn giải thông tin
Đơn vị: Đơn vị tính (cm, mm, in,…) Độ cao trang: Độ cao khổ giấy Độ rộng trang: Độ rộng khổ giấy Độ rộng nhãn: Độ rộng từng nhãn gáy Độ cao nhãn: Độ cao từng nhãn gáy Lề trên trang: Lề trên khổ giấy Lề trái trang: Lề trái khổ giấy Lề trên dữ liệu: Lề trên nhãn gáy Lề trái dữ liệu: Lề trái nhãn gáy Số cột: Số cột nhãn gáy
Số hàng: Số hàng nhãn gáy
Khoảng cách hàng: Khoảng cách các nhãn theo hàng Khoảng cách cột: Khoảng cách các nhãn theo cột
Dƣới đây là một mẫu khai báo các thông tin về trang nhãn in ra với khổ giấy A4 (29 cm x 21 cm) và kích thƣớc một nhãn gáy tài liệu (3,5 cm x 4,5 cm).
Hình 2.7: Giao diện và thông tin thiết kế hình thức nhãn gáy
2.3.2. Nội dung nhãn gáy
Nội dung nhãn gáy là những giá trị thông tin đƣợc trình bày trên nhãn. Các giá trị này sẽ đƣợc lấy từ dữ liệu trong các bản ghi. Theo thiết kế thông tin trên nhãn đƣợc chia ra làm 3 vùng là: Vùng để tên thƣ viện, Vùng đặt chỉ số CallNumber và vùng thể hiện Đăng ký cá biệt tài liệu.
Vùng Tên thƣ viện đƣợc trình bày cố định và ở trên cùng nhãn gáy
Vùng CallNumber ở vị trí trung tâm và xuống dòng khi gặp khoảng trống Vùng Đăng ký cá biệt đƣợc trình bày dƣới cùng nhãn gáy
2.3.2. Kết quả nhãn gáy
Với kết quả đầu ra nhãn gáy tài liệu dƣới đây, thƣ viện có thể tổ chức kho tài liệu theo xếp giá kho mở hoặc kho đóng tùy theo yêu cầu cụ thể của đơn vị.
Hình 2.9: Kết quả 5 nhãn gáy trên hàng trang A4