8. Bố cục luận văn
2.2. Khả năng đáp ứng nhu cầu tin cho ngƣời dùng tin tại Thƣ viện
2.2.2. Khả năng đáp ứng về sản phẩm và dịch vụ thông tin
Trong quá trình xây dựng và phát triển, Thư viện trường Đại học Phương Đông đã tạo ra được một số sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện phục vụ nhu cầu tra cứu chính cho người dùng tin như: Hệ thống mục lục, Thư mục thông báo sách mới, Bộ sưu tập tài liệu số và các dịch vụ thông tin như: Dịch vụ đọc tài liệu tại chỗ, dịch vụ sao chép tài liệu, dịch vụ hướng dẫn sử dụng thư viện… Để đánh giá mức độ thuận tiện của các sản phẩm và dịch vụ thông tin có trong Thư viện, ta có bảng số liệu sau:
Bảng 2.11: Mức độ thuận tiện của các sản phẩm và dịch vụ thôngtin Nhóm Mức độ thuận tiện Tổng số Sinh viên CBNCGD CBLĐQL SL % SL % SL % SL % 745 100 574 100 140 100 31 100 Thuận tiện 315 42.3 265 46.2 41 29.3 9 29.0 Rất thuận tiện 144 19.3 113 19.7 23 16.4 8 25.8 Chưa thuận tiện 232 31.1 168 29.3 50 35.7 14 45.2
46.2 19.7 29.3 1 1 29.3 16.4 35.7 29 25.8 45.2 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 S inh viên C B NC G D C B L ĐQL
T huận tiện R ất thuận tiện C hưa thuận tiện
Biều đồ 2.7: Mức độ thuận tiện của các sản phẩm và dịch vụ thông tin
Nhìn vào kết quả điều tra trong bảng (2.11) về mức độ thuận tiện của các sản phẩm và dịch vụ thông tin hiện có tại Thư viện (bảng 2.6) ta thấy, chỉ có 19,3% số người dùng tin đánh giá là rất thuận tiện; 42,3% đánh giá thuận tiện và có đến 31,1% đánh giá là chưa thuận tiện. Đánh giá cụ thể của các nhóm người dùng tin như sau: có tới 46,2% người dùng tin thuộc nhóm Sinh viên đánh giá các sản phẩm và dịch vụ thuận tiện nhưng cũng có tới 29,3% đánh giá là chưa thuận tiện; Ở nhóm người dùng tin là cán bộ nghiên cứu, giảng dạy chỉ có 29,3% đánh giá các dịch vụ thuận tiện nhưng có đến 35,7%
đánh giá là chưa thuận tiện; Ở nhóm cán bộ lãnh đạo, quản lý số phiếu đánh giá chưa thuận tiện lên đến 45,2%, chiếm tỷ lệ cao nhất. Chúng ta có thể hiểu cán bộ lãnh đạo quản lý là những người có trình độ chuyên môn cao, thông tin họ cần mang tính chuyên môn sâu, rộng nhưng họ không có nhiều thời gian lên thư viện, do đó họ luôn mong muốn có những dịch vụ thông tin có giá trị gia tăng cao như dịch vụ phổ biến thông tin chọn lọc, dịch vụ cung cấp thông tin theo yêu cầu..., vì vậy họ chưa thực sự hài lòng với những sản phẩm và dịch vụ thông tin hiện có tại thư viện.
* Các dịch vụ thông tin bao gồm:
Dịch vụ đọc tại chỗ
Dịch vụ đọc tại chỗ là dịch vụ mang tính truyền thống của các Trung tâm thông tin – thư viện nói chung và Thư viện Trường Đại học Phương Đông nói riêng, đây là dịch vụ cung cấp tài liệu gốc nhằm giúp người dùng tin thỏa mãn nhu cầu thông tin của mình. Đọc tại chỗ là yêu cầu không thể thiếu đối với người dùng tin của Thư viện Trường Đại học Phương Đông. Khi sử dụng dịch vụ này, người dùng tin có thể được đáp ứng nhu cầu tra cứu tài liệu, tìm các thông tin dữ kiện, số liệu, các thuật ngữ, bài báo, tạp chí và các vật mang tin khác. Vốn tài liệu tại hệ thống các phòng đọc rất đa dạng và phong phú, thường xuyên được bổ sung về các môn loại.
Hiện tại, thư viện có hai phòng đọc ở hai cơ sở, phục vụ cho nhu cầu đọc tại chỗ của sinh viên và cán bộ, giảng viên trong Trường. Với cán bộ, giảng viên, Thư viện đã đáp ứng được phần nào nhu cầu mượn sách về nhà; còn với sinh viên, Thư viện mới chỉ đáp ứng tương đối nhu cầu đọc tại chỗ mà chưa đáp ứng được các nhu cầu khác như kho tài liệu cho mượn về nhà, kho lưu trữ và bảo quản, phòng làm việc của cán bộ… Phòng đọc chủ yếu thu hút các bạn sinh viên, còn đối với cán bộ, giảng viên hầu hết là mượn tài liệu về nghiên cứu.
Thực tế hiện nay, với nguồn tài liệu còn hạn chế, Thư viện chưa thu hút được đông đảo sinh viên lên thư viện tự học và nghiên cứu. Vốn tài liệu ít, sinh viên không được mượn tài liệu về nhà cũng là một điểm hạn chế nữa và điều này vẫn chưa được khắc phục qua nhiều năm mặc dù những năm gần đây nguồn tài liệu đã được cải thiện đáng kể.
Theo số liệu thống kê người dùng tin sử dụng hình thức đọc tài liệu tại chỗ chiếm tỷ lệ tương đối cao 50,1% nhưng chủ yếu là đối tượng học tập vì đây là nhóm người dùng tin có thời gian nhiều nhất. Ngoài thời gian trên lớp, họ có thể đến thư viện để tìm kiếm thông tin phục vụ cho việc học tập cũng như giải trí…. Nhóm đối tượng này chiếm tỷ lệ cao nhất với 58,5%. Cũng theo kết quả điều tra cho thấy nhóm đối tượng là cán bộ nghiên cứu và giảng dạy không lên khai thác thông tin thường xuyên, họ chỉ thỉnh thoảng lên thư viện nên chỉ chiếm 15,8%. Ngoài thời gian lên lớp, họ còn phải dành thời gian chăm sóc gia đình, con cái. Cán bộ lãnh đạo không thường xuyên lên thư viện mà chỉ lên khi cần tìm kiếm tài liệu phục vụ cho công việc quản lý, ra quyết định của mình, còn giảng viên và cán bộ nghiên cứu cũng dành thời gian lên thư viện nhưng ở mức thấp vì họ cần tìm tài liệu phục vụ cho mục đích giảng dạy và tìm kiếm thông tin của mình, 16,1% người dùng tin là cán bộ lãnh đạo thỉnh thoảng lên thư viện sử dụng dịch vụ này.
Dịch vụ mượn tài liệu về nhà
Theo số liệu thống kê cho thấy người dùng tin mượn tài liệu về nhà chiếm tỷ lệ rất thấp mà chủ yếu là đối tượng cán bộ giảng dạy, nghiên cứu lựa chọn. Với tổng số 105 người (chiếm 14,1%) người dùng tin đã chọn dịch vụ mượn về nhà là quá thấp so với tổng số lượng gần 10.000 người dùng tin trong Trường. Đặc biệt đối tượng người dùng tin là sinh viên chiếm tỷ lệ nhiều nhất nhưng lại chỉ chiếm 2,6% số lượng người dùng tin được mượn sách về nhà. Đối với sinh viên thì sách giáo trình là tài liệu quan trọng, không thể thiếu để phục vụ cho công tác học tập, nghiên cứu. Vậy mà chỉ chiếm một
số lượng không đáng kể sử dụng dịch vụ mượn tài liệu về nhà, chiếm tỷ lệ nhiều nhất là cán bộ nghiên cứu, giảng dạy với 50,8% và nhiều nhất là cán bộ quản lý 93,5%. Phải chăng đối tượng người dùng tin là sinh viên của Trường lại không có nhu cầu mượn sách giáo trình để học tập?
Nguyên nhân của sự bất hợp lý này là do Thư viện trường Đại học Phương Đông chưa triển khai dịch vụ mượn tài liệu về nhà với tất cả các đối tượng người dùng tin. Do số lượng giáo trình có trong thư viện không nhiều, không đáp ứng được nhu cầu mượn tài liệu về nhà nên tính đến thời điểm hiện tại Thư viện mới chỉ tiến hành cho mượn về nhà đối với cán bộ lãnh đạo, quản lý và cán bộ nghiên cứu giảng dạy. Đây chính là lý do Thư viện chưa thực sự thu hút đông đảo người dùng tin lên thư viện.
Để nâng cao chất lượng công tác phục vụ bạn đọc, hiện nay Thư viện đã không ngừng cải tiến công tác phục vụ bạn đọc. Thư viện đang từng bước ứng dụng phần mềm quản lý Thư viện vào các khâu công tác và áp dụng công nghệ mã vạch vào dịch vụ muợn, trả tài liệu. Các phòng đọc đã được trang bị máy tính, đầu đọc mã vạch. Tại 2 phòng phục vụ tài liệu đọc tại chỗ, người dùng tin chỉ có thể sử dụng máy để tra tìm tài liệu, khi tìm được tài liệu, cán bộ thư viện chỉ cần thực hiện các thao tác nghiệp vụ đơn giản mà chính xác, tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức cho cả cán bộ thư viện và bạn đọc. Việc áp dụng công nghệ mã vạch vào dịch vụ mượn trả tự động được người dùng tin đánh giá cao. Tuyy nhiên do nguồn kinh phí còn hạn hẹp nên tiến độ triển khai còn chậm, dự kiến sẽ đưa ra sử dụng và phục vụ bạn đọc trong năm học 2013 – 2014.
Mượn tài liệu về nhà là hình thức được hầu hết các Trung tâm thông tin – thư viện triển khai áp dụng. Bên cạnh những thuận lợi, dịch vụ mượn trả mang lại (như thu hút đông đảo người dùng tin quan tâm tới thư viện; người dùng tin có thể thoải mái lựa chọn tài liệu phù hợp và có nhiều thời gian để nghiên cứu kỹ
tài liệu; hình thành thói quen đến và sử dụng thư viện nhiều hơn, thường xuyên hơn) là những hạn chế như đôi khi tài liệu bị mượn quá thời hạn, số lượng tài liệu bị thất lạc khá lớn. Hàng năm theo thống kê, một số lượng tài liệu khá lớn bị mất hoặc người dùng tin trả quá hạn mặc dù dịch vụ này mới chỉ được áp dụng đối với đối tượng cán bộ nghiên cứu giảng dạy. Điều đó ảnh hưởng lớn đến chất lượng vốn tài liệu của Thư viện.
Tra cứu tài liệu trên mạng
Ngày nay do điều kiện cơ sở vật chất phát triển, dịch vụ tra cứu trên Internet tại Thư viện không còn được thu hút như trước nữa, lý do hiện nay người dùng tin có thể ngồi nhà thông qua mạng internet có thể tìm kiếm thông tin của mình ở hầu hết các lĩnh vực. Tuy nhiên, số lượng người dùng tin là sinh viên lựa chọn dịch vụ tra cứu tài liệu trên mạng vẫn chiếm tỷ lệ tương đối cao với 48,4%. Chỉ có 15,7% người dùng tin là cán bộ nghiên cứu, giảng dạy và 3,2% người dùng tin là cán bộ lãnh đạo trả lời có sử dụng dịch vụ này. Cán bộ nghiên cứu, giảng dạy và cán bộ lãnh đạo hầu hết có máy tính xách tay nối mạng nên họ có thể truy cập thông tin bất cứ lúc nào, nơi đâu mà không cần lên thư viện.
Dịch vụ sao chụp tài liệu
Dịch vụ sao chụp là dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu gốc cho người dùng tin trong trường hợp họ muốn có tài liệu để nghiên cứu và sử dụng lâu dài, hoặc những tài liệu đó không được mượn về nhà. Đây là dịch vụ cho phép bạn đọc có được bản sao của các loại tài liệu như báo, tạp chí, tài liệu tham khảo... Các tài liệu được cung cấp trong loại hình dịch vụ này không bao gồm các tài liệu hiện đại, băng đĩa, phần mềm, cơ sở dữ liệu, tài liệu điện tử vì còn hạn chế trong cơ chế cung cấp, việc đảm bảo an toàn dữ liệu và vấn đề bản quyền.
Từ năm 2010 trở về trước, Nhà trường đã trang bị các máy photocopy cho Thư viện để phục vụ nhu cầu sao chụp tài liệu cho người dùng tin. Song do kinh phí bảo trì, bảo dưỡng máy photo quá cao, kinh phí thu được từ dịch vụ này chỉ đủ chi phí cho mực, giấy, điện, tiền độc hại cho nhân viên. Vì vậy, hiện tại Thư viện đã liên kết với một cửa hàng photo gần trường để trực tiếp làm dịch vụ sao chụp.
Tuy nhiên phí của dịch vụ phải được Thư viện quy định và thống nhất. Dịch vụ này thu hút 52,8% người dùng tin sử dụng trong đó nhóm đối tượng học tập chiếm 59,6% ; nhóm đối tượng là cán bộ nghiên cứu, giảng dạy chiếm 35,0% và cuối cùng là 6,5% dành cho đối tượng người dùng tin là cán bộ lãnh đạo. Qua kết quả điều tra phân tích cho ta thấy đây là dịch vụ thu hút tương đối nhiều nhóm đối tượng là sinh viên và nhóm đối tượng là cán bộ nghiên cứu, giảng dạy.
Tại Thư viện Trường Đại học Phương Đông, đối với nhóm đối tượng là sinh viên vẫn chưa triển khai dịch vụ cho mượn tài liệu về nhà, vì vậy dịch vụ sao chép tài liệu là lựa chọn tối ưu nhất đối với những tài liệu mà sinh viên có nhu cầu dành nhiều thời gian nghiên cứu tại nhà.
Dịch vụ hướng dẫn sử dụng thư viện
Từ 2010 trở về trước, người dùng tin chỉ nhận được sự hướng dẫn sử dụng thư viện từ các cán bộ thủ thư khi lên học tập, nghiên cứu và mượn sách tại thư viện mà không có bất cứ chương trình hay khóa học đào tạo người dùng tin nào được triển khai. Đây cũng là một hạn chế vì sinh viên sẽ có những người trong suốt 4 năm học mà không biết đến thư viện nằm ở đâu, có những tài liệu và những dịch vụ thông tin nào.
Từ năm 2011 Thư viện đã bước đầu triển khai dịch vụ “hướng dẫn sử dụng thư viện” cho các sinh viên mới nhập học. Qua buổi học này các sinh viên được giới thiệu làm quen với thư viện, giới thiệu danh mục sách, giáo trình có trong thư viện, giới thiệu quy trình mượn, trả sách tại thư viện, hướng dẫn cách tra tìm tài liệu truyền thống, cách sử dụng máy tính cũng như các cách tra tìm tin hiện đại có trong thư viện cũng như trên mạng Internet.
Tuy nhiên đây là dịch vụ mới nên chỉ những sinh viên năm thứ nhất mới được biết đến dịch vụ này. Do đó tỷ lệ người dùng tin lựa chọn là rất ít chỉ chiếm 11,8% tổng số người dùng tin trong toàn Trường. Người dùng tin quan tâm đến dịch vụ này nhiều nhất vẫn là nhóm học tập (chiếm tỷ lệ 15,3%) và 0,0% cho các nhóm cán bộ nghiên cứu, giảng dạy và cán bộ lãnh đạo. Đây là dịch vụ quan trọng, có ý nghĩa rất lớn định hướng cho người dùng tin về nguồn khai thác thông tin đồng thời có tác dụng như một hoạt động marketing Thư viện đến gần với người dùng tin. Dự kiến trong những năm tiếp theo Thư viện sẽ từng bước mở thêm những lớp riêng biệt lồng ghép trong những hoạt động, trong những buổi sinh hoạt của trường, những câu lạc bộ, buổi cắm trại.... qua đó, cán bộ thư viện có điều kiện tiếp xúc trực tiếp với người dùng tin, lắng nghe những ý kiến đóng góp của họ về tất cả các khâu trong hoạt động thông tin thư viện như bổ sung tài liệu, hệ thống tra cứu, chất lượng các sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện, thái độ phục vụ của cán bộ thư viện, nhằm đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của người dùng tin trong Đại học Phương Đông.
Các sản phẩm cũng như dịch vụ khác đều chưa được xây dựng và triển khai. Những năm gần đây, Thư viện đã làm thêm dịch vụ bán tài liệu, giáo trình phục vụ sinh viên, giảng viên. Vì chưa tạo ra được nhiều sản phẩm và
dịch vụ nên việc thu hút bạn đọc đến với thư viện rất hạn chế, thư viện chưa đáp ứng hết được những yêu cầu mà bạn đọc đặt ra.
Hiện nay, cán bộ thư viện cũng đang lên kế hoạch để thực hiện một số sản phẩm và dịch vụ mới như xây dựng thư mục giới thiệu sách mới, dịch vụ thông tin hỏi – đáp, dịch vụ thông tin theo yêu cầu, … Nhưng để làm được nhiều sản phẩm và dịch vụ mới đòi hỏi phải có vốn tài liệu phong phú, cơ sở vật chất kỹ thuật đầy đủ, có nguồn kinh phí đầu tư lớn cũng như bản thân mỗi cán bộ thư viện phải tích cực làm việc và sáng tạo. Những đòi hỏi trên đây đối với thư viện Nhà trường vẫn là một bài toán chưa thể khắc phục ngày một ngày hai vì vậy hoạt động thông tin – thư viện cũng mới chỉ dừng lại ở mức đơn giản.