8. Kết cấu của luận văn
3.2. Tổ chức khai thác, sử dụng CSDL
3.2.4. Thực tế việc triển khai xây dựng CSDL tài liệu lưu trữ của Sở Quy
hoạch – Kiến trúc Hà Nội.
Hiện tại Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội đang tiến hành các ước xây dựng phần mềm quản l và thực hiện Scan một số tài liệu đặc trưng, điển h nh để đưa vào hệ thống CSDL tài liệu lưu trữ cơ quan. Dự án xây dựng CSDL tài liệu lưu trữ của Sở tuy mới đang thực hiện những ước đầu tiên nhưng đã đạt được những kết quả rất khả quan. Hệ thống phần mềm quản l đã được đưa lên mạng nội ộ của cơ quan và tiến hành chạy thử nghiệm thực tế để lấy kiến đóng góp của các cán ộ, công nhân viên trong Sở. Một số sai sót hoặc hạn chế trong quá tr nh thực hiện xây dựng CSDL tại Sở sẽ tiếp tục được chỉnh sửa, ổ sung và hoàn thiện cho phù hợp hơn với nhu cầu thực tế của việc quản l và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Sở trong giai đoạn tiếp theo. Sau đây là một số h nh ảnh mô tả quá tr nh mượn, trả hồ sơ lưu
trữ trên CSDL tài liệu lưu trữ của Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội thông qua hệ thống mạng nội ộ của cơ quan:
Tra cứu danh mục hồ sơ
Trên giao diện trang chủ người dùng kích chọn chức năng Hồ sơ quy hoạch
Duyệt danh mục hiển thị giao diện
Tìm kiếm hồ sơ quy hoạch
Trên giao diện quản l kho quy hoạch người dùng có thể thực hiện t m kiếm các hồ sơ quy hoạch ở phía trái màn h nh theo các điều kiện và các tiêu chí cụ thể.
- Lọc theo phân khu. - Lọc theo năm. - Lọc theo kho. - Lọc theo phòng.
Muốn lọc theo điều kiện nào người dùng tích chọn đánh dấu vào điều kiện ấy. Nhập điều kiện t m kiếm trên thanh công cụ, hệ thống hỗ trợ người dùng t m kiếm gần đúng theo các trường: tên hồ sơ, địa điểm, số quyết định
Người dùng nhập điều kiện t m kiếm vào thanh công cụ và kích chọn nút lệnh t m kiếm để thực hiện
Tải tài liệu của hồ sơ quy hoạch
Để tải dữ liệu về máy tính cá nhân: Duyệt hồ sơ ở cây danh mục ên trái >> Chọn tài liệu cần tải về >> Kích chọn nút lệnh tải dữ liệu về máy.
Để lựa chọn chất lượng tệp tin tải về >> Kích chọn nút lệnh Tải tệp
Mƣợn hồ sơ quy hoạch
Để mượn được hồ sơ quy hoạch, người dùng phải viết phiếu yêu cầu mượn hồ sơ; tìm kiếm hồ sơ quy hoạch cần mượn; kích chọn vào hồ sơ cần mượn
Người dùng nhập các thông tin có trên phiếu yêu cầu hồ sơ.
Người mượn: người dùng được lấy mặc định theo tài khoản của người dùng. Mục đích: Nhập mục đích mượn hồ sơ.
Từ ngày, đến ngày: Nhập khoảng thời gian mượn hồ sơ. H nh thức giao: Nhập h nh thức muốn giao nhận.
Loại phiếu: nhập loại phiếu. Ghi chú: Nhập thông tin ghi chú.
Sau khi nhập thông tin của phiếu người dùng kích chọn sang ta chi tiết hồ sơ.
Người dùng muốn mượn tài liệu nào th tích chọn vào loại tài liệu ấy, sau khi chọn được loại tài liệu cần mượn, người dùng kích chọn vào nút lệnh gửi yêu cầu để yêu cầu được gửi tới người quản l có trách nhiệm xét duyệt phiếu mượn.
Khi yêu cầu mượn thành công, người dùng có thể in phiếu mượn ằng cách kích chọn vào nút lệnh In phiếu.
Chọn xem chi tiết hồ sơ.
Kích chọn vào nút lệnh thông tin hồ sơ để xem thông tin chi tiết của hồ sơ. Chọn mở hồ sơ, kích chọn nút lệnh Mở hồ sơ hiển thị giao diện xem thông tin tài liệu của hồ sơ.
+ Nhập thông tin hồ sơ khai thác. Người dùng kích chọn vào nút lệnh hiển thị giao diện thêm hồ sơ.
- Nhập tên hồ sơ trong thanh công cụ t m kiếm hồ sơ.
- Kích chọn vào hồ sơ cho phép khai thác và kích vào nút lệnh Chọn hồ sơ.
Thẩm định: Chuyên viên gửi yêu cầu th m định lên cấp cao hơn để xét duyệt yêu cầu của người mượn. Kích chọn Th m định hiển thị giao diện:
+ Nhập nội dung yêu cầu th m định.
+ Kích chọn vào ô xác nhận.
+ Sau khi điền nội dung kích chọn vào nút lệnh Chấp nhận để gửi th m định đên cấp lãnh đạo hoặc kích vào Thoát để ỏ qua.
Xét duyệt: Đồng cho phép người dùng mượn được khai thác hồ sơ, kích chọn vào chức năng xét duyệt.
+ Nhập nội dung đồng xét duyệt.
+ Kích chọn vào ô xác nhận.
+ Sau khi điền nội dung kích chọn vào nút lệnh Chấp nhận để gửi nội dung xét duyệt đên người mượn hoặc kích vào Thoát để ỏ qua.
Từ chối: Không đồng cho người dùng mượn khai thác hồ sơ, kích chọn vào chức năng từ chối hiển thị giao diện.
+ Nhập nội dung không đồng xét duyệt.
+ Kích chọn vào ô gửi email đến người mượn.
+ Sau khi điền nội dung kích chọn vào nút lệnh Chấp nhận để gửi nội dung từ chối đến người mượn hoặc kích vào Thoát để ỏ qua.
Trên đây là một số thao tác cơ ản của việc mươn, trả hồ sơ lưu trữ trên CSDL qua hệ thống hệ thống mạng nội ộ cơ quan Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội đang được tiến hành chạy thử nghiệm lấy kiến đóng góp của độc giả để tiếp tục ổ sung, hoàn thiện.
Sự giống và khác nhau giữa quy trình khai thác, sử dụng tài liệu giấy và khai thác, sử dụng tài liệu thông qua hệ thống CSDL:
STT Nội dung quy
trình Tài liệu giấy CSDL
1 Lập phiếu mượn Theo mẫu có sẵn Theo mẫu có sẵn
2
Ghi thông tin yêu cầu khai thác tài
liệu
Trực tiếp ghi trên giấy (theo mẫu)
Cập nhật (gõ) trên máy (theo mẫu)
3 Gửi phiếu yêu cầu Trực tiếp chuyển đến người
có th m quyền giải quyết
Gửi yêu cầu thông qua hệ thống mạng nội ộ cơ
quan
4 Duyệt phiếu yêu cầu
Lãnh đạo Sơ hoặc Chánh Văn phòng Sở k đồng
trực tiếp trên phiếu
Lãnh đạo Sở hoặc Chánh Văn phòng Sở tích duyệt
qua hệ thống 5 Nhận hồ sơ, tài liệu Nhận trực tiếp từ ộ phận
Lưu trữ Sở
Nhận thông tin tài liệu qua hệ thống mạng nội ộ cơ
quan
6 Khai thác thông tin Khai thác tại chỗ hoặc mượn
về phòng làm việc Khai thác ngay trên máy
7 Trả hồ sơ, tài liệu Trực tiếp mang tài liệu trả
cho ộ phận Lưu trữ Sở
Tự thu hồi thông tin sau thời hạn quy định (căn cứ
Tiểu kết chƣơng 3
Nh n từ ảng phân tích nêu trên chúng ta có thể thấy, quy trình khai thác, sử dụng tài liệu giấy và khai thác, sử dụng CSDL tài liệu lưu trữ có giống nhau về các ước triển khai, tuy nhiên chúng vẫn có những đặc điểm khác iệt. Với việc mượn tài liệu giấy thông thường, cán ộ thụ l hồ sơ cần phải trực tiếp đi mượn hồ sơ và cán ộ lưu trữ cơ quan phải phục vụ, cho mượn tài liệu gốc, nhưng với cách khai thác, sử dụng hồ sơ trên mạng có ưu điểm hơn là đỡ tốn thời gian, công sức đi lại nhiều lần đồng thời vẫn sử dụng tài liệu một cách hiệu quả, đảm ảo giữ g n hồ sơ, tài liệu gốc không ị thất lạc hoặc hư hỏng trong quá tr nh sử dụng. V vậy việc tổ chức quản l và khai thác, sử dụng tài liệu thông qua hệ thống CSDL nêu trên có nhiều thuận lợi và ưu việt hơn hẳn các phương pháp khai thác tài liệu theo cách truyền thống.
Tuy nhiên cũng có thể nói rằng, việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu trên mạng ngoài những tác dụng lớn nêu trên, chúng vẫn có thể tồn tại một số các nhược điểm liên quan đến sự ổn định và lâu dài của công nghệ, đó là việc truy cập mạng khó có thể được duy tr ở mức độ thường xuyên và liên tục. Việc tổ chức quản l và khai thác, sử dụng tài liệu trên mạng v thế vẫn có thể ị gián đoạn ởi những lỗi công nghệ như nghẽn mạng, mất mạng hoặc trục trặc của máy tính cá nhân cũng làm cho quá trình khai thác, sử dụng thông tin không được thông suốt. Đó là còn chưa kể đến việc công nghệ theo thời gian sẽ mất dần tính khả dụng, có thể ị lỗi thời nếu không có khả năng cập nhật và nâng cấp kịp thời. V thế theo cá nhân tôi, việc quản l và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu thông qua hệ thống CSDL là vô cùng quan trọng và cần thiết nhưng ên cạnh đó vẫn phải coi trọng việc quản l tài liệu giấy để đảm ảo an toàn về các thông tin tài liệu khi cần thiết.
KẾT LUẬN
Để đáp ứng được nhu cầu và nhiệm vụ trong giai đoạn mới, công tác lưu trữ Việt Nam thời gian qua đã không ngừng nghiên cứu, t m tòi, sáng tạo, học hỏi kinh nghiệm từ các quốc gia tiên tiến nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả giảng dạy, học tập, áp dụng vào thực tế công việc của từng cơ quan, đơn vị, tổ chức. Chất lượng cán ộ làm công tác lưu trữ ngày càng được nâng cao cả về mặt chuyên môn nghiệp vụ lẫn ph m chất đạo đức, chính trị đáp ứng tốt những đòi hỏi của xã hội, góp phần không nhỏ vào thành quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức, đơn vị trong phạm vi cả nước. Điều đó rõ ràng cho thấy vai trò và nghĩa quan trọng của công tác lưu trữ đối với đời sống xã hội đặc iệt là trong công cuộc xây dựng, đổi mới và phát triển đất nước như hiện nay.
Công tác lưu trữ v vậy càng cần phải phát huy được vai trò của m nh một cách rõ rệt hơn, cần có nhiều đóng góp quan trọng hơn góp phần không nhỏ vào sự phát triển chung. Muốn vậy, ngoài những thành tựu đã đạt được, công tác lưu trữ luôn luôn phải đổi mới, sáng tạo, kết hợp giữa l luận và thực tiễn, tận dụng các thế mạnh sẵn có cộng với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin để hiện đại hóa công tác lưu trữ trong thời kỳ mới.
Với những l do nêu trên, kết hợp hoạt động thực tiễn công việc mới thấy rõ vai trò của công nghệ thông tin đối với đời sống nói chung và đối với các ngành khoa học nói riêng là không thể thiếu trong giai đoạn hiện nay. Sau hơn 7 năm công tác, trực tiếp quản l khối tài liệu lưu trữ tại Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội, tôi nhận thấy rằng công tác quản l tài liệu chuyên môn là hết sức phức tạp và khó khăn. Hơn nữa, khối tài liệu của Sở sản sinh ngày càng nhiều, nhu cầu khai thác, sử dụng ngày càng lớn, nếu không có iện pháp, cách thức quản l hợp l , phù hợp thì trước mắt sẽ làm ảnh hưởng rất lớn đến công việc chung của cơ quan đồng thời không thể phát huy được hết giá trị sử dụng của tài liệu. V vậy đề tài mà tôi nghiên cứu mang giá trị thực tiễn rất cao, nhằm khắc phục những hạn chế, tồn tại trong công tác quản l và tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ của Sở Quy hoạch – Kiến trúc
Hà Nội. Tuy đề tài mới chỉ dừng lại ở việc nghiên cứu những vấn đề cơ ản của quy tr nh xây dựng CSDL tài liệu lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội nhưng đây là cơ sở để Sở triển khai thực hiện tốt dự án này trong thời gian tới.
Đóng góp của đề tài không chỉ ở chỗ tạo lập được hệ thống CSDL tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ công tác quy hoạch và quản l đô thị của Thành phố Hà Nội nói riêng mà còn là tài liệu tham khảo cho các cơ quan, tổ chức khác có liên quan đến công tác quy hoạch và xây dựng trên phạm vi cả nước. Trong quá tr nh triển khai thực hiện, cần tuân thủ nghiêm ngặt theo đúng các quy tr nh đồng thời tôn trọng và đảm ảo tính chân thực về thông tin hồ sơ, tài liệu và phù hợp với hiện trạng tài liệu lưu trữ đang quản l . Việc quản l , vận hành và duy tr hệ thống CSDL trong giai đoạn về sau cũng cần được đặc iệt quan tâm để có thể phát huy tốt nhất vai trò quan trọng trong khai thác và sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ đáp ứng nhu cầu của các đối tượng.
Hy vọng rằng trong thời gian tới, với sự quan tâm của Lãnh đạo, sự quyết tâm của toàn thể cán ộ công nhân viên cơ quan sẽ tạo điều kiện thuận lợi hơn cho công tác lưu trữ của Sở ngày càng được hoàn thiện, được đầu tư tốt hơn nhằm quản l và phát huy hết vai trò, giá trị của tài liệu, đáp ứng rộng rãi nhu cầu của cơ quan cũng như toàn xã hội. Từ đó đóng góp vai trò không nhỏ của Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội vào nhiệm vụ xây dựng và phát triển thủ đô, phát triển đất nước, xứng đáng là cơ quan đầu ngành về lĩnh vực quy hoạch kiến trúc và quản l đô thị.
Danh mục tài liệu tham khảo
1. Bản đồ thành hệ kiến trúc Việt Nam (1992), nhà xuất ản địa chất và khoáng sản. 2. Báo cáo thành tích 35 năm hoạt động của Viện Quy hoạch Xây dựng Hà Nội
(1997) , Kiến trúc sư trưởng Thành phố.
3. Báo cáo số 3628/ QHKT-VP ngày 06/9/2014 về công tác văn thư lưu trữ (2014),
Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội.
4. Các văn bản hướng dẫn thực hiện Luật thi hành văn bản quy phạm pháp luật và công tác văn thư, lưu trữ (2004), NX Chính trị Quốc gia, Hà Nội.
5. Công văn số 1159/TCQLĐĐ-CĐKTK ngày 21/9/2011 của Cục Quản l đất đai, ộ Tài nguyên và Môi trường về việc hướng dẫn xây dụng CSDL địa chính.
6. Công văn số 301/ C-SNN ngày 25/9/2014 của Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Hà Nội về việc áo cáo kết quả kiểm tra công tác văn thư lưu trữ tại các cơ quan đơn vị thuộc cụm thi đua khen thưởng số 2.
7. Đề cương ài giảng, lý thuyết CSDL khoa Công nghệ thông tin Đại học sư phạm Hưng Yên, https://voer,edu.vn.
8. Hồng Đoàn, Nguyễn Hồng Thục, Khuất Tân Hưng (2003), Nhà cao tầng, thiết kế và xây dựng, Trịnh, Tư liệu Thư viện Quốc Gia, Hà Nội.
9. Đơn giá khảo sát xây dựng Thành phố Hà Nội. Ban hành kèm theo Quyết định số 30/2001/QĐ-UB ngày 30/5/2001 (2003), Tư liệu Thư viện trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Hà Nội.
10.Trần Thị Quế Hà, Lê Huy, Nguyễn Văn Kim (2003), Kiến trúc phố cổ Hội An – Việt Nam, Tư liệu Thư viện trường Đại học Khoa hội và Nhân văn, Hà Nội.
11. Nguyễn Văn Hải (2005), Giải pháp Quy hoạch kiến trúc nhằm nâng cao chất lượng không gian ở tại các khu đô thị mới Hà Nội, Luận án Tiến sỹ kiến trúc, Tư liệu Thư viện Quốc gia, Hà Nội.
12. Đặng Thái Hoàng (1992), Lịch sử nghệ thuật quy hoạch đô thị, Tư liệu Thư viện Quốc gia, Hà Nội.
14. Trần Hùng, Nguyễn Quốc Thông (1995), Thăng Long Hà Nội – 10 thế kỷ đô thị hóa, Tư liệu Thư viện Quốc gia, Hà Nội.
15. Hội xây dựng Việt Nam (1992),10 năm hoạt động và trưởng thành.
16. Lê Tuấn Hùng (2004), ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản – một số giải pháp để hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý của Bộ Khoa học và Công nghệ, Luận văn tốt nghiệp, Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng. 17.Nguyễn Thu Huyền (2000), Nội dung ứng dụng tin học để xây dựng cơ sở dữ liệu trong văn thư của một cơ quan, Luận văn tốt nghiệp, Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng.
18. Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10/3/2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ