8. Kết cấu của luận văn
3.2. Tổ chức khai thác, sử dụng CSDL
3.2.3. Quy tr nh khai thác, sử dụng CSDL
CSDL sau khi được hoàn thành và đưa vào sử dụng sẽ phải tuân thủ theo quy trình nhất định, việc xây dựng quy tr nh một mặt dựa vào điều kiên thực tế của cơ quan mặt khác liên quan đến nhu cầu sử dụng, mục đích sử dụng và hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ trong từng trường hợp cụ thể.
Quy trình khai thác, sử dụng CSDL tài liệu lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội qua mạng như sau:
- Cập nhật hệ thống (nhập tên tra cứu CSDL trên mạng): Đây là địa chỉ giúp người dùng có thể truy cập vào hệ thống CSDL.Tên truy cập này có thể đặt tùy nhưng phải dễ nhớ và ngắn gọn nhất để người dùng có thể nhớ và truy cập vào hệ thống một cách dễ dàng.
- Nhập thông tin người dùng: Sau khi người dùng truy cập, hệ thống sẽ yêu cầu khai áo các thông tin liên quan đến cá nhân như họ tên người dùng, đơn vị công tác, tên truy cập của người dùng... Mỗi một đơn vị hoặc cá nhân tham gia vào quá tr nh khai thác sử dụng tài liệu thông qua hệ thống CSDL đều phải được khai áo các thông tin cơ ản như: Họ tên, chức vụ, đơn vị công tác, nhiệm vụ được phân công... Những thông tin cơ ản này cho chúng ta iết ai đang truy cập vào hệ thống từ đó có thể kiểm soát tốt hơn sự xâm phạm trái phép của người khác vào hệ thống.
- Nhập mật kh u người dùng: Mật kh u người dùng là ch a khóa để giúp người dùng có thể mở được hệ thống. Mỗi cá nhân được cài đặt một mật kh u riêng có sự tương đồng với thông tin người dùng thuộc các nhóm đối tượng và đơn vị khác nhau. Mật kh u truy nhập vào hệ thống sẽ được cài đặt sẵn cho từng cá nhân và cung cấp cho họ ngay từ lần đăng nhập đầu tiên, mỗi cá nhân có thể tự lựa chọn và thay đổi mật kh u đăng nhập của m nh sao cho phù hợp với sở thích từng người đồng thời đảm ảo không để lộ mật kh u truy cập; mỗi cá nhân đều có trách nhiệm trong việc giữ g n thông tin cũng như quyền truy cập hệ thống thông qua việc quản l mật kh u truy nhập của m nh.
- Cập nhật hệ thống CSDL: Hệ thống sẽ tự nhận dạng và cho phép người dùng truy cập vào hệ thống sau khi người dùng nhập và kê khai đúng các thông tin và ngược lại yêu cầu nhập lại nếu có sai sót.
- Tra cứu thông tin (theo từ khóa hoặc theo các đặc trưng): Hệ thống ắt đầu mở ra các cửa sổ để người dùng có thể t m kiếm thông tin liên quan đến nhu cầu sử dụng, người dùng có thể sử dụng các từ khóa hoặc dựa vào những đặc trưng cơ ản của hồ sơ, tài liệu để t m kiếm thông tin.
Ví dụ: Muốn tra cứu các hồ sơ QHCT một dự án, có thể tích vào danh mục các hồ sơ QHCT, hệ thống sẽ hiện lên toàn ộ các hồ sơ QHCT liên quan để người dùng lựa chọn. Nếu người dùng muốn tra t m văn ản có trong hồ sơ có thể nhập đúng số k hiệu văn ản vào mục t m kiếm để lấy kết quả.
- Nhập thông tin phiếu mượn: Sau khi t m kiếm được thông tin hồ sơ, tài liệu người dùng có thể nhập đầy đủ các thông tin vừa t m kiếm vào phiếu mượn tài liệu.
- Gửi phiếu mượn: Hệ thống sẽ tự thông áo và đánh dấu những phiếu mượn chưa được sử l trong khi chờ đợi kết quả phê duyệt.
- Nhận và tải thông tin về máy: Phiếu gửi đi sẽ được người có th m quyền xác nhận ao gồm các cấp độ khác nhau để đảm ảo thông tin tài liệu được khai thác đúng đối tượng, đúng mục đích và nhu cầu sử dụng. Trên thực tế, quy trình mượn hồ sơ lưu trữ tại Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội đã được sử dụng trong việc mượn trả tài liệu gốc, tiếp tục được vận dụng để quản l chặt chẽ tài liệu thông qua hệ thống CSDL.
+ Trưởng phòng xác nhận các thông tin hồ sơ cần khai thác do cá nhân trực thuộc phòng m nh quản l kê khai trong phiếu mượn hồ sơ. Mục đích của khâu này là để đảm ảo việc sử dụng tài liệu của từng cá nhân trong cơ quan với loại tài liệu cần truy cập phải đúng mục đích, đúng đối tượng và phù hợp với nhiệm vụ của cá nhân được phân công giải quyết các công việc liên quan đến hồ sơ mượn.
+ Lãnh đạo Sở hoặc Chánh Văn phòng Sở có chức năng duyệt phiếu mượn khi có đề nghị của trưởng các phòng an chuyên môn, việc phê duyệt phiếu mượn tài liệu lưu trữ của Sở tùy thuộc vào mục đích, nhu cầu và chức năng nhiệm vụ của
từng cá nhân, từng đơn vị. Người duyệt phiếu mượn phải căn cứ vào các thông tin ghi trong phiếu mượn tài liệu để đối chiếu với nhu cầu thực tế và giới hạn quyền truy cập của người mượn để phê duyệt và cho mượn tài liệu trên hệ thống CSDL hiện có. Độc giả có quyền được khai thác, sử dụng toàn ộ thông tin tài liệu hoặc chỉ có quyền truy cập và xem một số loại tài liệu cần thiết, tùy thuộc vào việc ra quyết định phê duyệt phiếu mượn của người có th m quyền.
- Xem tài liệu trên máy: Nếu phiếu mượn được phê duyệt, người dùng ngay lập tức có thể tải hồ sơ, tài liệu về máy cá nhân và xem trực tiếp thông qua hệ thống truyền tải của hệ thống mạng nội ộ cơ quan. Ngoài ra, để tiện cho việc sử dụng các tài liệu phục vụ công tác của cơ quan, cán ộ cơ quan có thể in tài liệu trực tiếp từ hệ thống thông qua các công cụ hỗ trợ. Tài liệu được in ra từ hệ thống sẽ được kiểm duyệt sát sao ằng cách gắn các iểu tượng đặc trưng từ hệ thống để nhận iết trong quá tr nh tải, in sao tài liệu.
- Kết thúc quá tr nh khai thác, sử dụng: Sau khi tải được tải liệu và sử dụng xong, người dùng phải thực hiện việc đăng xuất khỏi tài khoản cá nhân để đảm ảo thông tin không ị lộ và tránh sự xâm nhập trái phép từ ên ngoài vào hệ thống CSDL tài liệu của cơ quan.