8. Kết cấu của luận văn
3.2. Tổ chức khai thác, sử dụng CSDL
3.2.1 .H nh thức khai thác, sử dụng CSDL
Đối với công tác tổ chức khai thác, sử dụng cho tài liệu giấy thông thường chúng ta sử dụng các h nh thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu khác nhau (Tổ chức phòng đọc, iên soạn các thông áo giới thiệu tài liệu, triển lãm tài liệu, cấp các ản sao công chứn, viết áo, iên soạn sách, tổ chức các hội thảo, tham quan, giới thiệu, xây dựng phim tài liệu, công ố, cho mượn tài liệu...). Đây là các h nh thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phổ iến được áp dụng trên tài liệu ản giấy theo cách truyền thống. Tuy nhiên với sự phát triển ngày càng nhanh của xã hội kéo theo các nhu cầu và đòi hỏi việc khai thác các thông tin ngày càng phải nhanh chóng, kịp thời nhưng vẫn cần độ chính xác cao. Các h nh thức khai thác, sử dụng tài liệu thông qua mạng internet hiện nay ngày càng phổ iến và dần thay thế cho các hình thức truyền thống trước đây v vậy việc ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cũng h nh thành và phát triển dựa trên những đòi hỏi khách quan và yêu cầu của t nh h nh mới.
Ưu điểm lớn của việc khai thác thông tin thông qua hệ thống CSDL tài liệu lưu trữ là người dùng có thể truy cập vào hệ thống ất cứ khi nào, ất cứ nơi đâu và cùng một lúc có thể sử dụng nhiều thông tin khác nhau mà không cần đến sự phục vụ trực tiếp của người quản l tài liệu. Do đó tiết kiệm thời gian, công sức cho cả người khai thác, sử dụng tài liệu và cán ộ làm công tác lưu trữ trong việc phục vụ độc giả.
CSDL tài liệu lưu trữ do vậy sẽ được khai thác, sử dụng thông qua hệ thống mạng LAN, là h nh thức tra t m thông tin trên hệ thống mạng nội ộ của cơ quan. Sở dĩ chúng ta sử dụng h nh thức khai thác, sử dụng CSDL ằng tiện ích của các trang mạng là ở chỗ h nh thức này hiện nay đang được sử dụng phổ iến tại Việt Nam, hơn nữa internet hiện nay không còn xa lạ, nhiều thông tin trong đời sống xã hội được cập nhật và khai thác chủ yếu thông qua h nh thức này. Một đặc điểm quan trọng nữa ở việc khai thác tài liệu lưu trữ trên mạng, độc giả có thể t m kiếm thông tin không cần phụ thuộc vào thời gian và địa điểm truy cập, thông qua hệ thống internet, độc giả có thể truy cập một cách thuận lợi và nhanh chóng khi t m kiếm thông tin cần thiết. Với nhiều ưu điểm nổi trội như vậy, CSDL tài liệu lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội sẽ được sử dụng h nh thức khai thác thông qua hệ thống mạng nội ộ của cơ quan. Tuy nhiên, khai thác thông tin trên mạng cũng có một số những hạn chế nhất định đó là tính chất không ổn định của hệ thống mạng, cơ chế quản l gặp nhiều khó khăn, việc ảo mật thông tin chỉ mang tính chất tương đối do sự xâm nhập trái phép từ ên ngoài, nguy cơ thông tin ị xóa hoặc thay đổi làm sai lệch thông tin dễ xảy ra. Điều này đòi hỏi chúng ta cần có cơ chế kiểm soát việc vận hành, quản l và tổ chức khai thác, sử dụng một cách c n thận và đảm ảo an toàn. Hơn nữa việc đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết ị cũng như tăng cường số lượng, chất lượng cán ộ công nghệ thông tin cần được chú nhằm đáp ứng được yêu cầu thực tiễn là một trong những thách thức lớn khi áp dụng h nh thức khai thác, sử dụng tài liệu trên mạng. Do vậy, để đảm ảo an toàn cho thông tin tài liệu lưu trữ trong môi trường mạng th CSDL tài liệu lưu trữ của Sở chỉ có thể được khai thác, sử dụng thông qua mạng nội ộ cơ quan.
3.2.2. ối tư ng và phạm vi khai thác, sử dụng CSDL
Tài liệu lưu trữ của Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội chủ yếu được ảo quản nhằm mục đích quan trọng nhất là phục vụ độc giả khi có nhu cầu khai thác, sử dụng v vậy điều quan trọng của công tác lưu trữ của Sở là làm thế nào để đưa thông tin tài liệu lưu trữ đến với người sử dụng một cách nhanh chóng và thuận tiện nhất, đáp ứng đúng và đủ nhu cầu thực tế của độc giả. Muốn vậy tài liệu trước tiên phải được ảo quản, lưu giữ c n thận theo đúng quy tr nh đồng thời xác định và coi trọng nhiệm vụ tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu hiệu quả; xác định đúng các đối tượng khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Sở. Chúng ta phải xác định, quy định rõ cách thức tiếp cận tài liệu đồng thời lựa chọn những phương pháp tốt nhất, tối ưu nhất để phục vụ, đáp ứng kịp thời nhu cầu người dùng.
Cũng như công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu giấy, đối tượng khai thác, sử dụng tài liệu thông qua hệ thống CSDL của Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội không thay đổi. Tuy nhiên do nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu quá lớn, đối tượng phục vụ phong phú, đa dạng, việc cung cấp các thông tin thông qua hệ thống mạng internet có tính ảo mật không cao nên CSDL tài liệu lưu trữ của Sở trước mắt nhằm phục vụ cán ộ công nhân viên trong cơ quan là chủ yếu, với các đối tượng khác cần hạn chế để tránh t nh trạng lộ thông tin gây iến động và ảnh hưởng đến các hoạt động xã hội khác có liên quan.
Mặt khác, để hoạt động t m kiếm thông tin tài liệu được thuận lợi, Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội cần nghiên cứu xây dựng quy chế khai thác, sử dụng dữ liệu tài liệu lưu trữ trong nội ộ cơ quan mà trước hết nhằm hướng dẫn các quy tr nh, cách thức khai thác tài liệu, đồng thời quy định rõ nghĩa vụ, quyền hạn của từng vị trí, từng đối tượng khai thác, sử dụng. Tức là, các đối tượng tham gia khai thác, sử dụng tài liệu phải được gắn với các quy định về phân quyền, phân cấp trong khai thác, sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ thông qua hệ thống CSDL của Sở. Quy định này đảm ảo CSDL tài liệu lưu trữ Sở được khai thác, sử dụng đúng quy cách, đúng đối tượng, đúng chức năng, đúng mục đích và nhu cầu của từng cá nhân. Từ đó Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội mới có cơ chế kiểm soát tốt số lượng người
tham gia t m kiếm thông tin cũng như hạn chế thấp nhất các sự cố, rủi ro trong quá tr nh vận hành CSDL.
3.2.3. Quy tr nh khai thác sử dụng CSDL
CSDL sau khi được hoàn thành và đưa vào sử dụng sẽ phải tuân thủ theo quy trình nhất định, việc xây dựng quy tr nh một mặt dựa vào điều kiên thực tế của cơ quan mặt khác liên quan đến nhu cầu sử dụng, mục đích sử dụng và hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ trong từng trường hợp cụ thể.
Quy trình khai thác, sử dụng CSDL tài liệu lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội qua mạng như sau:
- Cập nhật hệ thống (nhập tên tra cứu CSDL trên mạng): Đây là địa chỉ giúp người dùng có thể truy cập vào hệ thống CSDL.Tên truy cập này có thể đặt tùy nhưng phải dễ nhớ và ngắn gọn nhất để người dùng có thể nhớ và truy cập vào hệ thống một cách dễ dàng.
- Nhập thông tin người dùng: Sau khi người dùng truy cập, hệ thống sẽ yêu cầu khai áo các thông tin liên quan đến cá nhân như họ tên người dùng, đơn vị công tác, tên truy cập của người dùng... Mỗi một đơn vị hoặc cá nhân tham gia vào quá tr nh khai thác sử dụng tài liệu thông qua hệ thống CSDL đều phải được khai áo các thông tin cơ ản như: Họ tên, chức vụ, đơn vị công tác, nhiệm vụ được phân công... Những thông tin cơ ản này cho chúng ta iết ai đang truy cập vào hệ thống từ đó có thể kiểm soát tốt hơn sự xâm phạm trái phép của người khác vào hệ thống.
- Nhập mật kh u người dùng: Mật kh u người dùng là ch a khóa để giúp người dùng có thể mở được hệ thống. Mỗi cá nhân được cài đặt một mật kh u riêng có sự tương đồng với thông tin người dùng thuộc các nhóm đối tượng và đơn vị khác nhau. Mật kh u truy nhập vào hệ thống sẽ được cài đặt sẵn cho từng cá nhân và cung cấp cho họ ngay từ lần đăng nhập đầu tiên, mỗi cá nhân có thể tự lựa chọn và thay đổi mật kh u đăng nhập của m nh sao cho phù hợp với sở thích từng người đồng thời đảm ảo không để lộ mật kh u truy cập; mỗi cá nhân đều có trách nhiệm trong việc giữ g n thông tin cũng như quyền truy cập hệ thống thông qua việc quản l mật kh u truy nhập của m nh.
- Cập nhật hệ thống CSDL: Hệ thống sẽ tự nhận dạng và cho phép người dùng truy cập vào hệ thống sau khi người dùng nhập và kê khai đúng các thông tin và ngược lại yêu cầu nhập lại nếu có sai sót.
- Tra cứu thông tin (theo từ khóa hoặc theo các đặc trưng): Hệ thống ắt đầu mở ra các cửa sổ để người dùng có thể t m kiếm thông tin liên quan đến nhu cầu sử dụng, người dùng có thể sử dụng các từ khóa hoặc dựa vào những đặc trưng cơ ản của hồ sơ, tài liệu để t m kiếm thông tin.
Ví dụ: Muốn tra cứu các hồ sơ QHCT một dự án, có thể tích vào danh mục các hồ sơ QHCT, hệ thống sẽ hiện lên toàn ộ các hồ sơ QHCT liên quan để người dùng lựa chọn. Nếu người dùng muốn tra t m văn ản có trong hồ sơ có thể nhập đúng số k hiệu văn ản vào mục t m kiếm để lấy kết quả.
- Nhập thông tin phiếu mượn: Sau khi t m kiếm được thông tin hồ sơ, tài liệu người dùng có thể nhập đầy đủ các thông tin vừa t m kiếm vào phiếu mượn tài liệu.
- Gửi phiếu mượn: Hệ thống sẽ tự thông áo và đánh dấu những phiếu mượn chưa được sử l trong khi chờ đợi kết quả phê duyệt.
- Nhận và tải thông tin về máy: Phiếu gửi đi sẽ được người có th m quyền xác nhận ao gồm các cấp độ khác nhau để đảm ảo thông tin tài liệu được khai thác đúng đối tượng, đúng mục đích và nhu cầu sử dụng. Trên thực tế, quy trình mượn hồ sơ lưu trữ tại Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội đã được sử dụng trong việc mượn trả tài liệu gốc, tiếp tục được vận dụng để quản l chặt chẽ tài liệu thông qua hệ thống CSDL.
+ Trưởng phòng xác nhận các thông tin hồ sơ cần khai thác do cá nhân trực thuộc phòng m nh quản l kê khai trong phiếu mượn hồ sơ. Mục đích của khâu này là để đảm ảo việc sử dụng tài liệu của từng cá nhân trong cơ quan với loại tài liệu cần truy cập phải đúng mục đích, đúng đối tượng và phù hợp với nhiệm vụ của cá nhân được phân công giải quyết các công việc liên quan đến hồ sơ mượn.
+ Lãnh đạo Sở hoặc Chánh Văn phòng Sở có chức năng duyệt phiếu mượn khi có đề nghị của trưởng các phòng an chuyên môn, việc phê duyệt phiếu mượn tài liệu lưu trữ của Sở tùy thuộc vào mục đích, nhu cầu và chức năng nhiệm vụ của
từng cá nhân, từng đơn vị. Người duyệt phiếu mượn phải căn cứ vào các thông tin ghi trong phiếu mượn tài liệu để đối chiếu với nhu cầu thực tế và giới hạn quyền truy cập của người mượn để phê duyệt và cho mượn tài liệu trên hệ thống CSDL hiện có. Độc giả có quyền được khai thác, sử dụng toàn ộ thông tin tài liệu hoặc chỉ có quyền truy cập và xem một số loại tài liệu cần thiết, tùy thuộc vào việc ra quyết định phê duyệt phiếu mượn của người có th m quyền.
- Xem tài liệu trên máy: Nếu phiếu mượn được phê duyệt, người dùng ngay lập tức có thể tải hồ sơ, tài liệu về máy cá nhân và xem trực tiếp thông qua hệ thống truyền tải của hệ thống mạng nội ộ cơ quan. Ngoài ra, để tiện cho việc sử dụng các tài liệu phục vụ công tác của cơ quan, cán ộ cơ quan có thể in tài liệu trực tiếp từ hệ thống thông qua các công cụ hỗ trợ. Tài liệu được in ra từ hệ thống sẽ được kiểm duyệt sát sao ằng cách gắn các iểu tượng đặc trưng từ hệ thống để nhận iết trong quá tr nh tải, in sao tài liệu.
- Kết thúc quá tr nh khai thác, sử dụng: Sau khi tải được tải liệu và sử dụng xong, người dùng phải thực hiện việc đăng xuất khỏi tài khoản cá nhân để đảm ảo thông tin không ị lộ và tránh sự xâm nhập trái phép từ ên ngoài vào hệ thống CSDL tài liệu của cơ quan.
3.2.4. Thực tế việc triển khai xây dựng CSDL tài liệu lưu trữ của Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội. hoạch – Kiến trúc Hà Nội.
Hiện tại Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội đang tiến hành các ước xây dựng phần mềm quản l và thực hiện Scan một số tài liệu đặc trưng, điển h nh để đưa vào hệ thống CSDL tài liệu lưu trữ cơ quan. Dự án xây dựng CSDL tài liệu lưu trữ của Sở tuy mới đang thực hiện những ước đầu tiên nhưng đã đạt được những kết quả rất khả quan. Hệ thống phần mềm quản l đã được đưa lên mạng nội ộ của cơ quan và tiến hành chạy thử nghiệm thực tế để lấy kiến đóng góp của các cán ộ, công nhân viên trong Sở. Một số sai sót hoặc hạn chế trong quá tr nh thực hiện xây dựng CSDL tại Sở sẽ tiếp tục được chỉnh sửa, ổ sung và hoàn thiện cho phù hợp hơn với nhu cầu thực tế của việc quản l và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Sở trong giai đoạn tiếp theo. Sau đây là một số h nh ảnh mô tả quá tr nh mượn, trả hồ sơ lưu
trữ trên CSDL tài liệu lưu trữ của Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội thông qua hệ thống mạng nội ộ của cơ quan:
Tra cứu danh mục hồ sơ
Trên giao diện trang chủ người dùng kích chọn chức năng Hồ sơ quy hoạch
Duyệt danh mục hiển thị giao diện
Tìm kiếm hồ sơ quy hoạch
Trên giao diện quản l kho quy hoạch người dùng có thể thực hiện t m kiếm các hồ sơ quy hoạch ở phía trái màn h nh theo các điều kiện và các tiêu chí cụ thể.
- Lọc theo phân khu. - Lọc theo năm. - Lọc theo kho. - Lọc theo phòng.
Muốn lọc theo điều kiện nào người dùng tích chọn đánh dấu vào điều kiện ấy. Nhập điều kiện t m kiếm trên thanh công cụ, hệ thống hỗ trợ người dùng t m kiếm gần đúng theo các trường: tên hồ sơ, địa điểm, số quyết định
Người dùng nhập điều kiện t m kiếm vào thanh công cụ và kích chọn nút lệnh t m kiếm để thực hiện
Tải tài liệu của hồ sơ quy hoạch
Để tải dữ liệu về máy tính cá nhân: Duyệt hồ sơ ở cây danh mục ên trái >> Chọn tài liệu cần tải về >> Kích chọn nút lệnh tải dữ liệu về máy.
Để lựa chọn chất lượng tệp tin tải về >> Kích chọn nút lệnh Tải tệp
Mƣợn hồ sơ quy hoạch
Để mượn được hồ sơ quy hoạch, người dùng phải viết phiếu yêu cầu mượn hồ sơ; tìm kiếm hồ sơ quy hoạch cần mượn; kích chọn vào hồ sơ cần mượn
Người dùng nhập các thông tin có trên phiếu yêu cầu hồ sơ.
Người mượn: người dùng được lấy mặc định theo tài khoản của người dùng. Mục đích: Nhập mục đích mượn hồ sơ.