8. Kết cấu của luận văn
1.2.2. Khả năng đáp ứng nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Sở
Như vậy ngoài việc tra t m tài liệu phục vụ công tác của cán ộ công nhân viên trong cơ quan th đối tượng có nhu cầu t m hiểu, sử dụng tài liệu lưu trữ của Sở gồm rất nhiều cơ quan, tổ chức, cá nhân khác. Với tính chất nhạy cảm của tài liệu lưu trữ của Sở, việc phục vụ quá nhiều yêu cầu khai thác như trên sẽ làm ảnh hưởng đến việc ảo đảm thông tin tài liệu, ảo đảm độ ền cũng như tính chính xác của tài
liệu gốc là hết sức khó khăn và phức tạp. Trong quá tr nh mượn tài liệu để sử dụng có thể làm hư hỏng, thất lạc, mất mát thậm chí có trường hợp tài liệu ị t y xóa, sửa chữa làm sai lệch thông tin đặc iệt là thông tin ản vẽ gây ra nhiều hậu quả nghiêm trọng.
Việc đáp ứng được nhu cầu, đòi hỏi vể khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Sở là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của cán ộ làm công tác lưu trữ. Mặc dù đã hết sức cố gắng, tuy nhiên phải khẳng định rằng công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Sở trong giai đoạn hiện nay vẫn chưa tốt, còn tồn tại rất nhiều ất cập và cơ ản chưa đáp ứng được kịp thời nhu cầu và đòi hỏi của thực tiễn đặt ra. Sau đây là một số khó khăn và nguyên nhân của những ất cập trong công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội.
- Về yếu tố con người: Số lượng cán ộ làm công tác lưu trữ còn mỏng, tr nh độ không đồng đều, việc phối hợp trong giải quyết các vấn đề liên quan đến công tác lưu trữ còn nhiều hạn chế. Vấn đề con người là vấn đề vô cùng quan trọng góp phần không nhỏ đến chất lượng và hiệu quả công việc. V vậy với số lượng cán ộ thiếu, chất lượng cán ộ chưa đạt chu n là nguyên nhân dẫn đến nhiều hạn chế trong thực hiện nhiệm vụ được giao. Mặt khác, khối lượng công việc hàng ngày với các cán ộ làm công tác lưu trữ quá lớn khiến việc thực hiện các nhiệm vụ theo h nh thức “đối phó” là chủ yếu. Ngoài việc thực hiện công việc chính của m nh cán ộ lưu trữ còn phải thực hiện một số công việc đột xuất khác được Lãnh đạo giao phó. Công tác tuyên truyền, giáo dục, đào tạo, ồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho cán ộ lưu trữ còn chưa được quan tâm...là những nguyên nhân cơ ản dẫn đến chất lượng công tác lưu trữ của Sở nói chung và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nói riêng còn nhiều hạn chế.
- Cơ sở vật chất: Đầu tư cơ sở vật chất cũng là một vấn đề rất quan trọng ảnh hưởng không nhỏ tới chất lượng và hiệu quả công tác lưu trữ trong các cơ quan hiện nay. Hiện tại kho lưu trữ Sở được trang ị khá đầy đủ các phương tiện kỹ thuật, trang thiết ị nhằm phục vụ tốt hơn công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu. Khó khăn lớn nhất hiện nay vẫn là thiếu mặt ằng, diện tích kho lưu trữ được ố trí hiện nay khá
lớn. Tuy nhiên, do khối tài liệu hàng năm của Sở sản sinh ra trong quá tr nh hoạt động nhiều nên hiện tại kho lưu trữ Sở đã không còn chỗ chứa. Một số loại hồ sơ tài liệu đang phải nằm dưới sàn, chưa được sắp xếp lên giá làm cho việc tra t m tài liệu khó khăn phức tạp hơn, chưa kể đến việc làm ảnh hưởng đến chất lượng vật l của hồ sơ.
Hình 5: Tình trạng tài liệu lưu trữ không có giá đựng (Nguồn:Kho lưu trữ Sở)
- Nhận thức: Do đặc trưng hoạt động của Sở là cơ quan làm công việc chuyên môn về quy hoạch kiến trúc chứ không phải cơ quan chuyên về lưu trữ nên công tác lưu trữ vẫn chưa được quan tâm đúng mức. Một mặt đòi hỏi về việc đáp ứng nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày cho cán ộ trong cơ quan, mặt khác việc quan tâm đầu tư cho công tác lưu trữ lại ị coi nhẹ là vấn đề mang nhiều mâu thuẫn. Hơn nữa cán ộ công nhân viên cơ quan thường ngày phải giải quyết quá nhiều việc liên quan đến chuyên môn nghiệp vụ về lĩnh vực quy hoạch kiến trúc nên cũng không mấy quan tâm đến công tác lưu trữ. Do vậy việc mượn hồ sơ, tài liệu lưu trữ chủ yếu để phục vụ công việc hàng ngày của Sở. Tuy nhiên, do không hiểu hết về giá trị của tài liệu cũng như công tác lưu trữ, nhiều cán ộ nhân viên cơ quan còn chưa có thức trong việc ảo vệ và giữ g n tài liệu lưu trữ. Việc cho mượn tài liệu gốc quá nhiều như hiện nay gây khó khăn lớn trong việc thu hồi hồ sơ sau khi cán ộ làm công tác chuyên môn đã giải quyết xong công việc. Mặt khác để giải quyết được một vấn đề liên quan đến một dự án quy hoạch nào đó, cán ộ thụ
l hồ sơ thường phải giải quyết qua nhiều giai đoạn khác nhau trong khoảng thời gian kéo dài nên việc giữ hồ sơ quá hạn trả lưu trữ là điều dễ thấy. Trong thực tế, nhiều hồ sơ sau 3-4 năm thậm chí nhiều hơn nữa cán ộ thụ l mới mang trả lại cho ộ phận lưu trữ v vấn đề giải quyết kéo dài chưa chấm dứt và còn tiếp tục phải giải quyết trong giai đoạn tiếp theo. Những hồ sơ như vậy thường được cán ộ giữ lại để giải quyết tiếp nên khó thu hồi sau khi cho mượn. Đây cũng chính là nguyên nhân chủ yếu gây ra t nh trạng thất lạc và mất mát hồ sơ lưu trữ. Việc làm mất hoặc thất lạc hồ sơ gây ra nhiều hậu quả nghiêm trọng ởi hồ sơ lưu trữ của Sở có giá trị lớn về mặt pháp l , hơn nữa nó còn mang tính nhạy cảm cao liên quan đến nhiều ngành nghề, lĩnh vực khác như: lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, kinh tế, vấn đề giải phóng mặt ằng, tranh chấp đất đai, sự iến động của thị trường ất động sản và hơn thế nữa là các vụ việc liên quan đến tội phạm kinh tế, tội phạm h nh sự, các vấn đề liên quan đến khiếu nại tố cáo... Để giải quyết các vấn đề này, tài liệu lưu trữ Sở luôn là nguồn cung cấp các ằng chứng, cơ sở pháp l quan trọng giúp các cơ quan chức năng có thông tin chính xác trong việc đưa ra các kết luận điều tra, thanh tra, kiểm tra.
- Cách thức quản lý: Đầu tiên, việc tổ chức quản l hồ sơ, tài liệu lưu trữ của Sở còn mang nhiều yếu tố “tự phát” tức là coi trọng việc khai thác, sử dụng tài liệu để phục vụ chủ yếu cho công việc hàng ngày của cán ộ mà chưa coi trọng phải lưu trữ hồ sơ thế nào, quy định ra sao? Hiện tại Sở vẫn đang nghiên cứu để an hành quy chế công tác văn thư lưu trữ nhưng chưa được áp dụng vào thực tế. Điều này là nguyên nhân dẫn đến việc quản l hồ sơ, tài liệu của Sở chưa có nguyên tắc và chế tài cụ thể, việc thực hiện công tác lưu trữ gặp rất nhiều khó khăn. Mặt khác, công tác ảo quản cũng như tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu của Sở hiện nay vẫn rất thủ công, quản l hồ sơ ằng mục lục hồ sơ đơn thuần mà chưa có sự hỗ trợ từ phía công nghệ thông tin. Việc sử dụng hồ sơ ản gốc ( ản giấy) để giải quyết công việc hàng ngày đang là vấn đề ất cập cần phải được khắc phục ngay, tránh t nh trạng hư hỏng, thất lạc, mất mát tài liệu trong quá tr nh khai thác, sử dụng. V vậy, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ của Sở là vấn đề quan trọng và cấp bách hiện nay để hạn chế những tồn tại hiện có và thúc đ y công tác lưu trữ của Sở ngày càng tốt hơn, hoàn thiện hơn trong tương lai.
1.3. Sự cần thiết của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lƣu trữ của Sở
1.3.1. Khái niệm Công nghệ thông tin
Công nghệ thông tin (Information Technology) là một nhánh ngành kỹ thuật sử dụng máy tính và phần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, ảo vệ, xử l , truyền tải và thu thập thông tin.
Ở Việt Nam khái niệm công nghệ thông tin được hiểu và định nghĩa trong Nghị quyết của Chính phủ số 49/CP ngày 04/8/1993: “Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại - chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông - nhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội”
Trong Điều 4 Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ngày 29/6/2006 của Quốc hội quy định: “Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học,
công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử l , lưu trữ và trao đổi thông tin số”
Công nghệ thông tin được phát triển trên nền tảng của các công nghệ tin học – Điện tử - Viễn thông và tự động hóa. Công nghệ thông tin mang nghĩa ao trùm rộng rãi, nó vừa là khoa học vừa là công nghệ , vừa là kỹ thuật, vừa là tin học, viễn thông và tự động hóa.
Các lĩnh vực chính của công nghệ thông tin ao gồm quá tr nh tiếp thu, xử l , lưu trữ và phổ iến hóa âm thanh, phim ảnh, văn ản và thông tin số của các vi điện tử dựa trên sự kết hợp giữa máy tính và truyền thông. Các nghiên cứu chủ yếu phát triển trong ngành khoa học máy tính.
Công nghệ thông tin là ngành quản l công nghệ và mở ra nhiều lĩnh vực khác nhau như phần mềm máy tính, hệ thống thông tin, phần cứng máy tính, ngôn ngữ lập tr nh nhưng lại không giới hạn một số thứ như các quy tr nh và cấu trúc dữ liệu.
Tóm lại ất cứ thứ g iểu diễn dữ liệu, thông tin hay tri thức trong các định dạng nh n thấy được, trong ất kỳ cơ chế phân phối đa phương tiện nào đều được xem là “phần con” của lĩnh vực công nghệ thông tin.
1.3.2. Tầm quan trọng của công nghệ thông tin với đời sống
Không thể phủ nhận được tầm quan trọng của công nghệ thông tin trong đời sống của chúng ta đặc iệt là trong giai đoạn hiện nay. Xã hội hiện đại là xã hội có sự hỗ trợ đắc lực của công nghệ trên tất cả các lĩnh vực của đời sống (kinh tế, văn hóa, giáo dục, y tế, thể dục thể thao, chính trị, quân sự...) Sự hiện diện ngày càng nhiều của các loại h nh máy móc, trang thiết ị hiện đại ứng dụng vào các hoạt động của đời sống hàng ngày là minh chứng rõ rệt cho những đóng góp to lớn của khoa học công nghệ trong đó công nghệ thông tin làm cầu nối quan trọng. Từ các ản thiết kế, xử l các vấn đề liên quan đến kỹ thuật đến việc vận hành và điều khiển hoạt động của các sản ph m công nghệ của chúng ta đều cần đến công nghệ thông tin. Do vậy công nghệ thông tin ngày càng chiếm vị trí quan trọng và dần thay thế cho sức lao động của con người, thay con người thực hiện các công việc từ đơn giản đến phức tạp. Nhờ thế công nghệ thông tin có thể giải phóng phần lớn sức lao động
của con người, tiết kiệm thời gian, tăng năng xuất lao động đồng thời đem lại lợi ích lớn đáp ứng tốt nhu cầu của xã hội hiện đại.
1.3.3. Ý nghĩa của việc áp dụng công nghệ thông tin vào thực tiễn công tác lưu trữ của Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội. lưu trữ của Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội.
1.3.3.1. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ của các Sở, ban, ngành khác trực thuộc Thành phố Hà Nội
Trên thực tế ở một số cơ quan, tổ chức trực thuộc Thành phố hiện nay cũng đã áp dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ. Năm 2014 thực hiện Kế hoạch 06/KH-U ND ngày 07/01/2014 của U ND Thành phố Hà Nội về công tác Văn thư lưu trữ năm 2014, cụm thi đua khen thưởng số 2 về công tác Văn thư lưu trữ gồm các đơn vị: Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Xây dựng, Sở Giao thông Vận tải, Sở Công thương, Sở Quy hoạch – Kiến trúc, Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, Qũy Phát triển đất. Theo áo cáo số 301/ C-SNN ngày 25/9/2014 của Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Hà Nội về kết quả kiểm tra công tác Văn thư lưu trữ tại các đơn vị trên về t nh h nh ứng dụng công nghệ thông tin “ Bộ phận Văn thư đã thực hiện quản lý văn bản đi, đến trên máy tính và ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc do Thành phố chuyển giao và đã được thực hiện thông suốt đến các đơn vị cấp II tạo điều kiện tốt cho công tác quản lý của từng ngành. Một số đơn vị xây dựng thêm phần mềm phục vụ cho công tác Văn thư lưu trữ được tốt hơn” . Điển h nh là một số Sở, an, ngành có số lượng tài liệu lớn, có giá trị sử dụng cao đã thức được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ đối với thực hiện và giải quyết công việc hàng ngày ằng cách xây dựng các phần mềm chuyên dụng. Một số cơ quan đã đầu tư cho việc số hóa để quản l tốt tài liệu lưu trữ đồng thời phục vụ tốt hơn nhu cầu t m hiểu và khai thác thông tin tài liệu như Sở Tài nguyên và Môi trường Hà Nội, Viện Quy hoạch xây dựng Hà Nội. Hai cơ quan này có khối lượng tài liệu lớn, giá trị tài liệu cao, tần xuất khai thác, sử dụng lớn. Tài liệu của hai cơ quan này cũng có nhiều đặc điểm giống với tài liệu Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội. Tuy nhiên do chức năng nhiệm vụ của mỗi cơ quan, tổ chức khác nhau nên về nội dung và h nh thức tài liệu có khác nhau. V thế để phục vụ tốt công
việc cơ quan, các đơn vị quyết tâm ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ cũng theo các h nh thức khác nhau.
1.3.3.2. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ của Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội.
Như trên đã phân tích thực trạng công tác lưu trữ tài liệu của Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội đặc iệt là khó khăn trong việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu của Sở thời gian qua. V vậy việc đưa các tiện ích của công nghệ thông tin áp dụng vào công tác lưu trữ nói chung và tổ chức khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ của Sở nói riêng là vấn đề quan trọng và cấp thiết nên làm trong giai đoạn hiện nay.
Việc đưa công nghệ thông tin vào hỗ trợ công tác lưu trữ của Sở có nhiều tiện ích và nghĩa hết sức tích cực trong việc:
- Hạn chế những nhược điểm, tồn tại trong công tác lưu trữ hiện nay của Sở - Thúc đ y hoạt động lưu trữ hồ sơ, tài liệu được khoa học, hiện đại phục vụ tra t m tài liệu được nhanh chóng và tiện lợi hơn.
- Tiết kiệm diện tích kho tàng, giúp ảo quản tài liệu hồ sơ lưu trữ được an toàn và sử dụng tài liệu hợp l , hiệu quả.
- Tiết kiệm công sức, thời gian thực hiện nhiệm vụ công tác cho cán ộ lưu trữ Sở.
- Góp phần tích cực trong việc đảm ảo về thời gian, tiến độ và kết quả giải